Guía definitiva para redactar instrucciones para el manual del usuario

1. Manual de instrucciones

Un manual de instrucciones contiene instrucciones básicas que indican a los usuarios cuál es la mejor manera de utilizar un producto.

2. Manual de capacitación

Un manual de capacitación es un conjunto de instrucciones que indican a los usuarios cómo completar un trabajo, proceso o tarea.

3. Manual de servicio

Un manual de servicio es un conjunto de instrucciones que guían a los usuarios sobre cómo mantener una maquinaria en funcionamiento en diferentes momentos de su vida útil.

4. Manual del usuario

Como se mencionó anteriormente, los manuales de usuario son documentos de comunicación técnica que ayudan a los usuarios con el funcionamiento de un producto.

5. Manual de instrucciones

Un manual de operaciones es la documentación de la información de su empresa, incluidos roles, responsabilidades y procesos.

6. Manual de Políticas Organizacionales

Un manual de política organizacional documenta las políticas, procedimientos y mejores prácticas de la empresa.

7. Manual de procedimientos operativos estándar (SOP)

Un procedimiento operativo estándar proporciona instrucciones claras que indican a los miembros de una organización cómo completar ciertos procesos.

Cualquiera sea el tipo de manual que esté escribiendo, hay algunos temas comunes que puede seguir al escribir su documentación.

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1. Lenguaje sencillo

No utilices prosa florida al escribir el manual del usuario. Tu texto debe ser claro, simple y fácil de entender, sin necesidad de un diccionario para leerlo. Utiliza frases y palabras cortas para que el texto sea accesible. Si tienes que utilizar un término técnico, asegúrate de definirlo o de incluir un enlace a un glosario.

2. Visual

Sin elementos visuales, el manual de usuario acabará siendo un largo muro de texto sin nada que lo divida o capte la atención de los usuarios. De esta forma, muchos manuales de usuario pueden resultar aburridos de leer.

Haga que su documentación sea interactiva agregando imágenes, diagramas y videos relevantes para que los usuarios interactúen. Deje en claro a qué paso de las instrucciones se refieren sus imágenes para que los usuarios puedan entenderlas.

3. Estructura jerárquica lógica

Los usuarios deben poder buscar en el manual del usuario utilizando una estructura predefinida que los oriente. Los contenidos deben tener una estructura jerárquica lógica que tenga sentido para los usuarios cuando buscan información.

4. Contenido que se puede buscar

Lo ideal es que los usuarios puedan buscar su contenido presentándolo como una base de conocimientos en línea con una barra de búsqueda clara y destacada. La barra de búsqueda debe predecir los términos que los usuarios escriben y buscar tanto en el título como en el contenido principal de los artículos.

5. Temas claros y artículos relevantes

Debes organizar tu contenido en temas claros que tengan sentido para los artículos que contienen. No debes tener demasiados temas para tu documentación, ya que esto podría resultar abrumador para los usuarios, y al mismo tiempo no debes tener demasiados niveles de subtemas, ya que tu documentación podría resultar difícil de comprender.

6. Comentarios y reseñas

Busque activamente la opinión de sus usuarios sobre su manual de usuario y tenga en cuenta las mejoras que sugieran. Descubra si sus usuarios realmente están teniendo éxito con su manual y si este les permite resolver sus problemas.

1. Identificar a los usuarios

Lo primero que debe hacer al escribir sus manuales de usuario es identificar exactamente quiénes son sus usuarios: sus características demográficas, sus necesidades, problemas y requisitos, para empezar.

Averiguar quién es su público objetivo le indicará cuántos detalles debe incluir en su manual de usuario y la forma en que debe presentar su contenido.

2. Centrarse en el problema

Todos los manuales de usuario tienen como objetivo resolver problemas de los usuarios. Es necesario averiguar cuáles son esos problemas para crear un manual verdaderamente útil y resolver el problema con las instrucciones. Por supuesto, si existe un problema muy arraigado en el producto en sí, se debe solucionar en lugar de simplemente proporcionar soluciones alternativas en la documentación.

