Wie man Projektdokumentation erstellt – mit Beispielen und Vorteile

Vorteile der Projektdokumentation

Es kann sein, dass es Projektmanager gibt, die keine Zeit haben, in die Erstellung von Projektdokumenten zu investieren. Es ist schwer genug, ein Projekt auf den Weg zu bringen, ohne eine Vielzahl von Dokumenten erstellen zu müssen, die vielleicht gelesen werden oder nicht.

Wir sind hier, um Ihnen zu sagen, dass Projektdokumentation zahlreiche Vorteile hat.

Projektaufgaben und Fortschritte nachvollziehbar halten

Wenn Sie über ausführliche Projektmanagementdokumente verfügen, sind die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds klar definiert. Projektaufgaben und -fortschritte sind nachvollziehbar, da Sie wissen, wer bis zu welchem Termin welche Arbeit erledigen soll. Das bedeutet, dass Sie das Projekt viel effektiver verfolgen können und verstehen können, ob Sie am Ziel sind.

Verbesserung der Kommunikation zwischen Stakeholdern und dem Team

Projektdokumentation macht Ihre Annahmen über ein Projekt explizit. Stakeholder können verstehen, was ein Projekt beinhaltet, wie viel es kostet und wie lange es dauern wird. Alle Informationen über das Projekt stehen bereitwillig zur Verfügung, damit eine klare Kommunikation möglich ist. Änderungen am Projekt werden sofort mitgeteilt, so dass die Stakeholder immer über den Status des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden.

Beschreiben Sie die Methoden und Techniken vorher

Wenn Sie Ihre Projektdokumentation definieren, können Sie im Voraus die Methodik und Techniken skizzieren, die Sie verwenden werden, was zu einem erfolgreicheren Projekt führen wird. Die Dokumentation Ihrer Methodologien bedeutet, dass jeder mitverfolgen kann und er weiß, was er zu erwarten hat, da Ihr Projekt konsistenter ist.

Aufgaben mit größerer Genauigkeit definieren und zuweisen

Mit der Projektdokumentation können Sie eindeutig angeben, wer welche Aufgaben und letztendlich für welche Lieferungen verantwortlich ist. Wenn jemand eine Frage zum Projekt stellen möchte, kann er/sie leicht erkennen, wer sich um den relevanten Aspekt kümmert und die Mitarbeiter verbringen auch weniger Zeit mit Doppelarbeit. Aufgaben fallen nicht durch die Risse aus, da jeder weiß, wer was liefern soll.

Lieferbare Leistungen und Erfolgsrate verbessern

Wenn Ihre Teammitglieder wissen, was die Ergebnisse sind, dann können sie ihre Ziele eher erreichen. Sie können ständig auf die Dokumentation zurückgreifen, um die Ziele des Projekts herauszufinden und sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Lieferungen werden Meilensteine und Zeitachsen zugeteilt, um sicherzustellen, dass das Team zur Verantwortung gezogen wird und in der Lage ist, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Produktivitätssteigerung

Teams sind produktiver, wenn sie Zugang zu den neuesten Projektdokumentationen haben. Sie wissen, was innerhalb und außerhalb ihres Arbeitsbereichs liegt, und sind besser befähigt, die Anforderungen an das Projektteam zu erfüllen. Sie wissen, welche Aufgaben die höchste Priorität haben und in der Lage sind, ihre Arbeitsbelastung besser auszugleichen. Die Projekte werden schneller erledigt, da jeder voll und ganz arbeitet, wobei er seine Rolle im Prozess versteht.

Das Risiko des Informationsverlustes mildern

Wenn Sie Ihr Projekt dokumentieren, verlieren Sie viel weniger Informationen, die später von Nutzen sein könnten. Es ist leicht zu vergessen, was in Meetings gesagt wurde, und Projekte werden oft verworren, da sich alle auf verbale Kommunikation verlassen, um die Dinge zu erledigen. Stattdessen haben Sie mit einer Dokumentation eine schriftliche Aufzeichnung von dem, was bei einem Projekt geschehen ist, wenn Sie später auf ein Projekt zurückblicken und daraus lernen wollen.

Arten der Projektdokumentation

Projektcharta

Die Projektcharta ist der Grundstein für Ihre Projektdokumentation, die den Umfang Ihres Projekts kommuniziert. Er beschreibt die Ziele des Projekts, die Beteiligten, die am Projekt teilnehmen werden und wer wofür verantwortlich sein wird. Die Projektcharta wird zu Beginn des Lebenszyklus eines Projekts erstellt und wird bei der Weiterentwicklung des Projekts kontinuierlich referenziert.

