8 melhores softwares de documentação de processo para empresas em 2025

Algum tipo de gerenciamento de fluxo de trabalho é necessário para obter uma visão coerente do ciclo de vida do documento do ponto A a Z. Por exemplo, a gestão adequada do fluxo de trabalho em um departamento de marketing pode ajudar a garantir que todos os membros da equipe conheçam os diferentes passos envolvidos em suas respectivas estratégias de mercado.

Isso permite a transparência, uma vez que todos os usuários podem ver como os documentos são criados e revisados desde o envio até a aprovação. Gestão de fluxo de trabalho refere-se à prática onde membros específicos da equipe recebem várias tarefas, e eles compreendem que terão responsabilidades relacionadas com alguns aspectos do fluxo de trabalho.

Exportar e importar função

A função exportar e importar permite o mapeamento da documentação do processo em vários formatos como Word e PDF. Isso se refere à criação de arquivos portáteis e compartilháveis fora da plataforma de dentro desse software de documentação de processo. A função de importação permite a integração fácil de documentos externos com o software.

Isto é particularmente importante para os gerentes de projeto que devem partilhar um cronograma do projeto a partir da ferramenta de documentação do processo com as partes interessadas fora dessa plataforma. O gerente pode baixar isso mais tarde, com atualizações para sincronizar o documento com as alterações recentes. A função de exportação e importação também incentiva a colaboração entre várias plataformas sem limitar o uso ao software de documentação de processo.

Compatibilidade com dispositivos móveis

Qualquer software para documentação de processos que promova acessibilidade em movimento por meio de seu dispositivo móvel é considerado compatível com dispositivos móveis. Graças à interface compatível com dispositivos móveis, os usuários têm um maior grau de flexibilidade de uso, pois é possível acessar e revisar a documentação do processo a partir de seus smartphones ou dispositivos úteis.

Isso permitirá que vários membros da equipe tenham acesso a informações críticas sobre a documentação durante o trânsito, incluindo técnicos de campo que exigem informações urgentes sobre os procedimentos de manutenção durante as operações de equipamento.

O software de documentação de processo amigável para celular também promove colaboração em tempo real à medida que os usuários podem responder rapidamente às mudanças. Isso geralmente inclui acesso off-line, que membros e funcionários da equipe podem desfrutar em áreas remotas onde há uma conexão com a internet instável.

Colaboração fácil

A colaboração é um grande negócio no mundo da documentação de processos. Com fácil colaboração, vários usuários podem editar um documento simultaneamente em tempo real. Isto assegura que o processo de criação de documentos tenha pouco ou nenhum atraso.

A colaboração fácil também é caracterizada por recursos como ferramentas de feedback para sugerir alterações no documento e edição em tempo real sem exigir um download para os usuários. Isto deve incluir versionamento para identificar as mudanças feitas ao longo do tempo.

Os membros da equipe também devem ter o privilégio de usar recursos como controle de acesso baseado em níveis de acesso, no qual um facilitador define várias permissões que os membros da equipe têm para documentação específica. Com isso, apenas indivíduos autorizados podem realizar algumas mudanças. Por último, isto deverá envolver notificações oportunas para alertar os utilizadores para as suas importantes tarefas.

Searchability

Gostaria de gastar vários minutos à procura de um documento importante numa situação de estresse? Ninguém gosta disso e é por isso que a Searchability (funcionalidade de pesquisa) é uma das coisas primárias a considerar ao escolher um software de documentação de processo. Searchability permite que os usuários encontrem informações de um conjunto grande de documentação de processo sem qualquer estresse.

Com isso, os usuários podem encontrar as informações necessárias de grandes bibliotecas de documentação usando palavras-chave específicas ou metadados para precisão. Isto é especialmente útil quando um representante de suporte ao cliente precisa encontrar rapidamente etapas de solução de problemas para um cliente e usar palavras-chave. Isso melhora a retenção do cliente, pois ele apreciará a pronta resposta a problemas.

Integração e Extensão

Nenhum software de documentação de processo deve existir de maneira reclusa e sem interações. Recursos de integração garantem que os usuários possam trabalhar perfeitamente com outras ferramentas dentro da organização, melhorando assim a eficiência de seus fluxos de trabalho. Integração com ferramentas como o Slack ou a Microsoft Teams permite que os membros da equipe colaborem na documentação do processo sem o aborrecimento de alternar entre diferentes ferramentas em vários pontos.

Isso melhora o trabalho em equipe e o melhor gerenciamento de projetos. Além disso, ferramentas de documentação de processo que fornecem APIs permitem que organizações criem integrações personalizadas, o que garante que o software seja adaptado às necessidades específicas da empresa.

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8 melhores ferramentas de documentação de processo

1. Document360

Documentar processos com o Document360 é extremamente fácil. Os usuários podem aproveitar os recursos de IA para criar procedimentos operacionais padrão, manuais dos funcionários, diretrizes técnicas, documentação interna e muito mais. A enorme vantagem aqui é que o criador de conteúdo pode obter a ajuda do Eddy – AI Assistant para estrutura de conteúdo e consistência em tons. Além disso, recomenda títulos, tags para organizar o artigo, meta descrição do SEO e muito mais. Ele vem com Markdown e Advanced WYSIWYG, que é projetado para pessoas sem experiência de programação para dominar a criação de documentação. Esse é um software de documentação projetado especificamente para ajudar empresas de todos os tamanhos a documentar seus processos e fluxos de trabalho.

