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Introducción
El trabajo en equipo es la piedra angular de cualquier negocio exitoso. Si tu personal no puede trabajar juntos, no podrás completar los proyectos a tiempo, no podrás entregar productos exitosos y perderás tu ventaja competitiva en la industria.
Los datos muestrán que 75% de los empleados consideran importante el trabajo en equipo y la colaboración, y el 70% de los empleados dijeron que la tecnología digital mejoraba su colaboración.
Para que el trabajo en equipo funcione correctamente, usted necesita disponer de las herramientas adecuadas para que los empleados puedan colaborar eficazmente. Aquí es donde entra en juego el software de colaboración de documentos.
¿Qué es el Software de Colaboración de Documentos?
El software de colaboración de documentos permite a los equipos colaborar de forma remota en el mismo documento en tiempo real. Este documento puede ser un archivo de texto, una hoja de cálculo o un PDF.
Múltiples miembros del equipo pueden editar, actualizar y comentar simultáneamente un documento, haciendo del documento un verdadero trabajo de equipo. El software de colaboración de documentos adecuado previene conflictos de versiones y puede manejar ediciones múltiples, en tiempo real.
El software de colaboración de documentos elimina la necesidad de guardar varias versiones del mismo archivo, ya que todo el historial de versiones se almacena en el editor. Los usuarios pueden volver a una versión anterior en cualquier momento.
La importancia de la colaboración de documentos en los Negocios
Haz un seguimiento del flujo de trabajo de tu equipo
Cuando utilizas una herramienta de colaboración de documentos, es fácil mantenerse actualizado de lo que todos los miembros de tu equipo están trabajando. Puedes ver todos los archivos que están siendo editados y asegurarse de que se cumplan los plazos.
Mejora la productividad
Cuando los empleados tienen el software adecuado para compartir sus archivos y editarlos en colaboración, su productividad mejora. Se pierde menos tiempo buscando el documento correcto y todos los archivos se almacenan en la nube. Ya que más de una persona puede editar un archivo a la vez, esto acelera el proceso de colaboración en un documento y evita conflictos de versiones.
Apoderar a los empleados con información
Los empleados tienen acceso a la información correcta con una herramienta de colaboración de documentos. Sus documentos importantes se almacenan en un solo lugar y una búsqueda rápida es todo lo que se necesita para encontrar el archivo correcto.
Proporciona retroalimentación más rápida y toma de decisiones rápidas
Cuando los empleados disponen de información fácilmente, pueden obtener un feedback más rápido y tomar decisiones más rápidas. Todo lo que los empleados necesitan hacer es compartir un enlace a un documento y pueden recoger comentarios en tiempo real. Ya no hay más problemas con correos electrónicos y múltiples versiones de un documento.
Comunicación abierta entre equipos
Herramientas de colaboración de documentos facilitan la comunicación abierta entre los equipos. Puede ser más fácil compartir sus ideas en un documento en lugar de perder tiempo en largas reuniones, y los documentos pueden ser compartidos con el resto del equipo para incitar su aporte.
Fomentar la participación de los empleados
Los empleados se involucran más en sus equipos si tienen acceso a la herramienta adecuada de colaboración de documentos. Las mejores herramientas del mercado no tienen ninguna barrera para la entrada y los empleados pueden rápidamente ponerse al día con el funcionamiento del software. Es fácil para cualquiera compartir comentarios sobre un documento y hacer actualizaciones.
Soporta trabajo remoto fácilmente
Con una herramienta de colaboración de documentos, los empleados no necesitan estar en la misma ubicación física para colaborar en un proyecto. Normalmente se puede acceder al software en cualquier dispositivo y todo lo que se necesita es una conexión a Internet para colaborar en los archivos.
Eliminar silos organizacionales
Cuando almacenas tus documentos en una herramienta de colaboración de documentos, estás haciendo que el conocimiento de tu empresa quede explícito. Los equipos trabajarán mejor juntos, ya que sabrán en qué están trabajando otros equipos.
Vea tambien nuestro blog sobre Cómo romper los silos organizacionales y sus impactos.
Características que buscar en cualquier herramienta de colaboración de documentos
Editor en tiempo real
Necesitas un editor que permite a varios usuarios trabajar en un documento en tiempo real. El documento es “en vivo” y los usuarios pueden hacer ediciones y comentarios que se ven al instante en el documento.
Autosave
Su trabajo debería guardarse automáticamente mientras realizas cambios en el documento, asegurándote de que no pierdes información importante. No hay necesidad de guardar manualmente el documento.
Versioning
Necesita la capacidad de guardar diferentes versiones de un documento y de volver a una versión anterior si es necesario. Esto asegura que no pierdes el acceso a tu trabajo existente incluso si se hacen nuevos cambios en el documento.
