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Lancer un nouveau projet est passionnant. Vous êtes dans une course pour démarrer et mettre en œuvre ce projet qui, vous êtes sûr, fera une grande différence pour votre entreprise. Mais attendez.
Tout d’abord, vous devez créer une documentation solide sur les exigences de produit qui définit clairement vos objectifs et la portée de votre travail. La réussite d’un projet dépend fortement de la rigueur de la documentation qui donne une orientation et une responsabilité au projet.
Avec la documentation du projet en place, il y aura moins de mauvaises surprises concernant le projet. Tous les membres de l’équipe du projet sont sur la même page et ont une plus grande visibilité sur la nature du projet.
Qu’est-ce que la documentation du projet ?
La documentation du projet est la collection de tous les documents relatifs à un projet, contenant les spécifications du projet principal, les objectifs à atteindre, les budgets, les risques et bien d’autres sujets qui sont essentiels à connaître. La documentation peut être consultée par les membres de l’équipe lorsqu’ils veulent connaître le statut du projet, les travaux restant à réaliser ou les exigences du client.
Si vous créez des documents de projet, le projet est transparent et tout le monde travaille selon le même plan. Vous pouvez suivre l’avancement du projet et savoir s’il répond aux exigences. Si quelqu’un a une question sur une étape précédente du projet, vous pouvez consulter les documents pour obtenir une réponse définitive.
Avantages de la documentation du projet
Il existe peut-être des chefs de projet qui ont l’impression de ne pas avoir le temps de s’investir dans la création de documents de projet. Il est assez difficile de faire démarrer un projet sans avoir à créer de nombreux documents qui pourraient ou non être lus.
Nous sommes là pour vous dire que la documentation du projet présente de nombreux avantages.
Gardez la trace des tâches du projet et de la progression
Lorsque vous disposez d’une documentation approfondie sur la gestion de projet, les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe sont clairement définis. Les tâches et les progrès du projet sont traçables, comme vous le savez, qui est censé compléter ce qui fonctionne dans quel délai. Cela signifie que vous pouvez suivre le projet beaucoup plus efficacement et comprendre si vous êtes sur la bonne voie.
Améliorez la communication entre les parties prenantes et l’équipe
La documentation du projet rend explicites vos hypothèses sur un projet. Les parties prenantes peuvent comprendre ce qu’implique un projet, combien cela va coûter et combien de temps cela va prendre. Toutes les informations relatives au projet sont facilement disponibles, ce qui permet une communication claire.Les modifications apportées au projet sont immédiatement communiquées, de sorte que les parties prenantes sont toujours tenues au courant de l’état d’avancement du projet.
Décrivez préalablement les méthodologies et les techniques
Lorsque vous définissez la documentation de votre projet, vous pouvez décrire les méthodologies et les techniques que vous allez utiliser à l’avance qui mèneront à un projet plus réussi. La documentation de vos méthodologies signifie que tout le monde peut suivre et sait à quoi s’attendre, car votre projet est plus cohérent.
Définir et assigner des responsabilités avec plus de précision
La documentation du projet vous permet d’indiquer clairement à qui sont attribuées quelles tâches et qui est responsable en dernier ressort de quels livrables. Lorsque quelqu’un souhaite poser une question sur le projet, il peut facilement voir qui gère l’aspect en question et les employés passent également moins de temps à dupliquer le travail. Les tâches ne passent pas entre les mailles du filet, car tout le monde sait qui est censé livrer quoi.
Améliorer les livrables et le taux de réussite
Si votre équipe sait ce que sont les livrables, il est plus probable qu’elle puisse atteindre ses objectifs. Ils peuvent continuellement consulter la documentation pour connaître les objectifs du projet et s’assurer qu’ils sont sur la bonne voie. Les livrables sont donnés des jalons et des échéanciers pour s’assurer que l’équipe est tenue responsable et capable de mener à bien le projet.
