Den kompletta guiden
Denna kompletta guide kommer att omfatta allt du behöver veta om kunskapsbas management. Från definitioner och för- och nackdelar med olika typer av kunskapsbasprogram till tips om att välja och designa egna. Den här guiden besvarar alla dina frågor om kunskapsbas programvara och ge användbara länkar till ytterligare resurser.
25 min read
Många företag är medvetna om helpdesk-lösningar och den bredare kategorin Knowledge Management Software. Även om många företag kanske inte har hört talas ännu om kunskapsbas programvara, kan det ge ett enormt affärsvärde att få grepp om det.
Kunskapsbaserad programvara är en självständig kategori. I det här inlägget kommer vi att täcka exakt vad kunskapsbaserad programvara är, vad den används till, fördelarna med kunskapsbaserad programvara jämfört med liknande lösningar. Vi kommer även att ge många länkar till ytterligare information.
Kunskapsbas programvara definieras av TechTarget som:
…en maskinläsbar resurs för informationsspridning, i allmänhet online eller med kapacitet att sätta upp… används en kunskapsbas för att optimera informationsinsamling, organisation och hämtning för en organisation, eller för allmänheten.
Det är den vidare definitionen av en kunskapsbas, men SaaS kunskapsbasprogramvara har ett något mer specifikt syfte.
Ett kunskapsbassystem är ett molnbaserat verktyg som hjälper till att skapa och hantera ett eget online-bibliotek med information om en produkt, service, affärsverksamhet eller vilket ämne som helst. Denna programvara förenklar processen att skapa interna kunskapsbaser, kundinriktade kunskapsbaser eller offentliga kunskapsbaser.
Kunskapsbas programvara faller under disciplinen Knowledge Management och programvarukategorin Knowledge Management. Det är en särkild typ av programvara jämfört med interna samarbetsverktyg (som Microsoft SharePoint) eller andra dokumenthanteringsverktyg som utvecklats för interna team.
Kunskapsbasen mjukvaruindustrin växer snabbt. Kunskapsbas programvara ersätter pappersskribenter kunskapsbaser som är en del av den större supporten programvara stack, och företag Knowledge Management lösningar med en oöverkomlig prislapp för företag.
I vårt fall säljs kunskapsbaser vanligtvis med hjälp av modellen Software as a Service (SaaS). De kan använda kunskapsbaserad programvara till skapa en självbetjäning kunskapsbas som ger 24/7 kundsupport. SaaS customers pay a subscription to access their software over an internet connection. It requires no up-front investment, on-premise installations or ongoing maintenance from the customer.
Antalet användare av din SaaS kunskapsbas kan potentiellt skalas obegränsat när ditt företag växer.
De första typerna av kunskapsbas du kommer att lära dig om är externa, kundanpassade dokumentationswebbplatser.
Programvarudokumentation är viktig för användare av programvaruprodukter som lär sig att använda systemet. Det kan innehålla installationsguider, felsökningsguider, funktionsguider, registreringsmaterial och mycket mer.
Många företag säljer produkter som kräver montering eller behöver annan information för att lära sig att använda produkten. Produktdokumentation skolar dina användare i konsten att lära känna produkten och minskar behovet av att kontakta kundsupport.
A bruksanvisning är i grunden en handbok för att hjälpa kunderna att förstå produkter och tjänster och ger vanligtvis instruktioner för hur man använder produkten. En bruksanvisning är strukturerad som en bok som användarna kan navigera fram och tillbaka.
Många kunder har Vanliga frågor för företag som säljer varor och tjänster och FAQ-sidorna serveras oftast någonstans på webbplatsen. Kunderna kan använda vanliga frågor när de har en fråga, vilket minskar belastningen på supportteamet.
Kunderna kan vanligtvis stöta på vanliga problem med produkter, i vilket fall de kan bäst serveras med en felsökning guide för att förse dem med lösningar. Felsökningsguide delar olika sätt att diagnostisera problemet och föreslår sätt att rätta det.
När kunderna köper en ny produkt kan de behöva veta hur man installerar den på sitt system. Installationsguiden innehåller krav för systemen och tar användaren steg för steg genom installationsprocessen.
För det andra behöver du känna till interna kunskapsbaser som vanligtvis riktar sig till anställda i ditt företag.
