8 Mejores Softwares de Documentación de Procesos para Empresas en 2025

¿Qué es la documentación del proceso?

La documentación de procesos es una nota estructurada que incluye todos los pasos y descripciones de cada tarea que se siguen en tiempo real en una organización. Es fundamental que una organización la implemente como una tarea obligatoria para que los empleados documenten cada paso que llevó al fundación. Todos estos factores contribuyen al éxito del proceso empresarial.

Cuando los empleados completan tareas, cada paso debe documentarse correctamente para ayudar a que todos comprendan qué funciona y qué no. Existen varios formatos de documentación de procesos, como tutoriales, documentos de incorporación, documentación de entrega, mapas visuales de procesos, manuales de capacitación y whitepapers.

Los procedimientos operativos estándar, guías de atención al cliente y listas de verificación de asalariados son ejemplos comunes de documentos de proceso. La documentación del proceso es clave para asegurar la eficiencia operativa y la claridad, incluyendo los propósitos de capacitación o cumplimiento.

¿Cuál es el propósito de la documentación del proceso?

La documentación del proceso es esencial para impulsar la responsabilidad y el desempeño de la organización. Es uno de los mejores métodos para evitar errores en el entorno laboral. Estos errores pueden hacer que las tareas simples sean costosas y más complicadas.

Por ejemplo, se pide a un equipo de desarrollo de software que desarrolle una nueva función; la documentación del proceso incluirá estándares de codificación, fragmentos de código, protocolos, y pasos de implementación.

La documentación de procesos es como el mapa de ruta de tu organización, que permite identificar los procesos y cómo pueden mejorarse. Así como los profesionales calificados trabajan con listas de verificación que dirigen cada paso, la documentación de procesos ofrece una consistencia que permite monitorear el avance de los procesos. Algunos de los principales beneficios de la documentación de procesos son:

• Mejora la eficiencia operativa;
• Proporciona una mejor retención de clientes mediante la satisfacción de clientes y empleados;
• Elimina el dinero y el desperdicio de tiempo;
• Fomenta el uso eficiente de los recursos;
• Ayuda a preservar el conocimiento de la organización
• Mejora la consistencia
• Aumenta la eficiencia de los empleados al brindar acceso a bases de conocimiento detalladas.

Características a buscar en un software de documentación de proceso

Control de versiones

Muchos entornos laborales son ágiles y requieren cambios regulares en sus procesos. Con el control de versiones, los usuarios pueden seguir las modificaciones realizadas en un doumento sin generar confusión. Esto permite a todos a comprender la evolución del proceso y determinar rápidamente quién modificó cualquier componente del documento.

Por ejemplo, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a la línea de tiempo de los cambios en el proceso de incorporación de clientes de una empresa, garantizando objetivos claros dentro de la organización. Otro beneficio del control de versiones es que fomenta un ambiente de trabajo colaborativo, ya que varios miembros del equipo pueden contribuir a la documentación del proceso. Este enfoque también facilita el trabajo individual y la integración automática de cambios en los documentos a través de software especializado.

Gestión de flujo de trabajo

Se requiere algún tipo de gestión de flujo de trabajo para obtener una vista coherente del ciclo de vida de los documentos desde el punto A hasta el Z. Por ejemplo, una gestión adecuada de los flujos de trabajo en un departamento de marketing puede ayudar a asegurar que todos los miembros del equipo conozcan los diferentes pasos involucrados en sus respectivas estrategias de mercado.

Esto permite la transparencia ya que cada usuario puede ver cómo se crean y revisan los documentos desde el envío hasta la aprobación.La gestión de flujos de trabajo implica asignar tareas específicas a miembros del equipo, quienes entienden sus responsabilidades en diferentes aspectos del flujo.

Función de exportar y importar

La función exportar e importar permite el mapeo de la documentación del proceso en varios formatos como Word y PDF. Esto incluye la creación de archivos portátiles y compartibles fuera de la plataforma mediante el software de documentación de procesos. Asimismo, la función de importación facilita la integración de documentos externos con el software.

Esto es particularmente importante para los administradores de proyectos que deben compartir un cronograma con los interesados fuera de esa plataforma. El gestor puede descargarlo más tarde con actualizaciones para sincronizar el documento con cambios recientes. La función de exportación e importación también fomenta la colaboración entre varias plataformas sin limitar el uso del software de documentación de procesos.

Fácil para móviles

Cualquier software para documentación de procesos que promueva la accesibilidad en movimiento desde su dispositivo móvil es considerado un software compatible con móviles. Gracias a su interfaz adaptada, los usuarios disfrutan de una mayor flexibilidad, ya que pueden acceder y revisar documentación desde sus smartphones o dispositivos portátiles.

