Guia definitivo para criar um manual de treinamento

O que é um Manual de Treinamento?

Um manual de treinamento funciona como um guia para funcionários que buscam se educar em novas áreas de especialização. Um manual de treinamento pode fazer parte de sua documentação interna para funcionários ou pode ser externo para os clientes, para ensiná-los sobre seus produtos e serviços. Neste post vamos nos concentrar em um manual de treinamento interno para funcionários.

Um manual de formação é diretamente relevante para áreas-chave da empresa que os trabalhadores precisam de aprender. Pode ser um recurso valioso para novos funcionários que precisam se familiarizar com o negócio, bem como trabalhadores mais experientes, que têm de ser mantidos ao corrente dos processos e das políticas da empresa.

Um manual de treinamento de funcionário pode ser entregue em vários formatos incluindo artigos da base de conhecimento, tutoriais em vídeo, guias em PDF ou gravações de áudio. O que é importante é que seu manual de treinamento é organizado logicamente e entregue ao seu público de forma fácil de entender.

Tipos de manuais de treinamento

1. Manual de Funcionários

Manual do Colaborador são documentos simples que ensinam aos seus funcionários os documentos e os por menos relacionados ao seu trabalho na empresa. Contém informações sobre políticas e processos da empresa, como RH, marketing, e vendas e garante que todos os funcionários possam cumprir as regras da empresa.

2. Manuais da Tarefa

Os manuais de tarefa são manuais de treinamento que são diretamente relevantes para as tarefas que são executadas dentro da empresa. Sua organização poderia produzir um manual de treinamento que ensina aos funcionários como utilizar efetivamente seu sistema CRM, Por exemplo, ajudando-os a compreender como o software é utilizado para promover os objetivos da empresa.

3. Manuais de Projeto

Manuais de projeto relacionam-se com projetos específicos que são realizados dentro do negócio para produzir valor de negócio. Quando projetos são muito grandes e abrangem vários anos, pode ser benéfico formar os seus funcionários sobre como funciona o projeto.

4. Manuais de Treinamento de Fornecedores

Um manual de treinamento de fornecedores ensina os funcionários a trabalhar de forma eficaz com fornecedores de uma empresa que fornecem serviços essenciais. Isso ajudará os trabalhadores a compreender os sistemas existentes que permitem à empresa comunicar-se com os fornecedores e realizar operações comerciais normais.

Por que é importante ter um Manual de Treinamento?

68% dos funcionários dizem que treinamento e desenvolvimento é a política mais importante de uma empresa. Para que os funcionários continuem engajados com seu trabalho, é preciso oferecer-lhes oportunidades de aprender e crescer dentro de suas funções.

Você pode gerar margens de lucro de até 24% maiores se você investe em treinamento. Quando temos funcionários de alto desempenho como resultado de formação, isso resulta em projetos e iniciativas mais eficazes que têm um valor real para o negócio.

Ter um manual de treinamento evita a rotatividade de funcionários, o que significa que você não precisa arcar com o custo de contratar muitos novos funcionários e atualizá-los. Você pode reter mais funcionários no longo prazo e se beneficiar de sua experiência e conhecimento.

Quando você precisa contratar novos empregados, um manual de formação de funcionários pode ajudar no processo de integração e garantir que os novos contratados recebam seu treinamento inicial. Significa que menos trabalhadores têm de retirar o seu tempo dos seus empregos habituais para formar novos contratos.

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Como um manual de treinamento beneficia o Onboarding de funcionários

Deixe os funcionários saberem sobre as oportunidades de treinamento

Quando se realiza treinamento inicial com seus novos funcionários, você pode informá-los sobre as oportunidades de formação contínua disponíveis no negócio. Os funcionários podem compreender onde podem beneficiar do desenvolvimento profissional e como podem crescer nos seus papeis para além da integração inicial.

Manter a transparência na forma como o treinamento é conduzido

Desenvolver um programa de integração com um manual de treinamento significa que seu processo de treinamento é mais transparente. Todos os novos funcionários estão cientes da forma como a sua empresa conta com novos funcionários e todos se beneficiam do mesmo processo.

Quando o processo é transparente, é mais fácil fazer alterações e identificar áreas que podem ser melhoradas.

Reforçar uma cultura de aprendizagem ao longo da vida

Quando se conduz um processo de integração que inclui um manual de treinamento, isso configura os funcionários com uma atitude de aprendizagem contínua. Eles irão apreciar que o negócio investe em sua educação e esteja à procura de mais oportunidades de treinamento. Seu primeiro encontro com o negócio mostra que a empresa valoriza o aprendizado e o desenvolvimento, o que em seguida alimenta uma cultura de empresa positiva.

Evite ou diminua erros catastróficos

Quando os funcionários recebem o treinamento adequado durante o processo de integração, é muito menos provável que eles cometam erros significativos no decurso do seu trabalho. Treinar seus funcionários é uma ideia muito melhor do que esperar cegamente que eles se tornem eficientes a partir do primeiro dia.