A Standard Operating Procedure innehåller alla procedurer och processer som medarbetarna måste veta för att kunna utföra sina jobb ordentligt. SOP tar medarbetarna genom stegen och visar dem önskat resultat samt nödvändiga krav.
En medarbetarhandbok innehåller all information som rör företaget såsom företagskultur, HR-information, förmåner, ekonomi och mycket mer. Medarbetarna konsulterar handboken när de har frågor om hur de arbetar på företaget.
Många företag måste dokumentera sina processer för att se till att de kan dupliceras när vissa anställda är borta eller lämnar sina jobb. Processdokumentation gör ditt företags processer explicita och hjälper anställda att replikera dem.
Projekt kan ha specifik dokumentation som fångar kärnan i projektet, såsom mötesanteckningar, mål och syften, affärsplaner, projektidtabeller med mera. Den här typen av dokumentation innebär att alla som börjar arbeta med projektet snabbt kan komma in i projektet.
Försäljningsdokumentation är någon typ av information som dina säljare behöver för att avsluta affärerna framgångsrikt. Försäljningsdokumentation hjälper dina säljare att prospektera, vinna affärer och hantera invändningar.
Det är vanligt att de flesta typer av företag har en online-kunskapsbas i dag. Detta gäller särskilt för snabbväxande SaaS startups med en stor mängd dokumentation, men syftet med dessa kunskapsbaser kan variera.
Kunskapsbas programvara faller vanligtvis inom ramen för kundsupport och hjälper företag med kund självbetjäning.
Om kunderna kan hänvisas till en kunskapsbas som hjälper till att minska supportärenden, kan dina supportagenter lägga mer tid på att hantera komplexa frågor – och mindre tid på att svara på vanliga frågor.
I detta fall är ditt företags kunskapsbas oftast offentlig och indexerbar av Google. Dessa tenderar också att vara produktkunskap baser avsedda för självbetjäning, så att kunderna kan hitta din dokumentation när felsökning sker online. Detta har ett antal fördelar för både SEO och marknadsföring.
Kunskapsbas programvara kan också användas för skapa en intern kunskapsbas. Detta kan vara för din supportpersonal att dela viktig information om supportärenden med varandra, eller alla på företag som behöver tillgång till en gemensam informationsdatabas ska kunna göra det.
Din kunskapsbas kan också göras privat bakom en inloggningssida eller endast nås via en viss IP-adress. Så är fallet för många interna kunskapsbaser med känslig information.
Medarbetarna kan arbeta smartare, inte svårare, med en intern kunskapsbas. När de har tillgång till viktig information precis vid fingertopparna, detta kan förbättra produktiviteten eftersom de inte behöver slösa tid på att söka efter rätt person att svara på sin fråga. De vet att företagets kunskap lagras rätt inom kunskapsbasen, vilket hjälper medarbetarna att förstå vad de inte vet. I stället för att slösa tid på att samla in information kan medarbetarna ägna mer tid åt affärskritiska aktiviteter som är direkt knutna till produktivitet.
Kunder som har tillgång till en kunskapsbas för självbetjäning är mer benägna att behållas över tid, eftersom de inte behöver vänta runt för att få sina frågor besvarade. De vet att företaget har förutsett sina behov och har försett dem med hjälpsamma resurser som behövs för att tillhandahålla lösningar.
När företag tillåter kunderna att använda sig av självbetjäning förbättrar detta supportupplevelsen totalt sett vilket resulterar i gladare, nöjdare kunder. När kunderna är säkra på en positiv supportupplevelse, kommer de sannolikt att återvända till ditt företag om och om igen.
Kunskapsbas programvara är användbar i detta fall eftersom den har all funktionalitet du behöver out-of-the-box. Du behöver inte hacka ihop en otymplig lösning som SharePoint eller Google Docs. Det är också praktiskt om du redan har ett ärendehanteringsystem som du känner dig nöjd med, och bara behöver en lösning till kunskapshantering.
Kunskapsbas programvara är mycket användbar och det har också unika funktioner som skiljer den från liknande typer av programvara som Content Management Systems (CMS).