Esto permite a varios miembros del equipo consultar información crítica mientras están en movimiento, como técnicos de campo que necesitan datos urgentes sobre procedimientos de mantenimiento durante las operaciones de equipos.

Además, este tipo de software facilita la colaboración en tiempo real, ya que los usuarios pueden responder a cambios de manera inmediata, incluyendo acceso sin conexión en áreas remotas con conexiones inestables.

Colaboración fácil

La colaboración es muy importante en el mundo de la documentación de procesos. Con una fácil colaboración, múltiples usuarios pueden editar un documento simultáneamente en tiempo real. Esto garantiza que el proceso de creación de documentos tenga poco o ningún retraso.

Fácil colaboración también se caracteriza por características como herramientas de retroalimentación para sugerir cambios en el documento y edición en vivo sin necesidad de una descarga para los usuarios. Esto debería incluir versiones para identificar los cambios realizados con el tiempo.

Este tipo de colaboración incluye herramientas para sugerir cambios en los documentos, edición en vivo sin necesidad de descargas y control de versiones para identificar modificaciones a lo largo del tiempo. También ofrece características como el control de acceso basado en roles, donde un facilitador define los permisos específicos para los miembros del equipo, asegurando que solo personas autorizadas puedan realizar ciertos cambios. Por último, las notificaciones oportunas alertan a los usuarios sobre sus tareas importantes.

Capacidad de búsqueda

¿Le gustaría perder varios minutos buscando un documento importante en una situación estresante? A nadie le gusta esto y por eso la búsqueda es una de las principales cosas a tener en cuenta a la hora de elegir un software de documentación de proceso.La búsqueda facil permite a los usuarios encontrar información de un gran conjunto de documentación de proceso sin estrés.

Con esto, los usuarios pueden encontrar la información necesaria de las grandes bibliotecas de documentación utilizando palabras clave o metadatos específicos para mayor precisión. Esto es especialmente útil cuando un representante de soporte al cliente necesita encontrar rápidamente pasos de solución de problemas para un cliente y utiliza palabras clave. Esto mejora la retención del cliente ya que apreciará la pronta respuesta a los problemas.

Integración y extensión

Ningún software de documentación de procesos debe operar de manera aislada. Las funciones de integración aseguran que los usuarios puedan trabajar sin problemas con otras herramientas dentro de la organización, mejorando así su eficiencia en el flujo de trabajo. Por ejemplo, integrar con herramientas como Slack o Microsoft Teams permite a los equipos colaborar en la documentación del proceso sin el problema de cambiar entre diferentes herramientas constantemente.

Esto mejora el trabajo en equipo y una mejor gestión del flujo de trabajo. Además, las herramientas de documentación de proceso que proporcionan APIs permiten a las organizaciones crear integraciones personalizadas, que asegura que el software se adapte a las necesidades específicas de la empresa.

Escuche directamente de nuestros clientes su experiencia con Document360:

8 Mejores herramientas de documentación de proceso

1. Document360

Document360 facilita la documentación de procesos con características de IA para crear procedimientos operativos estándar, manuales de empleados y más. La gran ventaja aquí es Eddy – AI Assistant, un asistente de IA que ayuda a estruturar el conetnido y mantener la coherencia en el tono. Además, recomienda títulos, etiquetas para organizar el artículo, SEO meta descripción y más. Viene con Markdown integrado y WYSIWYG avanzado, que está diseñado para personas sin experiencia de codificación para dominar la creación de documentación. Este software fue diseñado específicamente para ayudar a empresas de todos los tamaños que necesitan documentar sus procesos y flujos de trabajo.

Se integra sin problemas con varias plataformas, incluyendo Slack,Microsoft Teams y Zendesk. Document360 tiene todas las características para el perfecto software de documentación de proceso y más. Su interfaz intuitiva es otra gran ventaja, la versión gratuita tiene caracteristicas limitadas.

Programe una demostración con uno de nuestros expertos para profundizar en Document360

Reserva una Demo

2. Confluence

Confluencia, de Atlassian, es una gran herramienta de documentación de proceso para crear archivos, editar y colaborar a través de un solo panel de control. Con integración de aplicaciones de terceros, los usuarios pueden utilizar otras herramientas de espacio de trabajo como Slack, Dropbox, y Trello dentro de la misma interfaz sin preocupaciones.

Mientras tanto, también soporta varios usuarios editando un documento ya que hay versiones de página para rastrear y ver el historial de cambios. Los usuarios también pueden rastrear opiniones y comentarios utilizando análisis de compromiso, y estos valiosos datos ayudan a tomar decisiones informadas. Aunque esta herramienta ayuda a mejorar la eficiencia del proceso entre los miembros del equipo, la interfaz de usuario tarda algún tiempo en acostumbrarse a medida que es difícil aprender.

