Prós e Contras da Base de Conhecimento de SharePoint

Muitas empresas que adotaram o Microsoft SharePoint KM como Base de Conhecimento estão percebendo rapidamente suas limitações. Embora o SharePoint ofereça recursos básicos para criar documentos e rastrear revisões, ele tende a ser insuficiente quando as equipes precisam de mais.

Se você reconhece a importância de uma boa documentação, então pode entender a necessidade de um sistema centralizado de gerenciamento e armazenamento de documentos. As organizações que valorizam o armazenamento localizado e os sistemas seguros estão investindo em sistemas de gerenciamento de documentos como o SharePoint.

Porém, à medida que mais e mais empresas estão usando a tecnologia como um impulsionador de negócios, muitos líderes empresariais estão se afastando de soluções como o SharePoint. Em vez disso, estão investindo em uma Base de Conhecimento.

Comparar o Microsoft SharePoint a uma Base de Conhecimento pode ser como comparar um martelo a uma loja de ferragens. As equipes precisam de mais de uma ferramenta para serem bem-sucedidas.

O que é uma base de conhecimento do Sharepoint?

O Microsoft SharePoint é definido como um sistema de gerenciamento de documentos. Ele foi projetado como um repositório para guardar e manter a documentação. Ao comparar o SharePoint com uma Base de Conhecimento, é importante entender alguns aspectos.

Primeiro, para entender como a adoção de uma Base de Conhecimento pode ajudar sua organização, é importante entender o que é a Estrutura de Gerenciamento de Conhecimento. Trata-se de uma metodologia altamente conceituada para extrair conhecimento e compartilhá-lo entre funcionários e departamentos. Em essência, a Estrutura de Gestão do Conhecimento fornece estrutura para os funcionários, capacitando-os a gerenciar, rastrear e reter com eficácia o conhecimento de fluxos de trabalho, documentação e revisões.

Uma Base de Conhecimento é um método de aproveitar a tecnologia para armazenar e personalizar a documentação em uma organização. Ela funciona como um sistema centralizado ao qual as equipes e os departamentos compartilham o acesso. Em geral, uma Base de Conhecimento típica é um software e deve incorporar muitas ferramentas e recursos diferentes para aumentar a produtividade em uma organização.

Dependendo dos requisitos comerciais, uma Base de Conhecimento é essencial para aumentar a colaboração, centralizar o gerenciamento de documentos e ajudar os funcionários a adotar a Estrutura de Gestão do Conhecimento.

Embora a Estrutura de Gestão do Conhecimento seja uma estratégia geral para a produção de informações, a Base de Conhecimento é o veículo no qual essa estrutura é fornecida.

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O que o SharePoint oferece como base de conhecimento?

O SharePoint é um repositório muito padrão usado principalmente por usuários internos para criar e armazenar documentos. Ele faz parte do Microsoft Office365 e depende do Microsoft Suite para funcionar.

O SharePoint permite que as equipes visualizem, editem e compartilhem a documentação interna por meio do ecossistema de produtos Office365 da Microsoft.

Como o SharePoint é um produto da Microsoft, ele depende muito do ecossistema da Microsoft. Se a sua organização é uma grande loja da Microsoft, então você deve se sentir em casa. Com o SharePoint, você pode criar bibliotecas básicas de documentos com base nas ferramentas do Microsoft Office. A criação e o upload de arquivos do Office365 são fáceis e diretos. O upload de modelos para pastas e a exportação de documentação por meio do Excel e do Word são fáceis, desde que você jogue na área restrita da Microsoft.

Filtrar a documentação é simples com o SharePoint. Você pode filtrar por data ou usuário. Também é possível filtrar pela última modificação ou pelo tipo de documento. Você pode até mesmo sincronizar seu PC com o SharePoint para trabalhar em programas externos da Microsoft, como o Microsoft Teams, para aprimorar a colaboração. SharePoint, a plataforma de armazenamento do Microsoft Teams. A Microsoft oferece opções no local, mas a maioria usará a solução em nuvem.

A coautoria e o rastreamento de versões é outro benefício que fornece fluxos de trabalho simples com os quais o usuário pode interagir. Os usuários também podem criar alertas, fixar documentos, personalizar colunas e criar páginas Wiki.