De flesta CMS lösningar är utformade för bloggar, e-handelsplatser, eller företagets varumärkeswebbplatser (tänk WordPress eller Squarespace). Dessa plattformar har inte den funktionalitet som krävs för att de ska vara en självbetjäning eller intern kunskapsbas. De saknar avancerad Informationsarkitektur och redaktionell funktionalitet.
Viktiga funktioner i kunskapsbasprogramvaran är front-end upplevelse för kunder, och back-end av programvarugränssnittet för användare. Till exempel, i Document360 du kan samarbeta mer effektivt med andra författare genom att kommentera och flera rollbehörigheter.
Den front-end av din kunskapsbas är ungefär som en vanlig webbplats, förutom med fokus på kategorier, navigering och dokumentationsformatering.
Här är de viktigaste front-end funktioner:
Baksidan av din kunskapsbas bör ha en redaktionell arbetsflöde, versionskontroll och funktioner för innehållsorganisation.
Här är de viktigaste back-end-funktionerna:
Back-end-konfiguration är hur du ställer in programvaran för dina specifika behov.
Här är de viktigaste grupperna av funktioner:
De huvudsakliga skillnaderna mellan kunskapsbaserad programvara och en vanlig webbplats CMS är den omfattande redaktionella kontrollen, organisatoriska funktioner, robust sökfunktionalitet och formatering för artiklar.
Om du investerar i rätt kunskapsbaserad programvara kommer den att vara förladdad med noggrant utforskade mallar som har utformats för innehållsupptäckt.
Vanligtvis kan du anpassa dessa mallar för att passa dina behov och återspegla ditt företags varumärke. Du måste fortfarande överväga grunderna i god design för din kunskapsbas, såsom:
Kunskapsbas programvara levereras med variationer av en inbyggd mall som inkluderar:
Dessa mallar är utformade med god användarupplevelse för självbetjäning i åtanke – det vill säga innehåll är tydligt formulerat. användare kan upptäcka eller söka efter innehåll, och det är sammanlänkat på lämpligt sätt.
Stripe har en fantastisk kunskapsbas för att ge inspiration till din egen design, och det gör Twilio.
Informationsarkitektur är det sätt på vilket din information presenteras, och det hänvisar också till den bakom-kulisserna struktur som får ditt innehåll att verka sammanhängande.
Peter Morville definierar informationsarkitektur som:
Det är en kombination av meningsfullt namnge kategorier och innehåll, och tecken eller symboler som instruerar din användare om var de är och var de kan gå härnäst. Det skiljer sig från “kanonisk navigering”, vilket är den definierade ordningen av ditt innehåll och kategorier.
Increment Magazine beskriver det mycket bra:
“Det kanoniska indexet är föräldra-barn-hierarkin i en tabell i din databas. Informationsarkitekturen är den visuella representationen av denna struktur för användare av kunskapsbasen, och det drar från det kanoniska indexet som källan till sanningen.”
Ditt Kunskapsbas Informationsarkitektur är mycket viktigt för innehållets upptäckbarhet, vilket är en viktig delmängd av användarupplevelsen av din kunskapsbas. IA ger användarna möjlighet att ta ansvar för sina egna lärdomar genom att antyda att det finns en sammanhängande struktur som styr informationen framför dem.
Nu ska vi titta på några av de bästa kunskapsbaserade lösningarna på marknaden.
Om du letar efter kunskapsbaserade program, sök inte längre än Document360. Document360 är mycket lämplig för både interna och externa kunskapsbaser, kommer med kärnfunktionalitet du behöver direkt ur lådan. Document360 designades av ett team som insåg att den perfekta kunskapsbaserade lösningen saknades från marknaden. Vårt AI-drivna kunskapsbasprogram är en lättanvänd plattform som låter dig skapa innehåll antingen i Markdown eller använda WYSIWYG-redigeraren.
Du kan skapa en perfect kunskapsbas webbplats inom några minuter som kommer att vara tilltalande för din användarbas. Det är enkelt att dra och släppa innehåll mellan olika kategorier och att gruppera innehåll upp till sex nivåer djupt. En AI-driven sökning gör det möjligt för användare att navigera genom innehåll och hitta relevanta artiklar, även med stavfel i söktermer.
