8 Beste Prozessdokumentationssoftware für Unternehmen im Jahr 2025

Was ist Prozessdokumentation?

Prozessdokumentation ist eine strukturierte Notiz, die alle Schritte und Beschreibungen für jede Aufgabe in einer Organisation in Echtzeit festhält. Eine Organisation muss sie als Pflichtaufgabe für einen Mitarbeiter durchführen, jeden Schritt zu dokumentieren, der zum Start geführt hat. All diese Faktoren tragen zum Erfolg des Geschäftsprozesses bei.

Wenn Mitarbeiter Aufgaben erledigen, sollte jeder Schritt durch eine angemessene Prozessdokumentation dokumentiert werden, damit jeder verstehen kann, was funktioniert und was nicht funktioniert. Es gibt verschiedene Arten von Prozessdokumentationsformaten wie Tutorials, Onboarding-Dokumente, Übergabe der Dokumentation, visuelle Karten für Prozesse, Schulungshandbücher und Whitepaper.

Standardbetriebsverfahren, Kundenbetreuungshandbuch und Mitarbeiter Onboarding sind gängige Beispiele für Prozessdokumente. Prozessdokumentation ist der Schlüssel zur Gewährleistung von Effizienz und Klarheit im operativen Bereich, einschließlich Schulungszwecken oder Compliance.

Was ist der Zweck der Prozessdokumentation?

Prozessdokumentation ist von entscheidender Bedeutung für die Steigerung der organisatorischen Verantwortlichkeit und Leistung. Es ist eine der besten Methoden, Fehler im Arbeitsumfeld zu vermeiden. Diese Fehler können einfache Aufgaben kostspielig und komplizierter machen.

Zum Beispiel wird ein Entwicklungsteam gebeten, eine neue Funktion zu entwickeln; die Prozessdokumentation umfasst Kodierung-Standards, Code-Snippets, Protokolle und Bereitstellungsschritte.

Es geht um den Aktionsplan für Ihre Organisation, der Ihnen ermöglicht, Prozesse zu identifizieren und wie sie am besten verbessert werden können. Genauso wie hochqualifizierte Fachleute mit Checklisten arbeiten, die jeden Schritt steuern bietet die Prozessdokumentation daher eine Stetigkeit, die es ermöglicht, den Fortschritt der Prozesse zu überwachen. Einige wesentliche Vorteile der Prozessdokumentation sind:

• Verbesserung der operativen Effizienz
• Bietet eine verbesserte Kundenbindung durch hohe Zufriedenheit für Kunden und Mitarbeiter.
• Beseitigung von Geld- und Zeitverschwendung
• Fördert die effiziente Nutzung von Ressourcen
• Hilft, organisatorisches Wissen zu erhalten
• Verbessert Stetigkeit
• Verbessert die Effizienz der Mitarbeiter durch den Zugang zu detaillierten Wissensbasen.

Suchen Sie diese Funktionen in Prozessdokumentationssoftware

Versionskontrolle

Viele Arbeitsbereiche sind agile Umgebungen, die regelmäßige Änderungen in ihren Prozessen erfordern. Durch die Versionskontrolle können Benutzer die Änderungen an jedem Dokument gleichzeitig ohne Verwirrung verfolgen. Dies ermöglicht jedem, die Evolution des Prozesses zu verstehen und schnell zu ermitteln, wer eine Komponente des Dokuments verändert hat.

Zum Beispiel können Teammitglieder leicht auf die Zeitleiste von Änderungen im Kunden-Onboarding-Prozess eines Unternehmens zugreifen, um klare Ziele innerhalb einer Organisation zu gewährleisten. Ein weiterer Vorteil der Versionskontrolle besteht darin, dass sie eine kollaborative Arbeitsatmosphäre fördert, da viele Teammitglieder leicht zur Prozessdokumentation hinzufügen können. Personen, die unabhängig arbeiten und Änderungen automatisch mit Software zusammenführen, repräsentieren den Prozess richtig.

Workflow-Management

Eine Art Workflow-Management ist erforderlich, um eine kohärente Sicht auf den Lebenszyklus eines Dokumentsvon Punkt A bis Z zu erhalten. Zum Beispiel ein ordnungsgemäßes Workflow-Management in einer Marketingabteilung kann dazu beitragen, dass alle Teammitglieder die verschiedenen Schritte ihrer jeweiligen Marktstrategien kennen.