Améliorer la productivité
Les équipes sont plus productives quand elles ont accès à la dernière documentation du projet. Ils savent ce qui se trouve à l’intérieur et sans leur portée de travail et sont mieux placés pour répondre aux exigences de l’équipe de projet. Ils savent quelles sont les tâches les plus prioritaires et sont plus capables d’équilibrer leur charge de travail. Les projets sont réalisés plus rapidement car tout le monde travaille à pleine capacité avec une compréhension de son rôle dans le processus.
Atténuer le risque de perte d’informations
Documenter votre projet signifie que vous êtes beaucoup moins susceptible de perdre des informations qui pourraient s’avérer utiles plus tard. Il est facile d’oublier ce qui a été dit lors des réunions et les projets se confondent alors que tout le monde s’appuie sur la communication verbale pour faire avancer les choses. Lorsque vous voudrez plus tard regarder un projet et en tirer des leçons, vous aurez une trace écrite de ce qui s’est passé.
Types de documentation du projet
Charte du projet
La charte du projet est la pierre angulaire de votre documentation de projet qui communique la portée de votre projet.Elle décrit les objectifs du projet, les parties prenantes qui participeront au projet et qui sera responsable de quoi. La charte du projet est créée au début du cycle de vie d’un projet et est continuellement référencée au fur et à mesure du déroulement du projet.
Énoncé des travaux (SOW)
Un énoncé des travaux est plus détaillé qu’une charte de projet et contient les spécifications d’un projet. L’énoncé des travaux détaille les livrables, les échéanciers et les budgets du projet et il peut être échangé entre une entreprise et un client pour servir de contrat informel pour les travaux à entreprendre.
Exemple pour la documentation de la timeline du projet
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Documentation des exigences
La documentation des exigences explique clairement ce que le résultat final du projet permettra ou non. Le produit a un objectif particulier et doit atteindre des objectifs spécifiques afin de répondre aux besoins d’un certain groupe d’utilisateurs.
Communication avec les parties prenantes
La communication des parties prenantes décrit les procédures relatives à la façon dont votre équipe de projet communiquera avec les parties prenantes pendant le cycle de vie du projet. Il explique en détail comment se produira exactement la communication, des canaux utilisés pour communiquer à la fréquence de la communication.
Gestion des changements
Lorsque des modifications doivent être apportées au plan de projet initial, elles doivent être demandées et documentées dans le journal de gestion des modifications. Celui-ci permet de suivre toutes les modifications apportées à un projet et comprend la raison de la modification demandée, ainsi que le nom de la personne chargée de demander la modification.
Analyse des risques et documentation
Dans l’analyse des risques, vous devriez inclure tous les risques potentiels de votre projet et leur probabilité de se produire dans votre plan de gestion des risques, et ce que vous allez faire pour les empêcher.
Journal des problèmes
Les journaux des problèmes sont des listes qui vous aident à rester au courant des problèmes du projet au fur et à mesure qu’ils surviennent et à comprendre leur impact sur le projet. Vous enregistrez le moment où le problème s’est produit, une description du problème et l’action requise et par qui.
Comment créer de la documentation de projet ?
Nous vous expliquerons comment faire de la documentation de projet en six étapes simples.
Étape 1 : Rassemblez toutes les exigences et les informations connexes dans un référentiel central
Tout d’abord, la documentation de votre projet doit être rassemblée dans un seul endroit où les membres de l’équipe et les autres parties prenantes peuvent facilement y accéder. Vous pouvez commencer votre processus de documentation de projet avec des documents dispersés un peu partout, dans des chaînes de courrier électronique, des documents Word, des messages Slack, des fichiers PDF, etc. Il est essentiel de rassembler toute votre documentation dans un référentiel centralisé qui fonctionnera comme une source unique de vérité que les employés pourront consulter chaque fois qu’ils ont une question.