Där Document360 verkligen lyser är dess stöd för att författa. Eddy- AI Assistant kan hjälpa till att generera artikeltitlar som låter dig välja eller revidera artikeltitlar, sammanfatta artikeln för att lägga till SEO meta beskrivning, rekommendera relaterade artiklar att inkludera och rekommendera taggar att använda som kan organisera innehållet. Innehåll bidragsgivare kan tilldelas olika behörigheter och roller, och det finns möjlighet att flagga artiklar för granskning. Innehållsteamen hittar att arbeta med Document360 ger möjlighet att ta dem ett steg bortom mer grundläggande verktyg som Google Docs.
Lösningen integreras med Zendesk, Freshdesk, Slack, Drift, Intercom, Chrome, Microsoft Teams, och många fler. Dessutom kan du integrera med alla produkter med hjälp av Javascript Snippet.
Zendesk Guide är ett annat kunskapsbasverktyg som ingår i Zendesk. Du kan använda Zendesk Guide för att integrera med ditt helpdesk-system och skapa artiklar som antingen riktar sig mot kunder eller dina supportagenter. Även om du behöver köpa Zendesk helpdesk för att komma åt Guiden, kan du skapa en snygg kunskapsbas med välformaterat innehåll för att tilltala dina användare. Guiden sparar din kunskapsbas historia så att du kan se vem som har gjort vilka förändringar och när.
Notion är välpresenterad kunskapsbasprogramvara som gör det möjligt för dig att vara värd för projekt, docs och wikis för åtkomst av ett internt team. Notion har arbetat hårt med sin användarupplevelse för att se till att användarna tycker om att skapa dokumentation med Notionsplattformen. Du kan formatera din kunskapsbas på alla möjliga sätt och se till att dina sidor är anslutna och att användarna enkelt kan hitta innehåll. Begreppet är en fusion mellan kunskapsbas och programvara för projektledning som kommer att hjälpa dina medarbetare att driva arbetet framåt.
Nuclino är en annan intern kunskapsbas programvara som låter dig samla all din viktiga information på ett ställe. i Nuclino kan du skapa dokument och hantera projekt, vilket eliminerar behovet av flera verktyg. Texter, bilder, videor och uppgifter ger liv åt din dokumentation och skapar en vacker användarupplevelse för dina användare. I Nuclino kan du samarbeta i realtid, visa ändringar som andra användare skriver.
Confluence är Atlassians wiki-programvara byggd för remote team att samarbeta. Även på sin mest grundläggande är det en plats för lagring av kunskap, Konfluens kommer faktiskt med många funktioner som hjälper dig att öka produktiviteten och få mer arbete gjort. Du kan skapa alla typer av dokument med element som tabeller, lagkamrattaggning, scheman och kommentarer så att dokumentationen av dina kunskaper blir mer interaktiv.
Jämför funktionerna i Document360 och Confluence sida vid sida och hitta den perfekta passformen.
Guru är wiki-program som hjälper dig att samla alla dina lags kunskaper, och fokuserar på uppkoppling av kunskap för att visa att allt ditt innehåll är inter-relaterat. Med integrationer som länkar samman många populära appar med Guru är det utformat för att göra det enkelt och roligt att komma åt information. Användare kan verifiera innehåll så att de vet att den information du konsumerar alltid är uppdaterad. Guru kan specialiseras för att skapa snygga kunskapsbaser för alla team i ditt företag, från marknadsföring till ingenjörskonst till support.
Bloomfire är kunskapsbaserad programvara som syftar till minska silos i din organisation genom att föra kunskap på ett och samma ställe. Bloomfire sök djupt indexerar varje fil, inklusive video, vilket innebär att relevant kunskap alltid är till hands för dina anställda. Personliga flöden tjänar relevant kunskap för användare av din kunskapsbas, så att anställda kan upptäcka innehåll som de inte ens letade efter. Bloomfire behandlar kunskap som en samhällsbaserad verksamhet, vilket säkerställer att de anställda är mycket engagerade med kunskapsbasen med förmågan att ställa och svara på frågor.
