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Cada empresa necesita documentar sus estrategias, políticas y procedimientos para que puedan ser comprendidos y replicados en toda la organización. Para operar de manera eficiente, todos deben trabajar con el mismo manual, de modo que comprendan cómo hacer su trabajo y lo que se espera de ellos.
Sin la documentación adecuada, tu negocio es como un barco sin un timón. No hay consistencia en cómo tu empresa hace las cosas, y te costará ofrecer un producto o servicio de calidad. Los nuevos empleados se sentirán como si estuvieran entrando en el caos, ya que incluso los altos directivos están confundidos acerca de los procesos adecuados.
Es por eso que necesitas un playbook de negocios, un documento que te enseñaremos a crear con pasos sencillos en este artículo. Necesitarás ser minucioso pero conciso al crear tu manual, ya que servirá como una guía en la que tu equipo podrá confiar.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es un Playbook de Negocios?
- Tipos de Business Playbook
- ¿Cuáles son los Beneficios de tener un Business Playbook?
- Pasos en la creación de un libro de trabajo
- Lista de control para crear un playbook de negocios
- Plantillas de Business Playbook
- Ejemplos de Business Playbook
- Prepárate para crear tu Playbook de Negocios con Document360
¿Qué es un Playbook de Negocios?
Un playbook de negocios es un tipo muy simple de documento que reúne los procesos, prácticas y políticas de una empresa. Conocido también como un playbook corporativo o empresarial, el playbook de negocios hace que los procesos de la empresa sean explícitos y los registra para que cualquiera los conozca.
Puede que hayas oído hablar de procedimientos operativos estándar. Bueno, un manual de negocios incluye estos y más. Le dirá a los empleados cómo funciona la empresa para ayudarles a replicar los procedimientos por sí mismos. Utilizando el manual de negocios, los empleados pueden aprender exactamente quién es responsable de qué y por qué una empresa opera como lo hace.
Un manual de negocios puede utilizarse en muchos escenarios diferentes, desde la integración de nuevos empleados hasta la formación de los empleados existentes, o para cubrir a alguien que esté en una ausencia prolongada. Funciona como guía para los empleados que quieren entender el propósito de la empresa y cómo funciona para alcanzar sus objetivos clave.
Tipos de Business Playbook
Hay varios tipos diferentes de playbooks empresariales que puedes desear crear para tu empresa.
Playbook de Compañía – este tipo de manual da una introducción general a la empresa y cubre su misión, propósito y valores. Los empleados pueden conocer el propósito de la empresa y cómo alcanza sus metas.
Playbook de Operaciones– un manual de operaciones explicando cómo una empresa presta su servicio a sus clientes. Proporciona una visión de las diferentes funciones laborales de todos los miembros de la empresa.
Playbook de Ventas – un manual de ventas describe el proceso específico que los empleados deben seguir al vender productos o servicios a los clientes.
Channel Playbook – un channel playbook es para terceros con los que una empresa se asocia para decirles cómo seguir el proceso de venta de sus productos.
Marketing Playbook – un manual de marketing es para enseñar a los profesionales del mercado cómo vender su producto a clientes potenciales y empezar a moverlos en el funnel, o embudo, de marketing.
Customer Service Playbook – un manual de servicio al cliente le dice a los empleados cómo deben ofrecer un excelente costumer service a sus clientes.
Playbook de Recursos Humanos – un manual de recursos humanos describe las políticas y procedimientos que la empresa sigue al administrar el personal.
¿Cuáles son los Beneficios de tener un Playbook Empresarial?
Quizás te preguntes por qué tu empresa debería dedicar tiempo a crear un playbook de negocios. Los siguientes beneficios de un playbook te harán ver que vale la pena el tiempo invertido.
Ahorra Tiempo para tu Equipo
Con un playbook de negocios, no es necesario empezar desde cero cada vez que lanzas un nuevo proyecto o sigues un procedimiento establecido. Los empleados simplemente pueden consultar el libro para averiguar cómo se ha hecho antes y evitar saltarse pasos vitales que podrían ralentizar la productividad.
