Como crear un manual de operación y mantenimiento

Toda organización que implique la operación de sistemas o equipos necesita un documento que proporcione información detallada sobre cómo solucionar problemas, mantener y operar este equipo correctamente. Esto puede ser vital para reducir el tiempo de inactividad y asegurar que la organización cumpla las normas de seguridad y calidad relevantes.

Aquí es donde entra un manual O&M. Este artículo contiene todo lo que necesitas saber sobre la importancia de un manual de operación y mantenimiento, los diversos tipos, la información relevante que debe incluirse al crear un manual de mantenimiento, y un proceso paso a paso para crear uno que será valioso para su personal.

Ya sea que estés creando un negocio pequeño o grande, este guía tiene toda la información que necesitas para crear un manual completo que potenciará la efectividad de las operaciones de tu organización.

¿Qué es un manual de mantenimiento?

Un manual de mantenimiento se refiere a un documento que contiene todos los detalles necesarios sobre el mantenimiento de equipos y propiedades. El manual de operación y mantenimiento contiene información que sirve como guía detallada para el personal de mantenimiento para mantener a los trabajadores seguros. minimizar las posibilidades de cierres imprevistos, ampliar los ciclos de vida de los activos y reducir los costos de mantenimiento.

Por lo tanto, el público objetivo de los manuales O&M normalmente son contratistas de terceros, técnicos de mantenimiento y administradores organizacionales. Cualquier organización que quiera optimizar la gestión de activos necesita un manual O&M. Esto se debe a que este manual contiene líneas sobre cómo completar las tareas relacionadas con la gestión de inventarios, inspecciones de seguridad, mantenimiento proactivo y reactivo, entre otras.

Las organizaciones más grandes dependen más de un manual de operaciones y mantenimiento, ya que esto ayuda a asegurar la consistencia en diversas facetas de la empresa. Sin embargo, esto no significa que las organizaciones más pequeñas no puedan beneficiarse de este manual ya que trabajan en el crecimiento de sus operaciones. La gran ventaja de empezar temprano es que no invertirás tanto tiempo de antemano.

Es aún más crítico para las medianas y grandes empresas disponer de un manual de operaciones porque hay muchos procesos y personas implicadas. Sin un manual, habrá mucho tiempo y energía dedicados a la formación de nuevos empleados a medida que se les asignen nuevas tareas, y esto aumenta el riesgo de perder la consistencia del trabajo. Además, sin procedimientos debidamente documentados, existe un mayor riesgo de lesiones, accidentes, y errores en el lugar de trabajo, que puede costar mucho dinero a la empresa.

Ejemplo manual de mantenimiento

Tipos de Manuales de Operación y Mantenimiento

Es mejor separar la información basada en el propósito. Cree un manual detallado para la actividad, función y departamento de cada organización.

• • Manuales para la instalación y mantenimiento de productos: Este manual contiene detalles sobre la instalación y mantenimiento de varios productos y activos dentro de un local.
  • Protocolos de copia de seguridad y recuperación: Para cuando haya una desconexión y es necesario volver a poner las cosas en marcha lo antes posible, el manual de copias de seguridad y recuperación es una herramienta perfecta.
  • Manuales para la administración de información y software: No puedes descartar la importancia de la administración de información y de software en la organización, ya que este manual sirve como fuente de orientación a través de este proceso.
  • Manuales de recursos humanos: Los recursos humanos son un aspecto importante de cada organización. Este manual guía la interacción entre los empleados y la gerencia, y se asegura de que todos sepan qué hacer en cada situación única.
  • Manuales para atención al cliente: Este manual guía la interacción con los clientes y cómo responder a sus consultas o resolver problemas de forma satisfactoria.
  • Guías de usuario de compras, fabricantes y proveedores: Este manual está dirigido a proporcionar información actualizada sobre la adquisición de activos, e interacciones con proveedores y fabricantes de diversos equipos.
  • Guía de emergencia y seguridad: No se puede descartar la posibilidad de que se produzcan situaciones de emergencia dentro de las instalaciones. Sin embargo, esta guía de seguridad contiene instrucciones sobre el protocolo a tomar en caso de emergencia.
  • Manual de ayuda industrial: Un ambienteindustrial es el hogar de muchas máquinas pesadas que requieren la manipulación de expertos. Los manuales de ayuda industrial proporcionan el nivel adecuado de orientación para el manejo de estos equipos, incluyendo detalles sobre mantenimiento y reparaciones.
  • Manuales de referencia rápidos: Este manual normalmente contiene contornos actualizados para referencias rápidas sobre todo lo que los empleados necesitan saber acerca de la instalación.