Opciones de feedbacks y comentarios
Los comentarios son una forma de dejar feedbacks, hacer preguntas y asignar tareas sin cambiar el documento. Es una función importante de colaboración.
Almacenar y compartir en la nube
La colaboración de documentos requiere que un gran número de personas y documentos trabajen juntos, por lo que necesitan un gran espacio de almacenamiento en la nube en el que guardar todo su trabajo.
Etiqueta a un miembro del equipo
Necesitas etiquetar a un miembro del equipo y asignarles una tarea en la herramienta de colaboración de documentos. La etiqueta debería enviarles una notificación y pedirles que revisen el software para ver lo que necesitan hacer.
Capacidad para organizar archivos y añadir etiquetas
Su software de colaboración de documentos debería permitirle organizar sus archivos dentro de un espacio de trabajo y añadir etiquetas para mejorar la detección del contenido.
Seguimiento de cambios y notificación
Debería ser capaz de rastrear los cambios que se han hecho en un documento y recibir una notificación para alertarle sobre el cambio.
Integraciones y extensiones
Tu herramienta de colaboración es más potente cuando se puede integrar con otras aplicaciones que tu equipo usa, como aplicaciones de gestión de proyectos o herramientas de comunicación de equipo.
Top 9 Software de colaboración de documentos
1. Document360
Document360 es más que una herramienta de colaboración de documentos: es realmente un software de base de conocimiento que permite a su equipo capturar y almacenar información importante en una ubicación centralizada.
El software tiene una interfaz de usuario clean que permite crear fácilmente documentación online. No viene incrustado con un editor colaborativo. Sin embargo, hace que la colaboración sea fácil con la ayuda de características como notas privadas, alimentación de discusión y más. El software automáticamente guarda versiones anteriores que puedes restaurar cuando lo necesites. Document360 soporta múltiples roles para tus usuarios para que puedas controlar quién tiene acceso a qué contenido.
La plataforma hace que sea fácil crear y compartir contenido para su revisión. Puedes etiquetar a los miembros del equipo y dejar comentarios, y se les notificará que echen un vistazo. Document360 se integra con muchas aplicaciones populares, incluyendo Slack, Microsoft Teams, y Chrome.
Vea lo que nuestros clientes tienen para decir sobre Document360:
Comprenda por qué una Base de Conocimientos es importante para su negocio SaaS.
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2. Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive es una plataforma para la creación y edición de documentos y es muy adecuada para empresas que tienen muchos documentos en los que trabajar. Es un almacenamiento y gestión de la nube para equipos modernos.
Las carpetas del equipo le permiten organizar sus archivos y almacenarlos en un solo lugar. Tu equipo puede ser designado roles tales como organizador, escritor y editor para que puedas controlar quién tiene acceso. Puede gestionar los datos y el uso de su equipo desde un solo dashboard, manteniendo un seguimiento de las ediciones que se han realizado a sus archivos.
3. Google Docs
Google Docs es una herramienta de colaboración de documentos en la nube creada por Google. Es posible hacer todas las ediciones online y Google Docs guarda todas las versiones anteriores de tus archivos a las que puedes volver cuando quieras.
Google Docs trabaja principalmente online, por lo que no es necesario guardar archivos locales en tu ordenador. Puedes compartir archivos con cualquiera que tenga una cuenta de Google usando un simple enlace o enviando una notificación a su dirección de correo electrónico, y establezca si tienen derechos de editor o acceso de sólo visualización.
Google te avisa con actualizaciones por correo electrónico cuando alguien comparte un documento contigo. Puede ver quién ha hecho revisiones recientes a un documento y los miembros del equipo pueden dejar comentarios con preguntas y comentarios.
El software soporta la importación de archivos Word y los convierte en un formato editable en Google Docs.
4. Dropbox paper
Dropbox Paper es una herramienta de colaboración online creada por Dropbox que se puede utilizar de forma gratuita. Dropbox Paper es algo más que un doc – es una herramienta de coedición que une la creación y la coordinación en un solo lugar.
El documento le ayuda a mantener organizadas todas sus notas de reunión. Puedes recopilar tus documentos en segundo plano, agenda, minutos, pasos siguientes y tareas asignadas. Puede realizar un seguimiento de las tareas y los plazos importantes. Gestione equipos multifuncionales estableciendo hitos, asignando tareas y gestionando aprobaciones donde todos puedan encontrarlos.
Dropbox paper puede ser utilizado para crear ideas e incrustar enlaces a sitios como YouTube y Pinterest, comparte ideas en tiempo real y recoge comentarios. Puede utilizar Paper para gestionar el trabajo creativo con los clientes y evitar largas cadenas de correo electrónico y archivos dispersos. Toda su información será almacenada en un solo lugar.
