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Tous les logiciels ayant des besoins simples ou complexes doivent être accompagnés de documentation technique pour aider les parties prenantes et les développeurs à comprendre le développement du logiciel. Cela ne s’arrête pas là : il faut également une documentation produit et des manuels d’utilisation pour le bénéfice des clients qui intègrent et utilisent le produit.
Sans documentation technique, les développeurs et les clients ne sont pas au courant de l’objectif de votre logiciel. Il devient difficile de résoudre les problèmes et de s’assurer que le logiciel fonctionne correctement.
La documentation technique est un aspect essentiel des logiciels fonctionnels et ne doit pas être ignorée pendant le cycle de publication. Qu’il s’agisse de notes de publication, de bases de connaissances ou de manuels d’utilisation, n’oubliez pas que 51 % des clients souhaitent voir une section FAQ sur un site Web lorsqu’ils effectuent un achat en ligne.
« La documentation ou cela n’a pas été fait» est un mantra pour quiconque construit un produit logiciel, et cela signifie que la documentation est plus qu’un sous-produit ou une suite de votre projet. Elle permet de combler le fossé entre le développement et les utilisateurs de logiciels, ainsi que les fossés entre ceux qui sont impliqués dans la création du logiciel.
Qu’est-ce que la documentation technique?
La documentation technique décrit et explique tout ce qui concerne votre produit logiciel, allant de la documentation interne destinée aux équipes à la documentation externe écrite pour les utilisateurs finaux. Elle englobe tous les documents écrits relatifs au développement de produits logiciels et de nombreux types différents sont créés tout au long du cycle de vie du développement logiciel (SDLC).
Elle décrit clairement les caractéristiques et les fonctionnalités du produit afin que tout le monde puisse l’utiliser. Le but premier est d’expliquer un aspect particulier du produit au public cible. Bien qu’elle se présente sous différentes formes, la plupart des documents techniques sont publiés en ligne et sont généralement rédigés par des rédacteurs techniques, des développeurs et des chefs de projet.
La documentation technique doit être claire, concise et précise et, en fait, résoudre un problème pour vos utilisateurs.
L’importance de la documentation technique
La documentation technique est d’une importance vitale pour votre entreprise de logiciels. Voici quelques raisons pour lesquelles.
Permet une prise de décision rapide par l’équipe produit
Lorsque votre équipe produit a accès à la documentation technique appropriée, elle peut prendre des décisions beaucoup plus rapidement. Elle n’a pas besoin de parcourir des e-mails ou des fils de discussion dans des outils de collaboration. Au lieu de cela, elle peut visualiser instantanément les documents produits en parallèle du logiciel qui expliquent comment tout fonctionne et enregistrent le raisonnement derrière les décisions.
L’aide contextuelle pour les utilisateurs
Lorsque les clients utilisent leur logiciel, ils peuvent accéder à votre documentation technique à côté du produit pour obtenir de l’aide dans l’utilisation de l’outil. La documentation peut être affichée dans l’application afin que les clients n’aient pas à changer de contexte lorsqu’ils rencontrent des problèmes. Cela améliore la convivialité globale et l’expérience de votre produit logiciel.
Outil de marketing
Grâce à une documentation technique robuste, il est plus facile de faire de la publicité à des clients potentiels. De nombreux clients effectueront des recherches plus détaillées sur le fonctionnement de votre produit et la documentation technique peut expliquer les fonctionnalités de votre logiciel de manière plus approfondie que ce que vous pouvez obtenir avec des supports marketing classiques.
Réduit les appels de support technique
Lorsque vous avez une documentation technique complète, les clients peuvent consulter les documents lorsqu’ils rencontrent des problèmes techniques. Cela réduit le nombre d’appels entrants que vous obtenez à votre ligne de support technique et vous permet de soutenir plus de clients sur un budget plus réduit. La plupart des clients préfèrent résoudre les problèmes eux-mêmes plutôt que d’attendre que quelqu’un les aide.
Enregistre les idées de développeurs
Votre documentation logicielle peut enregistrer les idées de vos développeurs concernant votre produit logiciel. Même si vous ne les implémentez pas immédiatement, vous pouvez revoir les fonctionnalités que vous pourriez vouloir prendre en compte ou d’autres modifications que vous souhaitez apporter ultérieurement. Les développeurs ne se souviennent pas nécessairement de leurs idées plus tard, donc votre documentation est un bon endroit pour garder un enregistrement.