Lea también: Cómo crear un Guía de instalación de software para su cliente

Componentes de un manual de operación y mantenimiento

Puede ser que te preguntes qué componentes debes incluir mientras creas un manual de operación y mantenimiento. Aquí están los componentes que tienes que incluir en tu manual.

Resumen del los Antecedentes de la empresa

Esto se refiere a información valiosa sobre la empresa que representa una visión general de las s instalaciones que es el objeto del manual. Esta información incluye datos de personal, organigramas, historia de la empresa y otros antecedentes relevantes.

Procedimientos de Operación de Máquinas

Los procedimientos para operar la máquina incluyen información sobre programas de mantenimiento proactivos y reactivos que ayudan a asegurar que todos los activos importantes de la empresa se encuentren en excelentes condiciones de funcionamiento. El mantenimiento reactivo, también conocido como mantenimiento correctivo, se refiere al proceso de recuperación de activos relevantes de la empresa después de un tiempo inesperado de inactividad. También puede referirse a esto como «mantenimiento de software no planificado». Los procedimientos operación de máquinas resumen los protocolos de programación, los procesos de solución de problemas y más.

Información de especificación del equipo

Se trata de información específica y detallada sobre el equipo y las instalaciones, incluyendo los tipos de materiales de construcción, plantas, especificaciones del edificio, estudios del sitio y otra información necesaria que deben proporcionar tanto los contratistas como los subcontratistas.

Diseño de ingeniería de máquinas

El dibujo de la ingeniería de maquinaria es un dibujo técnico detalla la construcción y el diseño de varias piezas de equipo utilizadas en la instalación. Incluyen información específica utilizada en la construcción del equipo, incluyendo los materiales, especificaciones y dimensiones. Este dibujo también proporciona información sobre los requisitos de seguridad necesarios. Con esto, cada empleado tendrá información práctica sobre la solución de problemas, reparación y mantenimiento efectivo de cualquier equipo dentro de la instalación. Los dibujos de la ingeniería técnica de la maquinaria también pueden servir de referencia cuando hay necesidad de piezas de repuesto o de diseñar nuevos equipos que sean compatibles con los ya existentes.

Planes de colocación de equipos y mapas

La información sobre los planes y mapas de colocación de los equipos implica una disposición detallada de la ubicación del equipamiento dentro de la instalación. Estas incluyen información sobre la ubicación de los puntos de acceso, válvulas de cierre de emergencia, conexiones de utilidad y piezas importantes de equipos. El propósito de esto es garantizar que todo el personal de la instalación pueda ubicar fácilmente cualquier equipo para tareas de mantenimiento regulares o en caso de emergencia.

También ayuda a mejorar la eficiencia general de las operaciones de reparación y mantenimiento, ya que será más fácil identificar los peligros potenciales antes de que se conviertan en una cuestión mayor. Esto también puede ser necesario para planificar futuras renovaciones, ya que ayudan a que las instalaciones funcionen de forma óptima.

SOP para programación de mantenimiento

El procedimiento operativo estándar (SOP) para el programa de mantenimiento en el manual es necesario con instrucciones claras y consistentes necesarias para realizar comprobaciones de mantenimiento regulares de los activos. Por lo tanto, esta documentación SOP es un esquema de las tareas específicas a gestionar, con qué frecuencia deberían hacerse y los procedimientos para hacerlo de manera segura. Esto asegurará que los controles del mantenimiento se realicen periódicamente para mantener todos los activos en condiciones óptimas de trabajo.

