Guia Definitivo para escrever instruções para Manuais do Usuário

1. Manual de Instruções

Um manual de instruções contém instruções básicas que informam os usuários sobre a melhor forma de utilizar um produto.

2. Manual de Treinamento

Um Manual de Treinamento é um conjunto de instruções que orientam os usuários sobre como concluir um trabalho, processo ou tarefa.

3. Manual de Serviço

Um manual de serviço é um conjunto de instruções que orienta os usuários sobre como manter uma máquina funcionando em diferentes momentos de sua vida útil.

4. Manual do Usuário

Como mencionado anteriormente, manuais do usuário são documentos de comunicação técnica que ajudam os usuários na operação de um produto.

5. Manual de Operação

Um manual de operação é a documentação das informações da sua empresa, incluindo funções, responsabilidades e processos.

6. Manual de Políticas Organizacionais

Um organizacionais manual de políticas documenta as políticas, procedimentos e melhores práticas da empresa.

7. Manual de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)

Um procedimento operacional padrão fornece instruções claras, informando os membros de uma organização sobre como realizar determinados processos.

Independentemente do tipo de manual que você está escrevendo, existem alguns temas comuns que você pode seguir ao escrever sua documentação.

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1. Linguagem simples

Não use uma linguagem complicada ao escrever seu manual do usuário. Sua escrita deve ser clara, simples e fácil de entender, sem exigir um dicionário para a leitura.
Use frases e palavras curtas para tornar seu texto acessível. Se você precisar usar um termo técnico, certifique-se de defini-lo ou vincular a um glossário.

2. Visual

Sem elementos visuais, seu manual do usuário acabará sendo um longo bloco de texto sem nada para quebrar ou atrair a atenção dos seus usuários. Desta forma, muitos manuais do usuário podem ser até entediantes.

Torne sua documentação interativa adicionando imagens, diagramas e vídeos relevantes para que seus usuários se envolvam. Deixe claro a que etapa das instruções seus elementos visuais se referem para que os usuários possam entendê-los.

3. Estrutura hierárquica lógica

Seus usuários precisam ser capazes de pesquisar seu manual do usuário usando uma estrutura hierárquica pré-definida para orientá-los. Seu conteúdo deve ter uma estrutura hierárquica lógica que faça sentido para os usuários ao procurarem informações.

4. Conteúdo pesquisável

Idealmente, você precisa tornar seu conteúdo pesquisável para os usuários, entregando-o como uma base de conhecimento online com uma barra de pesquisa clara e proeminente. Sua barra de pesquisa deve prever os termos que seus usuários estão digitando e pesquisar tanto no título quanto no conteúdo do corpo de seus artigos.

5. Tópicos claros e artigos relevantes

Você deve organizar seu conteúdo em tópicos claros que façam sentido para os artigos contidos neles. Não deve haver muitos tópicos para sua documentação, pois isso pode ser avassalador para os usuários. Ao mesmo tempo, não tenha muitos níveis de subtópicos, pois pode dificultar o acesso à sua documentação.

6. Feedback e Avaliações

Busque ativamente feedback dos seus usuários sobre seu manual do usuário e leve em consideração as sugestões de melhorias. Descubra se seus usuários estão realmente sendo bem-sucedidos com seu manual e se ele está permitindo que resolvam seus problemas.

1. Identifique os usuários

A primeira coisa que você precisa fazer ao escrever seus manuais do usuário é identificar exatamente quem são seus usuários – sua demografia, suas necessidades, problemas e requisitos para começar. Descobrir quem é seu público-alvo lhe dirá o quanto de detalhe você precisa incluir no seu manual do usuário e como você deve apresentar seu conteúdo.

2. Foque no problema

Todos os manuais do usuário visam resolver um problema para os usuários. Você precisa descobrir quais são esses problemas para criar um manual realmente útil e resolver o problema com suas instruções. Claro, se houver um problema profundamente enraizado no produto em si, isso deve ser corrigido, em vez de fornecer apenas soluções alternativas na documentação.

