Guía definitiva para crear Manuales de Capacitación

¿Qué es un Manual?

Un manual de capacitación funciona como guía para los empleados que buscan educarse en nuevas áreas de experiencia. Un manual de capacitación podría formar parte de su documentación interna para los empleados, o podría ser externo para que los clientes les enseñen sobre sus productos y servicios. En este post nos centraremos en un manual de capacitación interna para empleados.

Un manual de capacitación es directamente relevante para las áreas clave del negocio que los empleados necesitan aprender. Puede ser un recurso valioso para los nuevos empleados que necesitan familiarizarse con el negocio. así como empleados más experimentados que deben estar al día de los procesos y políticas de la empresa.

Un manual de capacitación para empleados puede ser entregado en varios formatos, incluyendo artículos de base de conocimiento, video tutoriales, guías PDF o grabaciones de audio. Lo importante es que su manual de capacitación se organiza de forma lógica y se entrega a su público de una manera fácil de entender.

Tipos de Manuales de Capacitación

1. Manual del Empleado

Los manuales del empleado son documentos simples que enseñan a sus empleados los pormenores del trabajo para la empresa. Contiene información sobre políticas y procesos de la empresa, como recursos humanos, marketing, y ventas, y garantiza que todos los empleados puedan cumplir con las reglas del negocio.

2. Manuales de tareas

Los manuales de tareas son manuales de capacitación que son directamente relevantes para las tareas que se realizan dentro del negocio. Su organización podría producir un manual de capacitación que enseñe a los empleados cómo utilizar eficazmente su sistema CRM, por ejemplo, y les ayuda a entender cómo se utiliza el software para promover los objetivos del negocio.

3. Manuales del proyecto

Los manuales de proyecto se relacionan con proyectos específicos que se realizan dentro del negocio para producir valor al negocio. Cuando los proyectos son muy grandes y duran varios años, puede ser beneficioso capacitar a sus empleados en el funcionamiento del proyecto.

4. Manuales de Capacitación para Proveedores

Un manual de capacitación para proveedores enseña a los empleados cómo trabajar de manera efectiva con los proveedores de la empresa que brindan servicios esenciales. Ayudará a los empleados a comprender los sistemas que están implementados para permitir que la empresa se comunique con los proveedores y lleve a cabo las operaciones comerciales habituales.

¿Por qué es importante tener un Manual de Capacitación?

68% de los empleados dicen que la capacitación y el desarrollo es la política más importante de la empresa. Para que los empleados sigan comprometidos con su trabajo, usted necesita proporcionarles oportunidades de aprender y crecer dentro de su papel.

Puedes generar un margen de ganancia 24% mayor si invierte en capacitación. Cuando usted tiene empleados de alto rendimiento como resultado de la formación, esto resulta en proyectos más eficaces e iniciativas que tienen un valor de negocio real.

Tener un manual de formación impide a los empleados renunciar, lo que significa que no tiene que asumir el costo de contratar a muchos empleados nuevos y actualizarlos. Usted puede retener a más empleados a largo plazo y beneficiarse de su experiencia y experticia.

Cuando necesites contratar nuevos empleados, un manual de capacitación de los empleados puede ayudar con el proceso de incorporación y asegurar que los nuevos contratados reciban su formación inicial. Significa que un menor número de empleados necesitan perder su tiempo en sus trabajos habituales para capacitar nuevos contratos.

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Cómo un manual de capacitación es benéfico en la incorporación de funcionarios

Permitir que los empleados sepan sobre oportunidades de capacitación

Cuando realices una formación inicial con tus nuevos empleados, puedes informarles de las oportunidades de formación adicionales que están disponibles en el negocio. Los empleados pueden entender dónde podrían beneficiarse para su desarrollo profesional y cómo pueden crecer en sus funciones más allá de la incorporación inicial.

Mantenga la transparencia en la forma que la capacitación es conducida

Desarrollar un programa de incorporación con un manual de entrenamiento significa que su proceso de formación es más transparente. Todos los nuevos empleados son conscientes de la forma en que su negocio incorpora a nuevos funcionarios y todos se benefician del mismo proceso.

Cuando el proceso es transparente, es más fácil hacer cambios e identificar áreas que podrían mejorarse.

Refuerzo de una cultura del aprendizaje permanente

Cuando se realiza un proceso de incorporación que incluye un manual de capacitación, se establece a los empleados la cultura de aprendizaje continuo. Ellos apreciarán que la empresa invierte en su educación y está buscando más oportunidades de formación. Su primer encuentro con el negocio les demuestra que la empresa valora el aprendizaje y el desarrollo, que luego se alimenta de una cultura empresarial positiva.