Étape 2 : Soyez descriptif du processus et des étapes du projet
Ensuite, assurez-vous de fournir une description détaillée du processus de gestion du projet et des étapes du projet. Les différentes étapes du processus de gestion de projet nécessitent tous différents types de documents allant de la planification à l’exécution jusqu’à la réalisation. Par exemple, votre charte de projet est quelque chose qui sera écrit au début du projet pendant que votre journal des problèmes sera créé et mis à jour tout au long du cycle de vie du projet.
Étape 3 : Organisez les informations par étapes et par sujets
Une fois que vous avez créé votre documentation de projet, utilisez votre outil de documentation de projet pour organiser l’information en étapes et en sujets. Les différents types de documents tels que les mises à jour du statut de votre projet et la charte de votre projet se situent dans différentes sections en fonction de l’étape du processus de planification du projet.
Étape 4 : Collaborez avec votre équipe sur les avis
La documentation de votre projet devrait être un effort d’équipe. Même si vous êtes un gestionnaire de projet chargé de créer tout un ensemble de documentation du projet, vous pouvez bénéficier des contributions de votre équipe sur les avis qui aident à améliorer votre documentation. Ils peuvent vous dire ce qui n’est pas clair, ce qui manque dans la documentation de votre projet et tout ce qui est obsolète. Une documentation incorrecte peut nuire à la crédibilité de votre projet et perturber les membres de votre équipe, donc les révisions sont essentielles.
Étape 5 : Publiez les documents, ajoutez des balises et indexer
Une fois que vous avez la documentation de votre projet conforme à un bon standard, publiez-le dans un portail de documentation et assurez-vous d’ajouter des balises et de l’indexer avec la recherche. Votre documentation devrait être facile à trouver par tous ceux qui la recherchent et votre documentation devrait montrer des articles connexes pour une meilleure découverte du contenu.
Étape 6 : Maintenez et mettez à jour la documentation
Il s’agit de la dernière étape de la préparation de la documentation du projet. La documentation de votre projet est une entité vivante qui doit être continuellement mise à jour et maintenue pour garantir qu’elle est complète et à jour. Prévoyez une heure pour chaque tâche afin de parcourir votre documentation et d’identifier les documents qui pourraient bénéficier d’une révision. Maintenez certains documents à jour, tels que votre journal des problèmes ou votre journal de gestion des modifications.
Meilleures pratiques pour la rédaction de la documentation de projet
Définir la portée du projet
Vous devez définir clairement les termes du projet, en définissant ce qui est dans le cadre du projet et ce qui se trouve en dehors. Cela protège contre le flou de portée et assure que tout le monde sache à quoi ressemble le projet et à quoi ressemble la réussite. Un projet pourrait continuer à fonctionner éternellement si vous continuez à ajouter des choses à faire à la portée.
Exemple de document de planification de la portée du projet
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Mettez en place une équipe (contributeurs, évaluateurs, éditeur ou éditeur)
Rassemblez une équipe pour collaborer à la documentation de votre projet. Votre équipe doit être composée de contributeurs, d’ évaluateurs, d’éditeurs et d’éditeurs afin qu’ils puissent prendre votre contenu tout au long du cycle de vie. Chacun a un rôle différent à jouer pour mener à bien votre documentation et garantir qu’elle soit créée selon les normes les plus élevées.
Identifiez les sujets et sous-sujets
Identifiez tous les domaines dans lesquels la documentation de votre projet pourrait être utilement divisée en sujets et sous-sujets. Faites un plan de toute la documentation que vous voulez créer et travaillez systématiquement à travers le parcours sujet par sujet. Votre documentation devrait être clairement organisée de manière systématisée afin que tout le monde puisse naviguer dans votre contenu pour trouver ce dont il a besoin.
Soyez précis à propos des résultats attendus
Vous devez expliquer clairement ce que vous espérez réaliser avec votre projet afin que votre équipe sache quand votre projet a réussi. Présentez de manière précise les résultats attendus et le moment où vous pensez les obtenir, avec une définition claire de ce qui est accompli. Articulez le produit final dans les termes les plus descriptifs possibles et indiquez clairement à toutes les personnes impliquées.