3. Use etapas sequenciais em ordem

Suas instruções devem ser divididas em etapas sequenciais apresentadas em ordem como uma lista numerada. Tente organizar de modo que a tarefa mais fácil de realizar seja apresentada primeiro.

Mantenha apenas um ponto por etapa para facilitar que seus usuários sigam as instruções. Informe aos seus usuários como se parece aquele passo após concluído antes de passarem para a próxima etapa.

4. Mapeie a Jornada do Usuário

Conduza pesquisas sobre como os usuários realmente usam seu produto para que você possa produzir a documentação apropriada para acompanhar cada ponto de contato na jornada do usuário. O objetivo essencial é ver o produto do ponto de vista do usuário e entender exatamente como eles estão interagindo com sua marca.
Parte do mapeamento da jornada do usuário é identificar exatamente qual problema ou objetivo o usuário tem ao usar seu produto. Você pode precisar dividir seus usuários em diferentes segmentos, pois podem ter diferentes motivos para usar seu produto.

5. Escolha um modelo

Para manter sua documentação consistente, é importante desenvolver um conjunto de modelos que você possa usar para escrever seu conteúdo. Seu modelo deve ser claro e fácil de seguir, e incluir os componentes vitais necessários para cada documento.

Seu modelo pode incluir:

• Espaço para uma introdução
• Seções e subseções
• Etapas sequenciais
• Avisos e destaques
• Espaço para uma conclusão

Certifique-se de especificar o tamanho da fonte, contraste de texto para fundo e use a codificação de cores de forma consistente.

6. Escreva conteúdo simples e fácil de seguir

Se você seguiu as etapas anteriores e entende seus usuários, escreva de maneira clara e convincente, seu conteúdo deve ser simples e fácil de seguir. Edite rigorosamente sua documentação para simplificar seu conteúdo e garantir que inclua apenas os elementos mais essenciais que os usuários precisam para concluir uma tarefa.

Cada etapa de suas instruções deve incluir apenas uma única tarefa para que os usuários possam seguir sua documentação passo a passo sem ficarem confusos.

7. Trate todos os usuários como leigos

Não presuma que seus usuários têm um conhecimento técnico – a linguagem que você escolher deve tratar os usuários como se fossem leigos, evitando todos os jargões ou termos específicos, a menos que absolutamente necessário. É melhor presumir que seus usuários não sabem nada sobre o produto e ser o mais claro possível em sua documentação.

8. Teste as instruções junto ao produto usando usuários inexperientes

Quando você tiver escrito seu manual do usuário, deve testar se ele funciona com usuários que nunca usaram seu produto antes. Faça uma anotação de onde os usuários ficam presos em sua documentação e revise seu conteúdo conforme necessário.

Os usuários devem ser capazes de usar sua documentação sem recorrer ao suporte. Você deve fornecer tudo o que eles precisam saber em seu manual.

9. Construa conteúdo usando uma abordagem prática

Ao escrever seu manual do usuário, certifique-se de incluir exemplos práticos junto às suas instruções para mostrar aos usuários os resultados que eles podem esperar ver ao concluir a tarefa. Suas instruções devem explicar claramente o que os usuários verão ou ouvirão, assim como qualquer feedback que possam receber do produto.

10. Explique símbolos, ícones e códigos logo no início

Você pode precisar usar símbolos, ícones e códigos em sua documentação para representar certas informações. Certifique-se de explicá-los logo no início para que os usuários não fiquem confusos.

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1. Document360

Document360 é perfeita para criar manuais do usuário para seus usuários. Você pode usar o editor de última geração da Document360 para escrever conteúdo e organizá-lo usando o Gerenciador de Categorias que permite até seis níveis de subcategorias. Ao usar o editor, você pode usar o editor WYSIWYG ou o editor Markdown que permite criar conteúdo em Markdown.

