Guía de documentación de proceso con ejemplos y modelos

¿Qué es la documentación de proceso?

La documentación del proceso es una instrucción paso a paso sobre cómo completar un proceso de principio a fin. La documentación del proceso es para registrar información que, de lo contrario, permanecería dentro de la mente de los empleadosindividuales y resultaría en una ejecución desorganizada.

Introduce cierta responsabilidad a aquellos empleados que están intentando realizar el proceso que está documentado. Los empleados tienen acceso a una norma directa y pueden definir si han tenido éxito o no en la ejecución del proceso.

Un ejemplo de un proceso podría ser incorporar a un nuevo empleado, o cómo manejar una queja de cliente.

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Por qué las Operaciones de la Compañía dependen de la documentación de los procesos

Superfluidad operacional

Cuando estás obligado a documentar tus procesos, a veces te das cuenta de que los pasos son innecesarios para la tarea que tenemos en manos. Sus operaciones se vuelven más fluidas a medida que se reducen las etapas al mínimo que sus empleados necesitan para completar la tarea. Usted puede incluso decidir que un proceso entero podría ser eliminado, dejando a sus empleados más tiempo para dedicarse a tareas más productivas.

Gestión de cambios

Cuando manejas cambios en tu organización, puede ayudarte a documentar los procesos para que los empleados sepan lo que se espera de ellos. Tienes un registro de los cambios que deseas implementar y por lo tanto es más fácil responsabilizar a los empleados. Una de las partes más importantes de gestión de cambios es comunicar el cambio necesario a sus empleados para que puedan implementar con éxito su visión.

Registro de protocolos

Documento del proceso significa que usted tiene un registro de los protocolos que sus empleados necesitan para que usted pueda asegurar su cumplimiento. Hacer explícitos sus protocolos es el primer paso para garantizar la consistencia que lleva a un resultado de alta calidad en cada ocasión.

Reducir el riesgo de daños operativos

Cuando los empleados no tienen documentos para seguir esto aumenta las posibilidades de que cometan errores, lo que resulta en un daño operativo costoso. En la documentación de su proceso, puedes destacar las áreas clave donde es probable que se cometan errores, por lo que a sus empleados se les avisa con antelación y es menos probable que los cometan.

Mejorar la eficiencia operativa

Al documentar tus procesos, puedes encontrar fácilmente áreas donde estos pueden ser automatizados, e invertir en las herramientas adecuadas que le ayudarán a hacerlas más eficientes. Ahorrará tiempo y esfuerzo valiosos al automatizar las tareas rutinarias para que sus empleados puedan asumir trabajos más significativos.

Propiedad intelectual segura

Sus procesos son su propiedad intelectual y parte de lo que le diferencia de la competencia. Es importante documentar sus procesos para que puedas conservarlos para el futuro y garantizar que los conocimientos no se pierdan cuando empleados clave dejan la organización.

Ramificaciones de documentos no estructurados

Operación ineficiente

Los procesos indocumentados hacen que los empleados tengan que adivinar lo que se espera de ellos y posiblemente demorarse mucho más en completar los procesos de lo estrictamente necesario. La documentación del proceso le dice exactamente a los empleados qué hacer para que puedan ser más eficientes al realizar sus tareas.

Pierda de oportunidad de ingresos

No tener la documentación de los procesos significa que los empleados serán menos productivos y su empresa perderá dinero porque los funcionarios tendrán dificultad en completar tareas vitales. Cuando el funcionario no sabe qué hacer, puede arriesgarse a que abandonen la compañía por completo, lo que ocasiona una pérdida de renta para su negocio.

Pérdida de información crítica

La documentación del proceso proporciona un registro de información vital conocida sólo para uno u otro empleado. Usted corre el riesgo de que estos empleados se lleven ese conocimiento con ellos cuando salen de la empresa, pero la documentación del proceso puede dejar registrado ese conocimiento y preservarlo para el futuro. Sin documentación del proceso, los conocimientos vitales se pierden para siempre.

No se puede adaptar a la gestión de cambios

Si no tienes los procesos documentados, no puedes comunicarle a los empleados cuando necesitan hacer cambios, y sus iniciativas de gestión de cambios pueden fallar. Los empleados seguirán haciendo las cosas como siempre las han hecho y su organización será menos adaptable, arriesgándose a quedarse rezagado de la competencia.

Satisfación laboral baja

Los empleados tendrán baja satisfacción en su trabajo si no documentas las tareas que se supone que deben cumplir como parte de sus trabajos. Los empleados podrían confundirse sobre quién es responsable de qué y decidir que prefieren trabajar en una empresa donde se sientan más valorados. La documentación es un investimiento en su mano de obra, asegurando que todos tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo correctamente.

Reinventando la rueda

Si un proceso es indocumentado, eso significa que el proceso tiene que ser reinventado cada vez. Los empleados tienen que adivinar los pasos necesarios para completar el procedimiento y podrían terminar ejecutando un trabajo que ya ha hecho otra persona. Esto es tremendamente ineficiente y es una pérdida de tiempo para el personal.

