¿Qué haríamos sin la capacidad de crear y compartir documentos? Nos resultaría difícil poner en orden nuestras ideas y comunicarlas a colegas y socios.
El intercambio de documentos y la creación de documentos es una parte importante del panorama moderno del trabajo. Google Docs ha revolucionado la forma en que nos acercamos a los documentos y significa que ya no tenemos que guardar numerosas versiones de los archivos y adjuntarlos a los correos electrónicos. Nuestro enfoque para el proceso de gestión de documentos es mucho más organizado y más fácil.
No sólo es importante ser capaz de crear rápidamente nuevos archivos y editarlos, los empleados también necesitan poder colaborar eficazmente en estos documentos. Esto permite a los equipos trabajar a velocidad y completar los proyectos con mayor rapidez.
Puedes utilizar Google Docs para editar documentos en tiempo real. Es una plataforma colaborativa que permite crear archivos y luego compartirlos con colaboradores a través de enlaces o enviando a los coautores acceso al documento. Controla el nivel de acceso que otro usuario tiene a tu documento. Puede configurarlos para leer, revisar, editar o comentar. Depende de usted cuánto control le da a otros sobre su archivo, agilizando el proceso de compartir y editar.
Google Docs ofrece una forma conveniente de almacenar sus documentos y gestionar grandes cantidades de información. Su principal beneficio es romper las barreras de comunicación entre colaboradores.
Estas son algunas de sus características:
Editor sin código
El editor de Google Docs no involucra ningún código ya que estás usando una interfaz WYSIWYG. Los cambios que haces al documento se reflejan inmediatamente para el editor.
Marcadores
Puede insertar marcadores en Google Docs que permiten copiar un enlace y saltar a una parte determinada de un documento. Ayuda a la gente a encontrar contenido o moverse por tu archivo.
Edición sin conexión
Es posible editar tus documentos sin conexión si habilitas la edición offline, siempre que uses la extensión de Chrome de Google Docs sin conexión. Solo necesitas asegurarte de que tienes suficiente espacio en tu dispositivo para guardar los archivos y editarlos.
Formato fácil
Google Docs ofrece un editor muy intuitivo que te permite dar formato a los documentos como prefieras. Incluye todas las opciones estándar como negrita, cursiva, subrayado, viñetas y listas numeradas.
Google Explore
Google Explore es como una mini versión de Google incorporada directamente en Google Docs. Puede buscar en otros archivos de Google Drive y buscar páginas e imágenes en la web, lo que te ayuda a añadir recursos adicionales a tu documento.
Colaboración
Es muy fácil colaborar en documentos con tus colegas o clientes siempre y cuando compartas los archivos o carpetas adecuados. Puedes ofrecer diferentes niveles de acceso y eliminar fácilmente a los colaboradores de tus archivos o carpetas.
Historial de versiones
Es fácil consultar las versiones anteriores de tus documentos en Google Docs. Solo tienes que abrir el historial de versiones y luego puedes restaurar una versión anterior.
Extensiones
Google Docs te da la oportunidad de añadir extensiones a la plataforma como Lucidchart o Automagical Forms. Puedes ampliar la funcionalidad de Google Docs aprovechando su facilidad de uso.
Google Docs no es suficiente para satisfacer tus necesidades si deseas crear un sitio de documentación. Si bien es adecuado para compartir y gestionar documentos. Mientras que Google Docs es genial para la colaboración, tendrás que buscar una alternativa cuando se trate de producir documentación más compleja. Ahora veamos algunas alternativas.
7 Alternativas a Google Docs
1. Document360
Document360, software de documentación impulsado por AI, es de otro nivel cuando se trata de crear, administrar y compartir documentos. Permite crear documentos tanto para documentación pública como privada.
Crea y personaliza
Cree documentos impresionantes con los editores más avanzados de Document360. Tienen capacidades de edición y formato mejoradas; también puedes escribir documentos con mucho código con ellos. Puedes personalizar los documentos con tus necesidades de estilo y marca para crear documentos profesionales.
También puedes utilizar Eddy, la IA, que realiza varias funciones, como la escritura, el resumen y la generación de descripciones SEO.
Base de conocimientos
Con Document360, puedes construir un hub central para todos tus documentos y ponerlo a disposición del equipo interno, clientes o ambos. Puedes gestionar múltiples bases de conocimiento a la vez, haciendo que sea fácil de escalar a medida que tu documentación necesita crecer.
Una base de conocimiento de este tipo también actúa como un centro de autoservicio para que los clientes que los capaciten para encontrar respuestas sin necesidad de esperar por atención.
Organiza
Con el administrador de categorías, puedes organizar documentos grandes fácilmente dividiéndolos en categorías.
