As 9 Melhores ferramentas de colaboração de documentos para equipes em crescimento

Introdução

O trabalho em equipe é a fundação em qualquer negócio de sucesso. Se sua equipe não puder trabalhar junta, você não será capaz de concluir os projetos a tempo, você não será capaz de oferecer produtos bem-sucedidos e perderá sua vantagem competitiva no setor.

Os dados comprovam isso, 75% dos funcionários consideram o trabalho em equipe e a colaboração importantes, e 70% dos funcionários disseram que a tecnologia digital melhorou a colaboração.

Para que o trabalho em equipe funcione corretamente, você precisa ter as ferramentas certas disponíveis para que os funcionários possam colaborar de forma eficaz. É aqui que entra em jogo o software de colaboração em documentos.

O que é Software de Colaboração de Documentos?

O software de colaboração em documentos permite que as equipes colaborem remotamente no mesmo documento em tempo real. Este documento pode ser um arquivo de texto, uma planilha ou um PDF.
Vários membros da equipe podem editar, atualizar e comentar simultaneamente em um documento, tornando o documento um verdadeiro esforço de equipe. O software de colaboração de documento certo previne conflitos de versão e pode lidar com várias edições em tempo real.

O software de colaboração do documento elimina a necessidade de salvar várias versões do mesmo arquivo, já que todo o histórico de versão é armazenado no editor. Os usuários podem reverter para uma versão anterior a qualquer momento.

Importância da colaboração em Documentos nos Negócios

Acompanhe o fluxo de trabalho da sua equipe

Quando você usa uma ferramenta de colaboração de documentos, faz com que seja fácil acompanhar o que todos da sua equipe estão trabalhando. Você pode ver todos os arquivos que estão sendo editados e garantir que os prazos sejam cumpridos.

Melhorar a produtividade

Quando funcionários têm o software certo para compartilhar seus arquivos e editar de forma colaborativa, sua produtividade melhora. Menos tempo é desperdiçado procurando o documento certo, e todos os arquivos são armazenados na nuvem. Como mais de uma pessoa pode editar um arquivo ao mesmo tempo, o processo de colaboração em um documento é acelerado e os conflitos de versão são evitados.

Empodere os funcionários com informações

Os funcionários têm acesso à informação certa com uma ferramenta de colaboração de documentos ao seu alcance. Seus documentos importantes são todos armazenados em um só lugar e uma e é necessário apenas uma busca rápida para encontrar o arquivo certo.

Forneça feedback mais rápido e tome decisões rápidas

Quando a informação estiver disponível para os funcionários, eles poderão obter feedback mais rápido e tomar decisões mais rápidas. Os funcionários precisam apenas compartilhar um link para uma documentação e assim conseguem coletar feedbacks em tempo real. Não há mais confusão com e-mails e múltiplas versões de um documento.

Comunicação aberta entre equipes

As ferramentas de colaboração de documentos facilitam a comunicação aberta entre as equipes. Pode ser mais fácil compartilhar as suas ideias num documento do que perder tempo em longas reuniões, e os documentos podem ser compartilhados com o resto da equipe para incentivar a participação deles.

Incentive o envolvimento dos funcionários

Os funcionários se envolverão mais nas suas equipes se tiverem acesso à ferramenta de colaboração do documento certa. As melhores ferramentas do mercado não têm nenhuma barreira de entrada e os funcionários podem aprender rapidamente como o software funciona. É fácil para qualquer um compartilhar comentários em um documento e fazer atualizações.

Suporta o trabalho remoto facilmente

Com uma ferramenta de colaboração de documentos, os funcionários não precisam estar no mesmo local para colaborar em um projeto. O software geralmente pode ser acessado em qualquer dispositivo e tudo o que você precisa é de uma conexão com a internet para colaborar em arquivos.

Elimine os silos (isolamento) organizacionais

Quando você armazena seus documentos em uma ferramenta de colaboração de documentos, você deixa o conhecimento da sua empresa explícito. As equipes trabalharão melhor juntas, pois terão uma visão do que outras equipes estão trabalhando também.

Funcionalidades que se deve procurar em qualquer ferramenta de colaboração em documentos

Editor em tempo real

Você precisa de um editor que permita a múltiplos usuários trabalhar em um documento em tempo real. O documento é “vivo” e os usuários podem fazer edições e comentários que são refletidos instantaneamente no documento.

Autosave

Seu trabalho deve ser salvo automaticamente garantindo que você não perca informações importantes. Não há necessidade de salvar o documento manualmente.

Versioning

Você precisa da capacidade de salvar diferentes versões de um documento e reverter para uma versão anterior, se necessário. Isso garante que você não perca o acesso ao seu trabalho existente, mesmo se novas alterações forem feitas no documento.