Cómo escribir el documento del proceso

Define tu objetivo

Antes de empezar con la documentación de su proceso, primero debes averiguar lo que quieres lograr con este proyecto. Por ejemplo, ¿se trata de reducir el tiempo en que los empleados buscan información sobre los trabajos que deben cumplir? ¿Es para que los trabajadores sean más productivos eliminando la necesidad de conjeturar al hacer sus tareas diarias? ¿Se trata de mejorar la comunicación entre los departamentos presentando papeles claramente definidos?

Es probable que tengas varios objetivos para la documentación de tu proceso. Es importante ser claro en los objetivos, esto te ayudará a decidir qué procesos quieres documentar primero.

Reúne tu equipo de documentación

La documentación del proceso es un deporte del equipo. Ninguna persona puede reunir por sí sola toda la documentación de una organización: eso sería agotador e imposible de lograr. Reúna un personal compuesto por personas buenas en documentar y dejar registrado, que pueden liderar la carga en el desarrollo de la documentación de su equipo.

Necesitarás una mezcla de escritores y editores que puedan producir documentos hasta el más alto nivel. Idealmente, su empresa debería emplear a escritores técnicos profesionales que tengan experiencia en la preparación de la documentación. A veces, la mejor persona para documentar un proceso es la que lo usa cada día, así que consideren esto a la hora de decidir qué agentes se involucran.

Investigación sobre herramientas y requisitos

Es imposible lanzar una estrategia de documentación de proceso si no se tiene las herramientas adecuadas. Hay una variedad de herramientas de documentación por ahí y las soluciones SaaS como Document360 pueden implementarse de inmediato. Asegúrese de investigar para establecerse en una herramienta que sea adecuada para su empresa y sus necesidades únicas.

Con Document360, puedes decidir sobre el número de usuarios que desea tener acceso al software y definir roles que controlan cómo los usuarios interactúan con la documentación. Le ayuda a formar un procedimiento para crear la documentación del proceso y asegurarse de que cada usuario conoce su lugar en la línea de producción.

¡No dejes espacio para los errores documentando tus procedimientos!

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Diseñar un patrón

Al crear su documentación, es importante crear un patrón que puedas utilizar para guiar la creación de todos los documentos futuros. Esto significa que sin importar quién sea el encargado de crear la documentación técnica , tendrá un patrón y reforzará la consistencia. Las plantillas deben ser sencillas y fáciles de seguir, incluyendo toda la información esencial que debe añadirse al documento.

Escriba su documento

• Paso uno: Identificar y nombrar el proceso – decida el propósito de su proceso, por qué y cómo el proceso beneficiará a la empresa y describa brevemente el proceso.
• Paso dos: Delinear el alcance del proceso: describa brevemente qué está incluido en el proceso y qué no.
• Paso tres: Detallar los límites del proceso: ¿Dónde comienza y termina el proceso? ¿Qué hace que comience y cuál es la indicación de que está hecho?
• Pasos cuatro: Capturar los resultados del proceso – ¿En que resultará una vez que el proceso se ha completado?
• Paso cinco: Capturar las entradas del proceso: ¿Qué recursos se necesitan para completar el proceso?
• Paso seis: Recopilar los pasos del proceso: anote cada paso del proceso, ya sea comenzando con lo que lo desencadena o comenzando con el resultado final y trabajando hacia atrás.
• Paso secundario: Incluya a todos los involucrados – proporcione una descripción de todos los involucrados en el proceso utilizando su título de trabajo.

Añadir imágenes

Una foto vale más que mil palabras. Después de haber escrito la documentación del proceso, asegúrese de ilustrarla con imágenes como diagramas de flujo, lo que realmente puede dar vida a su documento. A los empleados les resultará más fácil entender un proceso cuando esté representado de forma visible y puedes documentar claramente cada paso.

Revisión por compañeros

Justo antes de que se publique su documentación, asegúrese de que se somete a un proceso de revisión por los compañeros en el que se recogen comentarios de otras personas de la empresa. Es importante averiguar si los empleados están encontrando su documentación útil y si los procesos son fáciles de seguir.
Algunas de sus medidas pueden ser confusas o los empleados, haciendo con que no estén seguros de quién es responsable de una tarea específica. Una revisión por los colegas puede dejar su documentación mucho más clara y asegurarse de que está alcanzando el objetivo.

Publicar el documento

Una vez que haya finalizado la documentación, es el momento de ponerla a disposición del resto de la organización. La herramienta de documentación elegida debería permitirle publicar documentación privada que sólo está disponible para los empleados de su empresa, mantener su documentación segura y protegida de los visitantes no deseados.

Evaluar el rendimiento

Cuando se publique su documentación, su herramienta de documentación debería permitirle rastrear el desempeño de su contenido. Identifique qué artículos obtienen más vistas y asegúrese de que son fáciles de encontrar dentro de su sistema. Recoge comentarios de tus empleados sobre si encuentran la documentación útil y úsalo para hacer los cambios apropiados. Alguna documentación puede ser más útil para sus empleados que otras.