Zoho Desk’s helpdesk-programvara levereras tillsammans med en kunskapsbas som du kan använda för att skapa självservice-innehåll för dina användare. Du kan skapa flera kunskapsbaser med anpassade presentationer för att skapa ett helt varumärkesanpassat hjälpcenter för dina användare. Kunskapsbaser kan göras offentliga eller privata, beroende på vilken typ och syfte ditt innehåll har. Zoho Desk erbjuder även möjlighet att skapa forum och gemenskaper så att användarna kan hjälpa varandra med sina produktfrågor.
HelpCrunch är en annan helpdesk-programvara som erbjuder en inbyggd kunskapsbas. HelpCrunchs kunskapsbas är enkel att använda och har fördelen att vara integrerad med sina andra produkter. Deras kunskapsbas är främst syftar till att vara kund inför och minska antalet ärenden som ditt supportteam får. Till skillnad från många andra kunskapsbaser för tillägg erbjuder HelpCrunch analyser som hjälper dig att spåra effektiviteten i dina artiklar.
Knowmax är en CX-första kunskapsplattform som hjälper dig att skapa en enda sanningskälla för din organisatoriska kunskap. Den AI-drivna kunskapshanteringsfunktionen hjälper dina agenter och kunder med användbar kunskap i form av nästa bästa åtgärder, visuella guider, artiklar och vanliga frågor över beröringspunkter.
Med Knowmax s AI kan agenter förvandla sin informationssökning till interaktiva frågor svara med exakta kunskapskällor för varje svar. Kunskap författare kan skala innehåll genom att konvertera statiska felsökning artiklar till nästa bästa åtgärder arbetsflöden, repurposing existerande innehåll, och generera artikel sammanfattningar krångel.
Inbyggda analyser och rapporter ger dig detaljerade insikter i kunskapshälsa, verktygsaktivitet, söktrender och mycket mer. Och sömlösa integrationer med dina befintliga CX-verktyg som CRM, chatt, telefon, osv, se till att rätt kunskap finns tillgänglig för rätt personer hela tiden.
Slutligen kan du också överväga ProProfs kunskapsbas som hjälper dig att snabbt skapa ett hjälpcenter för dina kunder eller anställda. Den levereras med flera mallar som hjälper dig att utforma ditt innehåll och se till att du ger en bra användarupplevelse. Proprofs erbjuder en imponerande uppsättning integrationer inklusive Salesforce och Slack, gör det ännu enklare att skapa användbart innehåll.
Det finns ett antal företag som vill använda programvara för sin kunskapsbas så att de inte behöver betala några pengar för.
Men bortsett från en gratis provperiod för de flesta SaaS-lösningar, det finns inte riktigt mycket som du kan få för ”gratis” som inte skulle bli snabbt olämpliga för dina behov. I takt med att mängden dokumentation du har ökat kommer fri programvara att visa sig vara alltför grundläggande.
Andra programvaruföretag hävdar att erbjuda “fri” kunskapsbas programvara, men det är verkligen ett tillägg för deras huvudprodukt.
Här är de viktigaste alternativen:
Dessa alternativ är inte gratis eftersom du behöver betala för resten av programvaran.
Ett annat alternativ är att gå för en “gratis” plugin för WordPress, som du kan använda om du redan är värd för en webbplats. Det lägger bara rätt på att din WordPress installera och du kan använda plugin som en kunskapsbas.
Kostnadsfri programvara är alltid begränsad när det gäller anpassning, användarupplevelse och produktsupport. I detta fall är informationsarkitektur och förmåga att kategorisera innehåll användbart för en mycket begränsad mängd innehåll.
Om du har någon ambition alls för din kunskapsbas, “gratis” kommer inte att skära den – om du inte planerar att gå öppen källkod.
Även om du forskar dina alternativ väl, investera i någon ny programvara lösning är oftast en utmaning. Fördelen med att välja en SaaS kunskapsbas är att du inte är låst till ett kontrakt. Du kan ofta ta din programvara för en gratis provperiod innan du tar ett beslut.
För att förbättra dina chanser att lyckas, se till att du förstår kunskapsbasens programvaruindustri och vilken typ av programvara du behöver.
Här är några frågor du bör ställa till dig själv; behöver du
Att svara ”ja” på den sista frågan antyder att du behöver kunskapsbaserad programvara.
Notera dina svar på alla dessa frågor innan du undersöker de olika lösningarna där ute. De kommer att påverka den lösning du väljer.