Aporta consistencia a través de instrucciones simples
Cuando los empleados tienen instrucciones sencillas pueden seguirlas para realizar el trabajo, no importa quién realice la tarea porque siempre obtendrá el mismo resultado consistente. La coherencia en tus operaciones ayuda a asegurar que se entregue el mismo nivel de calidad en los productos o servicios, ya que los pasos están bien documentados.
Aumentar la productividad y eficiencia
Si los empleados no están perdiendo tiempo valioso buscando información o tratando de encontrar a la persona adecuada para consultar, pueden dedicar más tiempo a tareas productivas e impulsadas por los resultados. Los empleados tienen acceso a la mejor manera de realizar una tarea y las mejores prácticas que pueden seguir, lo que los hace más eficientes al seguir los procedimientos.
Ofrece Ventaja Competitiva
Una empresa que ha documentado sus políticas, procedimientos y mejores prácticas tiene una ventaja competitiva frente a rivales menos organizados. Puede atraer empleados de mejor calidad, ya que los candidatos perciben que es una empresa que se toma en serio su negocio. Las empresas son capaces de replicar los proyectos que les brindan mayor éxito en el mercado y, así, superar a la competencia.
Mejora la colaboración y la comunicación
Cuando los empleados saben quién es responsable de qué procedimiento,se fomenta una mejor colaboración y comunicación entre diferentes departamentos. En lugar de duplicar el trabajo existente, saben a quién pueden acudir para obtener ayuda y también pueden compartir su conocimiento con otros. Por lo tanto, un playbook de negocios proporciona transparencia sobre el funcionamiento de una empresa y reduce los silos organizacionales.
Fomenta una Mejor Toma de Decisiones
Con un playbook de negocios bien pensado, los empleados pueden tomar mejores decisiones porque tienen toda la información necesaria para hacer su trabajo. Hay menos miedo de cometer un error porque el manual hace que las operaciones sean explícitas y los empleados pueden comprender profundamente los objetivos empresariales.
Garantiza el cumplimiento de regulaciones
Muchas empresas trabajan en industrias que deben seguir directrices reglamentarias estrictas. Un playbook ayuda a cumplir con estas regulaciones porque permite a los empleados seguir los procedimientos establecidos. Los empleados son conscientes de lo que se espera de ellos,lo que reduce las posibilidades de errores.
Simplifica la integración y capacitación
Las nuevas contrataciones tienen una ventaja con el playbook de negocios porque simplifica la incorporación y la formación. Son menos dependientes de los gerentes para responder sus preguntas y pueden aprender sobre el negocio de forma independiente cuando tengan dudas. El playbook de negocios ofrece una visión de la empresa que, de lo contrario, sólo estaría disponible para los empleados con más experiencia.
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Pasos para crear un Playbook de Negocios
Ahora, vamos a ver los pasos que tienes que seguir para crear un playbook de negocios exitoso.
1. Determinar el público objetivo
El primer paso que debes dar en la creación de tu playbook de negocios es definir el público objetivo. ¿Será todo para todos en la empresa o se dirige a equipos o individuos específicos? Considera si el inglés es el idioma más adecuado para una empresa global o si necesitarás traducciones.
2. Establecer objetivos
Piensa en el propósito general de su playbook de negocios. ¿Es aumentar la eficiencia de los procesos o enseñar a los empleados más acerca del propósito de la empresa? Una vez que hayas definido tus metas, estarás en una mejor posición para empezar a reunir contenido para tu playbook.
3. Crea tu equipo
Crear un playbook de negocios es un esfuerzo en equipo. Forma un grupo de empleados que serán responsables de desarrollar el contenido y presentarlo de manera accesible para toda la empresa. Necesitarás empleados de diferentes niveles dentro de la organización y también un sólido proceso de revisión con editores experimentados.