Donne une feuille de route pour les projets futurs
Votre documentation technique est une feuille de route pour les projets que vous souhaitez développer dans le futur. en notant les plans que vous avez pour le développement de votre produit et les nouvelles fonctionnalités que vous avez en cours de préparation.Elle s’assure que tous les membres de votre équipe sont sur la même page et travaillent vers un seul but.
Améliore la communication avec les parties prenantes et les développeurs
La documentation est une forme de communication importante : vos parties prenantes et vos développeurs n’ont pas besoin de communiquer directement entre eux pour accéder aux informations sur le logiciel. Votre documentation permet de conserver les connaissances pour la postérité et de permettre à votre équipe de revenir sur le travail déjà effectué afin d’éclairer ses décisions futures.
Types de documentation technique avec des exemples
Il existe de nombreux types de documentation technique – nous allons les examiner maintenant.
La documentation technique dans SDLC
Il s’agit de votre documentation logicielle en coulisses destinée à vos développeurs et à d’autres membres de l’équipe.
La documentation de l’administrateur système – Elle améliore et valide la sécurité en documentant les détails de configuration et les procédures qui sous-tendent une politique de sécurité. Elle couvre les installations et les mises à jour qui aident un administrateur système à maintenir le produit.
Documentation des exigences de produit – fournit un point de référence unique pour les exigences d’entrée de conception technique d’un produit et explique comment le produit doit fonctionner pour répondre aux besoins des clients.
Documentation de conception de l’expérience utilisateur – un document de travail d’un produit de sa conception à sa version actuelle, et ils incluent des modèles de contenu, des cartes d’empathie, des cartes d’expérience, des modèles mentaux, et des personnages.
Documentation du code source – La documentation logicielle qui garantit que votre code est lisible, peut être rapidement compris et est facile à maintenir par les développeurs. Il comprend des commentaires de code qui peuvent expliquer des parties de code qui ne sont pas évidentes.
La documentation API – permet aux développeurs de travailler avec votre API et indique si votre logiciel résoudra ou non leur problème.
La documentation du guide de maintenance – indique à l’utilisateur comment entretenir efficacement le système et peut inclure une définition de l’environnement de support logiciel, des rôles et des responsabilités du personnel de maintenance.
La documentation du produit
La Base de connaissances produit – une bibliothèque d’informations sur votre produit logiciel qui contient des réponses pour les clients cherchant à résoudre leurs problèmes par eux-mêmes.
Manuel utilisateur – contient des informations détaillées sur la manière d’installer et d’utiliser le produit, en spécifiant les exigences matérielles et logicielles, une explication complète des fonctionnalités du produit et comment les utiliser dans leur intégralité.
Documentation du projet – enregistre les détails clés du projet et produit les documents nécessaires à l’implémentation d’un projet avec succès.Elle peut s’agir de propositions de projets, de documents d’exigences commerciales, d’analyses de rentabilisation,les plans de projet et les rapports d’état du projet.
8 étapes pour créer une documentation technique incroyable
Voici les étapes que vous devez suivre pour créer de la documentation technique qui est à la fois réussie et utile à vos utilisateurs.
Déterminez le type d’audience et le type de documentation
Avant tout, vous devez être au courant de votre public cible pour votre documentation. Est-ce que ce sont vos clients, d’autres développeurs, l’équipe de produits ou toute autre partie prenante? En sachant qui est votre public, vous pourrez adapter le ton et le style de votre documentation pour la rendre plus pertinente et attrayante.
Si vous ne savez pas qui est votre auditoire, votre documentation ne sera pas ciblée et ne sera pas utile. La définition de votre audience au début de votre processus de documentation aidera à la création de documents et vous assurera que vous avez une cible clairement définie.
Recherche sur des sujets
Une fois que vous avez défini votre public, vous devez rechercher les sujets que vous allez aborder dans votre documentation. Vous ne pouvez pas espérer écrire un contenu technique efficace si vous n’avez pas une idée claire des sujets sur lesquels vous allez écrire. À ce stade, c’est une bonne idée de travailler avec votre équipe pour réfléchir à différents sujets et attribuer différentes tâches de recherche à différents membres de l’équipe.
Il est important de se poser des questions comme :
- Quels domaines voulons-nous inclure dans notre documentation technique ?
- Quel est l’objectif que nous souhaitons atteindre avec notre documentation technique ?
- Avons-nous déjà une documentation existante avec laquelle nous pouvons travailler ?