3. Utilice pasos secuenciales en orden

Las instrucciones deben dividirse en pasos secuenciales que se presentan en orden como una lista numerada. Intente organizarlas de modo que la tarea más fácil de realizar se presente primero.

Mantenga solo un punto por paso para que a los usuarios les resulte fácil seguir las instrucciones. Indíqueles cómo será la tarea completada antes de pasar al siguiente paso.

4. Mapear el recorrido del usuario

Realice una investigación sobre cómo los usuarios realmente utilizan su producto para poder producir la documentación adecuada para acompañar cada punto de contacto en el recorrido del usuario. El objetivo esencial es ver el producto desde el punto de vista del usuario y comprender exactamente cómo interactúa con su marca.
Parte de su mapeo del recorrido del usuario es identificar exactamente qué problema u objetivo tiene el usuario cuando usa su producto. Es posible que tenga que dividir a sus usuarios en diferentes segmentos, ya que los usuarios pueden tener diferentes razones para usar su producto.

5. Elige una plantilla

Para mantener la coherencia de la documentación, es importante desarrollar un conjunto de plantillas que pueda utilizar para redactar el contenido. La plantilla debe ser clara y fácil de seguir, e incluir los componentes esenciales necesarios para cada documento.

Su plantilla puede incluir:

• Espacio para una introducción
• Secciones y subsecciones
• Pasos secuenciales
• Advertencias y avisos
• Espacio para una conclusión

Asegúrese de especificar el tamaño de fuente, el contraste del texto con el fondo y utilizar códigos de colores de manera uniforme.

6. Escribe contenido sencillo y fácil de seguir.

ser simple y fácil de seguir. Edite rigurosamente su documentación para optimizar su contenido y asegurarse de que incluya solo los elementos más esenciales que los usuarios necesitan para completar una tarea.

Cada paso de sus instrucciones debe incluir sólo una tarea para que los usuarios puedan trabajar en su documentación paso a paso sin confundirse.

7. Tratar a todos los usuarios como legos

No asuma que sus usuarios tienen conocimientos técnicos: el lenguaje que elija debe tratar a los usuarios como si fueran profanos en la materia, evitando toda jerga y términos especializados a menos que sea absolutamente necesario. Es mejor asumir que sus usuarios no saben nada sobre el producto y ser lo más explícito posible en su documentación.

8. Pruebe las instrucciones junto con el producto utilizando usuarios ingenuos

Cuando hayas escrito el manual del usuario, debes indicar si funciona para usuarios que nunca han usado el producto. Toma nota de los puntos en los que los usuarios no saben qué hacer en la documentación y revisa el contenido en consecuencia.

Los usuarios deberían poder utilizar la documentación sin tener que ponerse en contacto con el servicio de asistencia. En el manual, deberías proporcionarles toda la información que necesitan.

9. Crea contenido utilizando un enfoque práctico

Al redactar el manual del usuario, asegúrese de incluir ejemplos prácticos junto con las instrucciones para mostrar a los usuarios los resultados que pueden esperar si completan la tarea. Las instrucciones deben explicar claramente lo que los usuarios verán o escucharán y cualquier comentario que puedan recibir del producto.

10. Explicar símbolos, íconos y códigos desde el principio.

Es posible que necesites usar símbolos, íconos y códigos en tu documentación para representar cierta información. Asegúrate de explicarlos desde el principio para que los usuarios no se queden perplejos.

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1. Document360

Document360 es perfecto para crear manuales de usuario para sus usuarios. Puede utilizar el editor de última generación de Document360 para escribir contenido y organizarlo mediante el Administrador de categorías , que le permite crear hasta seis niveles de subcategorías. Al utilizar el editor, puede utilizar el editor WYSIWYG o el editor Markdown que le permite crear contenido en Markdown.