4. Elige la herramienta de Adecuada
Un manual de empleados debe ser alojado online o distribuido a través de copias impresas. Muchas empresas optan por software de base de conocimiento como Document360 porque es fácil alojar el playbook de negocios y hacer cambios según sea necesario. Puede restringir el acceso a tu playbook y asegurarte de que sólo está disponible internamente. Los manuales impresos pueden desfasarse muy rápidamente y también son mucho más costosos de producir.
Un software de base de conocimiento intuitivo para agregar tu contenido fácilmente e integrarlo en cualquier aplicación. ¡Prueba Document360!
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5. Crear una plantilla
No crees tu contenido desde cero cada vez. sar una plantilla repetible ayuda a garantizar consistencia en tu documentación y permite a cualquier autor comenzar a publicar buen contenido. Esto mejora la experiencia de usuario de tu playbook y evita que parezca una mezcla desordenada de contribuciones.
6. Organizar el contenido
Necesitarás organizar el contenido de tu playbook en diferentes secciones para que se vea que hay algún tipo de orden en tus documentos. Tus secciones podrían incluir temas como:
- Visión y valores de la empresa
- Cultura organizacional
- Roles y responsabilidades laborales
- Políticas de recursos humanos
- Procedimientos operativos estándar
Su estructura será única en su empresa y procesos, así que tome algún tiempo para considerar cómo debe presentarse su información.
7. Recolecta datos relevantes
Cuando tengas claro exactamente cómo debe verse tu playbook empresarial, puedes empezar a llenar los espacios en blanco con los datos relevantes. Puede asignar empleados específicos como autores para su contenido y realizar entrevistas con ellos para averiguar cómo llevan a cabo sus funciones particulares. Asegúrese de revisar todas sus políticas y procedimientos actuales para averiguar cuales deben incluirse en el manual.
8. Hazlo disponible
Publique su playbook de negocios en un lugar que sea fácilmente accesible para todo el público objetivo. El playbook no es bueno si los empleados no saben dónde se encuentra ni cómo acceder a él. Alojar tu manual en un software de base de conocimientos es la mejor forma de que esté disponible para cualquiera en tu empresa que tenga las credenciales adecuadas.
9. Rastrear, analizar y ajustar
Una vez que haya creado su playbook empresarial, no se olvide de ello y asuma que su trabajo está hecho. Revise los análisis de su software de base de conocimiento para averiguar qué contenido falta o necesita mejorar. Reúne constantemente comentarios de tus usuarios para averiguar cómo se sienten acerca de tu playbook y cualquier cambio que harían.
Lista de control para crear un playbook de negocios
Ahora, hay algunas cosas importantes que recordar al crear su playbook de negocios.
Hacer que todo sea fácilmente accesible
Si su playbook de negocio no es fácilmente accesible, no puedes esperar que sus empleados la usen. En lugar de ocultarlo en una unidad compartida, enlázalo directamente desde la página de inicio de la intranet o envía actualizaciones de contenido regularmente por correo electrónico. Acceder al manual debe ser más fácil que enviar un correo a un colega.
Mencionar Valores de la Compañía y la Visión Claramente
Los empleados quieren saber qué significa su empresa y una declaración de visión lo comunica claramente. Esto es especialmente importante para los nuevos empleados que están aprendiendo sobre tu cultura y que quieren entender cómo deberían comportarse. Es fundamental que tus valores sean explícitos para que todos estén alineados.
Compruebe que el contenido está actualizado
No hay nada peor que un playbook de negocios que está desactualizado porque entonces los empleados dejan de confiar en la validez del contenido. Elimina los artículos que ya no sean relevantes y programa revisiones regulares. Tu playbook de negocios debe ser un documento vivo en el que los empleados sepan que pueden confiar.
Hacerlo adaptable y escalable
Nunca sabes cuándo añadirá más contenido a tu libro de negocios, que es especialmente probable a medida que su empresa crezca (impulsada por el éxito de su playbook!). Asegúrate de que la forma en que presentas tu playbook es adaptable a diferentes escenarios y escalable para contenido futuro.
