Cómo crear documentación de proyectos con ejemplos y ventajas

¿Qué es la documentación del proyecto?

La documentación del proyecto es la recopilación de todos los documentos relacionados con un proyecto, que contienen las especificaciones básicas del proyecto, los objetivos a alcanzar, los presupuestos, los riesgos y muchos otros temas que es fundamental conocer. Los miembros del equipo pueden consultar la documentación cuando quieran averiguar el estado del proyecto, qué trabajo aún debe completarse o los requisitos del cliente.

Si crea documentos de proyecto, el proyecto tendrá transparencia y todos trabajarán con el mismo manual. Puede hacer un seguimiento de cómo va el proyecto y si cumple con los requisitos. Si alguien tiene una pregunta sobre una etapa anterior del proyecto, puede consultar los registros de documentación para obtener una respuesta definitiva.

Beneficios de la documentación del proyecto

Puede haber gerentes de proyecto que sientan que no tienen tiempo para invertir en la elaboración de ningún tipo de documento de proyecto. Es bastante difícil poner en marcha un proyecto sin tener que crear numerosos documentos que pueden o no ser leídos.

Estamos aquí para decirle que la documentación del proyecto tiene numerosos beneficios.

Mantenga las tareas y el progreso del proyecto rastreables

Cuando se tiene una documentación de gestión de proyectos completa, las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo están claramente definidas. Las tareas y el progreso del proyecto son rastreables, ya que sabe quién debe completar qué trabajo y en qué fecha límite. Esto significa que puede realizar un seguimiento del proyecto de manera mucho más efectiva y comprender si está cumpliendo los objetivos.

Mejore la comunicación entre las partes interesadas y el equipo

La documentación del proyecto hace que sus suposiciones sobre un proyecto sean explícitas. Las partes interesadas pueden comprender lo que implica un proyecto, cuánto va a costar y cuánto tiempo llevará. Toda la información relacionada con el proyecto está fácilmente disponible, lo que hace posible una comunicación clara. Los cambios en el proyecto se comunican inmediatamente para que las partes interesadas estén siempre al tanto del estado del proyecto.

Describe las metodologías y técnicas de antemano

Cuando defines la documentación de tu proyecto, puedes delinear las metodologías y técnicas que vas a utilizar de antemano, lo que conducirá a un proyecto más exitoso. Documentar tus metodologías significa que todos pueden seguirlas y saben qué esperar, porque tu proyecto es más consistente.

Define y asigna responsabilidades con mayor precisión

La documentación del proyecto te permite indicar claramente a quién se le asignan qué tareas y quién es el responsable final de qué entregables. Cuando alguien quiere hacer una pregunta sobre el proyecto, puede ver fácilmente quién se está encargando del aspecto relevante y los empleados también pasan menos tiempo duplicando el trabajo. Las tareas no se pasan por alto porque todos saben quién debe entregar qué.

Mejora los resultados y la tasa de éxito

Si tu equipo sabe cuáles son los resultados, es más probable que puedan cumplir con sus objetivos. Pueden consultar la documentación continuamente para conocer los objetivos del proyecto y asegurarse de que están encaminados. Los resultados tienen hitos y plazos para garantizar que el equipo sea responsable y pueda completar el proyecto con éxito.

Mejora la productividad

Los equipos son más productivos cuando tienen acceso a la documentación del proyecto más actualizada. Saben qué está dentro y fuera de su alcance de trabajo y están mejor preparados para satisfacer las demandas que se le imponen al equipo del proyecto. Saben qué tareas son las más prioritarias y son más capaces de equilibrar su carga de trabajo. Los proyectos se completan más rápidamente porque todos trabajan a plena capacidad y comprenden su función en el proceso.

Mitiga el riesgo de perder información

Documentar tu proyecto significa que es mucho menos probable que pierdas información que podría ser valiosa más adelante. Es fácil olvidar lo que se dijo en la reunión y los proyectos se vuelven confusos porque todos dependen de la comunicación verbal para hacer las cosas. Cuando más tarde quieras mirar atrás y aprender de un proyecto, tendrás un registro escrito de lo que sucedió.

Tipos de documentación de proyectos

Carta del proyecto

La carta del proyecto es la piedra angular de la documentación del proyecto que comunica el alcance del mismo. Describe los objetivos del proyecto, las partes interesadas que participarán en el proyecto y quién será responsable de qué. La carta del proyecto se crea al comienzo del ciclo de vida de un proyecto y se hace referencia a ella continuamente a medida que se desarrolla el proyecto.

Declaración de trabajo (SOW)

Una declaración de trabajo es más detallada que una carta del proyecto y contiene las especificaciones del proyecto. La declaración de trabajo detalla los entregables, los plazos y los presupuestos del proyecto y puede intercambiarse entre una empresa y un cliente para que actúe como un contrato informal para el trabajo que se realizará.