Os manuais do usuário da Document360 vêm com um poderoso mecanismo de busca para permitir que os usuários pesquisem seu conteúdo pelo que estão procurando, e o site é otimizado para leitura em qualquer dispositivo. Você pode expandir as capacidades da Document360 por meio de integrações com outros aplicativos, incluindo Drift, Intercom e Freshchat, entre muitos outros.

Você pode personalizar seu manual do usuário com o Construtor de Páginas Iniciais que permite adicionar links, mudar cores, incluir categorias do seu manual e muito mais. Você pode personalizar em mais detalhes usando CSS e JavaScript.

Documentar, armazenar e compartilhar manuais do usuário ficou mais fácil.

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2. Adobe FrameMaker

Adobe FrameMaker é uma ferramenta de criação de ajuda especializada para criar documentos para a web. Você pode criar conteúdo estruturado inteligente usando XML e DITA, que é adequado tanto para iniciantes quanto para usuários avançados. O FrameMaker facilita a importação de conteúdo do Microsoft Word, então você não precisa lidar com a migração manualmente.

FrameMaker tem bom suporte para mídia rica, permitindo criar conteúdo imersivo com imagens e vídeos. Você pode colaborar sem problemas com especialistas no assunto usando os serviços online e desktop do Adobe Acrobat.

Ele lida muito bem com documentos grandes que têm complexidades de estilo e usa um ambiente de criação baseado em modelos. Publica em diferentes formatos como PDF, EPUB, aplicativo móvel e HTML5 responsivo. Você pode levar seu conteúdo para um público global com o suporte do FrameMaker para XLIFF.

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3. Markdown

Markdown é uma linguagem de marcação leve usada para criar texto formatado em um editor. É uma ferramenta de conversão de texto para HTML para escritores da web que permite criar facilmente seus manuais do usuário e hospedá-los na web para seus usuários.

A vantagem de usar Markdown é que a sintaxe torna-o o mais legível possível ao escrever sua documentação. Um documento formatado em Markdown parece que poderia ser publicado sem ter sido marcado com tags ou instruções de formatação.

4. Paligo

Paligo é um sistema de gerenciamento de conteúdo componente para equipes. Ele fornece uma plataforma de ponta a ponta para conteúdo inteligente e uma única fonte de verdade, para que você possa criar seu manual do usuário com reutilização de conteúdo e criação estruturada.

Oferece criação de conteúdo baseada em tópicos e reutilização inteligente de conteúdo, permitindo lançar sua documentação em uma fração do tempo que normalmente levaria para criar um produto acabado. Paligo facilita a colaboração de toda a sua equipe no conteúdo usando sua plataforma baseada na nuvem.

Você pode personalizar seu conteúdo para diferentes públicos e publicá-lo em qualquer lugar que seus clientes precisem, incluindo HTML5, impressão em PDF, SCORM eLearning, Zendesk, Salesforce, GitHub, BitBucket, Amazon S3 e muito mais. Você só precisa escrever seu conteúdo uma vez e pode reutilizá-lo com o clique de um botão.

Paligo vem com versionamento projetado para autores de conteúdo. Inclui histórico de versões e reversão, ramificação de versões e gerenciamento de lançamentos, então você não precisa se preocupar com a complexidade dos sistemas tradicionais de controle de versão voltados para desenvolvedores.

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Conclusão

Manuais do usuário são uma parte indispensável do seu produto ou serviço, e você deve dedicar quantidades adequadas de tempo e esforço à sua criação. Existem várias ferramentas disponíveis, cada uma adequada para diferentes organizações com necessidades variadas. Reserve um tempo para testá-las e decidir qual delas se adequa melhor a você.

Entregar um manual do usuário útil resultará em clientes mais satisfeitos que permanecerão com sua empresa por mais tempo. Sua equipe de atendimento ao cliente agradecerá por fornecer um método de autoatendimento que ajuda a minimizar o número de clientes que entram em contato com o suporte.

Um software de base de conhecimento intuitivo para adicionar seu conteúdo facilmente e integrá-lo a qualquer aplicação. Experimente a Document360!

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