Cómo crear documentación técnica con ejemplos

¿Qué es la documentación técnica?

La documentación técnica describe y explica todo lo relacionado con su producto de software, desde documentación interna para equipos hasta documentación externa escrita para usuarios finales. Abarca todos los documentos escritos relacionados con el desarrollo de productos de software y se crean muchos tipos diferentes a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC).

Describe las características y la funcionalidad del producto de forma clara para que cualquiera pueda utilizarlo. El objetivo principal es explicar un aspecto particular del producto al público objetivo. Aunque se presenta en distintos formatos, la mayor parte de la documentación técnica se publica en línea y normalmente la escriben redactores técnicos, desarrolladores y gerentes de proyectos.

La documentación técnica debe ser clara, concisa y precisa y, realmente, resolver un problema para sus usuarios.

Importancia de la documentación técnica

La documentación técnica es de vital importancia para su empresa de software. A continuación, se indican algunas razones por las que es así.

Permite una rápida toma de decisiones por parte del equipo de producto

Cuando el equipo de producto tiene acceso a la documentación técnica adecuada, puede tomar decisiones mucho más rápidamente. No tiene que volver a revisar correos electrónicos o hilos de discusión en herramientas de colaboración; en su lugar, puede consultar al instante los documentos producidos junto con el software que explica cómo funciona todo y registra el razonamiento detrás de las decisiones.

Ayuda contextual para los usuarios

Cuando los clientes utilizan su software, pueden acceder a la documentación técnica junto con el producto para obtener ayuda con el uso de la herramienta. La documentación se puede mostrar en la aplicación para que los clientes no tengan que cambiar de contexto cuando surjan problemas. Esto mejora la usabilidad y la experiencia generales de su producto de software.
Herramienta de marketing

Contar con una documentación técnica sólida facilita la publicidad de su producto a clientes potenciales. Muchos clientes investigarán con más detalle cómo funciona su producto y la documentación técnica puede explicar las características de su software con más profundidad que con los materiales de marketing habituales.

Reduce las llamadas de soporte técnico

Cuando se cuenta con documentación técnica completa, los clientes pueden consultar los documentos cuando tienen problemas técnicos. Esto reduce la cantidad de llamadas entrantes que recibe la línea de soporte técnico y significa que puede brindar soporte a más clientes con un presupuesto más reducido. La mayoría de los clientes prefieren solucionar los problemas por sí mismos en lugar de esperar a que una persona los ayude.

Ideas para desarrolladores de registros

La documentación de su software puede registrar las ideas que sus desarrolladores tienen en relación con su producto de software. Incluso si no las implementa de inmediato, más adelante podrá buscar características que podría considerar u otros cambios que desee realizar. Los desarrolladores no necesariamente recuerdan sus ideas más adelante, por lo que su documentación es un buen lugar para mantener un registro.

Proporciona una hoja de ruta para proyectos futuros

La documentación técnica es una hoja de ruta para los proyectos que desea desarrollar en el futuro, en la que se detallan los planes que tiene para el desarrollo de su producto y las nuevas características que tiene en proceso. Garantiza que todos los miembros de su equipo estén en la misma sintonía y trabajen en pos de un único objetivo.

Mejora la comunicación con las partes interesadas y los desarrolladores

La documentación es una forma importante de comunicación: las partes interesadas y los desarrolladores no necesitan hablar entre sí directamente para acceder a la información sobre el software. La documentación guarda el conocimiento para la posteridad y permite a su equipo revisar el trabajo que se ha realizado anteriormente para fundamentar sus decisiones futuras.

Leer más: ¿Qué es el software de documentación técnica?

Tipos de documentación técnica con ejemplos

Hay muchos tipos diferentes de documentación técnica: los repasaremos ahora.

Documentación técnica en SDLC

Esta es su documentación de software detrás de escena destinada a sus desarrolladores y otros miembros del equipo.

Documentación del administrador del sistema – mejora y valida la seguridad al documentar los detalles de configuración y los procedimientos que sustentan una política de seguridad. Abarcan instalaciones y actualizaciones que ayudan al administrador del sistema con el mantenimiento del producto.

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Documentación de requisitos del producto – proporciona un único punto de referencia para los requisitos de entrada del diseño técnico de un producto y explica cómo debe funcionar el producto para satisfacer las necesidades de los clientes.

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Documentación de diseño de la experiencia del usuario – un documento de trabajo de un producto desde su concepción hasta su lanzamiento actual, que incluye modelos de contenido, mapas de empatía, mapas de experiencia, modelos mentales y personajes.