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Documentación de requisitos

La documentación de requisitos explica claramente qué hará o no hará el resultado final del proyecto. El producto tiene un propósito particular y debe lograr fines específicos para satisfacer las necesidades de un determinado grupo de usuarios.

Comunicación con las partes interesadas

La comunicación con las partes interesadas describe los procedimientos relacionados con la forma en que su equipo de proyecto se comunicará con las partes interesadas durante el ciclo de vida del proyecto. Explica en detalle exactamente cómo se producirá la comunicación, desde los canales utilizados para comunicarse hasta la frecuencia de la comunicación.

Gestión de cambios

Cuando sea necesario realizar cambios en el plan inicial del proyecto, se deben solicitar y documentar en el registro de gestión de cambios. Esto permite realizar un seguimiento de todas las modificaciones de un proyecto e incluye el motivo del cambio solicitado, además de la persona responsable de solicitar el cambio.

Análisis de riesgos y documentación

En el análisis de riesgos, debe incluir todos los riesgos potenciales de su proyecto y su probabilidad de ocurrencia como parte de su plan de gestión de riesgos, y lo que hará para evitarlos.

Registro de problemas

Los registros de problemas son listas que lo ayudan a mantenerse al tanto de los problemas del proyecto a medida que surgen y comprender el impacto que tienen en el proyecto. Registra cuándo ocurrió el problema, una descripción del problema y la acción requerida y quién la realizó.

¿Cómo crear documentación de proyectos?

Te explicaremos cómo crear documentación de proyectos en seis sencillos pasos.

Paso 1: Recopilar todos los requisitos y elementos relacionados en un repositorio central

En primer lugar, la documentación de tu proyecto debe estar recopilada en un solo lugar al que los miembros del equipo y otras partes interesadas puedan acceder fácilmente. Puedes comenzar el proceso de documentación de tu proyecto con documentos distribuidos por todas partes, en cadenas de correo electrónico, documentos de Word, mensajes de Slack, archivos PDF y más. Es fundamental reunir toda la documentación en un repositorio centralizado que funcione como una única fuente de información que los empleados puedan consultar siempre que tengan una pregunta.

Paso 2: describa el proceso y las etapas del proyecto

A continuación, asegúrese de proporcionar descripciones detalladas del proceso de gestión del proyecto y las etapas del mismo. Las diferentes etapas del proceso de gestión del proyecto requieren distintos tipos de documentos, desde la planificación hasta la ejecución y la finalización. Por ejemplo, el acta de constitución del proyecto es algo que se redactará al principio del proyecto, mientras que el registro de problemas se creará y actualizará durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Paso 3: organice la información por etapas y temas

Una vez que haya creado la documentación del proyecto, utilice la herramienta de documentación del proyecto para organizar la información en etapas y temas. Los distintos tipos de documentos, como las actualizaciones del estado del proyecto y el acta de constitución del proyecto, pertenecen a distintas secciones según la etapa del proceso de planificación del proyecto en la que se encuentren.

Paso 4: Colabora con tu equipo en las revisiones

La documentación de tu proyecto debe ser un esfuerzo de equipo. Incluso si eres es el administrador de proyectos encargado de crear todo el cuerpo de documentación del proyecto, puede beneficiarse de las contribuciones de su equipo en las revisiones que ayudan a mejorar su documentación. Pueden decirle qué no está claro, qué falta en la documentación de su proyecto y cualquier cosa que esté desactualizada. La documentación incorrecta puede dañar la credibilidad de su proyecto y confundir a los miembros de su equipo, por lo que las revisiones son esenciales.

Paso 5: publique los documentos, agregue etiquetas e indexe

Una vez que haya logrado que la documentación de su proyecto alcance un buen estándar, publique en un portal de documentación y asegúrese de agregar etiquetas e indexarla con una búsqueda. Su documentación debe ser fácil de encontrar para cualquier persona que la busque y su documentación debe mostrar artículos relacionados para un mejor descubrimiento de contenido.

Paso 6: mantenga la documentación y actualícela

Este es el paso final en cómo preparar la documentación para un proyecto. Su documentación de proyecto es una entidad viva que debe actualizarse y mantenerse continuamente para que sea completa y actualizada. Reserva una hora para cada trabajo para revisar tu documentación e identificar los documentos que podrían beneficiarse de una revisión. Mantén actualizados ciertos documentos, como tu registro de problemas o tu registro de gestión de cambios.