Búsqueda como ChatGPT
La función de búsqueda por IA ‘Ask Eddy’ está disponible en tu página de inicio y en la barra de búsqueda del sitio de la base de conocimientos. Proporciona respuestas contextuales a las consultas de los lectores ayudando a los usuarios a evitar buscar a través de múltiples artículos.
Análisis
Con el análisis avanzado de Document360, puedes saber qué los visitantes están buscando y cómo están interactuando con el documento para que tomes decisiones respaldadas por datos.
Integración con herramientas de negocio
Document360 integra con otras herramientas, como los help desks y las aplicaciones de chat, para brindarte una experiencia de trabajo perfecta.
Ventajas
- Document360 ofrece una poderosa base de conocimiento de IA que puede ser pública o privada dependiendo de acuerdo a tus necesidades
- Puedes obtener una visión general de los permisos de acceso a tu base de conocimiento para poder controlar quién ve qué
- Tu base de conocimientos puede ser diseñada con colores personalizados y compartida bajo un dominio personalizado
Opinión del usuario sobre Document360:
«Realmente una plataforma de 360 grados para documentación de productos»
Document360 ha cambiado las reglas del juego en el ámbito de la documentación de productos. Una herramienta muy simple pero poderosa para servir mejor. Aquí están los puntos que más me gustan:
- Configurar un dominio personalizado para tu portal de documentación.
- Glosario Inteligente.
- El editor es de primera clase, ofreciendo mucha flexibilidad
- La posibilidad de crear y usar contenido reutilizable ha hecho la vida más fácil.
- Capacidad de hacer tus documentos públiccos con SEO habilitado o bloquearlos para uso privado con un solo clic.
- Las barras inteligentes nos facilitaron agregar cualquier anuncio.
Fuente:G2Crowd
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2. Nuclino
Nuclino es una excelente opción para equipos que buscan una alternativa más simple y moderna a Google Docs. Su interfaz limpia y desordenada y su diseño fácil de usar hacen que se destaque entre otras soluciones. Otro aspecto notable de Nuclino es cuán versátil y transparente es. Aunque se puede utilizar exclusivamente para la colaboración de documentos, las capacidades de Nuclino se extienden a mucho más de eso. Puedes construir una base de conocimiento interna, administrar tareas y proyectos, a bordo de nuevos miembros del equipo, y más.
Ventajas
- Nuclino te permite reunir todo el trabajo de tu equipo en una sola herramienta, reemplazando no sólo Google Docs, sino también aplicaciones como Trello, Confluence y Airtable.
Opinión del usuario sobre Nuclino:
“Excelente herramienta para la edición online”.
Nuclino es una herramienta mucho más organizada e intuitiva para usar, utilicé Google Docs con mi equipo antes, y estaba un poco desorganizado.
Fuente:G2Crowd
3. Microsoft 365
Microsoft 365es el rival principal de Google Docs cuando se trata de la creación de documentos. Microsoft Word permite a los usuarios crear sus propios documentos en el editor en la nube accesible a través del navegador del desktop. La mayoría de los usuarios están familiarizados con la interfaz Word y su menú de bandas, y también puede compartir documentos fácilmente con otros colaboradores. La coautoría puede ser en tiempo real y también se puede aprovechar la aplicación móvil de Office.
Ventajas
- Microsoft 365 ofrece una gran manera de compartir contenido junto con funciones de colaboración para tus usuarios
Opinión del usuario sobre Microsoft 365:
“Una solución única para la edición de documentos”.
Me encanta lo simple pero eficaz qué es Microsoft Word en su funcionamiento. Tiene características que pueden hacer tu vida laboral mucho más accesible, desde un corrector ortográfico automático que puede ayudar a los usuarios a evitar errores en los documentos y corrección gramática a plantillas integradas y opciones de formato fáciles de usar. Como analista de investigación, me parece una necesidad absoluta en la creación de informes y siempre encuentro su compatibilidad con otros productos de Microsoft una joya y un salvavidas.
Fuente:G2Crowd
4. Zoho Workdrive
Zoho WorkDrive es un gestor de archivos online para equipos que trabajan juntos en colaboración. Puedes utilizar WorkDrive como una manera de dar a los equipos un espacio de trabajo seguro y compartido, por lo que sus ideas tienen un hogar desde la concepción hasta la realización. Puedes crear, colaborar y hacer que el trabajo en equipo se realice en documentos que pueden ser editados en tiempo real. Tienes acceso a Zoho Writer, Zoho Sheet y Zoho Show para crear todo tipo de documentos.