Andra lösningar att beakta är:
Programvara med öppen källkod är programvara där du kan ändra koden, men det är inte nödvändigtvis gratis. Det är faktiskt en filosofi som bygger på samarbete och delning inom vilket område det än tillämpas.
Opensource.com definierar det som:
“Öppen källkod” hänvisar till något som människor kan ändra och dela eftersom dess design är allmänt tillgänglig.”
I vårt fall hänvisar öppen källkod till programvara. Det finns en rad open source kunskapsbaserade program på marknaden.
De viktigaste fördelarna med öppen källkod innebär att du inte behöver hantera proprietära programvarumodeller där koden ägs och kontrolleras av någon annan. Du kan komma åt koden direkt och ändra den, och använda den koden för att göra din egen kunskapsbas exakt som du vill ha den.
Du kommer att hantera och behålla din egen kunskapsbas utan stöd från designern av koden – om de inte erbjuder stöd för en avgift. Detta innebär att du kommer att ha full kontroll över programvaran och dina data.
Du behöver utvecklingsresurser och tid hantera denna programvara internt och se till att det är upp till standard. Om dina utvecklare är upptagna då detta projekt kan få kvar vid vägkanten.
Det kommer förmodligen inte att ha en WYSIWYG Content Management System för icke-utvecklare. Detta innebär att varje gång någon vill uppdatera innehållet de kommer att behöva be dina utvecklare att hjälpa dem.
Programvara med öppen källkod har vanligtvis inte heller den bästa användarupplevelsedesignen heller.
Vissa företag vet att de behöver investera i kunskapsbasprogramvara, men de är inte säkra på om att de ska hosta sin egen kunskapsbas in-house, eller förlita sig på ett annat företag hostar den åt dem.
Vi kommer att förklara de två alternativen nu.
Själv-hosting betyder att du hostar kunskapsbasprogramvaran på egna företagsservrar.
Du är ansvarig för underhåll och underhåll av din programvara, samt hantera säkerhetsproblem och rätta buggar om något går fel. Detta tillvägagångssätt kan vara bra om du vill ha mer kontroll över säkerhet, integritet och drifttid.
En installation på plats är alltid självhostad, som i fallet med företagsmjukvara som en kapitalinvestering. Du äger inte nödvändigtvis koden du har köpt, men du är fortfarande ansvarig för programvaran underhåll. Vissa företag kan juridiskt kräva att välja denna programvara modell för att följa lagen.
Programvara med öppen källkod är oftast självhostad, men du äger också programkoden. Programvara med öppen källkod är också ofta gratis.
Du kan utveckla tillägg, anpassningar och hantera dina egna data. Du har extrem flexibilitet över din lösning, men det innebär också att du behöver behålla IT-resurser internt eller outsourca till entreprenörer för att utveckla och hantera din programvarulösning. Detta är faktiskt inte ett kostnadsbesparande alternativ.
Modellen Software as a Service (SaaS) lägger ut en del av din IT-verksamhet. När du investerar i en SaaS kunskapsbas, du får en unik inloggning (eller antal konton) och programvaran levereras över en internetanslutning.
SaaS kunskapsbaser lösningar är alltid hostade av leverantören. Du har inga rättigheter att ändra eller återanvända koden, men de är ansvariga för all programvaruutveckling, underhåll och korrigeringar.
Även när du vet vilken programvara du behöver, är det också viktigt att integrera din programvara stack så mycket som möjligt.
Det är därför många företag som använder WordPress som Content Management System för sin huvudsakliga webbplats också vill använda WordPress för sin kunskapsbas.
Detta beror på att WordPress är relativt lätt att använda och anpassningsbar, och det finns ett robust ekosystem av WordPress produkter och utvecklare. Du kan anpassa din webbplats genom att ändra “tema”, och du kan använda en kunskapsbas tema som KnowAll av HeroThemes.
De flesta företag vill att deras kunskapsbas ska integreras fullt ut med deras huvudsakliga varumärkesplats och ligga på samma domän. Detta är svårt att göra utan mycket arbete bakom kulisserna, och hur du ställer in WordPress påverkar också användarna för din webbplats. Ändra din webbplats tema innebär att ändra hela webbplatsen, så att du inte kan ha din kunskapsbas på samma CMS som din huvudsakliga webbplats.