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Mejores prácticas para escribir la documentación del proyecto

Define el alcance del proyecto

Debes establecer claramente los términos del proyecto, definiendo qué está dentro del alcance del proyecto y qué está fuera de él. Esto evita la expansión del alcance y garantiza que todos sepan qué implica el proyecto y cómo se ve el éxito. Un proyecto podría durar para siempre si simplemente sigues agregando cosas para hacer al alcance.

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COMIENZA

Forme un equipo (colaboradores, revisores, editor o editor)

Reúne a un equipo para colaborar en la documentación de tu proyecto. Tu equipo debe estar formado por colaboradores, revisores, editores y publishers para que puedan llevar tu contenido a lo largo de todo el ciclo de vida. Cada uno tiene un papel diferente que desempeñar para completar la documentación y garantizar que se cree con el más alto nivel.

Identifique temas y subtemas

Identifique todas las áreas en las que la documentación de su proyecto podría dividirse de manera útil en temas y subtemas. Haga un plan de toda la documentación que desea crear y trabaje sistemáticamente tema por tema. Su documentación debe estar claramente organizada de manera sistematizada para que cualquiera pueda explorar su contenido y encontrar lo que necesita.

Sea específico sobre los resultados esperados

Debe explicar claramente lo que espera lograr con su proyecto para que su equipo sepa cuándo ha tenido éxito. Establezca específicamente los resultados esperados y cuándo cree que los alcanzará, con una definición sólida de «finalizado». Articule el producto final en los términos más descriptivos posibles y déjelo en claro a todos los involucrados.

Documente los parámetros técnicos y los requisitos del entorno

Si está trabajando en un proyecto técnico, deberá documentar los parámetros técnicos y los requisitos del entorno. Asegúrese de que todos conozcan las especificaciones necesarias y las tecnologías que estarán involucradas en la ejecución de su proyecto. Describa en detalle los requisitos para que nadie tenga dudas sobre las dependencias del proyecto.

Redacte el entregable del proyecto

Tenga muy claro qué se entregará al final del proyecto después de su definición de «terminado». Esto podría ser una nueva aplicación móvil o un nuevo centro comunitario. Sea cual sea el entregable, tenga claro de qué se trata y cómo beneficiará a la empresa cuando lo haya creado. ¿Cuáles serán los resultados tangibles de su proyecto y cómo sabrá cuándo se ha entregado?

Evalúe la calidad, el alcance, el riesgo, la capacitación y el costo

Al documentar su proyecto, evalúe:

• Calidad: ¿cómo garantizará la calidad de su proyecto?
• Alcance: ¿qué se incluye en los límites del proyecto y qué no?
• Riesgo: ¿cuáles son los riesgos naturales asociados con su proyecto y cómo los abordará?
• Capacitación: ¿qué capacitación se requiere para desarrollar las habilidades necesarias para la finalización del proyecto?
• Costo: ¿cuánto costará el proyecto y cuál es el presupuesto para él?

Actualice los documentos con el historial de versiones

Use una herramienta de documentación que le permita almacenar el historial de versiones de cada documento para que pueda volver a consultarlo cuando sea necesario. Las actualizaciones periódicas de la documentación de su proyecto pueden hacer que, en ocasiones, sea necesario volver a versiones anteriores, ya que es posible que necesite recordar el historial del proyecto.

Elegir el software adecuado para la documentación de proyectos

Si está trabajando en la documentación de un proyecto, deberá contar con las herramientas adecuadas para almacenar sus documentos y compartirlos con su equipo. Una buena opción para la documentación de proyectos es una base de conocimiento de la empresa, que está gestionada de forma centralizada por un equipo de colaboradores.

Document360 es una de esas herramientas, y le ayudará a ponerse en marcha con la documentación de su proyecto mediante su interfaz elegante e intuitiva. Puede utilizar el editor WYSIWYG o el editor Markdown y el administrador de categorías para organizar su contenido en temas. La sencilla interfaz de usuario de arrastrar y soltar le permite reorganizar las categorías con solo unos pocos clics.

Puede crear una base de conocimiento privada, que requiera iniciar sesión integraciones y extensiones de Document360 con aplicaciones populares para que pueda ampliar la funcionalidad de su base de conocimientos.

Con Document360, puede ver el historial de versiones entre varias versiones de artículos o volver a una versión anterior. No tiene que preocuparse por sobrescribir el contenido accidentalmente con el control automático de la fuente.

Lea también: Documento de requisitos de software (SRD): beneficios y Ejemplos

Conclusión

A esta altura, está claro que, si eres gerente de proyectos, tu proyecto necesita documentación desesperadamente para aportar claridad y organización a tu equipo. Si estás a cargo de un proyecto pequeño, no necesitarás demasiada documentación o es posible que tu equipo se vea sobrecargado de documentos. Los proyectos más grandes necesitan más documentación de forma natural, ya que son más complejos e implican más partes móviles.