Vantagens da base de conhecimento do SharePoint

Primeiro, vamos analisar as vantagens de usar a base de conhecimento do SharePoint.

Integração fácil para usuários da Microsoft

É provável que os membros da sua equipe já saibam como usar o SharePoint ou, pelo menos, estejam familiarizados com o restante do pacote Microsoft Office. Você pode manter sua base de conhecimento nos mesmos sistemas que sua equipe está acostumada a usar e reduzir o tempo e os esforços de integração.

Os administradores da base de conhecimento não precisam de novas contas com mais senhas para se preocupar.

Usando um único sistema

Como o SharePoint se integra ao Microsoft Office, você tem a vantagem de usar um único sistema para a maior parte de seu conjunto de ferramentas. Os funcionários não precisarão se lembrar de usar uma nova plataforma e a equipe de TI não precisará se preocupar com a verificação de um novo fornecedor.

Seguro e confiável

Microsoft é um fornecedor de software empresarial confiável globalmente, para que você não precise se preocupar com coisas como proteção de dados, hacking, ou perda de dinheiro. É uma marca que não vai a lugar nenhum tão cedo.

SharePoint como wiki de conhecimento

SharePoint é mais adequado para ser uma ferramenta interna, colaborativa e controlada por versão para a sua estratégia de Gerenciamento de Documentos.

Em termos simples, isso significa manter as informações da sua empresa em um só lugar, acessíveis em uma grande equipe distribuída e permitir que as pessoas trabalhem em conjunto melhor. Ele pode ser comparado ao Google Drive desta forma – documentos que são hospedados na nuvem para equipes.

Uma base de conhecimento interno tem mais probabilidade de ser uma wiki, o que significa que qualquer pessoa pode adicionar conteúdo e acessar o Sistema de Gerenciamento de Conteúdos. Ter alguns administradores centralizados que postam conteúdo inibiriam este fluxo de trabalho colaborativo, então SharePoint é ideal nesta instância.

Antes de começar, o administrador do SharePoint tem que configurar o site de Páginas Wiki. Você vai acabar com um CMS que sua equipe pode usar para publicar texto, imagens e vídeos nas páginas de conteúdo. Você também pode formatar o conteúdo e tornar os metadados pesquisáveis.

Desvantagens do uso da base de conhecimento de Sharepoint

As desvantagens da utilização da base de conhecimento do SharePoint são numerosas. As funcionalidades integradas do SharePoint são orientadas para torná-lo uma ferramenta interna de colaboração mais focada no gerenciamento de conhecimento.

Isso resulta em um modelo de software completamente diferente, tornando-o inadequado para uso como base de conhecimento.

Conteúdo não indexado

Imaginemos que você não tem recursos para configurar uma página Wiki complicada.

Se seus documentos são hospedados em sua base de conhecimento em diferentes formatos, como planilhas do Excel, PowerPoints, Word documents e PDFs, eles não serão indexáveis.

As consultas de pesquisa serão difíceis, você não será capaz de navegar facilmente no conteúdo ou, em última análise, encontrar o que você precisa.

Mesmo se você fizer um site Wiki, apenas os metadados marcados e indexados – contra o corpo real do seu artigo em uma base de conhecimento regular. Isto limita os recursos de pesquisa ainda mais.

Nenhuma arquitetura de informações

Criar um Wiki em SharePoint ainda significa que não haverá uma visão da Arquitetura da Informação além da configuração inicial.

Os usuários chegarão à sua base de conhecimento e ficarão sobrecarregados com a enorme quantidade de informações não estruturadas apresentadas de forma bastante básica. Você não pode nem mesmo categorizar seu conteúdo no SharePoint.

Ter muito conteúdo, especialmente não estruturado, significa que sua base de conhecimento será pior do que inútil.

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Número restrito de usuários

Uma base de conhecimento pública precisa ter um número potencialmente ilimitado de ‘usuários’, que normalmente são seus clientes. A maioria das bases de conhecimento de autoatendimento precisam ser públicas, pois exigir um login é um obstáculo muito grande para o cliente médio.

Se sua base de conhecimento precisar de um login, você não poderá escalar sua base de conhecimento de forma rápida e barata à medida que você tiver mais clientes. Por outro lado, se você tornar sua fachada pública em conhecimento do SharePoint, aprovação de fluxos de trabalho e agendamento não estarão disponíveis.