5. Microsoft Word
¿Quién no ha oído hablar de Microsoft Word? Word es una de las herramientas de colaboración de documentos más utilizadas en el mundo y la mayoría de la gente está familiarizada con las características de edición de texto. La colaboración no ha sido una fuerza de Microsoft Word, pero todo ha cambiado con el lanzamiento de Office 365. Todas las aplicaciones más populares de Microsoft están disponibles a través de la nube y proporcionan una alternativa real a herramientas como Google Docs.
Una de las mejores características de Microsoft Word es la capacidad de traducir tu documento a diferentes idiomas con el clic de un botón. Puedes transformar tu documento en páginas web para que otros lo vean. Puedes compartir un documento rápido y fácilmente con tus colegas usando la función de compartir en tiempo real.
Ahora puedes acceder a Microsoft Word a través de Android, iOS, Web y Windows, por lo que puedes utilizar el software en todos los dispositivos.
6. ClickUp
ClickUp es una potente herramienta de gestión de proyectos que incluye características de colaboración de documentos. Los documentos de ClickUp le permiten almacenar información de la empresa y del proyecto para actualizaciones y edición en tiempo real. La detección de la colaboración de los documentos le dice cuándo un miembro del equipo ve, comenta o edita un documento, para que tu sepas quién está colaborando y cuándo.
Sincronización en tiempo real se asegura de que la última versión de un documento se refleje en el dispositivo de cada colaborador. La función Permisos te permite hacer tus documentos públicos o privados y enviar enlaces a otros para compartir el archivo, pero puede personalizar lo que el destinatario puede hacer con el documento.
ClickUp funciona en plataformas Apple, Windows, iOS, Android y Linux para que pueda mantenerse conectado en cualquier dispositivo. También se integra con varias aplicaciones de terceros como Evernote y Salesforce.
7. Monday.com
Monday.com es otra aplicación de gestión de proyectos que es altamente adaptable a los equipos de todos los tamaños. Los equipos pueden crear flujos de trabajo individualizados y colaborar en cualquier tipo de proyecto. Puede administrar todo su trabajo, procesos y herramientas en un sistema operativo de trabajo.
Monday Workdocs le permite conectar y colaborar con sus ideas en un solo lugar. Puede co-editar en tiempo real, compartir comentarios y arrastrar y soltar texto sin interrumpir a otros miembros del equipo. Usted puede dar vida a sus documentos con elementos en tiempo real como tableros de monday.com, tableros de mando, vídeos y más. Cada elemento se sincroniza automáticamente mientras trabajas.
8. Confluence
Confluence es una robusta herramienta de gestión de proyectos que también incluye capacidades para la colaboración de documentos. Confluence le permite colaborar en documentos online con el llamado Pages. Los equipos pueden administrar todo tipo de archivos, desde documentos, hasta hojas de cálculo, hasta presentaciones, y compartirlos con su equipo.
Confluence hace que sea fácil rastrear cada cambio que se haga en una página, con la capacidad de dejar comentarios sin hacer ningún cambio en la esencia del documento. Confluence se conecta con Jira para que pueda crear rápidamente problemas e informes. Hay una opción de búsqueda universal para que pueda buscar rápidamente contenido relevante en todo su espacio de trabajo.
Puede integrarse con más de 3.000 aplicaciones del Atlassian Marketplace, extendiendo significativamente la funcionalidad de Confluence.
9. Notion
Notion es una herramienta de colaboración en equipo que facilita a la gente trabajar juntos en documentos de proyecto. Puedes conectar tus equipos, proyectos y documentos en Notion para reducir aislamiento organizacional y mejorar el trabajo en equipo. Las empresas pueden crear una amplia base de conocimientos para sus proyectos y compartirlos con los miembros del equipo.
Los miembros del equipo pueden añadir comentarios sobre tareas para mejorar la comunicación y la responsabilidad. Notion hace que sea fácil compartir páginas con otros colaboradores o incluso toda la Internet. Puedes configurar los permisos para que los colaboradores sólo accedan a tu contenido de la manera que quieras.
No hay límite para el número de personas que pueden editar la misma página al mismo tiempo. Las actualizaciones y notificaciones le avisan de que debe trabajar y que necesita su atención, para que siempre pueda estar atento de su carga de trabajo.
Concluyendo
El uso de la herramienta de colaboración de documentos adecuada mejora el trabajo en equipo y asegura que su empresa está trabajando al máximo de su capacidad. Ahorra tiempo no antes mensurado y sus empleados son más felices porque son más productivos.
Algunas de estas herramientas de colaboración vienen con muchas características extras que puede que no necesites. Tal vez la simplicidad de Google Docs es todo lo que tu equipo puede requerir, o tal vez quieras la funcionalidad de una aplicación de gestión de proyectos como ClickUp. Diviértete probando las diferentes opciones y aprovechando la versión de prueba gratuita.
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