Protocolos de emergencia y directrices de seguridad

Los protocolos de emergencia y directrices de seguridad son una lista de los pasos necesarios para tomar durante emergencias, especialmente cómo manejar la comunicación de crisis y las personas y agentes adecuadas para informar sobre la situación.

Facilitar el proceso de archivar, almacenar y compartir manuales de mantenimiento

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Beneficios del Manual de Operaciones de Mantenimiento

El manual de operaciones y mantenimiento establece una manera consistente de realizar los procesos proporcionados para alcanzar el resultado previsto. Al tiempo que ofrece procesos detallados a los empleados mejorará el desempeño de los empleados; contribuirá bastante con el desarrollo de una cultura confiable, control de calidad, y seguridad de la cultura de partes interesadas.

Cada gestor operativo, independientemente del tamaño o tipo de organización, debe poner en práctica manuales de Operaciones y Mantenimiento para obtener los siguientes beneficios:

Reducir tiempo de inactividad

Crear un manual de mantenimiento que contenga información detallada sobre las mejores prácticas para operar y mantener equipamientos dentro de una instalación, es una de las mejores maneras de reducir tiempos de inactividad. Esto se debe a que el manual contiene suficiente información e instrucciones sobre cómo solucionar problemas y reparar equipos defectuosos. Por lo tanto, esto reducirá las posibilidades de confusión cuando haya una directriz establecida para resolver el problema de forma eficaz.

El manual de mantenimiento también contiene información para programas de mantenimiento periódico, que asegura que el personal pueda detectar errores con anterioridad, dando lugar a soluciones rápidas que puedan prevenir el cierre total mientras prolonguen la vida útil de los activos. El acceso rápido a la información vital garantiza que el personal pueda identificar y corregir los errores de forma rápida y eficaz, reduciendo los tiempos de inactividad.

Ayuda a mantener las normas de seguridad

Con información detallada sobre cómo operar y mantener equipos, el personal estará debidamente equipado con las herramientas que necesitan para mantener las normas de seguridad dentro de las instalaciones. Generalmente, el manual de O&M contiene información sobre procedimientos de seguridad y precauciones para tomar cuando se trabaja con equipos diversos. Esto también incluye peligros y advertencias típicas para minimizar las posibilidades de errores.

Por lo tanto, con instrucciones claras para el manejo de equipos, solución de problemas y mantenimiento de rutina, las posibilidades de lesiones y accidentes dentro de la instalación pueden reducirse al mínimo. Esto se debe a que el personal puede identificar y corregir fácilmente las amenazas potenciales a la seguridad antes de que se conviertan en un problema enorme. El manual de mantenimiento también debe contener procedimientos de emergencia que reduzcan el riesgo de daños, ya que todo el mundo es plenamente consciente de los protocolos de seguridad a seguir en ese momento.

Establecer estándares de calidad claros

Gracias a la información detallada en el manual de mantenimiento sobre cómo operar y mantener el equipo correctamente, se vuelve ideal establecer estándares de calidad claros que ayuden a todos los equipos a durar más tiempo con un rendimiento óptimo. Normalmente, la información sobre la resolución de problemas, cuándo realizar comprobaciones de mantenimiento, las especificaciones sobre los materiales y componentes del equipo, y otras buenas prácticas trabajan juntas para facilitar la identificación de problemas. Con esto, los empleados no tienen que esperar a un desglose total del equipo antes de pasar a la acción para reparar. Con las comprobaciones de mantenimiento, pueden detectar errores a tiempo y cortar el problema en el bug.

Acelerar el aprendizaje y la incorporación de nuevas contrataciones

El manual O&M tiene todo lo que los nuevos contratados necesitan para incorporarse en la instalación con amplio conocimiento de cómo manejar las operaciones. Se trata de una guía clara y completa sobre el mantenimiento y el funcionamiento de los equipos, incluyendo información vital sobre los principios de funcionamiento, funciones y características del equipo.