También leído: Una comparación detallada: Confluence vs SharePoint

3. Gluu

Con Gluu, usted puede crear guías interactivas y bases de conocimiento que sin problemas transfieran el conocimiento al mismo tiempo que facilitan los flujos de trabajo. Esta herramienta de documentación de proceso tiene un diseñador de procesos integrado que le ayuda a comenzar a crear programas, asignar tareas, y mapear procesos sin perderse dentro de varias interfaces complejas.

Es difícil para cualquier miembro del equipo perderse durante la colaboración, ya que hay notificaciones periódicas que aseguran que todos permanezcan informados en todo momento. Mientras tanto, los líderes de equipo también pueden delegar eficazmente a través de varios permisos dentro de la herramienta. pero no es ideal para compartir bases de conocimiento fuera de la organización.

4. Bit.ai

Bit.ai es una herramienta de documentación de proceso que permite a los equipos en el entorno de trabajo colaborar sin dificultades. Está pensado para simplificar la documentación del proyecto a través de funciones como portales de clientes, tutoriales interactivos y wikis. La naturaleza interactiva es la mayor fuerza de esta herramienta de documentación de proceso. Esto implica que un conjunto de usuarios acceden a diferentes formas de medios que van desde videos al mismo tiempo.

Aunque este editor sin distracción puede ser considerado como una de las principales herramientas de documentación de procesos, sus contras incluyen que las opciones de formato y diseño pueden no corresponder a las necesidades del usuario. Además, no hay un plan gratuito para archivos de más de 5MB.

5. Lucidchart

Una de las primeras cosas que se nota acerca de Lucidchart es su interfaz fácil de usar. Nadie quiere pasar más de unos minutos dando tropiezos a una complicada interfaz para su documentación de proceso. Por lo tanto, a los usuarios les encantará el constructor de arrastrar y soltar, que es útil para crear diversos grados de diagramas técnicos, desde los más complejos hasta simples diagramas.

Lucidchart ofrece una colaboración en tiempo real con opciones flexibles de compartición que hacen que la comunicación de varios niveles entre los diversos miembros del equipo sea una brisa. Si no estás seguro de si este es el adecuado para tu organización, puedes aprovechar el plan gratuito para familiarizarse con la interfaz. Sin embargo, para funciones más avanzadas y funciones de colaboración, necesitas optar por la versión paga.

También leído: ¿Qué es el Software de Documentación Técnica?

6. Process Street

Process Street facilita la gestión de flujos de trabajo repetitivos y procesos sin errores. Con esta herramienta de documentación de proceso, puedes describir flujos de trabajo y gestionar las tareas sin problemas, mientras colaboras fácilmente con otros miembros del equipo.

También proporciona características de seguimiento para mantenerse actualizado en todos los procesos en ejecución dentro del panel de control. El soporte integrado de Zapier permite una integración perfecta con otras herramientas de colaboración. Los cientos de plantillas preconstruidas para procesos como el marketing de redes sociales y la redacción de blogs. No obstante, los líderes de los equipos no pueden impedir el acceso por tarea ya que tienen menos opciones de limitación y seguridad.

7. Tango

Tango es una extensión del navegador con la que puedes crear guías de usuario, manuales de “how-to”, y procedimientos operativos estándar como guía del empleado y guías de capacitación. Todo lo que necesita es unos pocos pasos de documentación. Esto implica capturas de pantalla de diferentes procesos, procesos de captura en tiempo real, capturas de pantalla recortadas y zooming automático, y organización de documentos con carpetas compartidas en espacios de trabajo.

Aproveche el Tango para los esfuerzos de documentación de su producto con su capacidad de gestionar diferentes tipos de documentos y sus avanzadas características de personalización. Aunque, esta herramienta no exporta a Microsoft PowerPoint.

8. Scribe

Para una herramienta de documentación de proceso equilibrando la funcionalidad y la estética, prueba Scribe. Una de las mayores ventajas que ofrece esta herramienta es una guía visual paso a paso que se genera automáticamente con su aplicación de desktop. Puedes simplemente pasar por tu proceso mientras Scribe hace el trabajo pesado.

Junto con su interfaz fácil de arrastrar y soltar, Scribe ofrece varias opciones de edición y personalización. Otras características destacadas incluyen plantillas de página y anotaciones.Sin embargo, la personalización de marca solo está disponible en planes premium, que pueden ser costosos.

También leído: 8 Mejores herramientas de documentación de IT