Integre-se perfeitamente com várias plataformas, incluindo Slack, Microsoft Teams e Zendesk. A Document360 possui todos os recursos para o software de documentação de processo perfeito e muito mais. Sua interface intuitiva é outro extra enorme, mas o lado negativo é que essa ferramenta fornece recursos limitados na versão gratuita.

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2. Confluence

A Atlassian Confluence é uma grande ferramenta de documentação de processo para a criação de arquivos, edição e colaboração em um único painel. Com sua integração perfeita de aplicativos de terceiros, os usuários podem alavancar o Confluence para usar outras ferramentas do seu espaço de trabalho, como o Slack, Dropbox, e Trello na mesma interface sem preocupações.

Enquanto isso, ele também suporta vários usuários editando um documento, já que há versão de página para acompanhar e ver o histórico de mudanças. Os usuários também podem acompanhar as visualizações e comentários usando a análise de engajamento, e esses dados valiosos ajudam a tomar decisões informadas. Embora esta ferramenta ajude a melhorar a eficiência dos processos entre os membros da equipe, a interface do usuário leva algum tempo para se acostumar e isso pode se tornar desafiador de aprender.

3. Gluu

Com o Gluu, você pode criar guias interativos e bases de conhecimento que transferem conhecimento perfeitamente e, ao mesmo tempo, facilitam os fluxos de trabalho. Esta ferramenta de documentação de processo tem um designer de processo embutido que ajuda você a começar a criar agendamentos, atribuindo tarefas e processos de mapeamento sem se perder em várias interfaces complexas.

É difícil para qualquer membro da equipe se perder durante a colaboração, pois há notificações periódicas para garantir que todos permaneçam informados o tempo todo. Enquanto isso, os líderes da equipe também podem delegar efetivamente através de várias permissões dentro da ferramenta. No entanto, esta ferramenta é melhor para simplificar processos internos, pois seus recursos não suportam o compartilhamento externo do conhecimento.

4. Bit.ai

Bit.ai é uma ferramenta de documentação de processo que permite às equipes no ambiente de trabalho colaborarem sem dificuldade. Destina-se a simplificar a documentação do projeto através de recursos como portais de clientes, tutoriais interativos e wikis. A natureza interativa é a principal força deste instrumento de documentação de processo. Isso implica que uma série de usuários acessam diferentes formas de mídia, desde vídeos até documentos simultaneamente.

Embora este editor livre de distrações possa ser considerado como uma das ferramentas de documentação de mais alto processo, seus contras incluem essa formatação e opções de design que podem não corresponder às necessidades do usuário. Além disso, não existe um plano gratuito para ficheiros com mais de 5 MB.

5. Lucidchart

Uma das primeiras coisas que você nota no Lucidchart é sua interface amigável. Ninguém quer gastar mais do que alguns minutos tropeçando em uma interface complicada para a documentação de seu processo. Portanto, os usuários vão adorar o construtor de arrastar e soltar, que é útil para criar vários graus de diagramas técnicos, desde os mais complexos até fluxogramas simples.

Lucidchart oferece colaboração em tempo real com opções flexíveis de compartilhamento que tornam a comunicação multinível entre os diversos membros da equipe mais fácil. Se você não tem certeza se é perfeito para sua organização, você pode aproveitar o plano gratuito para se familiarizar com a interface. No entanto, para recursos mais avançados de funcionalidade e colaboração, você precisa optar pela versão paga.

6. Processar Rua

O processo Street foi projetado para facilitar a gestão de fluxos de trabalho e processos repetitivos sem erros. Com esta ferramenta de documentação de processo, você pode descrever um fluxo de trabalho e gerenciar tarefas sem problemas, colaborando facilmente com outros membros da equipe.

Também fornece recursos de rastreamento para permanecer atualizado em todos os processos em execução no seu painel. O suporte integrado ao Zapier permite integração perfeita com outras ferramentas de colaboração. As centenas de modelos pré-construídos cobrem muitos fluxos de trabalho, como marketing de mídia social e escrita de blogs. No entanto, os líderes de equipe não podem impedir o acesso por tarefa, uma vez que tem menos opções de limitações e segurança.

7. Tango

Tango é uma extensão de navegador com a qual você pode criar guias de usuários, guias de uso, e procedimentos operacionais padrão, tais como manuais de funcionários e guias de formação enquanto você trabalha. Tudo o que ele precisa é de algumas etapas de documentação de processo. Isto envolve capturas de tela de diferentes processos, processos de captura em tempo real, corte e ampliação de capturas de tela automaticamente e organização de documentos com pastas compartilhadas em áreas de trabalho.

Aproveite o Tango pelos esforços da sua documentação de produto com a capacidade de gerenciar diferentes tipos de documentos e os recursos de personalização avançada. No entanto, essa ferramenta não exporta para o Microsoft PowerPoint.

8. Scribe

Para uma ferramenta de documentação de processo que equilibra funcionalidade e estética, use o Scribe. Uma das maiores vantagens que esta ferramenta oferece é um guia visual passo a passo gerado automaticamente apenas com seu aplicativo de desktop. Você pode simplesmente seguir o processo enquanto o Scribe faz o trabalho pesado.

Juntamente com a sua interface fácil de arrastar e soltar, o Scribe dá várias opções de edição e personalização. Outros recursos notáveis incluem modelos de página e anotações. Apesar disso, a marca personalizada só está disponível como parte do plano Premium, que pode ser bastante custoso para os usuários.