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GDPR Conformité

Dernière mise à jour – 2 janvier 2019

Le GDPR est une loi sur la protection de la vie privée de European Union (EU) qui affectera les entreprises du monde entier lorsqu’elle deviendra exécutoire le 25 mai 2018. Il régit la manière dont toute organisation soumise au règlement traite ou utilise les données personnelles des personnes situées dans le EU. Les données personnelles sont toute donnée qui, utilisée seule ou avec d’autres données, pourrait identifier une personne. Si vous collectez, modifiez, transmettez, effacez, utilisez ou stockez d’une autre manière les données personnelles de citoyens de l’EU, vous devrez vous conformer au GDPR.

Notre engagement GDPR

Kovai Limited, le fournisseur de Document360 est prêt à aider nos clients à rester en conformité avec GDPR. Nous collectons et stockons uniquement les informations nécessaires pour offrir notre service, et nous le faisons avec le consentement de nos clients. De plus, notre approche de la confidentialité, de la sécurité et de la protection des données s’aligne sur les objectifs du GDPR. En plus d’une architecture système hautement sécurisée et robuste, nous avons mis en place une variété de mesures de sécurité pour empêcher l’accès et le traitement non autorisés des données personnelles.

Nous nous engageons à protéger les données des clients.

Document360 en tant que contrôleur de données

Document360 reconnaît ses responsabilités en tant que responsable du traitement vis-à-vis de ses clients. Vous trouverez ci-dessous toutes les étapes que nous prenons pour remplir toutes les obligations légales en vertu du GDPR, en tant que responsable du traitement des données.

Catégorisation et analyse des données

  1. Nous avons réalisé un exercice de cartographie détaillée des données pour suivre le flux de données personnelles à travers nos systèmes.
  2. Nous avons établi et maintenons un référentiel de données propre et constamment mis à jour. Cela nous permet de contrôler les données circulant dans nos systèmes, avec des processus clairs pour gérer, sécuriser et stocker ces données.

La conservation des données

Nous stockons les données personnelles avec des techniques de cryptage standard de l’industrie aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel les données Last edit on 25 March 2021personnelles ont été collectées, tout en considérant notre besoin de répondre à vos questions ou de résoudre d’éventuels problèmes, pour nous conformer aux exigences légales en vigueur lois, pour répondre à toute réclamation / réclamation légale et à des fins de sauvegarde. Cela signifie que nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période de temps raisonnable après votre dernière interaction avec nous. Lorsque les données personnelles que nous avons collectées ne sont plus nécessaires, nous les supprimerons de manière sécurisée.

Mécanisme de consentement

  1. Nous commencerons activement à recueillir le consentement de nos clients à partir du 25 mai, partout où cela est applicable, en particulier dans le cas de toute communication marketing qui leur sera envoyée.
  2. Pour donner à nos clients la possibilité de retirer leur consentement à tout moment, un processus simple est mis en place pour que nos clients donnent leur consentement lors de l’inscription. Nous voulons que nos clients contrôlent totalement s’ils souhaitent recevoir des communications de notre part. Veuillez écrire à [email protected] pour révoquer votre consentement.

Développement de fonctionnalités et principes GDPR

Nous avons mis en place un processus actif qui garantira que toutes nos fonctionnalités respectent les normes du RGPD. Nos équipes de produits et d’ingénierie prendront en compte la confidentialité dès la conception et la confidentialité par défaut lors de la conception des fonctionnalités et de leur mise en production.

Données personnelles collectées

Le tableau ci-dessous résume la manière dont Kovai utilise, conserve et partage les catégories de données personnelles traitées par la Société et les informations associées.

Données personnelles Comment et pourquoi, nous utilisons les données personnelles Avec qui partageons-nous les données personnelles Base légale pour le traitement des données personnelles
Coordonnées, telles que le titre, le nom, le titre, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone Pour vous envoyer du matériel que vous demandez, comme des livres blancs, des détails sur nos événements et webinaires et pour vous envoyer d’autres documents marketing par e-mail. Si vous choisissez de créer un compte, nous utilisons vos coordonnées pour vous fournir une assistance pour nos produits Avec les fournisseurs de logiciels de webinaire, les plateformes de messagerie électronique et les revendeurs sélectifs ou partenaires commerciaux de nos fournisseurs de campagnes marketing Nos intérêts légitimes à promouvoir notre entreprise et à évaluer le succès de nos activités promotionnelles
Informations de votre navigateur Web (telles que le type de navigateur et la langue du navigateur), votre adresse Internet Protocol (IP), Internet Service Provider (ISP), système d’exploitation, horodatage, données de parcours et actions vous utilisez les sites Web de la société (tels que les pages Web consultées et les liens sur lesquels vous avez cliqué) Nous utilisons ces informations pour ce que l’on appelle généralement des «analyses» -essentiellement pour comprendre comment les visiteurs se déplacent sur nos sites Web, quel contenu est populaire et ce qui ne l’est pas – et pour fournir des informations plus personnalisées à notre sujet Les données d’utilisation sont collectées en notre nom et analysées par des fournisseurs d’analyse et des promoteurs marketing tiers Nos intérêts légitimes dans la surveillance et l’amélioration de nos sites Web
Coordonnées, telles que le nom, le nom de l’entreprise, le titre, l’adresse e-mail, l’adresse postale et le numéro de téléphone. Informations de facturation, telles que le nom et l’adresse de facturation, le numéro de carte de crédit et le nombre d’utilisateurs ou de systèmes au sein de l’organisation qui utiliseront les logiciels et les services Pour intégrer un nouveau client pour la facturation et le paiement, pour renouveler les licences et pour fournir un support produit à nos clients qui en font la demande par e-mail ou par logiciel de billetterie Avec notre fournisseur de traitement des paiements. L’équipe de support client basée en Inde traite les informations personnelles L’utilisation est nécessaire pour nos intérêts légitimes en fournissant nos logiciels et services sur une base commerciale et pour fournir un support produit à nos clients

Traitement des données en dehors de European Economic Area (EEA)

Kovai peut stocker, traiter et / ou transférer des données personnelles vers des pays en dehors de EEA (y compris des pays où la European Commision n’a pas pris de décision concernant un niveau adéquat de protection des données personnelles), en particulier en Inde. Les données personnelles peuvent également être traitées par du personnel opérant en dehors de EEA qui travaille pour l’entreprise.

Ce personnel peut être engagé, entre autres, dans le traitement de vos informations de paiement et dans la fourniture de services d’assistance. En soumettant vos données personnelles, vous acceptez Last edit on 25 March 2021cet accord de traitement des données. Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour nous assurer que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à cette politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas cette procédure, vous ne devez pas utiliser nos logiciels et services.

En utilisant le Logiciel et les Services, vous consentez à ce que Kovai transfère vos informations vers des pays en dehors du vôtre et de l’EEA, si nécessaire, aux fins commerciales décrites ci-dessus.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter au [email protected].