Como criar documentação de projeto com exemplos e vantagens

O lançamento de um novo projeto é empolgante. Você está em uma corrida para começar e implementar esse projeto que, com certeza, fará uma enorme diferença para a sua empresa. Mas espere.

Primeiro, você precisa criar uma documentação robusta de requisitos do produto que defina claramente suas metas e o escopo do seu trabalho. O sucesso de um projeto depende muito do rigor da documentação, que dá ao projeto direção e responsabilidade.

Com a documentação do projeto em vigor, haverá menos surpresas desagradáveis com relação ao projeto. Todos na equipe do projeto estão na mesma página e têm maior visibilidade sobre a natureza do projeto.

O que é a documentação do projeto?

A documentação do projeto é a coleção de todos os documentos relacionados a um projeto, contendo as principais especificações do projeto, as metas a serem atingidas, os orçamentos, os riscos e muitos outros assuntos que são vitais para o conhecimento. A documentação pode ser consultada pelos membros da equipe quando eles quiserem saber o status do projeto, o trabalho que ainda precisa ser concluído ou os requisitos do cliente.

Se você criar documentos de projeto, o projeto terá transparência e todos estarão trabalhando com base no mesmo manual. Você pode acompanhar o andamento do projeto e verificar se ele está atendendo aos requisitos. Se alguém tiver uma pergunta sobre um estágio anterior do projeto, poderá verificar os registros da documentação para obter uma resposta definitiva.

Benefícios da Documentação do Projeto

Pode haver gerentes de projeto que acham que não têm tempo para investir na criação de qualquer tipo de documento de projeto. Já é bastante difícil fazer um projeto decolar sem ter que criar vários documentos que podem ou não ser lidos.

Estamos aqui para lhe dizer que a documentação do projeto tem inúmeros benefícios.

Manter o progresso e tarefas do projeto rastreáveis

Quando se tem uma documentação completa de gerenciamento de projetos, as funções e responsabilidades de cada membro da equipe são claramente definidas. As tarefas e o progresso do projeto são rastreáveis, pois você sabe quem deve concluir qual trabalho e em qual prazo. Isso significa que você pode acompanhar o projeto com muito mais eficiência e saber se está dentro do prazo.

Melhore a comunicação entre os interessados e a equipe

A documentação do projeto torna suas suposições sobre um projeto explícito. As partes interessadas podem entender o que um projeto envolve, quanto vai custar e quanto vai levar. Qualquer informação relacionada com o projeto está prontamente disponível para que seja possível uma comunicação clara. As alterações ao projeto são imediatamente transmitidas, de modo a que as partes interessadas sejam sempre informadas sobre o estado do projeto.

Descreva antecipadamente as metodologias e técnicas

Ao definir a documentação do projeto, você pode delinear antecipadamente as metodologias e técnicas que usará, o que resultará em um projeto mais bem-sucedido. A documentação de suas metodologias significa que todos podem acompanhar e saber o que esperar, porque seu projeto é mais consistente.

Defina e atribua responsabilidades com mais precisão

A documentação do projeto permite que você indique claramente a quem foram atribuídas as tarefas e, em última análise, quem é responsável por quais resultados. Quando alguém quiser fazer uma pergunta sobre o projeto, poderá ver facilmente quem está cuidando do aspecto relevante e os funcionários também gastarão menos tempo duplicando o trabalho. As tarefas não são perdidas, pois todos sabem quem deve entregar o quê.

Melhorar taxa de sucesso e entrega

Se a sua equipe souber quais são as entregas, é mais provável que consiga cumprir as metas. Eles podem consultar continuamente a documentação para descobrir as metas do projeto e garantir que estão no caminho certo. Os entregáveis recebem marcos e cronogramas para garantir que a equipe seja responsabilizada e possa concluir o projeto com êxito.

Aumentar a produtividade

As equipes são mais produtivas quando têm acesso à documentação mais recente do projeto. Elas sabem o que está dentro e fora de seu escopo de trabalho e estão mais bem posicionadas para atender às demandas impostas à equipe do projeto. Sabem quais são as tarefas de maior prioridade e são mais capazes de equilibrar a carga de trabalho. Os projetos são concluídos mais rapidamente, pois todos estão trabalhando com capacidade total e entendem sua função no processo.

Mitigar o risco de perder informação

Documentar seu projeto significa que é muito menos provável que você perca informações que podem ser valiosas no futuro. É fácil esquecer o que foi dito nas reuniões e os projetos ficam confusos, pois todos dependem da comunicação verbal para fazer as coisas. Quando, mais tarde, você quiser fazer uma retrospectiva de um projeto e aprender com ele, terá um registro escrito do que aconteceu.

Tipos de Documentação de Projeto

Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é a pedra fundamental da documentação do seu projeto que comunica o escopo do mesmo. Ele descreve os objetivos do projeto, as partes interessadas que participarão do projeto e quem será responsável pelo quê. O termo de abertura do projeto é criado no início do ciclo de vida de um projeto e é continuamente referenciado à medida que o projeto se desenvolve.