Esto hará que el aprendizaje sea más rápido, ya que ayuda a las nuevas contrataciones a entender todo el equipo y sus capacidades en un formato sencillo. La información sobre el mantenimiento de rutinas y la solución de problemas también ayuda al proceso de incorporación de nuevas contrataciones a ser más fluido, ya que hay poca necesidad de formación adicional. Un manual de mantenimiento actualizado es una referencia clara y concisa que puede ayudar a las nuevas contrataciones a convertirse en miembros productivos del equipo más rápido que nunca.

Lea también: Guía definitiva para crear un entrenamiento de Manuales

Cómo crear un Manual de Operación y Mantenimiento

Es crucial crear el manual de tal manera que afecte a la eficiencia de la organización a largo plazo. Hemos resaltado los pasos que puedes tomar para establecer y mantener un manual O&M efectivo.

1. Crear un plan

Para crear un manual de mantenimiento, necesitas suficiente información que lo haga valioso para su organización. Luego, esto no será posible sin un plan adecuado con mucha antelación. Por lo tanto, comience por crear un esquema que detalla a las partes interesadas que son esenciales para este proceso. Define claramente el propósito de este manual O&M y el público objetivo. Todos estos son aspectos importantes de su plan que te asegurará que sepas quién van dirigidos los contenidos y a qué deben contener.

2. Realizar una investigación primaria

La información es un aspecto importante de cada organización. Su importancia también se hace relevante en la creación de un manual de mantenimiento. Su investigación primaria debe incluir información detallada sobre las rutinas diarias de los operadores y técnicos para asegurar que todos los procedimientos y mejores prácticas se actualicen de acuerdo con lo que está disponible en la instalación. Asegúrate de entrevistar a los ingenieros, operadores, y técnicos directamente para obtener información de primera mano que guiará las operaciones y se transmitirá a otro personal a medida que crezca la instalación.

3. Montar un equipo (definir flujo de trabajo)

Las operaciones y el manual de mantenimiento no deberían ser escritos por usted solo. Un equipo le ayudará a trabajar más rápido e identificará las lagunas que de lo contrario pasaría por alto si trabajara solo. Así que asegúrese de formar un equipo de expertos, incluyendo gerentes, proveedores e ingenieros de servicios. Estos profesionales ofrecerán valiosas aportaciones y definirán el flujo de trabajo adecuadamente. Esto animará a los operadores y técnicos a utilizar el manual, ya que no parece un libro de reglas de la alta dirección. Colocar un equipo es una buena manera de ahorrar tiempo, ya que detectará errores e ineficiencias que puedes resolver juntos.

También lectura: Cómo crear el flujo de trabajo y documentos para el proceso de negocios

4. Elegir el software

Por más sorprendente que pueda sonar, un enorme porcentaje de instalaciones todavía depende de los registros en papel en el siglo XXI. Esto tiene numerosas desventajas que nos costaría demasiado tiempo para cubrirlas, pero aquí esta un resumen. Una de las razones más importantes por las que los registros en papel deben descartarse es que los manuales impresos son difíciles de actualizar con nueva información. No obstante, con el software correcto, los gerentes pueden extraer fácilmente la información, editarla y distribuirla online sin problemas. Esta es la mejor manera de agilizar el proceso.

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5. Diseñar un modelo

El objetivo del manual se pierde si más de la mitad del personal dentro de la instalación no puede leer y entender el manual de operaciones y mantenimiento. Por lo tanto, debes prestar atención a la facilidad con la que se puede hojear el manual y al tiempo que les toma a los empleados localizar las secciones que necesitan dentro del documento. Con un diseño consistente, hay menos posibilidades de confusión, y eso hace que el manual sea más valioso para tu público objetivo.