Los manuales de usuario de Document360 incluyen un potente motor de búsqueda que permite a los usuarios buscar en su contenido lo que buscan, y el sitio está optimizado para leer en cualquier dispositivo. Puede ampliar las capacidades de Document360 mediante extensiones con otras aplicaciones, como Drift, Intercom y Freshchat, entre muchas otras.

Puede personalizar su manual de usuario con el Generador de páginas de inicio, que le permite agregar enlaces, cambiar colores, incluir categorías de su manual y mucho más. Puede personalizarlo con más detalle usando CSS y JavaScript.

Documentar, almacenar y compartir manuales técnicos nunca fue tan fácil.

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2. Adobe FrameMaker

Adobe FrameMaker es una herramienta de creación de documentos de ayuda especializada en la creación de documentos para la Web. Puede crear contenido estructurado inteligente mediante XML y DITA, lo que resulta adecuado tanto para usuarios principiantes como avanzados. FrameMaker facilita la importación de contenido desde Microsoft Word, por lo que no es necesario realizar la migración de forma manual.

FrameMaker es compatible con medios enriquecidos, por lo que puede crear contenido envolvente con imágenes y videos. Puede colaborar sin problemas con expertos en la materia mediante los servicios en línea y de escritorio de Adobe Acrobat.

Maneja muy bien documentos grandes con estilos complejos y utiliza un entorno de creación basado en plantillas. Publica en diferentes formatos como PDF, EPUB, aplicaciones móviles y HTML5 responsivo. Puede llevar su contenido a una audiencia global con la compatibilidad de FrameMaker con XLIFF.

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3. Rebajas

Markdown es un lenguaje de marcado ligero que se utiliza para crear texto con formato en un editor. Es una herramienta de conversión de texto a HTML para escritores web que le permite crear fácilmente sus manuales de usuario y alojarlos en la web para sus usuarios.

La ventaja de usar Markdown es que la sintaxis hace que sea lo más legible posible al escribir la documentación. Un documento con formato Markdown parece que podría publicarse sin haber sido marcado con etiquetas o instrucciones de formato.

4. Paligo

Paligo es un sistema de gestión de contenido de componentes para equipos. Proporciona una plataforma integral para contenido inteligente y una única fuente usuario con reutilización de contenido y creación estructurada.

Paligo ofrece creación de contenido basada en temas y reutilización inteligente de contenido para que puedas publicar tu documentación en una fracción del tiempo que normalmente lleva crear un producto terminado. Paligo facilita que todo tu equipo colabore en el contenido mediante su plataforma basada en la nube.

Puede personalizar su contenido para diferentes audiencias y publicarlo en cualquier lugar donde sus clientes lo necesiten, incluidos HTML5, impresión PDF, aprendizaje electrónico SCORM, Zendesk, Salesforce, GitHub, BitBucket, Amazon S3 y mucho más. Solo necesita escribir su contenido una vez y luego puede reutilizarlo con solo hacer clic en un botón.

Paligo incluye un sistema de control de versiones diseñado para autores de contenido. Incluye historial de versiones y reversión, ramificación de versiones y gestión de versiones para que no tenga que preocuparse por la complejidad de los sistemas de control de versiones tradicionales orientados a desarrolladores.

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Conclusión

Los manuales de usuario son una parte indispensable de su producto o servicio y debe dedicar la cantidad adecuada de tiempo y esfuerzo a su creación. Hay varias herramientas disponibles, cada una de ellas adecuada para distintas organizaciones con distintas necesidades. Tómese su tiempo para probarlas y decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades.

Entregar un manual de usuario útil dará como resultado clientes más satisfechos que permanecerán en su empresa por más tiempo. Su equipo de atención al cliente le agradecerá que proporcione un método de autoservicio que ayude a minimizar la cantidad de clientes que se comunican con el servicio de asistencia.

Un software de base de conocimiento intuitivo para agregar tu contenido fácilmente e integrarlo con cualquier aplicación.

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