7 Passos definitivos para criar um Manual de Treinamento

Etapa 1- Identifique o Escopo

Em primeiro lugar, você precisa decidir exatamente o conteúdo que deseja incluir no seu manual de treinamento. Cada manual de treinamento terá objetivos únicos que determinam a matéria que você deseja abordar dentro das suas páginas.

Quando você sabe o que quer alcançar com seu manual de treinamento e as tarefas que os funcionários devem poder concluir após a leitura, isso lhe dá uma ideia do conteúdo que deve ser contido no seu âmbito.

Naturalmente, seu manual de treinamento não pode cobrir tudo. Se o seu conteúdo for muito abrangente, isso provavelmente desencorajará os leitores e os impedirá de tirar o máximo proveito do seu manual de treinamento.

Passo 2- Defina a estrutura do manual

Em seguida, você vai querer definir claramente como o manual vai ser estruturado. Você precisará decidir em qual ordem deseja apresentar os tópicos específicos para a acessibilidade e como organizar o conteúdo logicamente. Você não pode simplesmente apresentar seu conteúdo de forma aleatória se não os usuários não poderão pesquisar os tópicos que os interessam.

É muito improvável que um leitor leia seu manual desde a capa até às considerações finais Uma tabela de conteúdos é uma boa maneira de estruturar seu manual e ajudar os leitores a encontrar páginas apropriadas. Você pode estruturar seu conteúdo desde com tópicos para iniciantes e até tópicos mais avançados, ou dividir as seções de acordo com as características de um produto.

Quando a ordem do seu conteúdo funciona de forma lógica, isso torna mais fácil o progresso dos leitores através de seu manual e ajuda no processo de aprendizagem.

Passo 3 – Envolver equipe do RH ou equipe do produto para o design do modelo

Quando você sabe o que quer incluir no seu manual de treinamento, você pode pedir a outras equipes que ajudem você a conceber o modelo para ele. Equipes de RH estão em melhor posição para ajudar, pois entendem as necessidades dos membros da sua equipe interna.

Utilizar um modelo é uma boa maneira de criar mais de um manual porque você pode incluir espaços reservados para conter conteúdo que será adicionado mais tarde. É importante seguir os princípios de design ao preparar o seu manual, como o uso de cor, tamanho e fonte.

Você precisará fazer o modelo de seu manual consistente com a marca da sua empresa, para condizer com a aparência e sensação que a sua empresa quer retratar.

Passo 4 – Criar o conteúdo

Então é hora de criar conteúdo para o seu manual de treinamento, agora que você sabe o que você deseja incluir e como vai ficar, você precisará pensar sobre o texto relevante, vídeos, capturas de tela, infográficos e diagramas.

É importante lembrar de variar a apresentação do seu conteúdo manual de treinamento para manter o interesse do leitor e apelar para diferentes estilos de aprendizado. Será difícil para seus leitores ficarem focados em paredes longas de texto, por isso utilizar uma captura de tela bem colocada ajudará a dar vida ao seu conteúdo.

Os manuais on-line são muito mais fáceis de atualizar do que os manuais impressos e podem continuar a evoluir ao lado das necessidades do negócio. Usar software de base de conhecimento interna como o Document360 significa que você pode entregar manuais de treinamento internos para seus funcionários.

Passo 5 – Envie um manual para sua equipe usando a base de conhecimento interna

Ao finalizar seu conteúdo, você precisa enviar ao seu pessoal o manual de treinamento, possivelmente com uma base de conhecimento interno, como acabamos de mencionar. Uma base de conhecimento interna é um site especializado que pode exibir conteúdo em múltiplas categorias e subcategorias ao lado de uma poderosa barra de pesquisa que permite aos usuários localizar artigos relevantes.

Se você usa uma base de conhecimento interna como o Document360, isso significa que seu manual de treinamento pode ser acessado de qualquer lugar – mesmo no campo. Se alguém detectar um erro em seu manual, ele poderá ser facilmente modificado e atualizado para todos os usuários.

Bases de conhecimento internas podem hospedar vídeos, texto, imagens e muito mais. Todos os seus usuários podem acessar o manual de treinamento com uma simples conexão com a internet em seus dispositivos. Você também pode proteger seu manual de treinamento por senha para garantir que nenhum usuário não autorizado ganhe acesso.

Passo 6 – Recolher feedbacks e comentários dos usuários

Depois que seu manual de treinamento é publicado, é crucial coletar regularmente feedbacks e comentários de seus usuários para avaliar a eficácia do conteúdo. Você pode fazer perguntas específicas a eles para descobrir se seu conteúdo foi útil e se tornou o tópico mais fácil de aprender.

Somente os seus leitores podem decidir se o seu manual de formação é adequado para o que foi proposto. O teste será se seus leitores conseguiram aprender o tópico escolhido com sucesso depois de usar o manual.

