Über CTERA

CTERA bietet Edge to Core zu Cloud-Dateisystemen, und bietet Sicherheit auf der Regierungs- sowie Verteidigungsstufe. Sie bieten Cloudspeicherdienste an, mit denen Kunden von überall auf der Welt auf Dateien zugreifen und gleichzeitig an ihnen arbeiten können. Der Cloud-Speicher, der sowohl für Unternehmensinstitutionen als auch für staatliche Einrichtungen zur Verfügung gestellt wird, kann per Laptop, Desktop, und mobile App aufgerufen werden, durch die Personen aus der Ferne auf jede Datei zugreifen und daran arbeiten können.

Business-Anforderung

CTERA benötigte eine leicht zugängliche und nutzbare Wissensdatenbank-Plattform, um ihre umfangreiche Produktdokumentation zu verwalten. Die Wissensdatenbank konzentriert sich auf Produktdokumentation, Benutzerhandbücher und technische Anleitungen. CTERA brauchte auch eine vielseitige Wissensdatenbank, sodass ihre technischen Autoren die Dokumentation schnell ändern können, um sich an ihre Produktveröffentlichungen anzupassen.

CTERA verwendete früher Adobe Framemaker mit Webworks für Online-Dokumentation. Sie haben PDFs der Dokumentation produziert, sie online hochgeladen und Links zu diesen PDFs bereitgestellt. Sie sahen sich jedoch bestimmten Herausforderungen gegenüber, einschließlich

• Änderungen am Dokument würden sich erst in der veröffentlichten Dokumentation widerspiegeln, wenn sie das gesamte Dokument von Grund auf neu aufgebaut haben.
• Manchmal sind Änderungen nur dann möglich, wenn alle paar Monate das PDF neu erstellt wurde.
• Es war nicht einfach, Informationen über mehrere Versionen innerhalb eines Produkts oder mehrerer Produkte zu finden.
• je Die Dokumentation wurde auch je nach Produkt produziert, sodass sich die Integration eines Produkts mit einem anderen nicht in den Informationen widerspiegelte.

Lösung

CTERA wählte Document360 aus, um ihre öffentlich zugängliche Dokumentationsseite zu verwalten. Die folgenden Funktionen haben es ihren Anforderungen angepasst.

• Alle Korrekturen oder Ergänzungen des Inhalts gehen sofort auf Knopfdruck in der Wissensdokumentations-Webseite live voraus.
• Einsatz von Zugriffssicherheit, um den Zugriff auf bestimmte interne Dokumente für ihren Kundenstamm zu beschränken.
• Der Homepage-Builder hat ihnen dabei geholfen, eine attraktive, einfach zu bedienende Homepage zu erstellen.
• Der Markdown Editor hilft technischen Redakteuren beim Import großer Artikel von bis zu 20 Seiten innerhalb eines Tages.
• Die Möglichkeit, aus einem bestehenden Artikel zu kopieren, hilft technischen Redakteuren innerhalb weniger Minuten neue Versionen eines Artikels hochzuladen, da sie ihn nicht jedes Mal neu verfassen müssen.
• Die KI-gestützte Suchmaschine hilft Benutzern dabei, genaue Informationen für die richtige Version eines Artikels zu finden.
• Ermöglicht den Import von Artikeln auch im Screenshot-Format und die Speicherung als Entwurf, bis sie bereit sind, für die Öffentlichkeit veröffentlicht zu werden.

Julian Weiss, Direktor der Produktdokumentation bei CTERA sagt

Document360 bietet uns eine Möglichkeit, moderne Dokumentation zu erstellen, die attraktiv und einfach zu verwalten ist

Auswirkung im Unternehmen

Nachdem CTERA seine Benutzerdokumente nach Document360 verschoben hat, sagt er, dass mehr Menschen begonnen haben, ihre Dokumentation zu verwenden als je zuvor. Rückmeldungen, die in der Dokumentation erhalten wurden, können innerhalb eines Tages beantwortet werden. Das Support-Team von CTERA erhält auch Feedback von seinen Kunden, wie viel besser die Dokumentation zu verwenden und zu navigieren ist.

Viele Vertriebsingenieure sparen Zeit, wenn sie Benutzern Vorführungen anbieten, indem sie ihnen einen Link zu einem Artikel geben, der detaillierte Erläuterungen bietet. Sie versprechen auch, dass jede Änderung und Aktualisierung im gleichen Artikel-Link reflektiert wird.

Fazit

CTERA schaffte es, eine äußerst vielseitige und visuell ansprechende Wissensdatenbank mit Document360 zu schaffen und ein veraltetes System zu ersetzen. Dies hat zu einer besseren Nutzung und Unterstützung geführt. Die positiven Rückmeldungen von Benutzern und internen Teams haben das Unternehmen dazu veranlasst, die Möglichkeiten der Wissensdatenbank zu erweitern.