Opções de comentários e feedbacks

Comentários são uma maneira de deixar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem alterar o documento. É um importante recurso de colaboração.

Armazenamento na nuvem e compartilhamento

A colaboração dos documentos exige um grande número de pessoas e documentos para trabalharem em conjunto, necessitando assim de um grande espaço de armazenamento na nuvem que permita salvar todo o seu trabalho.

Marcar um membro da equipe

Você precisa da capacidade de marcar um membro da equipe e atribuir a ele uma tarefa. A marcação deve enviar uma notificação para que ele verifique o software e veja o que precisa ser feito.

Capacidade de organizar arquivos e adicionar etiquetas

Seu software de colaboração de documento deve permitir que você organize seus arquivos dentro de uma área de trabalho e adicione tags para melhorar a busca do conteúdo.

Acompanhamento de alterações e notificações

Você poderá acompanhar as alterações feitas em um documento e receber uma notificação para alertá-lo sobre as alterações.

Integrações e extensões

Sua ferramenta de colaboração é mais poderosa quando ela pode integrar com outros aplicativos que sua equipe usa como aplicativos de gerenciamento de projetos ou ferramentas de comunicação de equipe.

Top 9 Softwares de Colaboração de Documentos

1. Document360

Document360 é mais que uma ferramenta de colaboração de documentos, é na verdade um software completo de base de conhecimento que permite à sua equipe capturar e armazenar informações importantes em um único local centralizado.

O software possui uma interface de usuário clean que facilita a criação de documentação on-line. Ele não vem com um editor colaborativo nativo. Porém, facilita a colaboração com recursos como notas privadas, feed de discussões e muito mais. O software salva automaticamente versões anteriores que você pode restaurar sempre que precisar. O Document360 suporta múltiplas funções para seus usuários, assim você pode controlar quem tem acesso ao conteúdo.

A plataforma facilita a criação e compartilhamento de conteúdo para revisão. Você pode marcar membros da equipe e deixar comentários, e eles serão notificados para dar uma olhada. O Document360 integra-se a muitos aplicativos populares, incluindo o Slack, Microsoft Teams e Chrome.

Confira o que nossos clientes têm a dizer sobre o Document360:

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2. Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive é uma plataforma para criar e editar documentos e é altamente adequada para empresas que têm muitos documentos para trabalhar. É uma solução de armazenamento e gerenciamento na nuvem para equipes modernas.

As pastas de equipe permitem que você organize seus arquivos e armazene-os em um só lugar. A sua equipe pode ser designada para funções como organizador, escritor e editor, para que você possa controlar quem tem acesso. Você pode gerenciar os dados da sua equipe e usar tudo em um painel de controle, mantendo o controle de todas as edições feitas em seus arquivos.

3. Google Docs

Google Docs é uma ferramenta de colaboração de documentos na nuvem criada pelo Google. É possível fazer todas as suas edições on-line e o Google Docs salva todas as versões anteriores de seus arquivos para as quais você pode voltar sempre que quiser.

O Google Docs funciona principalmente on-line, por isso não há necessidade de salvar arquivos locais em seu computador. Você pode compartilhar arquivos com qualquer pessoa que tenha uma conta do Google usando um link simples ou enviando uma notificação para o e-mail deles, e defina se eles têm direitos de editor ou acesso somente para leitura.

O Google alerta você por e-mail quando alguém compartilha um documento com você. Você pode ver quem fez revisões recentes em um documento e membros da equipe podem deixar comentários com perguntas e comentários.

O software suporta a importação de arquivos Word e os converte em um formato editável no Google Docs.

4. Papel Dropbox

O Dropbox Paper é uma ferramenta de colaboração de documentos online criada pelo Dropbox, que você pode usar gratuitamente. O Dropbox Paper é mais do que apenas um documento – é uma ferramenta de co-edição que reúne a criação e a coordenação em um único lugar.

O Paper ajuda a manter todas as suas as suas anotações de reuniões organizadas. Você pode agrupar seus documentos de background, agenda, atas, próximos passos e atribuições de tarefas. É possível acompanhar tarefas e prazos importantes, gerenciar equipes multifuncionais definindo marcos, atribuindo tarefas e gerenciando aprovações onde todos podem encontrar.

O Paper pode ser usado para brainstorm de ideias e você pode incorporar links para sites como YouTube e Pinterest, compartilhe ideias em tempo real e colete comentários. Você pode usar o Paper para gerenciar o trabalho criativo com os clientes e evitar longas cadeias de e-mails e arquivos dispersos. Todas as suas informações serão armazenadas em um só lugar.