Dies ermöglicht Transparenz, da jeder Benutzer sehen kann, wie die Dokumente von der Einreichung bis zur Freigabe erstellt und überprüft werden. Workflow-Management bezieht sich auf die Praxis, in der bestimmten Teammitgliedern verschiedene Aufgaben zugewiesen werden, und sie verstehen, dass sie Verantwortung für einige Aspekte des Workflows übernehmen werden.

Export- und Importfunktion

Die Export- und Import funktion ermöglicht die Zuordnung von Prozessdokumentation in verschiedenen Formaten wie Word und PDF. Dies bezieht sich auf die Erstellung von tragbaren und austauschbaren Dateien außerhalb der Plattform aus der Prozessdokumentationssoftware heraus. Die Importfunktion ermöglicht die einfache Integration externer Dokumente in die Software.

Dies ist besonders wichtig für Projektmanager, die eine Projektzeitleiste aus dem Prozessdokumentationstool mit Interessengruppen außerhalb dieser Plattform teilen müssen. Der Manager kann dies dann später mit Updates herunterladen, um das Dokument mit den aktuellsten Änderungen zu synchronisieren. Die Export- und Importfunktion fördert auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Plattformen, ohne den Einsatz der Prozessdokumentationssoftware einzuschränken.

Mobilfreundlich

Jede Software für Prozessdokumentation, die die Zugänglichkeit beim Umzug durch Ihr mobiles Gerät fördert, gilt als mobilfreundlich. Dank der mobilen Schnittstelle haben Benutzer ein höheres Maß an Flexibilität in der Anwendung, da es ihnen möglich ist, von ihren Smartphones oder mobilen Geräten auf die Prozessdokumentation zuzugreifen und diese zu überprüfen.

Dies wird mehreren Teammitgliedern den Zugriff auf kritische Informationen auf Dokumentationen während des Transports ermöglichen, einschließlich Feldtechniker, die dringende Informationen über Wartungsvorgänge während des Gerätebetriebs benötigen.

Die mobilfreundliche Prozessdokumentationssoftware fördert zudem die Zusammenarbeit in Echtzeit, da Nutzer auf Änderungen umgehend reagieren können. Dies beeinschließt in der Regel einen Offline-Zugriff, den Teammitglieder und Mitarbeiter in entlegenen Gebieten genießen können, in denen eine instabile Internetverbindung besteht.

Einfache Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist ein großes Geschäft in der Welt der Prozessdokumentation. Durch die einfache Zusammenarbeit können mehrere Benutzer ein Dokument gleichzeitig in Echtzeit bearbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prozess der Erstellung von Dokumenten nur wenig oder gar keine Verzögerung hat.

Eine einfache Zusammenarbeit zeichnet sich auch durch Funktionen wie Feedback-Tools aus, mit denen Änderungen innerhalb des Dokuments und Live-Bearbeitung vorgeschlagen werden können, ohne dass ein Download für den Benutzer erforderlich ist. Dies sollte auch die Versionierung umfassen, um mit der Zeit vorgenommene Änderungen zu identifizieren.

Teammitglieder sollten auch das Privileg haben, Funktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle zu verwenden, bei denen ein Moderator verschiedene Berechtigungen definiert, die Teammitglieder auf bestimmte Dokumentation haben. Damit können nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen. Schließlich sollte dies zeitnahe Mitteilungen beinhalten, um die Nutzer über ihre wichtigen Aufgaben zu informieren.

Suche

Mögend Sie es, mehrere Minuten auf der Suche nach einem wichtigen Dokument in einer stressigen Situation zu verschwenden? Niemand liebt das und deshalb ist die Recherchierbarkeit eines der wichtigsten Dinge, die bei der Auswahl einer Prozessdokumentationssoftware zu berücksichtigen sind. Suchfähigkeit ermöglicht es den Benutzern, ohne Stress Informationen aus einer Vielzahl von Prozessdokumenten zu finden.

Damit können Anwender die notwendigen Informationen aus großen Dokumentationsbibliotheken mit bestimmten Schlüsselwörtern oder Metadaten zur Genauigkeit finden. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Kundendienstbeauftragter schnell Schritte zur Fehlerbehebung für einen Kunden finden muss und Keywords verwendet. Dies verbessert die Kundenbindung, da sie die schnelle Reaktion auf Probleme zu schätzen wissen.

