Soluciones de software que deben contar con procedimientos operativos estándar (SOP)

La documentación del procedimiento operativo estándar (SOP) es una función crítica para cualquier negocio. Hazlo bien y sus SOPs mejorarán la integración, aumentarán la productividad y resultará en operaciones comerciales sin problemas. Para lograrlo, necesitarás utilizar el software SOP adecuado.

En este guía, detallamos todo lo que necesitas saber acerca de encontrar el software adecuado para procedimientos operativos estándar, incluyendo nuestras diez mejores selecciones de software para 2024.

¿Qué es SOP Software?

Implementar procedimientos operativos estándar en toda una organización puede resultar complicado sin la solución de software adecuada. El software de Procedimiento de Operación Estándar (SOP) está diseñado específicamente para este propósito. Facilita el acceso y almacenamiento de documentos internos, como sus SOPs, de manera fácil y conveniente.

El software SOP se refiere a cualquier plataforma que puedas usar para crear, gestionar y compartir los procedimientos operativos estándar de tu negocio. Este tipo de software viene generalmente con plantillas y herramientas que facilitan la creación de nuevos documentos y el procesamiento y almacenamiento de documentos internos que ya tienes.

Los beneficios del software SOP

La documentación SOP es una función fundamental para cualquier negocio. El uso del Software de Procedimiento de Operación Estándar correcto hará una enorme diferencia en la forma en que se gestiona este proceso.

Aquí están algunas de las principales ventajas que las herramientas adecuadas de software SOP pueden aportar a tu negocio.

• Digitalizar SOPs. El software de Procedimiento de Operación Estándar le permite crear SOP digitales, en vez de tener que depender de las versiones impresas. Esto hace que los SOPs sean más seguros de almacenar, más fáciles de compartir y más cómodos en nuestro entorno digital.
• Facilitar la conformidad. Usted puede establecer estándares para su SOPs y facilitar el cumplimiento más estricto con el control del proceso de aprobación. Esto le asegura crear documentos de procedimiento que tengan un mayor impacto en la organización.
• Mejora la colaboración. El software para SOPs mejoran los esfuerzos conjuntos, ya que es más fácil de compartir el SOP
• Reduce el riesgo. Las mejores soluciones de software de SOP aseguran que los SOPs sigan el marco adecuado y obtengan la aprobación de las personas correctas antes de ser implementadas. Esto reduce el riesgo, asegurando que los procesos se hagan de la manera correcta.
• Más fácil de gestionar el acceso SOP. El software SOP facilita mucho el acceso y edición de SOP por parte de diferentes personas. También tienes un mayor control sobre quién puede acceder y editar estos documentos.
• Acceso a la analítica. El software de procedimiento operativo estándar debe proporcionar información útil y análisis sobre cómo los empleados usan SOPs.
• Reunir feedback sobre los artículos SOP. Esta es una gran manera de mejorar los procesos de SOP y asegurar que todas las contribuciones de SOP estén en el camino correcto.
• Administrar artículos SOP. El software adecuado permite a las empresas realizar un seguimiento, revisar, y actualizar fácilmente sus artículos SOP desde un solo lugar.
• Incluye elementos interactivos. Puedes utilizar un software para mejorar sus SOP con elementos interactivos para lograr una mejora de procesos aún mayor.
• Ahorra tiempo y costos de entrenamiento. Una mejor gestión de procesos puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas haciendo que la formación y el onboarding sean mucho más fáciles.

Cómo elegir el mejor software SOP

Elegir el software de procedimiento operativo estándar adecuado para su negocio puede resultar complicado, ya que hay muchas opciones diferentes de las que escoger. Para ayudarle, aquí están algunas de las principales características del software SOP que debes buscar:

• Intercambio de conocimientos: Un buen proveedor de software SOP debe ofrecer la capacidad de capturar, organizar y compartir el conocimiento establecido de su equipo. En lugar de solo proporcionar pautas o pasos de flujo de trabajo empresarial sobre cómo realizar ciertos procesos, es importante que la plataforma también permita a los equipos mostrar el conocimiento que han recolectados de ciertos procesos.
• Contenido Enriquecido y Multimedia: Intente encontrar una solución de software SOP que le permite editar SOPs para añadir contenido y medios enriquecidos. Esto puede incluir elementos como vídeos, imágenes, grabaciones de pantalla o notas de voz.
• Colaboración del equipo: Considere siempre las habilidades de colaboración del equipo al elegir software SOP. ¿Cómo podrás compartir y administrar SOPs en equipos enteros?
• Información centralizada: Su software SOP debe proporcionar un repositorio centralizado para almacenar toda la información. Esto hace que sea más fácil localizar y acceder a SOP cuando se necesite. Tener toda la información online en una base de datos central también facilita la creación de manuales de políticas y procedimientos, ya que toda la información relevante está fácilmente disponible.
• Autorización y aprobación: Para asegurar que SOP siempre cumpla con los requisitos correctos, es importante que su software SOP incluya aprobación de compliance y función de autorización.
• Seguridad: Las características de seguridad fuertes ayudan a proteger su información SOP valiosa.

Opciones de software SOP para considerar

A continuación, se presentan las opciones esenciales de software de procedimientos operativos estándar disponibles actualmente:

1. Trainual

Trainual es un software de incorporación de empleados, SOP y de capacitación diseñado para hacer que la contratación y la retención de talentos sea un proceso más eficiente. El entrenamiento le permite crear documentos de proceso, políticas, SOP y cualquier otro documento de incorporación importante para los empleados.

Ayuda a las empresas a crear manuales de capacitación, procedimientos operativos estándar, manuales de negocios, manuales de la empresa y otros documentos. Automatiza el onboarding asignando procesos y contenidos a nuevos trabajadores basados en las funciones de sus responsabilidades, departamentos o ubicaciones.