Du kan lägga till en kunskapsbas till din webbplats med hjälp av en “plug-in” som är lite som en power-up eller en widget. “Kunskapsdatabasen för dokument och vanliga frågor” är ett exempel på en kunskapsbasplugin. Plugins är inte lika kraftfulla som en faktisk webbplats.
Om du försöker göra allt inom WordPress ekosystem kan detta vara begränsande och komplicerat när det gäller inställning. Så småningom, företag som vill ha en riktigt effektiv kunskapsbas plattform väljer specialistprogramvara i stället för WordPress anpassningar.
En av de viktigaste punkterna för alla företag att förstå om kunskapsbaserad programvara är vad som skiljer det från helpdesk lösning.
Helpdesk programvara definieras som ett ärendehanteringssystem som gör det möjligt för stora team av supportagenter att samarbeta. Zendesk är ett exempel på en populär helpdesk-lösning, och så är Help Scout. Hjälpbord programvara levereras med massor av funktionalitet och en tillhörande prislapp.
Många företag behöver sin kunskapsbaserade programvara för att integrera med sin befintliga helpdesk-lösning, till exempel så att de enkelt kan omvandla ärenden till dokumentation.
Det är delvis därför vissa helpdesk-leverantörer nu erbjuder add-on kunskapsbaser för sina kunder. Zendesk’s Guide är ett exempel – men du kan inte använda denna kunskapsbaserade programvara utan att vara en Zendesk-kund. Du måste betala för full programvara stacken innan du kan använda Guide.
Vissa företag fortfarande tillåter dig att använda sina add-on kunskapsbas med att bli en kund, men denna programvara är inte lika sofistikerad som en dedikerad kunskapsbaslösning.
Dedikerad kunskapsbaserad programvara är billigare än att investera i ett help desk ärendehanteringssystem. Det har också den funktionalitet du behöver för en effektiv självbetjäningsstrategi.
Kunskapsbaserad programvara faller vanligtvis under paraply Knowledge Management. Att söka efter “Knowledge Management Software” på populära granskningswebbplatser innebär att du förmodligen kommer att upptäcka många fler lösningar än för den specifika termen “kunskapsbas”.
Knowledge Management handlar om att samla in och kurera den interna kunskapen i ditt företag så att dina anställda mer effektivt kan lära sig och dela. Det handlar om att skapa affärsvärde och konkurrensfördel.
Denna klassificering av kunskapsbaserad programvara har sina gränser. Många kunskapsbaser relaterar till produktdokumentation och är till för kunder utanför företaget.
De flesta kunskapsbaserade program har också extra funktionalitet som stöd widgets eller integrationer med populära kundsupportprogram, gör det olämpligt för klassificering som Knowledge Management programvara.
Knowledge Management är ett område som även omfattar interna samarbetsverktyg och intranätsprogram. Det är inte bara begränsat till kunskapsbaser. Interna samarbetsverktyg handlar mer om att använda befintlig kunskap än att kurera ny kunskap, och inkludera verktyg som Slack eller SharePoint.
Du bör vara medveten om hur kunskapsbaserad programvara passar in i denna kategori, men anta inte att varje verktyg under Knowledge Management paraply är vad du letar efter.
Läs mer om Interna samarbetsverktyg
De flesta av oss har använt Yelp eller Tripadvisor för att leta efter någonstans att gå för middag eller stanna på semester. Visste du att du kan ägna webbplatser ägnas åt SaaS recensioner?
Det finns flera alternativ att välja mellan, och det är bäst att jämföra dem alla eftersom varje har för- och nackdelar.
Capterra är en one-stop shop för recensioner med mer än 300 kategorier programvara. Deras gränssnitt är mycket enkelt och det är en bra introduktion till de olika mjukvarulösningar där ute.
G2 Crowd har många kategorialternativ och kan vara lite överväldigande för nybörjare. Utöver detta publicerar G2 Crowd även programvaruforskning som jämför olika lösningar på samma marknad.
Det är värt att notera att Capterra, Software Advice och G2 Crowd ägs av samma företag!