6. Crear y revisar contenido

Ahora que tienes el modelo diseñado y listo para usarse, el siguiente paso es llenarle con contenido relevante. Estos son los contenidos que hemos esbozado anteriormente en este artículo y los productos de su investigación de datos primarios. Tan pronto como se haya completado, debes presentarlo a los interesados relevantes para una revisión detallada. Esto garantizará que toda la información esté actualizada y valiosa para su propósito.

7. Hazlo accessible

¿Cómo puedes asegurarte que cada empleado en la empresa pueda acceder fácilmente a tus manuales de operación y mantenimiento sin pasar por obstáculos innecesarios? Si sigue nuestros consejos para usar un software, esto será fácil. Todo lo que tienes que hacer es compartirlo online o guardar el manual en una carpeta central que pueda ser accesible para cualquier empleado dentro de la instalación.

8. Recoge comentarios

El feedback es la vida de la mayoría de las empresas. Para las empresas que buscan obtener beneficios, el aporte de comentarios de su público objetivo les ayuda a garantizar que el público está satisfecho con sus productos y servicios. Esto también se aplica a su infraestructura. A medida que su negocio crezca y adquiera nuevos activos, su manual necesitará actualizaciones periódicas. Por lo tanto, este proceso de revisión no puede tener éxito sin la retroalimentación de sus empleados. Ya que son ellos los que trabajan directamente con los equipamiento dentro de la instalación, estarán en la mejor posición para proporcionar una amplia retroalimentación sobre lo que funciona y las sugerencias para mejorar el manual.

9. Actualiza el manual con regularidad

Diseñar y crear un único manual O&M no es todo lo que consiste en este proceso. A medida que la empresa crezca, será necesario introducir información nueva y actualizada. Lo último que quieres es un manual que contenga información redundante sobre los equipos, ya que esto podría poner en riesgo a tu personal. Dado que esto también contendrá directrices de seguridad, usted debe comprobar periódicamente que estas prácticas de seguridad todavía se aplican dentro de su instalación. También al tanto que adquiere nuevos activos dentro de la instalación, debes incluir información suficiente sobre ellos en el manual.

Plantillas y ejemplos manuales de O&M (Operación y mantenimiento)

Aquí están nuestros ejemplos manuales de funcionamiento y mantenimiento que muestran algunos escenarios donde un manual O&M puede ser útil:

• • Sistemas de protección contra incendios: Esto incluye toda la información necesaria para operar y mantener sistemas de protección contra incendios, incluyendo procesos de emergencia y solución de problemas.
  • Sistemas HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (Heating, Ventilation, and Air Conditioning en inglés)
  • Sistemas renovables
  • Maquinaria industrial
  • Sistemas de plomería
  • Sistemas eléctricos
  • Sistemas de automatización de construcción: Además de información valiosa sobre el mantenimiento y funcionamiento del equipo, el manual de operación y mantenimiento para sistemas de automatización también contiene instrucciones para la integración con otros sistemas y los pasos para realizar mantenimiento de rutina.

No siempre tienes que diseñar manuales de procedimientos desde cero. Aunque puede ser necesario tener un poco de creatividad para proporcionar un manual de mantenimiento adaptado a su organización, el uso de plantillas puede hacer esto aún más fácil.

Con las plantillas, tienes una representación visual de las secciones importantes en su manual basado en su industria, y puedes ajustar esto para incluir información relevante que será útil para el personal dentro de la instalación.

Aquí están las plantillas manuales de operación y mantenimiento que serán muy útiles para usted.

Plantilla de manual de operación de planta

Fuente

Plantilla Manual de Operación del Sistema

Fuente

Plantilla de manual de operación para residencias de ancianos 

Fuente

Plantilla de la industria de construcción

Fuente

Conclusión

Tener un manual de operación y mantenimiento puede ser la diferencia entre una instalación que funciona con poca o ninguna falla y una que es propensa a situaciones peligrosas.

Por lo tanto, este manual de mantenimiento puede servir como un recurso valioso para su equipo de mantenimiento, especialmente cuando se juntan todos los detalles relevantes utilizando métodos de comunicación aceptados en todo el mundo.

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Comencemos!