Top 9 Dokumenten-Kollaborationswerkzeuge für wachsende Teams

Einführung

Teamwork ist der Grundstein für jedes erfolgreiche Geschäft. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht zusammenarbeiten können, werden Sie nicht in der Lage sein, Projekte rechtzeitig abzuschließen, Sie werden nicht in der Lage sein, erfolgreiche Produkte zu liefern, und Sie verlieren Ihren Wettbewerbsvorteil in der Branche.

Die Daten bestätigen dies. 75% der Mitarbeiter betrachten Teamwork und Zusammenarbeit als wichtig und 70% der Mitarbeiter sagen, dass die digitale Technologie ihre Zusammenarbeit verbessert hat.

Damit Teamarbeit richtig funktioniert, müssen Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen, damit die Mitarbeiter effektiv zusammenarbeiten können. Hier kommt Dokumenten-Kollaborationssoftware ins Spiel.

Was ist Dokumenten-Collaboration-Software?

Dokumenten-Kollaborations-Software ermöglicht es Teams, aus der Ferne an einem Dokument in Echtzeit zu arbeiten. Dieses Dokument könnte eine Textdatei, Tabellenkalkulation oder PDF sein.

Mehrere Teammitglieder können ein Dokument gleichzeitig bearbeiten, aktualisieren und kommentieren, was das Dokument zu einer echten Teamarbeit macht. Die richtige Dokumenten-Kollaborationssoftware verhindert Versionskonflikte und kann mehrere Echtzeit-Bearbeitungen behandeln.

Die Software zur Dokumenten-Kollaboration macht es überflüssig, mehrere Versionen derselben Datei zu speichern, da alle Versionsübersichten im Editor gespeichert sind. Benutzer können jederzeit zu einer vorherigen Version zurückkehren.

Signifikanz der Dokumenten-Zusammenarbeit im Unternehmen

Verfolgen Sie den Workflow Ihres Teams

Wenn Sie ein Werkzeug für die Zusammenarbeit von Dokumenten verwenden, ist es einfach, den Überblick darüber zu behalten, woran jeder in Ihrem Team arbeitet. Sie können alle Dateien, die gerade bearbeitet werden, einsehen und sicherstellen, dass die Fristen eingehalten werden.

Produktivität verbessern

Wenn Mitarbeiter über die richtige Software verfügen, um ihre Dateien zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, wird ihre Produktivität verbessert. Weniger Zeitwird mit der Suche nach dem richtigen Dokument vergeudet und alle Dateien werden dort in der Cloud gespeichert. Da mehr als eine Person eine Datei gleichzeitig bearbeiten kann, beschleunigt dies den Prozess der Zusammenarbeit an einem Dokument und verhindert Versionskonflikte.

Ermächtigen Sie Mitarbeitern mit Informationen

Die Mitarbeiter haben Zugriff auf die richtigen Informationen mit einem Werkzeug zur Zusammenarbeit mit Dokumenten. Ihre wichtigen Dokumente werden alle an einem Ort gespeichert und eine schnelle Suche genügt, um die richtige Datei zu finden.

Bieten Sie schnelles Feedback und schnelle Entscheidungsfindung

Wenn den Mitarbeitern Informationen zur Verfügung stehen, können sie schneller Rückmeldungen erhalten und schnellere Entscheidungen treffen. Alle Mitarbeiter müssen einen Link zu einem Dokument teilen und sie können Feedback in Echtzeit sammeln. Mit E-Mails und mehreren Versionen eines Dokuments ist es nicht mehr unangenehm.

Offene Kommunikation mit Teams

Dokumenten-Kollaborationstools erleichtern die offene Kommunikation innerhalb von Teams. Es kann einfacher sein, Ihre Gedanken in einem Dokument zu teilen, anstatt Zeit in langen Sitzungen zu verschwenden und Dokumente können mit dem Rest des Teams geteilt werden, um dessen Beitrag zu fördern.

Regen Sie Mitarbeiterbeteiligung an

Die Mitarbeiter werden stärker in ihre Teams einbezogen, wenn sie Zugang zum richtigen Werkzeug für die Zusammenarbeit mit Dokumenten haben. Die besten Tools auf dem Markt haben keine Hindernisse für den Einstieg und die Mitarbeiter können schnell mit der Funktionsweise der Software Schritt halten. Es ist für jeden einfach, Feedback zu einem Dokument zu teilen und Updates zu machen.