5. Microsoft Word

Quem não ouviu falar do Microsoft Word? O Word é uma das ferramentas de colaboração de documentos mais utilizadas no mundo e a maioria das pessoas está familiarizada com os recursos de edição de texto. A colaboração não tem sido um forte do Microsoft Word mas tudo isso mudou com o lançamento do Office 365. Todos os aplicativos mais populares da Microsoft são entregues através da nuvem e fornecem uma alternativa real a ferramentas como o Google Docs.

Uma das melhores funções do Microsoft Word é a capacidade de traduzir seu documento para diferentes idiomas com o clique de um botão. Você pode transformar seu documento em páginas web para que outros vejam. Você pode compartilhar um documento rapidamente e facilmente com seus colegas usando o recurso de compartilhamento em tempo real.

Agora você pode acessar o Microsoft Word através de Android, iOS, web e Windows, para que possa usar o software em todos os dispositivos.

6. ClickUp

ClickUp é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos que vem com recursos de colaboração de documentos. ClickUps Docs permitem armazenar informações sobre a empresa e o projeto para atualizações e edições em tempo real. A detecção de colaboração no Docs informa quando um membro da equipe visualiza, comenta ou edita um documento, para que você saiba quem está colaborando e quando.

Sincronização em tempo real garante que a última versão de um documento é espelhada no dispositivo de todos os colaboradores. O recurso Permissions permite tornar seus documentos públicos ou privados e enviar links para outros para compartilhar o arquivo, mas você pode personalizar o que o destinatário pode fazer com o documento.

ClickUp funciona com Apple, Windows, iOS, Android e Linux para que você possa se manter conectado em qualquer dispositivo. Ele também se integra com vários aplicativos de terceiros, como Evernote e Salesforce.

7. Monday.com

Monday.com é outro aplicativo de gerenciamento de projetos altamente adaptável para atender equipes de todos os tamanhos. As equipes podem criar fluxos de trabalho individualizados e colaborar em qualquer tipo de projeto. Você pode gerenciar todos seus trabalhos, processos e ferramentas em um único sistema operacional.

A Monday Workdocs permite que você se conecte e colabore em suas ideias tudo em um só lugar. Você pode co-editar em tempo real, compartilhar comentários e arrastar e soltar texto sem interromper outros membros da equipe. Você pode dar vida aos seus documentos com elementos em tempo real, como painéis do monday.com, painéis, vídeos e muito mais. Cada elemento é automaticamente sincronizado enquanto você trabalha.

8. Confluence

Confluence é uma ferramenta sólida de gerenciamento de projetos que também vem com recursos para colaboração de documentos. Confluence permite que você colabore em documentos em tempo real que se chama Pages. As equipes podem gerenciar todos os tipos de arquivos, desde documentos, planilhas, apresentações e podem compartilhar com sua equipe.

Confluence facilita o acompanhamento de cada mudança feita em uma página, com a capacidade de deixar comentários sem alterar o conteúdo do documento. Confluence conecta-se com Jira para que você possa criar publicações e relatórios rapidamente. Há uma opção de pesquisa universal para que você possa pesquisar por conteúdo relevante rapidamente em todo o seu espaço de trabalho.

Você pode integrar com mais de 3.000 aplicativos do Atlassian Marketplace, ampliando significativamente a funcionalidade do Confluence.

9. Notion

Notion é uma ferramenta de colaboração de equipes que facilita o trabalho em conjunto de pessoas em documentos do projeto. Você pode conectar seus times, projetos, e documentos no Notion para reduzir o isolamento organizacional e impulsionar o trabalho em equipe. As empresas podem criar uma ampla base de conhecimento para seus projetos e compartilhá-los com os membros da equipe.

Os membros da equipe podem adicionar comentários sobre tarefas para melhorar a comunicação e atribuir responsabilidade. O notion facilita o compartilhamento de páginas com outros colaboradores ou até mesmo com toda a internet. Você pode definir as permissões para que os colaboradores acessem seu conteúdo somente exatamente como você deseja.

Não há limite para o número de pessoas que podem editar a mesma página ao mesmo tempo. Atualizações e notificações te alertam para trabalhar no que precisa de sua atenção, para que você possa sempre manter o controle da sua carga de trabalho.

Conclusão

O uso da ferramenta certa para colaboração de documentos melhora o trabalho em equipe e garante que sua empresa esteja funcionando da melhor maneira possível. Você poupa tempo incalculáveis e seus funcionários ficam mais felizes porque serão mais produtivos.

Algumas dessas ferramentas de colaboração vêm com muitos recursos extras que você pode não precisar. Talvez a simplicidade do Google Docs seja toda o que sua equipe precisa, ou talvez você queira a funcionalidade de um aplicativo de gerenciamento de projetos como ClickUp. Divirta-se experimentando as diferentes opções e aproveitando os testes gratuitos.

Um software intuitivo de base de conhecimento para adicionar seu conteúdo facilmente e integrá-lo a qualquer aplicativo. Dê uma chance ao Document360!

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