Ventajas:
- La unidad de trabajo Zoho funciona mejor como un sistema de almacenamiento de documentos que le permite compartir ideas entre los miembros de su equipo
Opinión del usuario sobre Zoho Workdrive:
«Sistema de almacenamiento de documentos»
Proporciona control total sobre el uso compartido de documentos, puedes rastrear la actividad del usuario, y también compartir con quienes no son usuarios de los documentos. Las instalaciones SSO proporcionan seguridad única a los documentos compartidos. Permite un máximo de 25GB de carga de documentos que ayuda a compartir archivos grandes. Para gestionar un equipo grande con diferentes departamentos, el doc proporciona características de agrupación que ayudan a compartir documentos entre equipos.
Fuente: G2Crowd
5. Evernote
Evernote es una herramienta para compartir notas que permite a los usuarios controlar su trabajo, organizar sus vidas y recordar todo. Puedes abordar cualquier proyecto con notas, tareas y programas, todo en un solo lugar que se pueda compartir fácilmente con otros colaboradores. Evernote te permite obtener lo que necesitas, cuando lo necesites, con potentes y flexibles capacidades de búsqueda. Puedes hacer que tu programa funcione integrándose con Google Calendar. Tus reuniones y notas tienen contexto para que nada se pierda en el barajo.
Ventajas
Evernote es fantástico para crear una base de conocimiento personal que contenga todas tus ideas, pensamientos y administradores
Opinión del usuario sobre Evernote:
«Gran espacio para tener muchas ideas y un lugar para verlas todas».
Me gusta que pueda tener un montón de ideas y tener diferentes espacios para cada uno. Yo uso esto para las ideas para escribir y hacer crecer mi negocio. Utilizo las opciones de toma de notas, estilo de historia y dibujo.
Fuente: G2Crowd
6. Quip
Quip es una herramienta de documentos colaborativos en tiempo real, hojas de cálculo y chat incrustados en Salesforce para transformar cualquier proceso de negocio. Quip ayuda a los equipos de ventas a mejorar su negocio e imagina procesos de ventas con documentos incrustados, datos de Salesforce en vivo y colaboración integrada. Los documentos unen el trabajo y la comunicación de tu equipo, para que puedas hacer todo en un solo lugar. Asegúrate de que siempre estás trabajando con los datos más recientes vinculando tus planes de ventas a los datos de CRM en vivo con una sincronización bidireccional.
Ventajas
- Quip hace una buena base de conocimiento interno para equipos de ventas que trabajan dentro de Salesforce
Opinión del usuario sobre Quip:
«El método óptimo para compartir ideas con los colaboradores»
Quip permite a nuestro grupo crear documentos y hojas de cálculo y realizar ajustes o revisiones colectivamente a medida que colaboramos en un proyecto. Es excelente poder tachar elementos de la lista a medida de que los hacemos para que el equipo pueda monitorear nuestro progreso. Nuestro equipo aprecia particularmente el uso de Android o iOS y recibir notificaciones instantáneas de nuevos mensajes.
Fuente: G2crowd
7. Coda
Coda reúne todas tus palabras, datos y trabajo en equipo en un documento poderoso creado para la documentación interna. Viene con un conjunto de poderosos building blocks, así que puedes crear las herramientas que tu equipo necesita para trabajar en colaboración. Se siente familiar como un doc y atrayente como una aplicación, para que tu equipo pueda enterarse rápidamente, colaborar eficazmente y tomar decisiones que se permanezcan.
Ventajas
- Coda funciona bien para un conocimiento interno que te permite compartir ideas y conocimientos con otros miembros de tu equipo
Opinión del usuario sobre Coda
«Coda es una gran herramienta para la documentación y la automatización de procesos»
En primer lugar, si ves el coda como un lugar para la documentación interna de tu empresa – se ve bien. La tipografía funciona, las páginas se ven bien y mejora la adopción con certeza – las personas de tu organización no tendrían miedo de usarlo. Hemos trasladado algunos procesos internos y los hemos organizado a través de Coda, y ahora confiamos en ellos completamente.
Fuente: G2Crowd
Limpiando
Google Docs es genial para la colaboración y creación de documentos, permitiendo a los equipos dar vida a sus ideas y conseguir que los proyectos se inicien. Pero necesitas considerar otra plataforma si deseas crear una documentación robusta para los usuarios finales.
Document360 es genial para compartir conocimiento interno y sitios de documentación de públicos para clientes y usuarios finales. La ventaja de Google Docs es que la mayoría de las personas ya saben cómo usarlo, pero Document360 es muy intuitivo de aprender y te permitirá comenzar en cuestión de minutos. No te pierdas las funciones avanzadas como integraciones y extensiones, el editor markdown y las capacidades multilingües.
Un software intuitivo de base de conocimiento impulsado por AIs para agregar fácilmente su contenido e integrarlo en cualquier aplicación. ¡Pruébalo!
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