Assurez-vous que la recherche des sujets soit un effort d’équipe ; vous n’êtes pas obligé de le faire seul.
Capturez les connaissances
Lorsque vous rédigez votre documentation, il est probable que vous ne soyez pas le seul auteur. Vous devrez collaborer avec d’autres parties prenantes de votre équipe afin de produire une documentation technique. À ce stade, vous devez travailler avec des experts en la matière pour capturer les connaissances que vous allez utiliser pour rédiger vos articles.
Prenez le temps de déterminer qui est la personne la plus appropriée pour rédiger les différents sujets de votre documentation technique et contactez-la pour lui confier cette tâche. Vous pouvez également mener des entretiens avec vos experts en la matière et rédiger le contenu vous-même.
Conservez des enregistrements détaillés de vos sujets et des personnes chargées de fournir le contenu, et suivez la progression de votre contenu.
Concevoir les modèles et organiser le contenu
Bien que la partie la plus importante de votre documentation soit le contenu écrit lui-même, il est également judicieux de réfléchir à l’apparence de vos documents pour l’utilisateur final. Vous souhaitez créer un site de documentation bien organisé et visuellement attrayant plutôt qu’un fouillis de notes mal conçues qui n’aident personne.
Lorsque vous réfléchissez à la manière de concevoir votre documentation, tenez compte de la structure et de la navigation de votre contenu. Vos utilisateurs se tournent généralement vers la documentation technique pour trouver des informations spécifiques ou une solution à un problème, votre recherche doit donc les aider à accomplir cette tâche rapidement.
N’oubliez pas de placer vos informations dans les catégories et sous-catégories que les utilisateurs peuvent rechercher efficacement. Idéalement, vous devriez avoir une barre de recherche que les utilisateurs peuvent utiliser pour accéder instantanément aux informations qu’ils recherchent.
Commencez avec la création de contenu
Vous devez déjà avoir lancé le processus de rédaction en recherchant de la documentation et en collaborant avec des experts. La rédaction de la documentation technique est un travail d’équipe et de nombreux contributeurs participent à ce processus collaboratif.
Si vous ne l’avez pas déjà fait, rencontrez l’équipe et déléguez des tâches de contenu au membre le plus approprié en fonction de ses compétences. La meilleure documentation est produite lorsque les auteurs commencent par des contours et ciblent leur documentation vers un utilisateur particulier.
Votre documentation devrait commencer par un contour de haut niveau pour chacun des sujets que vous prévoyez couvrir. Réunissez le reste du contenu dont vous avez besoin pour votre contenu ainsi que tous les visuels supportés.
N’oubliez pas d’écrire dans un langage simple et clair qui soit facilement compréhensible pour l’utilisateur. Ne présumez pas que les lecteurs ont le même niveau de connaissances préalables que vous – incluez autant de contexte que possible pour faciliter la compréhension. Rédigez autant de contenu que nécessaire pour transmettre votre point de vue et pas un mot de plus – moins c’est certainement mieux en matière de documentation.
Révisez et collaborez avec votre équipe
Une fois que vous avez commencé à rédiger votre contenu, vous devrez faire appel à des experts pour vérifier l’exactitude de votre contenu. Apportez-les juste après la première ébauche et après la dernière ébauche pour donner leurs commentaires sur votre documentation. Après le premier brouillon, vous voulez obtenir des commentaires sur le large contour et le flux du document, plutôt que sur les fautes de frappe et la grammaire. Ce n’est qu’après la révision finale que vous souhaitez des critiques approfondies sur la manière dont vous avez rédigé votre contenu.
Sollicitez des évaluations par les pairs avec d’autres membres de votre équipe qui peuvent tester votre documentation technique pour plus d’utilité. Demandez à quelqu’un d’autre de parcourir votre documentation et d’enregistrer tous les endroits où il a été perdu ou confondus. Une fois que vous avez reçu vos commentaires par les pairs, incorporez les modifications dans votre documentation.
Publiez le contenu
Lorsque vous avez révisé votre contenu plusieurs fois, il est temps de publier votre documentation prête pour votre public. Lorsque votre documentation est en ligne, passez la voir pour vérifier les mises à jour de dernière minute et assurez-vous qu’elle ne contient aucune erreur.
Lorsque vous publiez votre contenu, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances comme Document360 qui est un bon moyen d’héberger votre documentation. Il est livré avec l’architecture de l’information intégrée et l’organisation de catégories, avec une barre de recherche bien visible et d’une réactivité mobile.