Integration und Erweiterung

Keine Prozessdokumentationssoftware sollte isoliert auf einer Insel existieren. Integrationseigenschaften sorgen dafür, dass Anwender nahtlos mit anderen Tools innerhalb der Organisation arbeiten können und somit die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe verbessern. Integration mit Werkzeugen wie Slack oder Microsoft Teams ermöglicht es Teammitgliedern, an der Prozessdokumentation zusammenzuarbeiten, ohne an verschiedenen Stellen zwischen verschiedenen Werkzeugen zu wechseln.

Dies verbessert Teamwork und führt zum besseren Workflow-Management. Darüber hinaus erlauben die Werkzeuge für die Dokumentation, die APIs zur Verfügung stellen, Organisationen die Erstellung benutzerdefinierter Integrationen. Dies wiederum stellt sicher, dass die Software auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

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8 beste Prozess-Dokumentationstools

1. Document360

Prozessdokumentation mit Document360 ist einfacher denn je. Benutzer können die KI-Funktionen zu Standardbetriebsverfahren erstellen,, Mitarbeiter-Handbücher, technische Richtlinien, interne Dokumentation, und mehr. Der enorme Vorteil ist hier, dass der Content-Ersteller die Hilfe für die Inhaltsstruktur und Stetigkeit im Ton von Eddy – AI Assistant nehmen kann. Außerdem empfiehlt es den Titel und Tags, um den Artikel zu organisieren, SEO Meta Beschreibung eawsund mehr. Es kommt mit eingebautem Markdown und Advanced WYSIWYG, , die für Personen ohne Programmiererfahrung konzipiert ist, die die Erstellung von Dokumentation beherrschen. Dies ist eine Dokumentationssoftware, die speziell entwickelt wurde, um Unternehmen aller Größen dabei zu helfen, ihre Prozesse und Workflows zu dokumentieren.

Nahtlose Integration mit verschiedenen Plattformen, darunter Slack, Microsoft Teams und Zendesk. Document360 hat alle Funktionen für die perfekte Prozessdokumentationssoftware und vieles mehr. Seine intuitive Schnittstelle ist ein weiterer großer Plus, aber der Nachteil ist, dass dieses Tool in der kostenlosen Version begrenzte Funktionen bietet.

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2. Confluence

Atlassians Confluence ist ein großartiges Werkzeug zur Prozessdokumentation, um Dateien, Bearbeitung und Zusammenarbeit über ein einziges Dashboard zu erstellen. Mit der nahtlosen Integration von Drittanbieter-App-Integration können Benutzer Zusammenhänge nutzen, um andere Workspace-Tools wie Slack, Dropbox und Trello innerhalb der gleichen Schnittstelle ohne Sorgen zu benutzen.

In der Zwischenzeit unterstützt es auch mehrere Benutzer, die ein Dokument editieren, da es eine Seitenversionierung gibt, um den Änderungsverlauf zu verfolgen und anzuzeigen. Benutzer können auch Ansichten und Kommentare anhand von Engagement-Analysen verfolgen, und diese wertvollen Daten helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Während dieses Tool dazu beiträgt, die Prozesseffizienz unter Teammitgliedern zu verbessern, benötigt die Benutzeroberfläche etwas Zeit, um sich an das Lernen zu gewöhnen.

Auch lesen: Ein detaillierter Vergleich: Confluence vs SharePoint

3. Gluu

Mit Gluu können Sie interaktive Anleitungen und Wissensdatenbanken erstellen, die das Wissen nahtlos übertragen und gleichzeitig Workflows vereinfachen. Dieses Werkzeug zur Prozessdokumentation hat einen eingebauten Prozess-Designer, der Ihnen dabei hilft, Zeitpläne zu erstellen, die Zuordnung von Aufgaben und Mapping-Prozesse durchzuführen, ohne dabei in verschiedenen komplexen Schnittstellen verloren zu gehen.

Es ist schwierig für jedes Teammitglied, während der Zusammenarbeit verloren zu gehen, da es regelmäßige Benachrichtigungen gibt, um sicherzustellen, dass jeder jederzeit informiert bleibt. In der Zwischenzeit können Teamleiter auch effektiv durch verschiedene Berechtigungen innerhalb des Werkzeugs delegieren. Dieses Tool eignet sich jedoch am besten für die Optimierung interner Prozesse, da seine Funktionen die externe Freigabe von Wissensdatenbanken nicht unterstützen.