Declaração do trabalho (SOW)

Uma declaração de trabalho é mais detalhada do que uma carta de projeto e contém as especificações de um projeto. A declaração de trabalho detalha as entregas, os cronogramas e os orçamentos do projeto e pode ser trocada entre uma empresa e um cliente para atuar como um contrato informal para o trabalho a ser realizado.

Exemplo de documentação com cronograma do projeto

Não deixe espaço para erros documentando seus procedimentos!

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Documento de requisitos

A documentação de requisitos explica claramente o que o resultado final do projeto fará ou não fará. O produto tem uma finalidade específica e deve atingir fins específicos para atender às necessidades de um determinado grupo de usuários.

Comunicação com Stakeholders

A comunicação com as partes interessadas descreve os procedimentos relacionados à forma como a equipe do projeto se comunicará com as partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. Ela explica em detalhes exatamente como a comunicação ocorre, desde os canais usados para a comunicação até a frequência da comunicação.

Gerenciamento de mudanças

Quando for necessário fazer alterações no plano inicial do projeto, elas devem ser solicitadas e documentadas no registro de gerenciamento de alterações. Esse registro mantém o controle de todas as alterações em um projeto e inclui o motivo da alteração solicitada, além da pessoa responsável por solicitar a alteração.

Análise de risco e documentação

Na análise de riscos, você deve incluir todos os riscos potenciais do seu projeto e a probabilidade de ocorrência deles como parte do seu plano de gerenciamento de riscos e o que você fará para evitá-los.

Registro de Problemas

Os registros de problemas são listas que o ajudam a ficar por dentro dos problemas do projeto à medida que eles surgem e a entender o impacto que eles têm sobre o projeto. Você registra quando o problema ocorreu, uma descrição do problema e a ação necessária e por quem.

Como criar a documentação do projeto?

Nós conversaremos sobre como fazer a documentação do projeto em seis etapas simples.

Passo 1: Coletar todos os requisitos e afins em um repositório central

Em primeiro lugar, a documentação do seu projeto precisa ser coletada em um local onde os membros da equipe e outras partes interessadas possam acessá-la facilmente. Talvez você comece o processo de documentação do projeto com documentos espalhados por toda parte, em cadeias de e-mail, documentos do Word, mensagens do Slack, arquivos PDF e muito mais. É fundamental reunir toda a sua documentação em um repositório centralizado que funcionará como uma única fonte de verdade que os funcionários poderão consultar sempre que tiverem uma dúvida.

Passo 2: Descreva o processo e as etapas do projeto

Em seguida, certifique-se de fornecer descrições detalhadas do processo de gerenciamento de projetos e dos estágios do projeto. Todos os diferentes estágios do processo de gerenciamento de projetos exigem diferentes tipos de documentos, que vão do planejamento à execução e à conclusão. Por exemplo, o termo de abertura do projeto é algo que será escrito no início do projeto, enquanto o registro de problemas será criado e atualizado durante todo o ciclo de vida do projeto.

Passo 3: Organizar as informações por fases e tópicos

Depois de criar a documentação do projeto, use a ferramenta de documentação do projeto para organizar as informações em estágios e tópicos. Diferentes tipos de documentos, como as atualizações de status do projeto e o estatuto do projeto, devem estar em diferentes seções, dependendo do estágio do processo de planejamento do projeto em que se encontram.

Passo 4: Colabore com sua equipe em análises

A documentação do seu projeto deve ser um trabalho de equipe. Mesmo que você seja um gerente de projeto encarregado de criar todo o corpo da documentação do projeto, pode se beneficiar das contribuições da sua equipe em revisões que ajudam a melhorar a documentação. Eles podem lhe dizer o que não está claro, o que está faltando na documentação do projeto e o que está desatualizado. Uma documentação incorreta pode prejudicar a credibilidade do seu projeto e confundir os membros da sua equipe, portanto, as revisões são essenciais.

Passo 5: Publique os documentos, adicione etiquetas e indexação

Quando a documentação do seu projeto estiver em um bom padrão, publique-a em um portal de documentação e certifique-se de adicionar tags e indexá-la com pesquisa. Sua documentação deve ser fácil de encontrar por qualquer pessoa que esteja pesquisando por ela e deve mostrar artigos relacionados para uma melhor descoberta de conteúdo.

Passo 6: Mantenha a documentação e atualize-a

Esta é a etapa final de como preparar a documentação de um projeto. A documentação do seu projeto é uma entidade viva que deve ser continuamente atualizada e mantida para que seja abrangente e atualizada. Reserve uma hora em cada trabalho para examinar sua documentação e identificar os documentos que poderiam ser revisados. Mantenha determinados documentos atualizados, como o registro de problemas ou o registro de gerenciamento de mudanças.

Melhores práticas na escrita da documentação de projeto

Definir o escopo do projeto

Você deve estabelecer claramente os termos do projeto, definindo o que está dentro do escopo do projeto e o que está fora dele. Isso evita o desvio de escopo e garante que todos saibam o que o projeto envolve e o que significa sucesso. Um projeto pode durar para sempre se você continuar adicionando coisas a serem feitas ao escopo.