Evitar o Reducir Errores Catastróficos

Cuando los empleados reciben la capacitación adecuada durante su proceso de incorporación, es mucho menos probable que cometan errores significativos en el transcurso de su trabajo. Capacitar a sus empleados es una idea mucho mejor que esperar ciegamente que sean eficientes desde su primer día.

7 Pasos definitivos para crear un manual de capacitación

Paso 1- Identificar el ámbito

En primer lugar, tienes que decidir exactamente qué contenido quieres incluir en tu manual de formación. Cada manual de capacitación tendrá objetivos únicos que determinan el tema que desea cubrir dentro de sus páginas.

Cuando sabes lo que quieres lograr con tu manual de formación, y las tareas que los empleados deben poder completar después de leerlo, que le da una idea del contenido que debe contener dentro de su alcance.

Naturalmente, su manual de formación no puede cubrir todo. Si su contenido es demasiado amplio, es probable que los lectores pospongan la lectura y que se les impida sacar el máximo provecho de su manual de formación.

Paso 2- Definir la estructura del Manual

A continuación, querrás definir claramente cómo se va a estructurar el manual. Tendrás que decidir en qué orden quieres presentar los temas en particular para la disponibilidad, y cómo organizar el contenido lógicamente. No puedes simplemente exponer tu contenido de una manera aleatoria o los usuarios no podrán buscar en el manual los temas que les interesan.

Es muy poco probable que un lector lea su manual de punta a punta. Una tabla de contenidos es una buena manera de estructurar el manual y ayudar a los lectores a encontrar las páginas adecuadas. Puedes estructurar su contenido desde temas principiantes a avanzados, o dividir las secciones de acuerdo a las características de un producto.

Cuando el orden de su contenido continúa de forma lógica, facilita a los lectores el progreso a través de su manual y ayuda al proceso de aprendizaje.

Paso 3- Involucrar al equipo de RHH o al equipo de producto para diseñar la plantilla

Cuando sabes lo que quieres incluir en tu manual de capacitación, puedes pedir a otros equipos que te ayuden a diseñar el modelo para el manual. Los equipos de RR.HH. están en mejor posición para ayudar porque entienden las necesidades de sus miembros internos.

Una plantilla es una buena manera de crear más de un manual porque puedes incluir marcadores de posición para tener contenido que se añadirá más tarde. Es importante seguir los principios de diseño al preparar su manual, como el uso del color, el tamaño y la fuente.

Necesitarás hacer que el modelo de tu manual sea coherente con la marca de tu empresa, para que sea coherente con el aspecto y la sensación de que su empresa quiere representar.

Paso 4- Crear el contenido

Ahora es el momento de crear el contenido de tu manual de formación, ahora que sabes lo que quieres incluir y lo que vas a ser. Tendrás que pensar en los textos pertinentes, vídeos, capturas de pantalla, infografías y diagramas.

Es importante que te recuerdes de variar la presentación del contenido de su manual de capacitación para mantener el interés del lector y atraer a diferentes estilos de aprendizaje. Será difícil para sus lectores mantenerse centrados en los largos textos, cuando una captura de pantalla bien colocada ayudará a dar vida a su contenido.

Los manuales online son mucho más fáciles de actualizar que los manuales impresos y pueden seguir evolucionando junto a las necesidades del negocio. Usar el software interno de base de conocimiento como Document360 significa que puedes entregar manuales de formación internos a tus empleados.

Paso 5- Envíe a su personal un manual utilizando la Base de Conocimientos Internos

Cuando haya finalizado su contenido necesitas enviar a tu personal el manual de formación, posiblemente con una base de conocimiento interna como acabamos de mencionar. Una base de conocimiento interna es un sitio web especializado que puede mostrar contenido en muchas categorías y subcategorías, junto a una potente barra de búsqueda que permite a los usuarios localizar artículos relevantes.

Si utilizas una base de conocimiento interna como Document360, esto significa que tu manual de capacitación puede ser accedido desde cualquier lugar, incluso en el campo. Si alguien detecta un error en tu manual, se puede cambiar y actualizar fácilmente para todos los usuarios.

Bases de conocimiento internas pueden alojar vídeos, texto, imágenes y más. Todo lo que sus usuarios necesitan para acceder al manual de capacitación es una conexión a Internet para su dispositivo. Usted puede proteger su manual de capacitación con contraseña para asegurar que ningún usuario no autorizado obtenga acceso.

Paso 6- Colecta sugerencias y comentarios de usuarios

Después de que tu manual de capacitación sea publicado, es crucial reunir regularmente sugerencias y comentarios de tus usuarios para evaluar la efectividad del contenido. Puedes hacerles preguntas específicas para averiguar si tu contenido ha sido útil y si ha hecho que el tema sea fácil de aprender.

Sólo sus lectores pueden decidir si su manual de formación es apto para el propósito. La prueba será si sus lectores han sido capaces de aprender el tema elegido con éxito después de utilizar el manual.