4. Bit.ai

Bit.ai ist ein Werkzeug zur Prozessdokumentation, mit dem Teams in der Arbeitsumgebung problemlos zusammenarbeiten können. Es ist dazu gedacht, die Projektdokumentation über Funktionen wie Kundenportale, interaktive Tutorials und Wikis zu vereinfachen. Die interaktive Natur ist die Hauptkraft dieses Prozessdokumentationswerkzeugs. Das bedeutet, dass eine Reihe von Benutzern auf verschiedene Medien gleichzeitig zugreifen können, von Videos bis hin zur Dokumenten.

Obwohl dieser ablenkungsfreie Editor als eines der besten Werkzeuge der Prozessdokumentation angesehen werden kann, gibt es auch einige Nachteile. EIner davon ist, dass Formatierungs- und Designoptionen möglicherweise nicht den Bedürfnissen der Benutzer entsprechen. Außerdem gibt es keinen freien Plan für Dateien, die mehr als 5 MB groß sind.

5. Lucidchart

Eines der ersten Dinge, die Sie bei Lucidchart bemerken, ist die benutzerfreundliche Schnittstelle. Niemand will mehr als ein paar Minuten um eine komplizierte Schnittstelle für ihre Prozessdokumentation stolpern. Daher werden Anwender den Drag-and-Drop Builder lieben, der für die Erstellung verschiedener Arten von technischen Diagrammen, von den komplexeren bis hin zu einfachen Flussdiagrammen nützlich ist.

Lucidchart bietet eine Echtzeit-Zusammenarbeit mit flexiblen Sharing-Optionen, die die mehrstufige Kommunikation zwischen verschiedenen Teammitgliedern zum Kinderspiel macht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dies die perfekte Passung für Ihre Organisation ist, dann können Sie den kostenlosen Plan nutzen, um sich mit der Schnittstelle vertraut zu machen. Für erweiterte Funktionen und Funktionen zur Zusammenarbeit müssen Sie sich jedoch für die kostenpflichtige Version entscheiden.

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6. Process Street

Process Street ist so konzipiert, dass sich wiederholende Arbeitsabläufe und Prozesse fehlerfrei verwalten lassen. Mit diesem Werkzeug zur Prozessdokumentation können Sie einen Workflow beschreiben und Aufgaben nahtlos verwalten, während Sie mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten.

Es bietet auch Tracking-Funktionen, damit Sie bei allen laufenden Prozessen in Ihrem Dashboard auf dem Laufenden bleiben. Die integrierte Zapier-Unterstützung ermöglicht die nahtlose Integration mit anderen Kollaborationswerkzeugen. Die hunderte vorgefertigten Vorlagen decken viele Workflows ab, wie z.B. Social Media Marketing und Blog-Schreiben. Trotzdem können Teamleiter den Zugang pro Aufgabe nicht verhindern, da er weniger Möglichkeiten für Einschränkungen und Sicherheit hat.

7. Tango

Tango ist eine Browser-Erweiterung, mit der Sie Benutzeranleitungen, Erklärungshandbücher, standardisierte Betriebsabläufe wie Mitarbeiterhandbücher und Schulungsleitfäden während Ihrer Arbeit erstellen können. Dazu braucht es nur noch einige Prozess-Dokumentationsschritte. Dazu gehören Screenshots verschiedener Prozesse, Echtzeit-Aufnahmeprozesse, automatisches Beschneiden und Zoomen von Screenshots und Dokumentenorganisation mit gemeinsamen Ordnern in Arbeitsbereichen.

Nutzen Sie Tango für Ihre Produkt-Dokumentationsarbeit mit seiner Fähigkeit, verschiedene Dokumententypen und seinen erweiterten Anpassungsfunktionen zu verwalten. Dieses Tool exportiert jedoch nicht zu Microsoft PowerPoint.

8. Scribe

W^ählen Sie Scribe für ein Werkzeug zur Prozessdokumentation, das Funktionalität und Ästhetik vereint. Einer der größten Vorteile, den dieses Tool bietet, ist eine automatisch generierte visuelle Anleitung mit nur Ihrer Desktop-App. Sie können Ihren Prozess einfach durchlaufen, während Scribe die Schwerstarbeit ausführt.

Neben der einfachen Drag-and-Drop-Schnittstelle bietet Scribe verschiedene Optionen zur Bearbeitung und Anpassung. Weitere bemerkenswerte Funktionen sind Seitenvorlagen und Anmerkungen. Nichtdestotrotz ist das Custom-Branding nur als Teil des Premium-Plans verfügbar, was für einige Menschen sehr teuer sein kann.

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