Evitar sobrecarga de información
Es tentoso documentar absolutamente todo, pero ese no es el enfoque adecuado para su playbook de negocios. Sólo captura lo que es esencial para el funcionamiento de su negocio o sus empleados se verán abrumados con información. Los empleados no están buscando una enciclopedia sino instrucciones sencillas y buenas prácticas.
Hazlo estimulante e interactivo
Imágenes y videos dan vida a su playbook de negocios online, y aseguran que los empleados lo encuentren más atractivo que si interactúan sólo con texto. Permitir a sus empleados comentar y dar comentarios convierte su playbook en un recurso interactivo.
Evitar el uso de material genérico
Haga que su playbook de negocios sea lo más específico posible para que los empleados sepan que es relevante para ellos y su equipo. El contenido genérico desanima a los empleados y da la impresión de que no es útil. Ellos quieren información específica sobre tu empresa, e información que les va a ayudar a completar sus propios procedimientos y procesos.
Integrar con la Incorporación y Otros Herramientas de RR. HH.
Asegúrate de que tu playbook empresarial esté integrado con otras herramientas de incorporación y recursos humanos para que los empleados en proceso de iniciación estén al tanto de tu documento. Haz que sea más fácil para tus usuarios buscar en el playbook respuestas a cualquier pregunta que puedan tener y asegúrate de que tu playbook aparezca cuando estén completando los procesos de RRHH.
Establecer fechas límite
Al crear contenido para su playbook de negocios, asegúrate de que tus colaboradores estén al tanto de los plazos para su publicación. Mantenga la producción de contenido en rollo para asegurarse de que tu playbook permanezca fresco y relevante, y sigue siendo un recurso valioso para todos los que están en el negocio.
Plantillas de Business Playbook
Esta plantilla comparte los elementos clave de un manual típico de negocios, incluyendo estrategia, empleos y reclutamiento.
Aquí está una plantilla de ejemplo para un manual que habla sobre la estrategia y el proceso organizacional.
Aquí está una plantilla para empresas que buscan crear un manual de ventas, incluyendo cada etapa del proceso de ventas.
Ejemplos de Business Playbook
Aquí está un ejemplo de un manual de ventas de AIG.
Aquí está un ejemplo de un manual de negocios de Microsoft Azure.
Prepárate para crear tu Business Playbook con Document360
Como ya hemos mencionado, una gran opción para crear su playbook de negocio es Document360. Con Document360, puedes alojar tu playbook en línea y realizar cambios fácilmente usando nuestro editor basado en la nube. Puedes dar derechos de edición y publicación a varios empleados, asegurando que la construcción de tu manual sea un esfuerzo en equipo.
Con seguridad de calidad superior, nunca tendrás que preocuparte de que alguien no deseado tenga acceso a tu playbook. Puedes asegurarte de que sólo los miembros de tu equipo tengan acceso a su contenido utilizando una variedad de métodos de autenticación. Alojar tu playbook en la web significa que puedes beneficiarte de los análisis detallados de Document360, que te indican cómo los usuarios consumen tu contenido.
El manual de tu negocio puede parecer profesional y personalizado con el editor WYSIWYG de Document360, combinado con HTML y CSS. Puedes crear la experiencia ideal para el usuario y asegurarte de que los empleados disfruten al interactuar con tu contenido. Document360 soporta traducciones multilingües, así que puedes garantizar que tu manual esté listo para una audiencia internacional.
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Para concluir
Ahora que sabes qué es un manual de negocio, estamos seguros de que ya quieres empezar a crear uno para tu empresa. Los empleados se beneficiarán enormemente al tener documentadas tus políticas y procedimientos, así como acceso a las mejores prácticas y recomendaciones que solo tus empleados más experimentados pueden ofrecer.
Con las herramientas adecuadas como Document360, puedes crear un manual de negocio de manera fácil y eficaz, que cumpla su propósito para tus usuarios. Los empleados podrán encontrar y descubrir contenido que los hace más productivos y satisfechos en sus trabajos. Como resultado, tu negocio puede ofrecer un servicio superior e incrementar sus ingresos.
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