Documentez les paramètres techniques et les exigences environnementales
Si vous travaillez sur un projet technique, alors vous devrez documenter les paramètres techniques et les exigences environnementales. Assurez-vous que tout le monde connaisse les spécifications nécessaires et les technologies qui seront impliquées dans l’exécution de votre projet. Détaillez vraiment les exigences afin qu’il n’y ait aucun doute dans l’esprit de quiconque sur les dépendances du projet.
Rédigez le livrable du projet
Après avoir défini ce qui est fait, soyez clair sur ce qui sera livré à la fin du projet. Il peut s’agir d’une nouvelle application mobile ou d’un nouveau centre communautaire. Quel que soit votre livrable, soyez clair sur ce qu’il est et sur la façon dont il bénéficiera à l’entreprise une fois que vous l’aurez créé. Quels seront les résultats tangibles de votre projet et comment saurez-vous quand il aura été livré ?
Évaluez la qualité, la portée, le risque, la formation et le coût
Lorsque vous documentez votre projet, évaluez :
- Qualité – Comment allez-vous garantir la qualité du résultat de votre projet ?
- La portée : Qu’est-ce qui est inclus dans les limites du projet et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
- Le risque – Quels sont les risques naturels associés à votre projet et comment allez-vous les gérer?
- La formation – Quelle formation est nécessaire pour développer les compétences nécessaires à la réalisation du projet?
- Le coût – Combien coûtera le projet et quel est le budget?
Actualisez et mettez à jour les documents avec l’historique des versions
Utilisez un outil de documentation qui vous permet de stocker l’historique des versions pour chaque document afin que vous puissiez y faire référence si nécessaire. Les mises à jour régulières de la documentation de votre projet peuvent parfois nécessiter de revenir à des versions précédentes, car vous devrez peut-être vous rappeler l’historique du projet.
Choisissez le bon logiciel pour la documentation du projet
Si vous vous engagez dans la documentation d’un projet, vous devrez disposer des outils adéquats pour stocker vos documents et les partager avec votre équipe. Un bon choix pour la documentation de projet est une base de connaissances d’entreprise, gérée de manière centralisée par une équipe de contributeurs.
Document360 est l’un de ces outils et vous aidera à démarrer avec la documentation de votre projet grâce à son interface élégante et intuitive.Vous pouvez utiliser le WYSIWYG ou l’éditeur de markdown et le gestionnaire de catégories pour organiser votre contenu en rubriques. L’interface utilisateur simple par glisser-déposer vous permet de réorganiser les catégories en quelques clics.
Vous pouvez créer une base de connaissances privée, nécessitant une connexion, base de connaissances pour vos employés ou vos clients afin que votre documentation soit toujours sécurisée. Prenez parti des intégrations et extensions de Document360 avec des applications populaires afin d’étendre les fonctionnalités de votre base de connaissances.
Avec Document360, vous pouvez visualiser l’historique des versions entre plusieurs versions ou revenir à une version antérieure. Vous n’avez pas à vous soucier de remplacer accidentellement le contenu grâce au contrôle automatique des sources.
Pour conclure
Il est maintenant clair que si vous êtes un responsable de projet, votre projet a désespérément besoin de documentation pour apporter de la clarté et de l’organisation à votre équipe. Si vous gérez un petit projet, vous n’aurez pas besoin de trop de documentation ou vous pourriez trouver votre équipe surchargée de documents. Les grands projets ont besoin de plus de documentation naturellement, car ils sont plus complexes et impliquent plus de pièces mobiles.
Quels que soient les besoins de documentation de votre projet, assurez-vous de commencer avec un outil comme Document360, qui vous aidera à créer et à partager vos documents avec votre équipe. Vous pouvez conserver tous vos documents dans un seul endroit centralisé et les membres de l’équipe peuvent profiter d’une recherche puissante pour trouver le contenu dont ils ont besoin.
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