Falta de controle de versão

Se você precisar ter controle de versão, permissões de publicação ou agendamento, colaboração com o SharePoint, isso não é possível.

Se você não puder ter um processo adequado de edição, isso irá dificultar a produtividade da equipe.

Não usável para além do seu propósito

O SharePoint não é, na verdade, um software de base de conhecimento, portanto, você precisa criá-lo usando o recurso Wiki Pages ou usar outro software de base de conhecimento de terceiros que seja implementado sobre o SharePoint. Isso elimina a vantagem de usar a Microsoft porque você introduziu outro fornecedor.

Recursos online limitados

SharePoint Online (a versão SaaS do SharePoint em vez da versão instalada no local) também tem recursos reduzidos em comparação com a versão para desktop. Você pode não ser capaz de fazer tudo o que o SharePoint promete no navegador web, limitando o quão ágil seu processo de interação pode ser.

Preço de empresas Enterprise

SharePoint é direcionado para a empresa e o preço listado pode ser uma barreira de entrada para empresas ou startups menores. Você terá que pagar por todos os usuários do SharePoint enquanto uma base de conhecimento geralmente tem um número limitado de ‘administradores’.

Em SharePoint, os administradores também são ‘usuários’, enquanto bases de conhecimento também possuem usuários ‘clientes’. Isso não é possível no SharePoint – sem ajuda do desenvolvedor para fazer um site de Páginas Wiki voltadas para o público.

Conhecimento versus ação

Um dos aspectos mais enganosos do termo “base de conhecimento” é que, na verdade, elas têm como objetivo ajudar os usuários a realizar tarefas, e não apenas absorver conhecimento passivamente. Portanto, as bases de conhecimento devem ser acionáveis e incluir uma arquitetura de informações adequada.

Talvez você não consiga fazer isso com uma base de conhecimento do SharePoint, se a suposição for de que se trata de um wiki e que todos na organização são responsáveis por ele. Com wikis sem manutenção, isso geralmente acaba fazendo com que ninguém seja responsável.

O objetivo de uma base de conhecimento não é exatamente “compartilhar conhecimento”, mas sim ajudar os usuários a realizar tarefas ou resolver problemas relacionados ao seu produto que você definiu previamente.

Isso envolve ter uma ideia da jornada do cliente e dos pontos problemáticos do seu produto.

Suas metas devem basear-se nas necessidades reais do usuário que você identificou em pesquisas, conversas ou dados de análise.

Você precisa decidir o que a base de conhecimento deve atingir e coletar conhecimentos com base nesse objetivo. Os artigos de conhecimento e conteúdo apresentados de uma forma que os clientes externos, sem conhecimento avançado da sua empresa, facilmente entenderão.

Devido ao enorme afluxo de dados, os líderes empresariais estão agora a avançar para uma abordagem mais ágil e personalizável para a gestão da documentação. Líderes de negócios estão interessados em criar uma Base de Conhecimento para compartilhar documentação com seus clientes, parceiros, fornecedores e partes interessadas que incluem personalização dinâmica dentro de uma Plataforma.

É aí que entra uma base de conhecimento SaaS.

O que é uma base de conhecimento SaaS? Por que essa alternativa é melhor?

Uma Base de Conhecimento SaaS permite melhor conectividade e acessibilidade em toda a cadeia de suprimentos. As pessoas que dependem do gerenciamento de documentação para suas necessidades comerciais se manifestaram, e uma Base de Conhecimento tornou-se a resposta para suas exigências.

Com a evolução da Internet, as organizações também tiveram que se adaptar. As empresas agora estão adotando uma abordagem centrada na Web para administrar seus negócios. Elas estão exigindo de seus fornecedores mais do que repositórios básicos para o gerenciamento de documentos. Isso atraiu a necessidade de mais diversidade e personalização na plataforma. Os líderes empresariais estão cansados de investir em soluções estáticas e isoladas que sugam tempo e dinheiro de suas equipes.

Os líderes empresariais agora estão procurando implementar uma solução que os usuários possam personalizar e compartilhar. Para os usuários que trabalham muito com SEO, linguagem Markdown e Web, é imperativo encontrar um fornecedor que possa incorporar essas opções em uma base de conhecimento.