Se você usar uma pesquisa estruturada, você poderá obter respostas muito direcionadas sobre a utilidade do seu manual. É melhor do que usar um sistema de classificação simples, pois você pode obter feedback qualitativo que pode lhe dizer o que poderia ser melhorado.

Passo 7- Analisar feedback para fazer alterações adequadas ao conteúdo

Quando você coletar todos os seus comentários sobre o seu manual de treinamento, você deve criar um processo padrão para fazer atualizações. Nem todos os comentários serão igualmente válidos, mas é provável que você possa identificar várias áreas que poderiam ser melhoradas com base nas sugestões de usuários.

Manuais que são desenvolvidos ao lado do feedback do usuário têm uma melhor chance de serem bem sucedidos e adotados pelos usuários. Os manuais atualizados regularmente acompanham as necessidades de uma organização em mudança e refletem com precisão processos e políticas em evolução.

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Dicas Profissionais para a elaboração de Manuais de Treinamento

Crie um conteúdo proativo

Você deve criar um conteúdo que antecipa de forma proativa as necessidades dos seus leitores. É um fato que seus funcionários não sabem o que eles não sabem, então você precisará desenvolver um profundo entendimento do conteúdo de que os funcionários precisam ser efetivos. O objetivo do conteúdo do seu manual é ajudar os funcionários a crescer e a evoluir, por isso, é necessário que inclua temas que eles nunca aprenderiam sobre o contrário.

Usar modelo de marca

O manual de treinamento de seus funcionários deve estar de acordo com a marca da sua empresa, incluindo cores, fontes, logotipos e layouts. Um manual de treinamento é um dos principais ativos de seus negócios, que transmite conhecimento organizacional e contribui para uma próspera cultura de aprendizado. É óbvio que seu manual deve parecer que faz parte de sua organização.

Adicionar uma Tabela de Conteúdo

Para ajudar seus funcionários a localizar rapidamente os conteúdos necessários, você deve incluir uma tabela de conteúdos no seu manual de treinamento. Seu conteúdo deve ser dividido em categorias lógicas e subcategorias para que os funcionários não precisem ler o manual inteiro, do início ao fim.

Evitar jargões e usar linguagem simples

Seu conteúdo manual de formação deve ser escrito de uma forma fácil de entender. Você deve usar o idioma natural de seus usuários em vez de jargão, que requer um dicionário para decodificar. Seus funcionários terão muito mais probabilidade de usar seu manual se estiver escrito de forma simples.

Forneça Notas Explicativas como instrução

Às vezes, suas instruções em seu manual de treinamento exigirão mais explicações. Não é sempre óbvio o que você quer dizer quando escrevemos algo pela primeira vez. Anotações explicativas ajudarão os funcionários a entender suas instruções e fornecer um contexto vital para ajudar a reduzir erros.

Estruture o conteúdo para ajudar na navegação clara

Ao apresentar seu conteúdo aos usuários, você deve estruturá-lo para facilitar a navegação clara. Isso significa usar títulos significativos e dividir seu conteúdo em categorias e subcategorias. As páginas individuais devem ser divididas em seções e usar bullet points ou listas numeradas para estruturar o conteúdo.

Faça conteúdo interessante com imagens interativas

Ninguém quer aprender com conteúdo que é composto exclusivamente por textos. Imagens interativas ajudarão a envolver usuários com seu conteúdo e a garantir que o processo de aprendizagem seja facilitado. Usar imagens significa que os usuários podem ver exatamente como deve ser um processo ou tarefa, em vez de adivinhar com base apenas no texto.

Recomendar Revisão pelos Pares e Publicar

Antes de publicar o seu conteúdo, é uma boa ideia fazer com que membros de sua equipe analisem o conteúdo com precisão, e para descobrir se ela é realmente adequada para o que está sendo proposto. Fazer um processo de revisão por pares significa que você pode capturar erros e produzir conteúdo que seja da mais alta qualidade.

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Melhores Exemplos de Manuais de Treinamento na prática

Manual de treinamento criado usando o Document360

Este manual destina-se a contratações recentes que ainda estão na fase de indução. Queremos ajudá-los com o autoaprendizado e fornecer um repositório que podem acessar a partir de qualquer local e em qualquer dispositivo, já que reconhecemos o significado da sessão de treinamento.

Manual de treinamento de inclusão financeira da WWF

Treinamento manual adicionado pela WWF treina seus novos contratados para começarem a administrar clubes de poupança, o que permite que novos contratados adicionem novas iniciativas de clubes de corrida. Eles podem aprender sobre inclusão financeira e estabelecer formação em alfabetização financeira na comunidade.

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Manuais de Treinamento de Produção

O manual de treinamento de produção inclui Boas Práticas de Fabricação (GMPs), Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) e os produtos químicos usados ​​na instalação. Também inclui a comum solução de problemas, a ciência por trás da produção de sorvete e a política dos visitantes.

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