Arbeitserklärung (SOW)

Eine Erklärung zur Arbeit oder Statement of Work ist detaillierter als eine Projektcharta und enthält die Spezifikationen eines Projekts. Die Erklärung der Arbeit beschreibt die Leistungen, Zeitpläne des Projekts und Budgets und es kann zwischen einem Unternehmen und einem Kunden getauscht werden, um als informeller Vertrag für die zu leistende Arbeit zu fungieren.

Lassen Sie keinen Raum für Fehler, indem Sie Ihre Prozeduren dokumentieren!

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Anforderungsdokumentation

Die Anforderungsdokumentation erklärt eindeutig, was das Endergebnis des Projekts bewirken wird oder nicht. Das Produkt hat einen bestimmten Zweck und muss bestimmte Ziele erreichen, um die Bedürfnisse einer bestimmten Benutzergruppe zu erfüllen.

Stakeholder-Kommunikation

Die Kommunikation der Stakeholder erläutert Verfahren, wie Ihr Projektteam während des Projektlebenszyklus mit den Stakeholdern kommunizieren wird. Er erläutert detailliert, wie die Kommunikation genau vonstatten gehen wird, von den Kanälen, die zur Kommunikation verwendet werden, bis zur Häufigkeit der Kommunikation.

Änderungsmanagement

Wenn Änderungen am ursprünglichen Projektplan vorgenommen werden müssen, sollten sie angefordert und im Änderungsverwaltungsprotokoll dokumentiert werden. Dies verfolgt alle Änderungen an einem Projekt und enthält den Grund für die angeforderte Änderung plus die Person, die für die Änderung verantwortlich ist.

Risikoanalyse und -dokumentation

In der Risikoanalyse sollten Sie  als Teil Ihres Risikomanagementplans alle potenziellen Risiken Ihres Projekts, deren Wahrscheinlichkeit sowie die von Ihnen geplanten Maßnahmen, um sie zu verhindern, berücksichtigen.

Fehlerprotokoll

Fehlerprotokolle sind Listen, die Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und die Auswirkungen zu verstehen, die diese Fehler auf das Projekt haben. Sie erfassen, wann das Problem aufgetreten ist, eine Beschreibung des Problems, die erforderliche Aktion und Angaben zur Person, die die Aktion durchführen soll.

Wie erstelle ich eine Projektdokumentation?

Wir sprechen über die Erstellung von Projektdokumentationen in sechs einfachen Schritten.

Schritt 1: Sammeln Sie alle Anforderungen und verwandte Informationen in einem zentralen Repository

Zunächst einmal muss Ihre Projektdokumentation an einem Ort gesammelt werden, an dem Teammitglieder und andere Stakeholder problemlos darauf zugreifen können. Sie können Ihren Dokumentationsprozess mit Dokumenten beginnen, die überall durch E-Mail-Ketten, Word Docs, Slack Nachrichten, PDF-Dateien und weiteres verteilt sind. Es ist entscheidend, Ihre gesamte Dokumentation in ein zentralisiertes Repository zu bringen, das als eine einzige Quelle der Echtheit fungiert, die die Mitarbeiter überprüfen können, wann auch immer sie eine Frage haben.

Schritt 2: Beschreiben Sie den Prozess und die Stufen des Projekts

Als nächstes stellen Sie sicher, dass Sie detaillierte Beschreibungen des Projektmanagement-Prozesses und der Projektphasen angeben. Die verschiedenen Phasen des Projektmanagement-Prozesses erfordern verschiedene Arten von Dokumenten, von der Planung bis zur Ausführung bis zur Fertigstellung. Zum Beispiel wird Ihre Projektcharta zu Beginn des Projekts geschrieben, während Ihr Fehlerprotokoll während des gesamten Projektlebenszyklus erstellt und aktualisiert wird.

Schritt 3: Organisieren Sie die Informationen nach Stufen und Themen

Sobald Sie Ihre Projektdokumentation erstellt haben, verwenden Sie Ihr Projektdokumentationstool, um die Informationen in Stufen und Themen zu organisieren. Verschiedene Dokumententypen wie die Aktualisierung des Projektstatus und der Projektcharta gehören in verschiedene Abschnitte, je nachdem, in welcher Phase der Projektplanung sie sich befinden.