Unterstützt Remote-Arbeiten einfach

Mit einem Werkzeug für die Dokumentenkooperation müssen Mitarbeiter nicht am gleichen physischen Ort sein, um an einem Projekt mitzuarbeiten. Auf die Software kann normalerweise mit jedem Gerät zugegriffen werden und Sie brauchen nur eine Internetverbindung zur Zusammenarbeit bei Dateien.

Eliminieren Sie organisatorische Silos

Wenn Sie Ihre Dokumente in einem Dokumenten-Kollaborationswerkzeug speichern, machen Sie Ihr Firmenwissen explizit. Teams können besser zusammenarbeiten, da sie einen Einblick in die Arbeit anderer Teams haben.

Funktionen für die Suche in jedem Dokumenten-Kollaborationswerkzeug

Echtzeit-Editor

Sie benötigen einen Editor, der es mehreren Benutzern ermöglicht, in Echtzeit an einem Dokument zu arbeiten. Das Dokument ist „live“ und Benutzer können Änderungen und Kommentare vornehmen, die sich sofort im Dokument widerspiegeln.

Autosave

Ihre Arbeit sollte automatisch gespeichert werden, während Sie Änderungen am Dokument vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verlieren. Das Dokument muss nicht manuell gespeichert werden.

Versioning

Sie müssen die Möglichkeit haben, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern und gegebenenfalls auf eine vorherige Version zurückzukehren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Zugriff auf Ihre bestehende Arbeit auch dann nicht verlieren, wenn neue Änderungen am Dokument vorgenommen werden.

Kommentar- und Feedback-Optionen

Kommentare sind eine Möglichkeit, Feedback zu hinterlassen, Fragen zu stellen und Aufgaben zuzuweisen, ohne das Dokument tatsächlich zu ändern. Es handelt sich um eine wichtige Funktion.

Cloud-Speicher und Teilen

Die Zusammenarbeit mit Dokumenten erfordert eine große Anzahl von Personen und Dokumenten, sodass sie einen großen Cloud-Speicherplatz benötigen, um ihre gesamte Arbeit zu retten.

Ein Teammitglied markieren

Sie benötigen die Möglichkeit, ein Teammitglied zu markieren und ihm eine Aufgabe im Dokumenten-Kollaborationswerkzeug zuzuweisen. Die Markierung, das sogenannte Tag, sollte ihnen eine Benachrichtigung senden und sie dazu bringen, die Software zu überprüfen, um zu sehen, was sie tun müssen.

Möglichkeit, Dateien zu organisieren und Tags hinzuzufügen

Ihre Dokumenten-Kollaborationssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Dateien innerhalb eines Arbeitsbereichs zu organisieren und Tags hinzuzufügen, um die Erkennbarkeit von Inhalten zu verbessern.

Tracking von Änderungen und Benachrichtigung

Sie sollten in der Lage sein, die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen zu verfolgen und eine Benachrichtigung zu erhalten, um Sie über die Änderungen zu informieren.

Integrationen und Erweiterungen

Ihr Kollaborationswerkzeug ist mächtiger, wenn es sich mit anderen Apps integrieren lässt, die Ihr Team verwendet, wie z.B. Projektmanagement-Apps oder Teamkommunikationswerkzeuge.

Top 9 Dokumenten-Collaboration-Software

1. Document360

Document360 ist mehr als nur ein Werkzeug für die Zusammenarbeit von Dokumenten. Es ist tatsächlich eine vollwertige Wissensdatenbanksoftware, die es Ihrem Team ermöglicht, wichtige Informationen an einem zentralen Ort zu erfassen und zu speichern.

Die Software verfügt über eine saubere Benutzeroberfläche, die die Erstellung von Online-Dokumentation ermöglicht. Obwohl es nicht mit einem kollaborativen Editor kommt, erleichtert es die Zusammenarbeit mit Funktionen wie privaten Notizen, Diskussionsfeed und mehr. Die Software speichert automatisch frühere Versionen, die Sie bei Bedarf wiederherstellen können. Document360 unterstützt mehrere Rollen für Ihre Benutzer, sodass Sie kontrollieren können, wer Zugriff auf welche Inhalte hat.

Die Plattform macht es einfach, Inhalte zur Überprüfung zu erstellen und zu teilen. Sie können Teammitglieder kennzeichnen und Kommentare hinterlassen, und sie werden benachrichtigt, um einen Blick zu werfen. Document360 integriert sich mit vielen beliebten Apps wie Slack,Microsoft Teams und Chrome.

