Criando um Manual Técnico: Como, Tipos & Exemplos

A menos que seu produto seja o mais intuitivo do planeta, é provável que você precise recorrer a manuais técnicos para ajudar seus usuários. Sem um manual técnico, as empresas dependem muito de suas equipes de suporte ao cliente para ajudar os usuários, com filas de suporte crescendo exponencialmente e clientes cronicamente insatisfeitos.

Nenhum produto está completo sem o manual técnico. Ele não é apenas útil para ajudar os clientes a solucionar problemas, mas também pode servir como um ativo de marketing vital que mostra aos clientes o quanto você investe no sucesso da integração deles.

Criar um manual técnico não é tarefa fácil, e é por isso que, neste artigo, abordaremos as etapas necessárias e uma lista de práticas recomendadas.

O que é um Manual Técnico?

Um manual técnico pode ser considerado como um “guia prático” destinado a ajudar os usuários a entender os aspectos técnicos de um produto. Dependendo do produto, o manual técnico geralmente contém instruções sobre a configuração, manutenção e solução de problemas exigidas para que os usuários funcionem.

Fonte: Documentação Biztalk360

O manual técnico não só ajuda os usuários a começarem como também os auxilia com problemas que possam enfrentar. Geralmente contém instruções passo a passo e artigos de como ajudar os usuários a resolver qualquer situação que possa surgir com o produto.

Um bom manual técnico deveria ser suficientemente simplificado para fazer sentido aos utilizadores finais. É claro e bem estruturado,

Tipos de Manual Técnico

Existem muitos tipos diferentes de manuais técnicos que as empresas poderão produzir para ajudar os seus utilizadores.

Manuais do Produto

Os manuais de produtos oferecem aos usuários uma visão geral básica de um produto, sem se aprofundar muito. Ele informa aos usuários para que serve o produto, explica seus recursos e como configurar, manter e usar o produto.

Manuais de Reparo

Os manuais de reparo são exatamente o que o nome indica: instruções detalhadas sobre como solucionar problemas do produto caso surja um problema. Eles ajudam os usuários a realizar a manutenção de rotina e os principais reparos.

Guias de problemas

Um guia de solução de problemas é um documento estruturado que lista problemas comuns que podem surgir em um sistema, juntamente com instruções sobre como solucioná-los. Ele diagnostica os sintomas, elimina as possíveis causas e confirma para o usuário quando o sistema está operacional novamente.

Manuais de Usuário

Um manual do usuário é um guia detalhado que ajuda os clientes a se familiarizarem com seu produto ou serviço e a superarem problemas básicos de configuração e manutenção. O manual do usuário informa ao usuário exatamente como usar o produto da maneira pretendida e o ajuda a tirar o máximo proveito dele.

Documentação da API

A documentação da API é um manual de referência abrangente que explica aos usuários como trabalhar e integrar a API do software. Ela contém detalhes relacionados a funções, classes, tipos de retorno e argumentos, além de tutoriais e exemplos práticos de trabalho.

Documentação do kit de desenvolvimento de software

Um SDK é um conjunto de ferramentas, bibliotecas, documentação, amostras de código, processos, e guias que permitem que desenvolvedores de software criem aplicativos de software em uma determinada plataforma.

Notas de Lançamento

Notas de Lançamento são documentação técnica que é fornecida juntamente com o lançamento de um novo produto ou atualização. Ele geralmente contém detalhes sobre como o produto mudou, novos ou aprimorado recursos e correções de bugs.

Por que as empresas investem em manuais técnicos?

Há muitas razões pelas quais as empresas optam por investir os seus recursos na criação de manuais técnicos.

Integração rápida e fácil de usuários

Quando você adquire um novo usuário do seu produto, ele geralmente fica animado para começar. O problema é que a maioria dos produtos requer um pouco de apoio para ser configurada e orientar o usuário para o sucesso.

É nesse ponto que os manuais técnicos são úteis. Os novos usuários podem consultar o manual técnico para ajudá-los a instalar e iniciar o produto, diminuindo o tempo necessário para que o usuário se torne proficiente com o produto.