Schritt 4: Kollaborieren Sie mit Ihrem Team bei Bewertungen

Ihre Projektdokumentation sollte eine Teamarbeit sein. Auch wenn Sie ein Projektmanager sind, der mit der Erstellung einer ganzen Reihe von Projektdokumentationen beauftragt ist, können Sie bei Rezensionen von den Beiträgen Ihres Teams profitieren, was hilft, Ihre Dokumentation zu verbessern. Diese können Ihnen mitteilen, was unklar ist, was in Ihrer Projektdokumentation fehlt und was überholt ist. Falsche Dokumentation kann die Glaubwürdigkeit Ihres Projekts beschädigen und Ihre Teammitglieder verwirren, daher sind Rezensionen unerlässlich.

Schritt 5: Veröffentlichen Sie die Dokumente, fügen Sie Tags und Indizierung

Sobald Sie Ihre Projektdokumentation nach einem guten Standard erhalten haben, veröffentlichen Sie es in einem Dokumentationsportal und stellen Sie sicher, dass Sie Tags hinzufügen und mit der Suche indizieren. Ihre Dokumentation sollte von jedem, der sie sucht, leicht zu finden sein und Ihre Dokumentation sollte für eine bessere Entdeckung von Inhalten verwandte Artikel zeigen.

Schritt 6: Die Dokumentation pflegen und aktualisieren

Dies ist der letzte Schritt in der Vorbereitung der Dokumentation für ein Projekt. Ihre Projektdokumentation ist eine lebendige Einrichtung, die ständig aktualisiert und gepflegt werden muss, um Vollständigkeit und Aktutalität zu gewährleisten. Nehmen Sie sich für jede Arbeit eine Stunde Zeit, um durch Ihre Dokumentation zu gehen und Dokumente zu identifizieren, die von einer Revision profitieren könnten. Halten Sie bestimmte Dokumente wie Ihr Fehlerprotokoll oder Ihr Änderungsprotokoll auf dem Laufenden.

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Bewährte Praktiken in der Projektdokumentation

Definieren Sie den Umfang des Projekts

Sie müssen die Bedingungen des Projekts klar definieren, was im Rahmen des Projekts steht und was außerhalb des Projekts liegt. Dies schützt vor Schlamperei und stellt sicher, dass jeder weiß, was das Projekt beinhaltet und wie Erfolg aussieht. Ein Projekt könnte für immer weitergehen, wenn man einfach immer nur Dinge hinzufügt, die dem Geltungsbereich entsprechen.

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LOS GEHT’S

Team einrichten (Mitwirkende, Reviewer, Editor oder Verleger)

Bringen Sie ein Team zusammen, um an Ihrer Projektdokumentation mitzuarbeiten. Ihr Team muss aus Mitwirkenden, Rezensionen, Redakteuren und Verlagen bestehen, damit sie Ihre Inhalte durch den gesamten Lebenszyklus bringen können. Jeder hat eine andere Rolle zu spielen, wenn es darum geht, Ihre Dokumentation bis zur Fertigstellung durchzuführen und sicherzustellen, dass sie auf höchstem Niveau erstellt wird.

Themen und Unterthemen identifizieren

Identifizieren Sie alle Bereiche, in denen Ihre Projektdokumentation sinnvoll in Themen und Unterthemen aufgeteilt werden kann. Erstellen Sie einen Plan für alle Dokumentationen, die Sie erstellen möchten und systematisch durch thematische Abschnitte durchlaufen. Ihre Dokumentation sollte systematisch organisiert sein, damit jeder durch Ihre Inhalte blättern kann, um herauszufinden, was er braucht.

Seien Sie spezifisch über erwartete Ergebnisse

Sie müssen deutlich erklären, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen, damit Ihr Team weiß, wann Ihr Projekt erfolgreich war. Legen Sie die erwarteten Ergebnisse fest und wann Sie diese voraussichtlich erreichen werden, mit einer soliden Definition davon, was als “erledigt” betrachtet wird. Veranschaulichen Sie das Endprodukt so genau wie möglich und machen Sie es für alle Beteiligten verständlich.