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Herramientas útiles en al documentar los procesos

Herramienta de base de conocimiento

Comprueba cómo se puede utilizar una herramienta de base de conocimientos para documentar procesos

el software de base de conocimiento como Document360 ofrece un repositorio centralizado de información que puedes utilizar para almacenar sus documentos de procesos y hacerlo disponible para un grupo selecto de usuarios. Comience a publicar sus artículos directamente usando Document360.

Características intuitivas de Document360

• Fácil edición – editor WYSIWYG o editor Markdown. Permite al editor añadir ilustraciones, workflows y vídeos
• Control de versiones- El software automáticamente guarda las versiones de sus artículos para que nunca tengas el riesgo de perder su trabajo, y puedes volver a una versión anterior en cualquier momento.
• Búsqueda AI-Powered – Permite a los usuarios buscar rápidamente la información requerida sin perder tiempo con la ayuda de inteligencia artificial.
• Organizando Contenido- La documentación se puede organizar más claramente como artículos juntados en una categoría.
• Personalización – Permite a los editores personalizar la plataforma para que coincidan con la marca de su empresa.
• Compartir y colaborar – Con Document360 puedes comunicarte y colaborar con miembros del equipo para la revisión entre compañeros (peer review) y compartir los artículos.
• Integraciones y extensiones- Document360 puede integrarse con múltiples servidores en la nube y aplicaciones que usted y el equipo usarán diariamente.

Escriba su documentación de procesos con un software intuitivo de base de conocimiento que se integra con cualquier aplicación. ¡Prueba Document360!

OBTENIDO

Soluciones de gestión de procesos de workflow

Las soluciones de gestión de procesos como Process Street le permiten gestionar fácilmente los procesos recurrentes de su equipo. Puedes hacer un seguimiento de tu progreso y colaborar con tu equipo. La sencilla interfaz permite crear documentos estructurados en segundos y las listas de verificación permiten hacer un seguimiento de las etapas en sus procesos.

Herramienta de grabación de vídeo y pantalla

Si quieres añadir grabaciones de video y pantalla a su documentación puedes utilizar una herramienta como Snagit. Snagit te permite capturar rápidamente la pantalla y la cámara y añadir un contexto adicional para que puedas hacer vídeos altamente atractivos para tus usuarios. Podrás ilustrar mejor cómo realizar una acción para tus usuarios al hacer una captura de pantalla adjunta.

Flowchart & herramientas de diagramación

Flowchart y herramientas de diagramación como Lucidchart permiten hacer representaciones visuales de sus procesos que son más fáciles de que sus empleados entiendan en comparación con sólo el texto. Puedes visualizar rápidamente los procesos de tu equipo y desglosar ideas complejas en una forma que otros puedan entender rápidamente.

Plataformas de compartir documentos

Las plataformas para compartir documentos como Dozuki aumentan el rendimiento de los empleados con una documentación fácil de acceder que proporciona un centro de conocimiento estándar y central para su empresa. Dozuki está dirigida a empresas industriales y permite a los empleados procesar documentación desde cualquier lugar.

Plataformas Digitales de Adopción

Plataformas digitales de adopción como Whatfix pueden ayudarle con la documentación de su proceso. Whatfix elimina las barreras entre los usuarios y la productividad real en todo el software. Su Plataforma de Adopción Digital analiza y automatiza procesos, proporcionando orientación paso a paso dentro de cada aplicación. Whatfix impulsa la productividad de los empleados en un 125% a través de la guía y automatización dentro de la aplicación.

Ejemplos citados de documentación de proceso

Procesar documentación creada en Document360

Aquí está un ejemplo de un documento de proceso destinado a ayudar a los usuarios a configurar un proceso de documentación. Una imagen relevante del diagrama de flujo se inserta para ilustrar el guía y el proceso se divide en pasos numerados.

Gráfico de flujo de documento de proceso creado en Lucidchart

Aquí está un diagrama muy sencillo creado para el proceso de un cliente comiendo una comida en un restaurante. Pasa por todos los pasos necesarios y vincula cada paso con “esperando” mientras el cliente no está siendo atendido.

Documentación del programa de formación de ventas, desarrollada por whatfix on Salesforce

Aquí está un ejemplo de documentación del programa de entrenamiento de ventas de Whatfix, donde la etapa en la que se encuentra el usuario se ilustra mediante el uso de una descripción interactiva. La descripción proporciona información contextual sobre el proceso que el usuario aprende a través de la interacción con el sistema.

Documentación del proceso de planificación del proyecto en línea de Asana

Este es un ejemplo de un diagrama de flujo de documentos de proceso que ilustra todas las etapas por las que un usuario debe pasar al ejecutar una tarea. Muestra las entradas y salidas que el usuario puede esperar ver y lleva al usuario a cada paso del proceso.

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Diagrama de flujo de natación de Lucidchart

Está aquí un ejemplo de otro diagrama de flujo que utiliza las pistas de natación para representar qué departamento debería estar cumpliendo cada paso del proceso. Algunos pasos se superponen entre sí y están vinculados con flechas que muestran la dirección de la tarea.