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Commencer
Une fois que votre site est en ligne, vous voudrez peut-être faire d’autres tests sur l’efficacité de la documentation en recueillant les commentaires de vos utilisateurs. Vérifiez la navigation de votre documentation pour vérifier que les utilisateurs peuvent facilement se déplacer et trouver ce qu’ils recherchent – identifiez des choses comme des liens cassés et assurez-vous que les éléments de navigation fonctionnent correctement.
Actualisez et gérez votre documentation en fonction des analyses
Votre documentation technique n’est jamais terminée. Si vous utilisez le logiciel approprié, vous aurez des analyses que vous pouvez examiner qui vous montrent l’efficacité de votre contenu. Vous devriez toujours passer en revue votre documentation pour les mises à jour et éviter de la laisser devenir obsolète.
Vous devez garder votre documentation en ligne avec les nouvelles versions et mises à jour des produits. Planifiez une maintenance régulière de votre contenu en fonction des connaissances que vous recueillez à partir de vos analyses, telles que des recherches échouées ou les notes négatives des articles.
Si vous utilisez le bon logiciel, vous pouvez enregistrer les versions précédentes de votre documentation au cas où vous auriez besoin de revenir plus tard.
À faire et à ne pas faire en matière de documentation technique
À faire :
- Restez simple et clair : ne compliquez pas trop votre documentation et n’utilisez pas de langage complexe.
- Ayez toujours votre utilisateur à l’esprit : lorsque vous rédigez une documentation, assurez-vous de bien savoir à qui elle s’adresse.
- Rendez-le visuel – si vous pouvez représenter ce que vous essayez de transmettre avec une image, alors faites-le.
- Suivez un processus de révision approfondi : si vous pouvez, assurez-vous que plusieurs personnes examinent votre travail pendant la phase de rédaction.
À ne pas faire :
- Pensez que votre public connaît votre sujet : fournissez toujours autant de contexte que possible.
- Utilisez la voix passive – utilisez toujours la voix active à la place : « Il a appuyé sur le bouton » plutôt que « le bouton a été pressé par lui ».
- Utilisez des acronymes – si vous devez utiliser des acronymes alors indiquez clairement la signification de l’acronyme à côté.
- Essayez de vous amuser – ce qui peut être amusant pour vous pourrait être insultant ou offensant pour vos lecteurs.
Réflexions finales
Ne faites pas l’erreur de sous-estimer l’importance de la documentation technique pour la réussite globale de votre entreprise. C’est une partie essentielle de la communication et signifie que les membres de votre équipe ne doivent pas être disponibles à chaque fois que quelqu’un a une question, qu’il s’agisse d’un client ou d’une partie prenante de votre équipe.
Vous n’avez pas à aborder la documentation technique avec un cœur lourd – si vous suivez les étapes que nous avons décrites dans ce guide, vous serez en bonne voie de créer du contenu qui soit utile à vos utilisateurs. Ils seront habilités à utiliser votre produit et auront plus de plaisir à l’utiliser, ce qui est exactement le but de la documentation technique.
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Réservez une démoFoire aux questions
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En quoi la documentation technique est-elle différente de la documentation utilisateur ?
La documentation technique est la documentation qui décrit le fonctionnement d’un produit ou d’un service. Il est plus axé sur les développeurs et conçu pour décrire (dans le langage technique) l’utilisation, la fonctionnalité ou l’architecture d’un produit, d’un système ou d’un service. La documentation pour un produit ou un service livré aux utilisateurs finaux est désignée comme la documentation des utilisateurs. La documentation utilisateur est destinée à aider les utilisateurs à comprendre et à utiliser le produit ou le service.
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La différence entre la documentation du produit & Processus ?
La documentation peut être de deux types : produits et processus. La documentation du produit définit le produit en cours de développement et donne des instructions sur la façon de l’utiliser. Documentation du processus, d’autre part, fait référence à tout le contenu produit pendant le processus de développement.
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Qu’est-ce que la documentation technique des logiciels?
La documentation technique dans les logiciels définit les différentes voies et terminaux de l’API auxquels le développeur peut accéder. ou il peut expliquer les bibliothèques SDK, les intégrations et les dépendances. Chaque ingénieur qui a déjà écrit du code dans n’importe quelle langue a à un moment donné fait référence à la documentation technique.
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