As vantagens de uma base de conhecimento SaaS

Agora que abordamos o motivo pelo qual os líderes empresariais estão migrando para uma Base de Conhecimento, quais são os recursos necessários para executar uma Base de Conhecimento Dinâmica?

Além dos recursos básicos de soluções como o SharePoint, o Document360 oferece uma maneira realmente exclusiva de gerenciar a documentação e personalizar o conteúdo. Ter uma Base de Conhecimento como o Document360 é uma maneira de sua organização levar o gerenciamento e a personalização de documentos a um novo patamar. Vamos falar sobre a próxima geração de gerenciamento de documentos.

Portal Avançado para Construção, Edição, Revisão

Quando se trata de escrever, editar e revisar documentação, o Document360 oferece um portal avançado para desenvolvedores de conteúdo. Ter uma base para seu conteúdo é fundamental para a colaboração. Isso permitirá que vários usuários de várias organizações tenham acesso à Base de Conhecimento do Document360. Com edição de última geração, gerenciamento de categorias de soltar e arrastar, análise dinâmica e rastreamento de revisão, os usuários agora têm opções divertidas e interessantes na ponta dos dedos.

A plataforma permite recursos contínuos de histórico de versões e reversão. Como o Document360 é uma base de conhecimento, a revisão da versão é visível para todos os usuários da plataforma e pode ser categorizada por meio de configurações de permissões. A possibilidade de bifurcar (clonar), excluir e abrir a documentação vem com um registro de data e hora para que vários usuários possam acompanhar o progresso da documentação.

Personalizar categorias e artigos de uma única plataforma

O Gerenciador de categorias Document360 permite que você crie até seis níveis de categorias e subcategorias para organizar e exibir efetivamente artigos. O gerenciador de categorias é personalizável; portanto, você poderá reorganizar e mover as categorias por meio dos recursos de arrastar e soltar. A interface do usuário é elegante, permitindo uma navegação fácil. O usuário tem acesso ao conteúdo sem precisar sair da plataforma. Tudo é acessível por meio da plataforma.

O Document360 Review Reminder é uma maneira de rastrear e melhorar as revisões. Com o Review Reminder, o usuário pode agendar e acompanhar tarefas para gerenciar e atribuir prazos. O Review Reminder permite o uso de lembretes padrão ou personalizados, possibilitando que o usuário adie os prazos para qualquer data de sua escolha. Isso garantirá que o usuário nunca perderá um prazo.

Por meio do construtor de Wiki, o Document360 permite a criação de Wikis personalizáveis para destacar a documentação. Isso permite que você personalize os wikis por meio de recursos personalizados, como arrastar e soltar blocos, ícones, cores, colunas, imagens e estilos.

Inteligência Artificial avançada para consulta

Criar documentação é divertido com o Document360 e encontrar a documentação é muito simples. Porque o Document360 é alimentado por IA inteligente para consultas avançadas. Por meio do recurso de pesquisa, o usuário poderá inserir palavras-chave e tags para que possa encontrar projetos instantaneamente.

A marcação de artigos na plataforma é outro recurso que diferencia o Document360 de outras bases de conhecimento. O Document360 permite uma marcação aprimorada nos artigos, permitindo que as equipes pesquisem facilmente o que estão procurando. Ao pesquisar tags por meio da barra de pesquisa totalmente automatizada e orientada por IA do Document360, você pode encontrar tudo o que precisa em um só lugar.

O Document360 inclui um recurso do Drive para armazenamento dentro da plataforma. Ao usar o Drive, você pode armazenar artigos e salvá-los na Base de Conhecimento. Imagens, PDFs, documentos do Word e arquivos zip podem ser armazenados localmente. O Drive também permite importar e exportar arquivos do seu computador e salvá-los na plataforma. Na interface de usuário do Drive, a plataforma criará automaticamente um registro de data e hora do conteúdo salvo e exibirá onde ele está localizado para facilitar o acesso e a consulta.