Guia para os usuários operarem em um ambiente seguro

Alguns produtos podem representar um perigo potencial para os usuários se forem operados incorretamente. Os manuais técnicos podem fornecer os avisos relevantes para garantir que os usuários interajam com o produto de forma segura, como a temperatura correta para armazenamento ou mantê-lo longe de líquidos.

Melhorar a experiência do cliente com seu produto

Quando os usuários entendem como usar seu produto corretamente, isso melhora a experiência do cliente. Eles têm acesso a recursos úteis que podem fornecer respostas instantâneas a qualquer dúvida que possam ter, sem a necessidade de entrar em contato com o suporte ao cliente.

Se os clientes poderem resolver seus próprios problemas com o produto, eles se sentirão menos incomodados. Sua empresa já previu cenários em que os usuários podem precisar de ajuda, o que resulta em clientes mais bem-sucedidos e satisfeitos.

Materiais de treinamento eficazes para operadores e novos usuários

Muitos produtos exigem uma explicação antes de serem usados com eficácia ou instruções para ajudar a solucionar problemas se o produto não funcionar como esperado. Portanto, os manuais técnicos são materiais de treinamento úteis para operadores e novos usuários do produto, permitindo que eles se familiarizem com o produto à medida que o utilizam.

Quando os clientes são treinados de forma eficaz com o seu produto, eles podem se tornar usuários avançados sem precisar entrar em contato com o suporte ao cliente. Isso reduz a chance de que eles abandonem o produto.

Evitar responsabilidade devido a má utilização do produto

Quando você inclui instruções de uso corretas no manual técnico, está protegendo sua empresa contra responsabilidades que possam surgir com o uso do produto. Ao incluir os avisos e as isenções de responsabilidade relevantes, você poderá apresentar uma defesa válida contra a responsabilidade, caso os clientes os tenham ignorado.

Melhorar a retenção de clientes

Os clientes que gostam de utilizar seu produto têm mais probabilidade de continuar a usá-lo a longo prazo. Fornecer documentação técnica útil pode ajudar na retenção de clientes, permitindo-lhes superar sozinhos problemas comuns. Se os clientes experimentarem um alto nível de frustração com seu produto, isso os torna mais propensos a parar de usá-lo ou a devolvê-lo.

O manual técnico é um investimento na relação da empresa com o cliente. A empresa está assumindo a responsabilidade pelo sucesso do cliente e garantindo que o produto continue funcionando.

Como escrever um Manual Técnico Espetacular

Agora analisaremos as medidas exatas que você precisa tomar para escrever um manual técnico altamente eficaz.

Passo 1: Defina o seu público-alvo

O primeiro passo que você precisa dar no processo de redação do seu manual técnico é definir o seu público-alvo. Você pode achar que conhece seus clientes, mas a realidade é que as empresas frequentemente operam com base em suposições e equívocos.

Conheça seus usuários. Descubra como eles estão usando seus produtos, quais são seus desafios e seu nível de conhecimento técnico. Isso permitirá que você apresente seu manual no nível certo, sem forçar os usuários além de suas habilidades atuais.

Sua equipe de suporte ao cliente pode ser um recurso valioso quando se trata de aprender sobre seus clientes. Ela poderá lhe dizer quais perguntas os clientes fazem com frequência e como eles estão usando seus produtos.

Passo 2: Projete um modelo

Todos os documentos do seu manual técnico devem seguir uma estrutura predefinida. Quando os usuários sabem o que esperar, isso melhora a experiência deles com o manual e torna o conteúdo mais consistente. Isso é especialmente importante quando se usa uma equipe de redatores para criar o manual, como provavelmente será o caso.

O modelo deve conter informações vitais relacionadas à estrutura do documento. Isso inclui o uso ou não de um índice, os títulos e subtítulos, bem como as opções de formatação.

Ter um modelo padronizado facilita a vida de seus redatores na hora de criar novos conteúdos. Eles podem seguir um conjunto de regras predefinidas que sua organização implementou para garantir a apresentação correta do conteúdo.