GetApp är en annan av de huvudsakliga granskningswebbplatserna. Dess största fördel är att ha en dedikerad kunskapsbas kategori, som skiljer den från de andra webbplatserna.
Det finns ett stort utbud av programvara som ingår i dess kunskapsbas kategori, inklusive wikis och intranät. Tyvärr är det inte tillräckligt specifikt för att skapa en meningsfull bild.
ProductHunt är en webbplats för startups som vill hitta bättre programvara och fokuserar starkt på programlanseringar. Det är bra om du letar efter de senaste programvaruprodukterna, men det är inte nödvändigtvis användbart för att hitta branschklamrar.
Bra recensioner är oftast runt fyra av fem stjärnor, och de tenderar att ge en detaljerad och balanserad redogörelse för vad kunden gjorde (eller inte) gillar att använda programvaran.
I många fall är en mjukvarulösning inte lämplig för någon, vilket kan leda till frustrerade kunder som ger alltför dåliga recensioner. Kom ihåg att ta allt i sitt sammanhang.
Medan alla typer av företag kan dra nytta av kunskapsbaserade program, kan det vara till hjälp att skilja mellan företag, startups, och småföretagskunder.
Små företag letar efter billiga mjukvarulösningar på en relativt fast prismodell. Detta kräver låga kapitalinvesteringar och förutsägbarhet i finansiella prognoser. De kanske vill betala för ett visst antal användare och använda programvaran på ett relativt stabilt sätt.
Företagskunder behöver vanligtvis ett stort antal programvaruanvändare, omfattande support och anpassningar, kontohantering och efterlevnad. Prissättning är oftast inte så mycket av ett bekymmer, och detta innebär att företagsmjukvara är oftast mycket dyrt.
Startups behöver relativt låg kostnad programvara som kan skala massivt med sitt företag. Detta innebär att de behöver flexibiliteten för att kunna ändra sitt antal programvaruanvändare och databandbredd med mycket kort varsel.
Document360 har utvecklats med alla kategorier av kunder i åtanke och kan skala med ditt företag. Priserna börjar på $99 per kunskapsbas per månad med två användare. Detta ökar till $ 299 per månad för fem användare och $ 499 per månad för 10 användare. Du kan välja när som helst att uppgradera din plan.
Denna prismodell är vanlig för dedikerade kunskapsbaserade mjukvarulösningar vilket gör denna typ av programvara till ett överkomligt pris för små men växande företag.
Vi hoppas att du hittade denna guide användbar. Kom ihåg, det handlar om att förstå exakt vad dina behov är, och sedan hitta en mjukvarulösning som uppfyller dem.
Kunskapsbaserad programvara är en kategori av sina egna, men detta faktum återspeglas inte nödvändigtvis i de bästa resurserna där ute. Gör din forskning och förstå skillnaden mellan liknande typer av programvara, såsom wikis och interna samarbetsverktyg.
Ta de principer som vi har beskrivit ovan och tillämpa dem när du väljer din kunskapsbaserade programvara.
Hittar du inte svaret här? Kontakta
En kunskapsbas är ett självbetjäningsarkiv eller bibliotek som lagrar information om din produkt, tjänst eller ditt ämne.
Det är i huvudsak en sammanställning av ditt företags interna eller externa information som har organiserats på ett sådant sätt att det kan hjälpa arbetstagare eller kunder att hitta lösningar på sina frågor eller problem.
Kunskapsdatabasen kan innehålla vanliga frågor, instruktionsguider, felsökningsguider, personalens spelbok, standardprocedurer, och andra informativa artiklar som kommer att vara värdefulla för att stödja dina teammedlemmar och kunder. Den kan användas både privat och offentligt:
Offentlig kunskap baser innehåller FAQ, How-to-manuals, felsökningsguider etc, för att hjälpa kunder med sina frågor.
Privata kunskapsbaser är en organisations interna kunskapsbaser som de anställda kan använda för att hänvisa till standardrutiner och andra interna företagsrelaterade konfidentiella uppgifter.
Chatbots kan integreras med kunskapsbasen. Chatbots måste matas data för att svara på kundernas frågor. När chatbot paras ihop med en kunskapsbas, kan chatbot söka artiklar för det mest relevanta svaret på användarens fråga.
SV 
PT-BR
ES
EN
DE