Pros

• Fácil de usar
• Los gerentes pueden agregar miembros a sus equipos, definir temas y asignar funciones.
• Permite la modificación del color y del logotipo.
• Notifica automáticamente al personal de cualquier cambio en sus paquetes de entrenamiento completados y asegura que la información cambiada sea revisada.
• Buena funcionalidad para equipos de reclutamiento

2. Process Street

Process Street ofrece software SOP gratis, diseñado para crear checklists, flujos de trabajo y crear procedimientos operativos. No es la mejor solución para crear documentos SOP detallados, pero sí le ayuda a crear y asignar tareas. Esto le ayuda a convertir sus procesos de trabajo en flujos de trabajo fáciles de gestionar.

Process Street sobresale en la forma en que le permite documentar sus procesos. Puede utilizar su editor de texto para generar instrucciones increíblemente atractivas para las actividades de proceso que son visualmente atractivos. Todos los estilos de texto básicos, headers, imágenes y vídeo están soportados.

Pros

• Fácil de usar y interfaz limpia y clara
• Miles de plantillas prefabricadas que cubren cada proceso imaginable
• Los procesos pueden ser programados para ser ejecutados en un tiempo determinado o de forma recurrente.
• Los campos de formulario pueden ser añadidos en cualquier lugar dentro de una descripción del trabajo.

3. Scribe

Scribe automáticamente genera guías visuales al capturar su proceso de trabajo. La herramienta está diseñada para convertir procesos regulares en guías paso a paso capturando capturas de pantalla, grabando vídeos y permitiéndole automatizar la documentación. Puede usar Scribe para crear SOP internos, ayudar a los clientes, responder o mejorar el onboarding

Pros

• Automatiza la documentación
• Texto, pasos e imágenes pueden ser fácilmente personalizados
• Compartir con un solo clic
• Fácil de integrar en cualquier base de conocimiento

4. Sweet Process

SweetProcess es una herramienta dedicada a la documentación de SOP que facilita la gestión de tareas y procedimientos de documentos. Puede utilizar la plataforma para documentar procesos para compartir en una base de datos de conocimiento privada o pública y organizarla mediante temas de ayuda comunes.

Pros

• Fácil de usar
• Los niveles de membresía del Sweet Process son transparentes y all-inclusive
• No requiere una curva de aprendizaje profunda

5. Process Kit

Process Kit ofrece software de gestión de procesos y clientes diseñado para agencias y equipos de servicios de clientes. Esta plataforma se centra en la creación de documentos de onboardingde clientes para mostrar fácilmente cómo funciona su producto.

Pros

• Grandes herramientas de onboarding, , de clientes
• Mezcla procesos y proyectos para ayudarle a realizar tareas con un mínimo esfuerzo mental.
• Contiene características de automatización que le ayudarán a hacer avanzar el proceso.

6. Coassemble

Coassemble es una plataforma diseñada para crear programas de capacitación online  para empleados. En lugar de la documentación SOP típica, Coassemble crea módulos de «curso» para campañas de formación.

Pros

• La interfaz de usuario es increíblemente fácil de usar y adaptable.
• No se requieren habilidades de programación.
• Hay plantillas estándar disponibles.

7. Tallyfy

Tallyfy ofrece software de workflow, procesos de trabajo, y automatización de tareas diseñado para ayudar a las empresas a capturar y automatizar procesos. Es una excelente herramienta para automatizar tareas entre compañeros de trabajo y clientes para ayudarle a mantenerse atento al los flujos de trabajo, aprobaciones y documentos. No crearás los documentos SOP más detallados con Tallyfy, pero puedes usar la herramienta para estar mucho más organizado.

Pros

• Crea fácilmente formularios para recoger y transmitir datos
• API pública está disponible.
• Los usuarios pueden expresar y resolver problemas con las tareas
• Grandes habilidades de automatización

8. Dozuki

Dozuki ofrece marcos de proceso y programas de capacitación para ayudar a las empresas a digitalizar sus operaciones. La plataforma es adecuada para crear campañas de capacitación en primera línea para industrias que implican trabajo manual. Esto puede ayudar a que los equipos actúen de manera más eficiente y segura.

Pros

• Fácil de usar
• Ideal para compartir varios documentos con clientes
• El control de versiones es directo, sensillo y fácil de rastrear cualquier cambio

9. Way We Do

Way We Do es una herramienta diseñada para documentar procesos, procedimientos y flujos de trabajo para mantener el conocimiento dentro del negocio. Puede utilizarlo para crear políticas y procedimientos y convertirlos en flujos de trabajo repetibles para una gestión más fácil de las tareas.

Pros

• Software directo y sencillo de gestión de SOP/tareas
• Incluye una gama de plantillas
• Varias integraciones y embeds están disponibles

Lea también: Cómo Escribir un Procedimiento de Operativo Estándar con Ejemplos & Modelos

Para usted

Los procedimientos operativos estándar deben ser documentos creados y controlados cuidadosamente. El software adecuado ayudará a su empresa a mantenerse al día al mismo tiempo que facilita la formación y el intercambio de conocimientos entre equipos y clientes. El factor más crucial a considerar al seleccionar un software de procedimientos operativos estándar (SOP) para su equipo es lo sencillo que sea integrarlo en sus flujos de trabajo y entorno actuales.

Asegúrese de elegir el software de Procedimiento Operativo Estándar que tiene todas las características que necesitas para agilizar la gestión de documentos internos y compartir el conocimiento. Esto le ayudará a impulsar la eficiencia y empoderar a sus empleados en toda su organización.