Passo 3: Descreva a finalidade do produto/característica

Quando se trata de escrever o manual técnico, você precisa ter certeza de que é o especialista quando se trata de explicar o seu produto e como usá-lo. Reserve tempo suficiente para explorar tudo sobre os produtos e o caso de uso pretendido, bem como seus recursos e como operá-los. Reserve tempo suficiente para explorar tudo sobre os produtos e seu caso de uso pretendido, bem como seus recursos e como operá-los.

Nessa etapa, você provavelmente deseja obter a opinião de especialistas no assunto, como engenheiros ou gerentes de produto, que terão uma contribuição significativa a fazer para a sua documentação.

Eles poderão fornecer informações sobre o produto que você não esperaria, como defeitos comuns e métodos de solução de problemas.

Talvez você também queira fazer uma pesquisa com seus clientes para descobrir como eles estão usando o produto e seus recursos. Assim, você poderá garantir que o manual técnico seja abrangente e adequado às necessidades dos clientes.

Passo 4: Adicionar instruções de passo a passo

Você deve apresentar suas instruções aos usuários em um formato passo a passo. Não há nada pior em um manual técnico do que uma temida parede de texto, que não é muito acessível aos usuários que desejam solucionar um problema. Quando as instruções são apresentadas passo a passo, você pode explicar o que o sistema deve fazer em cada estágio da operação.

As instruções passo a passo são mais fáceis de seguir e permitem que os usuários acompanhem facilmente o seu progresso. Os usuários podem entender de antemão as etapas que precisam seguir, tornando o processo de solução de problemas mais suave. Elas também são mais fáceis de digitalizar, permitindo que os usuários decidam rapidamente se o documento resolverá o problema antes de iniciar a correção.

Passo 5: Torne-o visualmente atraente

Nenhum manual técnico está completo sem representações visuais do produto e de seus recursos. Podem ser capturas de tela, diagramas, fotografias ou até mesmo vídeos. Os recursos visuais quebram a barreira do texto com a qual os usuários poderiam se deparar e também permitem que os usuários interpretem a documentação com mais eficiência.

Se o seu manual for para um produto de software, as capturas de tela mostram aos clientes como o produto deve ser e os orientam nas instruções com mais êxito do que apenas o texto. Com imagens e diagramas do produto, os clientes ficam familiarizados com o funcionamento correto do produto e podem diagnosticar exatamente onde algo deu errado.

Os recursos visuais facilitam a descrição do processo de solução de problemas e também reduzem os possíveis custos de tradução.

Passo 6: Enviar para a revisão por pares

Sua documentação deve ser revisada internamente antes de estar pronta para publicação. Um grupo de colegas que inclui especialistas no assunto é vital para garantir que a documentação seja precisa e faça sentido para os usuários. Por isso, também é importante contratar os serviços de usuários não técnicos, que poderão destacar as áreas em que a documentação é difícil de entender.

A documentação com erros é pior do que inútil para os clientes. Ela apresenta uma imagem negativa da marca e significa que suas instruções não são adequadas à finalidade. Você também não quer representar seu produto de uma forma que vá contra a estratégia da empresa. Os revisores especializados podem ajudá-lo aqui.

Passo 7: Publicar o artigo

Finalmente, você está pronto para publicar a documentação. É provável que você tenha passado por um longo processo para chegar a esse estágio, portanto, publicar seus artigos é um grande marco. Depois de publicar a documentação, não se esqueça de verificar se há erros que possam ter passado despercebidos. Isso inclui garantir que o conteúdo esteja sendo exibido corretamente e tenha boa aparência em qualquer dispositivo.

Certifique-se de que seus clientes estejam cientes da documentação, vinculando-a de forma destacada em seu site e incluindo-a nos e-mails de boas-vindas. Se o seu produto for físico, inclui versões impressas em cada entrega ou informe aos clientes onde eles podem encontrar o manual on-line.