Si utilizas una encuesta estructurada puedes obtener respuestas muy específicas acerca de la utilidad de su manual. Es mejor que usar un sistema de calificación simple ya que usted puede obtener comentarios de calidad que le pueden decir lo que podría mejorarse.

Paso 7- Analizar comentarios para hacer cambios adecuados al contenido

Cuando tengas todos los comentarios para tu manual de capacitación, debes configurar un proceso formalizado para hacer actualizaciones. No todos los comentarios serán igualmente válidos, pero es probable que puedas identificar varias áreas que podrían ser mejoradas en base a sugerencias de usuarios.

Los Manuales que se desarrollan junto con los comentarios de los usuarios tienen más posibilidades de ser exitosos y adoptados por los usuarios. Los manuales actualizados periódicamente se ajustan a las necesidades de una organización cambiante y reflejan con precisión los procesos y políticas en evolución.

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Consejos Pro en la escritura de Manuales de Capacitación

Crear contenido proactivo

Debe crear contenido que anticipe proactivamente las necesidades de sus lectores. Es un hecho que sus empleados no saben lo que no saben, así que necesitarás desarrollar una comprensión profunda del contenido que los empleados necesitan para ser eficaces. El objetivo del contenido del manual es ayudar a los empleados a crecer y evolucionar, así que necesitas incluir temas sobre los que nunca aprenderían de otra manera.

Usar Modelo de Marca

El manual de capacitación de su empleado debería estar en consonancia con la marca de su empresa, incluyendo colores, fuentes, logotipos y diseños. Un manual de capacitación es uno de los activos clave de su empresa, que transmite el conocimiento organizativo y contribuye a una buena cultura de aprendizaje. Es lógico que tu manual se vea como parte de tu organización.

Añadir un índice de contenido

Para ayudar a tus empleados a localizar rápidamente el contenido requerido, debes incluir una tabla de contenidos en el manual de capacitación. Su contenido debería dividirse en categorías lógicas y subcategorías, para que los empleados no tengan que leer todo el manual de principio a fin.

Evita la jerga y usa un lenguaje sencillo

El contenido de su manual de capacitación debe estar escrito de una manera que sea fácil de entender. Debes usar el lenguaje natural de sus usuarios en lugar de la jerga que requiera un diccionario para decodificar. Es mucho más probable que tus empleados utilicen el manual si está escrito de forma clara y simple.

Proporcionar notas explicativas para las instrucciones

A veces las instrucciones en el manual de capacitación requerirán más explicación. No siempre es obvio lo que quieres decir cuando escribes algo por primera vez. Las notas explicativas ayudarán a los empleados a entender sus instrucciones y proporcionar un contexto vital para ayudar a reducir errores.

Estructurar el contenido para una navegación clara y fácil

Cuando presentas el contenido a sus usuarios, usted debe estructurarlo para facilitar la navegación. Esto significa usar títulos significativos y dividir su contenido en categorías y subcategorías. Las páginas individuales deben dividirse en secciones y utilizar puntos y listas numeradas para estructurar el contenido.

Hacer que el contenido sea interesante con imágenes interactivas

Nadie quiere aprender con contenido que se compone únicamente de textos. Las imágenes interactivas ayudarán a los usuarios con el contenido y se asegurará de que el proceso de aprendizaje sea más fácil. Usar imágenes significa que los usuarios pueden ver exactamente cómo se supone que debe ser un proceso o una tarea, en lugar de adivinar basándose únicamente en texto.

Recomendar revisión de colegas y publicar

Antes de publicar tu contenido, es una buena idea conseguir que los miembros de tu equipo revisen el contenido con precisión, y averiguar si es realmente apto para el propósito. Realizar un proceso de revisión por compañeros significa que puedes detectar errores y producir contenido de la más alta calidad.

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Mejores ejemplos de manuales de capacitación en tiempo real

Manual de capacitación creado con Document360

Este manual está destinado a las contrataciones recientes que aún se encuentran en fase de inducción. Queremos ayudarles con el autoaprendizaje y proporcionar un repositorio al que puedan acceder desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ya que reconocemos la importancia de la sesión de formación.

Manual de capacitación de Inclusión Financiera por WWF

El manual de capacitación añadido por WWF entrena sus nuevas contrataciones para comenzar a ejecutar clubes de ahorro que permiten a las nuevas contrataciones añadir nuevas iniciativas al club en funcionamiento. Pueden aprender acerca de la inclusión financiera y establecer capacitación en alfabetización financiera dentro de la comunidad.

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Manuales de capacitación de Producción

El manual de capacitación de producción incluye buenas prácticas de manipulación (GMPs), Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) y los productos químicos utilizados en la instalación. También incluye una solución de problemas, y la política de visitantes.

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