Sehen Sie sich an, was unsere Kunden über Document360 zu sagen haben:

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2. Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive ist eine Plattform für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und eignet sich hervorragend für Unternehmen, die viele Dokumente zu bearbeiten haben. Es ist eine Cloud-Speicherung und Verwaltung für moderne Teams.

Teamordner ermöglichen es Ihnen, Ihre Dateien zu organisieren und an einem Ort zu speichern. Ihr Team kann bestimmte Rollen wie Organisator, Autor und Editor sein, so dass Sie kontrollieren können, wer Zugriff hat. Sie können die Daten und die Nutzung Ihres Teams von einem Dashboard aus verwalten, indem Sie alle Änderungen an Ihren Dateien verfolgen.

3. Google Docs

Google Docs ist ein Tool zur Zusammenarbeit mit Cloud-Dokumenten, das von Google erstellt wurde. Es ist möglich, alle Ihre Bearbeitungen online zu machen, und Google Docs speichert alle früheren Versionen Ihrer Dateien, auf die Sie zurückgreifen können, wann immer Sie es möchten.

Google Docs funktioniert in erster Linie online, sodass es keine Notwendigkeit gibt, lokale Dateien auf Ihrem Computer zu speichern. Sie können Dateien mit jedem teilen, der ein Google-Konto hat, indem Sie einen einfachen Link verwenden oder eine Benachrichtigung an seine E-Mail-Adresse senden und legen Sie fest, ob die Person Editor-Rechte oder nur View-Only Zugriff haben.

Google benachrichtigt Sie mit E-Mail-Updates, wenn jemand ein Dokument mit Ihnen teilt. Sie können sehen, wer ein Dokument überarbeitet hat und Teammitglieder können Kommentare mit Fragen und Feedback hinterlassen.

Die Software unterstützt den Import von Word-Dateien und wandelt sie in ein editierbares Format in Google Docs um.

4. Dropbox-Paper

Dropbox Paper ist ein Online-Dokumenten-Kollaborationstool, das von Dropbox erstellt wurde und das Sie kostenlos nutzen können. Dropbox Paper ist mehr als nur ein Doc – es ist ein Co-Editing-Tool, das Kreation und Koordination an einem einzigen Ort zusammenbringt.

Paper hilft Ihnen, alle Ihre Meeting-Notizen zu organisieren. Sie können Ihre Hintergrund-docs, Agenda, Minuten, nächste Schritte und Aufgaben zusammenstellen. Sie können wichtige Aufgaben und Termine verfolgen. Verwalten Sie Crossfunktionale Teams, indem Sie Meilensteine festlegen, zuweisen und Genehmigungen verwalten, in denen jeder sie finden kann.

Paper kann verwendet werden, um Ideen zu brainstormen und Sie können Links zu Webseiten wie YouTube und Pinterest einbetten, Ideen in Echtzeit teilen und Feedback sammeln. Sie können Paper verwenden, um kreative Arbeit mit Clients zu verwalten und lange E-Mail-Ketten und verstreute Dateien zu vermeiden. Alle Ihre Daten werden an einem Ort gespeichert.

5. Microsoft Word

Wer hat von Microsoft Word noch nicht gehört? Word ist eines der am häufigsten verwendeten Tools für die Zusammenarbeit mit Dokumenten, und die meisten Leute kennen die Textbearbeitungsfunktionen. Zwar war Zusammenarbeit nicht die Stärke von Microsoft Word, aber alles änderte sich mit der Einführung von Office 365. Microsofts populärste Apps werden über die Cloud geliefert und bieten eine echte Alternative zu Tools wie Google Docs.

Eines der besten Funktionen von Microsoft Word ist die Möglichkeit, Ihr Dokument mit einem Klick in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Sie können Ihr Dokument in Webseiten umwandeln, die andere sehen können. Mit der Echtzeitfreigabe können Sie schnell und einfach ein Dokument mit Kollegen teilen.

Sie können nun auf Microsoft Word über Android, iOS, Web und Windows zugreifen, sodass Sie die Software über alle Geräte hinweg nutzen können.

6. ClickUp

ClickUp ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das mit Dokumenten-Kollaborationsfunktionen ausgestattet ist. ClickUps Docs ermöglichen Ihnen, unternehmens- und projektbezogene Informationen für Echtzeit-Updates und -Bearbeitung zu speichern. Docs Kollaboration zeigt Ihnen, wann ein Teammitglied ein Dokument betrachtet, kommentiert oder editiert, so dass Sie wissen, wer arbeitet und wann.