Passo 8: Coletar feedback do usuário

Após a publicação, o seu manual técnico nunca será totalmente finalizado. A vantagem dos manuais on-line é que você pode coletar feedback bastante detalhado do usuário sobre todos os aspectos da sua documentação. Você pode ver quantas visualizações certas páginas receberam, votos positivos e votos negativos e quais páginas conduziram a um ticket de suporte.

Você também pode querer pesquisar seus clientes para obter seu feedback qualitativo sobre a utilidade da sua documentação. Pergunte-lhes se o conteúdo satisfaz as suas necessidades e quaisquer melhorias que gostassem de ver.

Use seu feedback de clientes para melhorar continuamente a documentação e garantir que ela esteja atenta às necessidades dos clientes.

Passo 9: Analisar, atualizar e manter

À medida que seus produtos são desenvolvidos e atualizados, o mesmo deve ocorrer com seu manual técnico. É provável que a sua equipe de produtos adicione novos recursos ou corrija bugs que estejam prejudicando a experiência do usuário. Sua documentação deve ser alterada para refletir o produto e você deve verificar continuamente a precisão.

Às vezes, seu produto pode passar por mudanças tão significativas que exija a atualização em massa de todas as capturas de tela do seu manual. Reserve um tempo no processo de desenvolvimento para levar em conta a atualização da documentação.

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PRIMEIROS PASSOS

Melhores práticas para escrever um Manual Técnico

Foco no problema a ser resolvido

Ao escrever um manual técnico, você geralmente terá problemas específicos que deseja abordar em um determinado artigo. Declare o problema claramente na introdução e concentre-se em resolver um único problema por artigo. Você não quer sobrecarregar os usuários com informações nem distraí-los com muitos detalhes técnicos.

Apresente etapas em ordem sequencial

Ao apresentar seu manual, certifique-se de estruturar suas etapas em ordem sequencial para não confundir seu público. Um passo deve seguir-se logicamente do outro e ajudar os clientes a respeitarem um processo.

Use a linguagem simples

Usar jargão excessivamente técnico só servirá para confundir seus leitores e frustrá-los quando eles estão à procura de uma resposta simples. Use o idioma que seus clientes vão achar fácil de entender e se você deve usar um termo técnico, explicá-lo ou fazer um link para um glossário.

Adicionar tabela de conteúdos

Artigos longos beneficiarão de uma tabela de conteúdos no início, dividindo o conteúdo em títulos. Isso é útil para os usuários que possam querer navegar até uma seção relevante e evitar que tenham que ler o artigo inteiro.

Adicionar imagens sempre que necessário

Como já mencionámos, é vital fornecer imagens que possam trazer o seu manual à vida e melhorar a compreensão dos seus usuários. As imagens não devem ser puramente decorativas, mas sim utilizadas para explicar uma parte da documentação.

Eduque o usuário sobre instruções de segurança

Ao escrever sua documentação, não se esqueça de incluir informações que eduquem os usuários sobre instruções de segurança. Aprender a operar corretamente e com segurança o produto é uma parte importante do Manual de treinamento e deve ser incluído logo no início.

Tenha em consideração os usuários com deficiência

Ao publicar a sua documentação, você deve pensar em como ela é apresentada. Por exemplo, usando uma fonte de san serif e cores de alto contraste para o texto e o plano de fundo. Estas considerações de acessibilidade são cruciais para os utilizadores com deficiência que possam sofrer de uma visão baixa, por exemplo.

Ferramentas úteis para criar um Manual Técnico

Document360 (Ferramenta de autoria e publicação)

Ao considerar a publicação de seu manual técnico, você precisará encontrar uma ferramenta de criação de ajuda para hospedar sua documentação. É nesse ponto que o Document360 pode ajudar. Trata-se de uma ferramenta de criação e publicação fácil de usar que permite criar e revisar a documentação e, em seguida, publicá-la em um portal voltado para o usuário.