Vários editores de texto para SEO

O Document360 oferece ao usuário a opção de usar vários editores de texto para Markdown e HTML tradicional (WYSIWYG). Esses editores oferecem aos usuários opções quando se trata de geração de conteúdo. Ter a opção de trabalhar em Markdown e HTML dá aos usuários a liberdade de que precisam para criar sua documentação, proporcionando-lhes flexibilidade para recursos de SEO, codificação pesada ou edição tradicional no estilo do Word. Ambos os editores têm barras de ferramentas completas com dezenas de fontes, formatos e estilos diferentes. Dependendo de como o usuário se sente confortável, o Document360 tem as duas opções.

Estilização com CSS e JavaScript

Além dos editores de texto, a plataforma Document360 permite que o usuário inclua codificação CSS e JavaScript a partir da Base de Conhecimento. As equipes agora podem aprimorar sua documentação com recursos de codificação CSS e JavaScript incorporados à Base de Conhecimento.

API da plataforma para Desenvolvedores de Ferramentas

A API da plataforma oferece aos usuários a capacidade de integração com suas próprias ferramentas. Ser capaz de personalizar as APIs coloca o usuário no lugar de um desenvolvedor. Os usuários terão um acesso aberto à API para ler e gravar em diferentes artigos, categorias, usuários e configurações com a API REST.

O Document360 permite que os usuários tenham acesso a chaves de API que melhorarão a integração com outras ferramentas. O uso de diferentes chaves de API permitirá que você gere uma integração completa de API (GET, POST, PUT, DELETE). Os usuários podem utilizar tokens de API para uma integração perfeita. Na API da plataforma, o usuário poderá visualizar categorias e subcategorias e decidir quais APIs são melhores para usar. O Document360 coloca o usuário no lugar do desenvolvedor, tudo em uma única plataforma.

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Domínios personalizados

A criação de um domínio personalizado é outro recurso que os usuários estão solicitando. A possibilidade de personalizar um domínio dá ao usuário a opção de criar URLs específicas que podem ser rastreadas na Base de Conhecimento. A melhor parte? O usuário pode permanecer na Base de conhecimento para fazer alterações. Com uma Base de Conhecimento, o usuário pode personalizar cada configuração de domínio a seu gosto e criar algo realmente exclusivo.

Integrações e extensões de software

Ao escolher uma Base de Conhecimento, há algo que separa os leões dos gatos domésticos. E isso é a integração. Para as organizações que dependem muito de vários fornecedores de software para gerenciar seus fluxos de trabalho, sejam eles sistemas de emissão de tíquetes, CRM ou ferramentas de desenvolvimento, pode ser difícil gerenciar a documentação em vários lugares. Ter uma Base de Conhecimento que seja capaz de se integrar a outros fornecedores de software é um divisor de águas. O Document360 é totalmente personalizável e pode ser integrado à maioria dos softwares.

Suporte automatizado 24/7

A equipe de suporte avançado do Document360 fornecerá aos usuários suporte automatizado 24 horas por dia, 7 dias por semana, dentro da plataforma. Com o sistema de emissão de chamados do Document360, um usuário pode registrar um chamado na plataforma e ter acesso ao suporte de plantão para acesso instantâneo. Ao usar o Document360 Knowledge Base Assistant, o usuário pode fornecer suporte automatizado aos seus clientes instantaneamente, economizando tempo e dores de cabeça se algo der errado. O suporte para segurança, CSS/JavaScript personalizado e links personalizados está incluído

Comentários finais

Microsoft SharePoint é um bom produto para equipes internas que precisam colaborar umas com as outras. Provavelmente poderia ser bem usado para criação de sua base de conhecimento interna.

No entanto, ele não é um software de base de conhecimento. Quando se trata de criar uma base de conhecimento completa (externa e interna), faltam-lhe vários recursos.

Há uma variedade crescente de soluções de base de conhecimento SaaS que atendem melhor às suas necessidades. Algumas delas são ainda mais econômicas.

Se você escolher o SharePoint, terá de adaptá-lo aos seus objetivos e os requisitos de desenvolvimento o tornarão mais lento. Como resultado, o SharePoint não é adequado para o rápido crescimento das empresas de SaaS, em que os requisitos de software legado limitam seu uso.

Você já tentou usar um CMS como o Sharepoint ou um software de base de conhecimento dedicado como o Document360?
Como foi sua experiência? Deixe-nos saber com um comentário abaixo.

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