Technische Parameter und Umweltanforderungen dokumentieren

Wenn Sie an einem technischen Projekt arbeiten, müssen Sie technische Parameter und Umweltanforderungen dokumentieren. Stellen Sie sicher, dass jeder die erforderlichen Spezifikationen und Technologien kennt, die bei der Ausführung Ihres Projekts ins Spiel kommen. Gehen Sie wirklich ins Detail über die Anforderungen, so gibt es keinen Zweifel an den Abhängigkeiten des Projekts.

Lieferbare Leistungen des Projekts festlegen

Machen Sie sich wirklich darüber im Klaren, was am Ende des Projekts nach Ihrer Definition ausgeliefert wird. Dies könnte eine neue mobile App oder ein neues Community-Center sein. Was auch immer Ihre Lieferungen sind, informieren Sie sich darüber, was es ist und wie es dem Unternehmen nützen wird, wenn Sie es gebaut haben. Was werden die greifbaren Ergebnisse Ihres Projekts sein und wie werden Sie wissen, wann es geliefert wurde?Q

Qualität, Umfang, Risiko, Ausbildung und Kosten bewerten

Bei der Dokumentation Ihres Projekts, prüfen Sie:

• Qualität – Wie stellen Sie die Qualität Ihres Projektergebnisses sicher?
• Umfang – was ist im Geltungsbereich des Projekts enthalten und was nicht?
• Risiko – was sind die mit Ihrem Projekt verbundenen Naturrisiken und wie werden Sie damit umgehen?
• Ausbildung – Welche Ausbildung ist erforderlich, um die notwendigen Fähigkeiten für den Abschluss des Projekts zu entwickeln?
• Kosten – wie viel wird das Projekt kosten und was ist das Budget dafür?

Dokumente mit Versionsverlauf erneuern und aktualisieren

Verwenden Sie ein Dokumentationswerkzeug, mit dem Sie den Versionsverlauf für jedes Dokument speichern können, so dass Sie jederzeit darauf zurückgreifen können. Regelmäßige Aktualisierungen an Ihre Projektdokumentation können dazu führen, dass Sie manchmal wieder zu früheren Versionen zurückkehren müssen, da Sie sich vielleicht an den Verlauf des Projekts erinnern müssen

Wahl der richtigen Software für die Projektdokumentation

Wenn Sie sich in die Dokumentation eines Projekts tätigek, müssen Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen, um Ihre Dokumente zu speichern und mit Ihrem Team zu teilen. Eine gute Wahl für die Projektdokumentation ist eine Unternehmenswissensdatenbank, die zentral von einem Projektteam verwaltet wird.

Document360 ist eines dieser Tools und es wird Ihnen helfen, mit Ihrer Projektdokumentation über seine stilvolle und intuitive Schnittstelle loszulegen. Sie können den WYSIWYG oder den Markdown Editor und den Kategorie-Manager verwenden, um Ihre Inhalte in Themen zu organisieren. Mit dem einfachen Drag-and-Drop UI können Sie die Kategorien mit wenigen Klicks neu anordnen.

Sie können eine private Wissensdatenbank mit einer Login-Anforderung für Mitarbeiter oder Kunden erstellen, damit Ihre Dokumentation immer sicher bleibt. Nutzen Sie die Vorteile von Document360 Integrationen und Erweiterungen mit beliebten Apps, damit Sie die Funktionalität Ihrer Wissensdatenbank erweitern können.

Mit Document360 können Sie die Versionsgeschichte zwischen mehreren Artikelversionen ansehen oder auf eine frühere Version zurückrollen. Sie müssen sich keine Gedanken machen, den Inhalt versehentlich mit automatischer Quellenkontrolle zu überschreiben.

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Bringen wir alles unter Dach und Fach!

Inzwischen ist klar – wenn Sie Projektmanager sind, benötigt Ihr Projekt dringend Dokumentation, um Ihrem Team Klarheit und Organisation zu bringen. Wenn Sie ein kleines Projekt betreiben, benötigen Sie nicht zu viel Dokumentation oder Sie werden feststellen, dass Ihr Team mit Dokumenten belastet wird. Größere Projekte benötigen natürlich mehr Dokumentation, da sie komplexer sind und noch bewegende Teile umfassen.

Was auch immer Ihre Projektdokumentation benötigt, stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Tool wie Document360 beginnen, die Ihnen bei der Erstellung und Freigabe Ihrer Dokumente mit Ihrem Team helfen wird. Sie können alle Ihre Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahren und Teammitglieder können die Vorteile einer leistungsstarken Suche nutzen, um die benötigten Inhalte zu finden.