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Documentación del código fuente – documentación del software que garantiza que el código sea legible, se pueda entender rápidamente y sea fácil de mantener para los desarrolladores. Incluye comentarios de código que pueden explicar partes del código que no son obvias.

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Documentación API – permite a los desarrolladores trabajar con su API y muestra si su software resolverá o no su problema.

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Documentación de la guía de mantenimiento – le indica al usuario cómo mantener el sistema de manera efectiva y puede incluir una definición del entorno de soporte de software, los roles y las responsabilidades del personal de mantenimiento.

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Documentación del producto

Base de conocimiento del producto – una biblioteca de información sobre su producto de software que contiene respuestas para los clientes que buscan resolver problemas por su cuenta.

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Leer más: Cómo crear documentación de productos SaaS para sus clientes

Manual del usuario – contiene información detallada requisitos de hardware y software, una explicación completa de las características del producto y cómo utilizarlas en toda su extensión.

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Leer más: Las mejores herramientas de manuales de usuario en línea para 2024

Documentación del proyecto – registra los detalles clave del proyecto y genera los documentos necesarios para implementarlo con éxito. Puede incluir propuestas de proyecto, documentos de requisitos comerciales, casos comerciales, planes de proyecto e informes de estado del proyecto.

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8 pasos para crear documentación técnica increíble

Estos son los pasos que debe seguir para crear documentación técnica que sea exitosa y útil para sus usuarios.

Decidir el tipo de audiencia y el tipo de documentación

En primer lugar, debe conocer el público al que se dirige su documentación. ¿Son sus clientes, otros desarrolladores, el equipo de productos o cualquier otra parte interesada? Si sabe quién es su público, podrá adaptar el tono y el estilo de su documentación para que sea más relevante y atractiva.
Si no sabe quién es su público, su documentación no estará enfocada y no será útil. Definir su público en la etapa inicial del proceso de documentación le ayudará en la creación del documento y le garantizará que tiene un objetivo claramente definido.

Investigación sobre temas

Una vez que hayas definido tu audiencia, debes investigar los temas que vas a cubrir en tu documentación. No puedes esperar escribir contenido técnico efectivo si no tienes una idea clara de los temas sobre los que vas a escribir. En esta etapa, es una buena idea trabajar con tu equipo para pensar en diferentes temas y asignar diversas tareas de investigación a diferentes miembros del equipo.

Es importante hacerse preguntas como:

• ¿Qué áreas queremos que incluya nuestra documentación técnica?
• ¿Cuál es el objetivo que queremos conseguir con nuestra documentación técnica?
• ¿Disponemos de alguna documentación existente con la que ya podamos trabajar?

Asegúrese de que sea un esfuerzo de equipo investigar los temas: no tiene que hacerlo solo.

Capturar conocimiento

Al escribir la documentación, es probable que no sea el único autor. Deberá colaborar con otras partes interesadas de su equipo para producir documentación técnica. En esta etapa, debe trabajar con expertos en la materia para recopilar los conocimientos que utilizará para escribir sus artículos.

Tómate tu tiempo para determinar quién es la persona más adecuada para redactar los distintos temas de tu documentación técnica y ponte en contacto con ella para asignarle la tarea. También puedes realizar entrevistas con tus expertos y redactar el contenido tú mismo.

Mantenga registros detallados de sus temas y de la persona responsable de proporcionar el contenido, y realice un seguimiento de la etapa en la que se encuentra su contenido.

Diseñar plantillas y organizar contenidos

Si bien la parte más importante de la documentación es el contenido escrito, también es una buena idea considerar cómo se verán visualmente los documentos para el usuario final. El objetivo es tener un sitio de documentación bien organizado y visualmente atractivo, en lugar de un montón de notas mal diseñadas que no son de ayuda para nadie.

Al pensar en el diseño de la documentación, tenga en cuenta la estructura y la navegación del contenido. Por lo general, los usuarios recurren a la documentación técnica para encontrar información específica o una solución a un problema, por lo que su investigación debe permitirles realizar esta tarea rápidamente.

Recuerde organizar la información en categorías y subcategorías que los usuarios puedan buscar de manera eficiente. Lo ideal es que tenga una barra de búsqueda que los usuarios puedan usar para acceder de inmediato a la información que están buscando.