Há muitas razões para escolher o Document360. Por exemplo, oferece uma pesquisa avançada que permite aos clientes procurar os conteúdos que pretendem encontrar. O sistema de publicação é robusto, permitindo que a sua equipa colabore na documentação e pré-visualize os seus conteúdos antes de os publicar.

O Document360 oferece análises avançadas que fornecem informações sobre o desempenho da sua documentação, incluindo dados demográficos dos utilizadores.

Com o Document360, pode criar mais do que uma base de conhecimentos para satisfazer as suas necessidades.Cada base de conhecimento pode ser amplamente personalizada para corresponder à marca da sua empresa.Os conteúdos são organizados em categorias e subcategorias fáceis de mover que apresentam logicamente os seus conteúdos aos utilizadores finais.

Um software de documentação técnica intuitivo para adicionar facilmente o seu conteúdo e integrá-lo em qualquer aplicação. Experimente o Document360!

PRIMEIROS PASSOS

Adobe Illustrator (ferramenta de edição de imagens)

Adobe Illustrator é um software gráfico baseado em vectores que lhe permite reduzir as suas imagens para ecrãs móveis ou aumentá-las para um tamanho grande sem perder qualidade. O Illustrator contém todas as ferramentas necessárias para criar e manipular imagens para a Web e para impressão. O Illustrator facilita a partilha do seu trabalho com outras pessoas e a obtenção de comentários, mesmo que não tenham o Illustrator instalado.

Snagit (ferramenta de edição de vídeo)

Snagit é um software popular de captura e gravação de tela do Techsmith que permite que você capture rapidamente sua tela e câmera, adicione contexto adicional e compartilhe imagens, GIFs ou vídeos em suas plataformas preferidas. Você pode capturar sua tela, fazer ajustes incluindo adicionar setas, passos ou destaques. Você pode transformar os vídeos de sua câmera em um GIF que facilite o compartilhamento.

Microsoft Visio (ferramenta de Diagrama)

Use a Microsoft Visio para criar gráficos e diagramas, permitindo que sua equipe colabore em gráficos organizacionais e muito mais. Você pode alterar completamente a forma como usa e visualizar os dados e pode simbolizar melhor os processos. Visio vem com dezenas de modelos prontos para o uso e milhares de formas personalizáveis, tornando fácil e divertido criar visuais poderosos.

Ferramenta de Snipping Windows (Ferramenta de Recorte)

A Ferramenta de Snipping é um programa de captura de tela do Microsoft Windows Windows Vista e posterior. A ferramenta de corte captura capturas de tela de uma janela aberta, áreas retangulares, área de forma livre ou toda a tela. Você pode anotar sua captura de tela usando um mouse e, em seguida, armazená-lo como um arquivo de imagem.

Adobe Framemaker (processador de documentos)

O Adobe Framemaker é um software líder de mercado para autoria e publicação de conteúdo técnico. Você pode criar conteúdo inteligente usando XML e DITA, criando experiências ricas e imersivas para seus clientes. Ele funciona bem para migrar o conteúdo existente do Word e pode lidar com documentos longos com complexidades de estilo. O Framemaker permite que você colabore com especialistas sobre assuntos relevantes usando recursos de revisão on-line.

Exemplos de manuais técnicos

Exemplo de manual técnico criado usando Document360

Manual técnico de software criado usando MS Word

Você está pronto?

A criação de um manual técnico para os usuários exige tempo e esforço, mas vale a pena devido aos retornos que proporciona. As solicitações de clientes enviadas à sua equipe de suporte são drasticamente reduzidas, pois os clientes podem solucionar os problemas sozinhos. A reputação da sua marca é aprimorada à medida que você se torna conhecido por investir na experiência do cliente. A retenção de clientes melhora drasticamente, pois fica mais fácil para os clientes entenderem e usarem seus produtos.

Se você seguir as etapas descritas neste artigo, estará no caminho certo para criar um excelente manual técnico para seus usuários. Não se esqueça de que você também precisa do software certo – e é aí que o Document360 pode ajudar. Crie um belo manual técnico para seus usuários e beneficie-se de um excelente processo de publicação e ciclo de revisão de documentos.

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