Exemplo de documentação do escopo do plano do projeto

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PRIMEIROS PASSOS

Configure uma equipe (colaboradores, revisores, editores ou publicadores)

Reúna uma equipe para colaborar na documentação do seu projeto. Sua equipe deve ser composta por colaboradores, revisores, editores e publicadores para que possam conduzir o conteúdo por todo o ciclo de vida. Cada um tem uma função diferente a desempenhar para levar sua documentação até o fim e garantir que ela seja criada com o mais alto padrão.

Identificar tópicos e subtópicos

Identifique todas as áreas em que a documentação do seu projeto poderia ser dividida em tópicos e subtópicos. Faça um plano de toda a documentação que deseja criar e trabalhe sistematicamente em cada tópico. Sua documentação deve ser claramente organizada de forma sistematizada para que qualquer pessoa possa navegar pelo conteúdo e encontrar o que precisa.

Seja específico sobre os resultados esperados

Você deve explicar claramente o que espera alcançar com o projeto para que sua equipe saiba quando o projeto foi bem-sucedido. Faça um layout específico dos resultados esperados e de quando você acha que chegará lá, com uma definição sólida de concluído. Articule o produto final nos termos mais descritivos possíveis e deixe isso claro para todos os envolvidos.

Documentar parâmetros técnicos e requisitos do ambiente

Se estiver trabalhando em um projeto técnico, será necessário documentar os parâmetros técnicos e os requisitos do ambiente.Certifique-se de que todos conheçam as especificações necessárias e as tecnologias que estarão envolvidas na execução do projeto. Entre em detalhes sobre os requisitos para que ninguém tenha dúvidas sobre as dependências do projeto.

Elaborar os entregáveis do projeto

Seja bem claro sobre o que será entregue no final do projeto após sua definição concluída. Pode ser um novo aplicativo móvel ou um novo centro comunitário.Seja qual for o seu entregável, tenha clareza sobre o que ele é e como beneficiará a empresa quando você o tiver construído. Quais serão os resultados tangíveis do seu projeto e como você saberá quando ele foi entregue?

Avalie Qualidade, Escopo, Riscos, Treinamento e Custo

Ao documentar seu projeto, avaliar:

• Qualidade – como você garantirá a qualidade do resultado do seu projeto?
• Escopo – o que está incluído nos limites do projeto e o que não está?
• Risco – quais são os riscos naturais associados ao seu projeto e como você os enfrentará?
• Treinamento – qual treinamento é necessário para desenvolver as habilidades necessárias para a conclusão do projeto?
• Custo – quanto custará o projeto e qual é o orçamento para ele?
• Atualizar a documentação

Atualizar documentos com histórico de versão

Use uma ferramenta de documentação que permita armazenar o histórico de versões de cada documento para que você possa consultá-lo sempre que necessário. As atualizações regulares da documentação do projeto podem resultar na necessidade de reverter para versões anteriores algumas vezes, pois talvez você precise se lembrar do histórico do projeto.

Escolhendo o Software certo para Documentação do Projeto

Se você está participando da documentação de um projeto, você precisa ter as ferramentas certas no lugar para armazenar seus documentos e compartilhá-los com sua equipe. Uma boa escolha para a documentação de projeto é uma base de conhecimento de empresa, que é gerenciada centralmente por uma equipe de colaboradores.

Document360 é uma dessas ferramentas, e ele ajudará você a começar com a documentação do seu projeto usando a sua interface estilosa e intuitiva. Você pode usar o WYSIWYG ou o editor de markdown e o gerente de categorias para organizar seu conteúdo em tópicos. A interface simples de arrastar e soltar permite que você reorganize categorias com apenas alguns cliques.

Você pode criar uma base de conhecimento privada, que exige login, para funcionários ou clientes, para que sua documentação esteja sempre segura. Aproveite as integrações e extensões do Document360 com aplicativos populares para que você possa expandir a funcionalidade da sua base de conhecimento.

Com o Document360, você pode ver o histórico de versões entre várias versões do artigo ou voltar para uma versão anterior. Você não precisa se preocupar em sobrescrever o conteúdo acidentalmente com o controle de origem automático.

Para finalizar

Já está claro que, se você é um gerente de projetos, seu projeto precisa desesperadamente de documentação para trazer clareza e organização à sua equipe. Se você estiver executando um projeto pequeno, não precisará de muita documentação ou poderá ver sua equipe sobrecarregada de documentos. Projetos maiores precisam de mais documentação, naturalmente, pois são mais complexos e envolvem mais partes móveis.

Quaisquer que sejam as necessidades de documentação do seu projeto, certifique-se de começar com uma ferramenta como o Document360, que o ajudará a criar e compartilhar seus documentos com a equipe. Você pode manter todos os seus documentos em um local centralizado e os membros da equipe podem tirar proveito de uma pesquisa avançada para encontrar o conteúdo de que precisam.

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