Die Echtzeit-Synchronisierung stellt sicher, dass die neueste Version eines Dokuments auf dem Gerät eines jeden Mitwirkenden gespiegelt wird. Die Berechtigungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente öffentlich oder privat zu machen und Links an andere zu senden, um die Datei zu teilen, aber Sie können anpassen, was der Empfänger mit dem Dokument tun kann.

ClickUp funktioniert auf Apple, Windows, iOS, Android und Linux-Plattformen, so dass Sie auf jedem Gerät verbunden bleiben können. Es integriert sich auch mit mehreren Drittanbieter-Apps wie Evernote und Salesforce.

7. Monday.com

Monday.com ist eine weitere Projekt-Management-App, die sich hervorragend an Teams jeder Größe anpassen lässt. Teams können individuelle Workflows erstellen und an jeder Art von Projekt mitarbeiten. Sie können all Ihre Arbeit, Prozesse und Tools in einem Work-OS verwalten.

Monday Workdocs ermöglicht es Ihnen, sich an einem Ort mit Ihren Ideen zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Sie können in Echtzeit mitbearbeiten, Kommentare austauschen und Text per Drag & Drop verschieben, ohne andere Teammitglieder zu unterbrechen. Sie können Ihre Dokumente mit Echtzeit-Elementen wie Monday.com-Boards, Dashboards, Videos und mehr zum Leben erwecken. Jedes Element wird automatisch synchronisiert, während Sie arbeiten.

8. Confluence

Confluence ist ein robustes Projektmanagement-Werkzeug, das auch mit Fähigkeiten für die Zusammenarbeit von Dokumenten ausgestattet ist. Confluence ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit an Live-Dokumenten, die als Pages genannt sind. Teams können alle Arten von Dateien verwalten, von Dokumenten, Tabellenkalkulationen bis hin zu Präsentationen, und sie mit Ihrem Team teilen.

Confluence macht es einfach, jede Änderung einer Seite zu verfolgen mit der Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen, ohne Änderungen am Inhalt des Dokuments. Confluence verbindet sich mit Jira, sodass Sie schnell Angelegenheiten und Berichte erstellen können. Es gibt eine universelle Suchfunktion, mit der Sie Ihren gesamten Arbeitsbereich schnell nach relevanten Inhalten durchsuchen können.

Sie können sich mit über 3.000 Anwendungen vom Atlassian-Marktplatz integrieren und die Funktionalität von Confluence erheblich erweitern.

9. Notion

Notion ist ein Team-Kollaborationswerkzeug, das es Menschen erleichtert, an Projektdokumenten zusammenzuarbeiten. Sie können Ihre Teams, Projekte und Docs in Notion verbinden, um organisatorische Silos zu reduzieren und die Teamarbeit zu verbessern. Unternehmen können eine umfangreiche Wissensbasis für ihre Projekte schaffen und diese mit Teammitgliedern teilen.

Teammitglieder können Kommentare zu Aufgaben für eine verbesserte Kommunikation und Rechenschaftspflicht hinzufügen. Notion macht es einfach, Seiten mit anderen Mitarbeitern oder sogar mit dem gesamten Internet zu teilen. Sie können Berechtigungen festlegen, damit die Beitragenden nur so auf Ihre Inhalte zugreifen können, wie Sie es beabsichtigen.

Es gibt kein Limit für die Anzahl von Personen, die die gleiche Seite zur gleichen Zeit bearbeiten können. Aktualisierungen und Benachrichtigungen warnen Sie auf eine Arbeit, die Ihrer Aufmerksamkeit benötigt, so dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben können.

Zur Abrundung

Der Einsatz des richtigen Dokumenten-Kollaborationswerkzeugs verbessert die Teamarbeit und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die bestmögliche Leistung erbringen kann. Sie sparen ungeahnte Zeit und Ihre Mitarbeiter sind glücklicher, weil sie produktiver sind.

Einige dieser Kollaborationswerkzeuge verfügen über viele zusätzliche Funktionen, die Sie möglicherweise nicht benötigen. Vielleicht ist die Einfachheit von Google Docs alles, was Ihr Team benötigt, oder vielleicht möchten Sie die Funktionalität einer Projektverwaltungs-App wie ClickUp. Viel Spaß beim Ausprobieren der verschiedenen Optionen und beim Nutzen der kostenlosen Tests.

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