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Empiece a crear contenido

Ya debería haber iniciado el proceso de redacción con la investigación de documentación y la colaboración con las pymes. Redactar documentación técnica es un trabajo en equipo y en este proceso colaborativo participarán muchos colaboradores.

Si aún no lo ha hecho, reúnase con el equipo y delegue tareas de contenido al miembro más adecuado en función de sus habilidades. La mejor documentación se produce cuando los escritores comienzan con esquemas y orientan su documentación hacia un usuario en particular.

La documentación debe comenzar con un esquema general de cada uno de los temas que planea cubrir. Reúna el resto del contenido que necesita para su contenido junto con los elementos visuales de apoyo.

Recuerda escribir en un lenguaje sencillo y claro que sea fácil de entender para el usuario. No supongas que los lectores tienen el mismo nivel de conocimientos previos que tú: incluye todo el contexto posible para facilitar la comprensión. Escribe todo el contenido que necesites para transmitir tu idea y ni una palabra más; menos es definitivamente mejor cuando se trata de documentación.

Revisa y colabora con tu equipo

Una vez que haya comenzado a trabajar en su contenido, deberá contratar expertos para que revisen su contenido y comprueben su precisión. Invítelos justo después del primer borrador y después del borrador final para que le den su opinión sobre su documentación. Después del primer borrador, querrá obtener comentarios sobre el esquema general y el flujo del documento, en lugar de comentarios sobre errores tipográficos y gramaticales. Solo después de la revisión final querrá recibir críticas en profundidad sobre la forma en que ha escrito su contenido.

Solicite revisiones por pares con otros miembros de su equipo que puedan probar la usabilidad de su documentación técnica. Pídale a otra persona que revise su documentación y registre las áreas en las que se perdió o confundió. Una vez que reciba los comentarios de la revisión por pares, incorpore los cambios a su documentación.

Además, consulte nuestro artículo sobre Cómo probar la usabilidad de documentos técnicos

Publicar el contenido

Cuando hayas revisado tu contenido varias veces, será el momento de publicar la documentación para que esté lista para tu audiencia. Cuando la documentación esté publicada, revísala para comprobar si hay actualizaciones de último momento y asegúrate de que no tenga errores.

Cuando publique su contenido, puede que desee utilizar un software de base de conocimientos como Document360, que es una buena forma de alojar su documentación. Viene con una arquitectura de información y una organización por categorías integradas, además de una barra de búsqueda destacada y capacidad de respuesta móvil.

Una vez que el sitio esté activo, es posible que desee realizar más pruebas sobre la eficacia de la documentación recopilando comentarios de sus usuarios. Revise la navegación de su documentación para verificar que los usuarios puedan navegar fácilmente y encontrar lo que buscan; identifique elementos como enlaces rotos y que los elementos de navegación funcionen correctamente.

Actualice y gestione la documentación en función de los análisis

La documentación técnica nunca está terminada. Si utiliza el software adecuado, dispondrá de análisis que podrá consultar y que le mostrarán la eficacia de su contenido. Siempre debe revisar la documentación para ver si hay actualizaciones y evitar que se vuelva obsoleta.

Debe mantener su documentación actualizada con los nuevos lanzamientos y actualizaciones de productos. Programe un mantenimiento regular de su contenido en función de la información que obtenga de sus análisis, como búsquedas fallidas o calificaciones negativas de artículos.

Si utiliza el software adecuado, podrá guardar versiones anteriores de su documentación en caso de que necesite volver a ella más adelante.

Qué hacer y qué no hacer en la documentación técnica

Hacer:

• Mantenlo simple y claro: no compliques demasiado tu documentación ni uses un lenguaje complejo.
• Tenga siempre en mente a su usuario: cada vez que escriba documentación, asegúrese de tener claro a quién va dirigida.
• Hazlo visual: si puedes representar lo que intentas transmitir con una imagen, hazlo.
• Realice un proceso de revisión exhaustivo: si puede, asegúrese de que varias personas revisen su trabajo durante la fase de escritura.

No:

• Suponga que su audiencia está familiarizada con el tema: proporcione siempre el mayor contexto posible.
• Utilice la voz pasiva; utilice siempre la voz activa: “Él presionó el botón” en lugar de “él presionó el botón”.
• Utilice acrónimos: si debe utilizar acrónimos, indique claramente el significado del acrónimo junto a ellos.
• Intenta ser gracioso: lo que puede resultar divertido para ti puede resultar insultante u ofensivo para tus lectores.

Lea también: ¿Cómo escribir documentación inclusiva?