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¿Faltan direcciones claras en tu lugar de trabajo? ¿Cómo diriges tu equipo para completar la tarea de manera efectiva? Si estás teniendo dificultades para responder esto, entonces este blog es para ti.
Cada organización necesita crear instrucciones para realizar su trabajo. Si no documentas tus procedimientos y procesos, estarás operando con confusión y perdiendo un valioso tiempo de productividad. En primer lugar, necesitas documentar las tareas que su empresa ejecuta diariamente paso a paso y utilizar estas instrucciones para fomentar la colaboración entre empleados.
Las organizaciones que no saben lo que están haciendo corren el riesgo de quedarse atrás en el mercado. Cuando los empleados tienen una pregunta sobre cómo realizar una tarea, necesitan ser capaces de recurrir a su software instrucciones de trabajo en lugar de depender de colegas que tal vez sepan o no la respuesta.
Cuando documenta procesos paso a paso, puede retransmitir los procesos, asignar la propiedad a las tareas y eliminar los desperdicios porque todos sabrán exactamente lo que están haciendo. Y si adoptas el software de instrucciones de trabajo adecuado, estarás en camino de mejorar la productividad y la producción en general.
¿Qué es un Software de Instrucciones de Trabajo?
El software de instrucciones de trabajo es una herramienta que permite a las empresas documentar sus procesos, facilitando la comunicación y colaboración entre equipos. Es un un avance a respecto del uso de archivos y carpetas estáticas, que te permite crear una base de conocimiento dinámica que mantenga informados a los empleados lo que deben hacer exactamente.
Cuando elijas el software de instrucciones de trabajo, puedes beneficiarte del soporte multimedia, el control de versiones y flujos de trabajo avanzados para la creación de contenido. Aunque es posible documentar un proceso en una aplicación común como Microsoft Word, las empresas que quieren mejorar la productividad y mejorar los procesos optan por el software de instrucciones de trabajo.
La creación de un portal centralizado que contenga todas las instrucciones de trabajo para su negocio es esencial para el buen funcionamiento de sus operaciones. El software de instrucción de trabajo es vital para asegurar que cada empleado entienda cómo completar cada proceso siguiendo las instrucciones oficiales,especialmente en industrias complejas como software, manufactura y salud.
Características que debes priorizar en el software de instrucciones de trabajo
Si estás pensando en invertir en un software de instrucciones de trabajo, considera las siguientes características para tu nueva herramienta.
Editor fácil de usar
Un editor fácil de usar que permite a los usuarios crear instrucciones de forma rápida y sencilla para cada proceso es esencial. La creación de contenido debería ser tan sencilla de forma que los usuarios no necesiten ninguna capacitación para utilizar su nuevo software de instrucciones de trabajo, que es lo que obtendrás si eliges Document360. El cambio fácil de herramientas entre un editor Markdown y un editor avanzado de WYSIWYG te da una gama de opciones a la hora de crear contenido.
Soporte multimedia
Al crear instrucciones de trabajo, tendrás que usar todos los formatos, como audio, imagen, y vídeo, y necesitarás una solución que proporcione soporte para todos los distintos medios. No sólo debe ser fácil añadir midias a tu documentación si no asegurarte de que se visualicen correctamente.
Buena experiencia de usuario
La experiencia general del usuario para tu software de instrucción de trabajo deber ser intuitiva para los usuarios que deseen adoptar la nueva herramienta. Si tu herramienta requiere una formación avanzada o compleja sólo para crear un nuevo portal, tu empresa tendrá dificultades para adoptar un software de instrucciones de trabajo. Los empleados se inclinarán a utilizar una herramienta que facilite la ejecución del propósito.
Control de versiones
Cuando cambies los procesos en tu organización y necesites documentar nuevas instrucciones, es probable que querrás mantener la versión antigua para futuras referencias. El control de versiones significa que puedes guardar una nueva versión pero también volver a una versión anterior en cualquier momento sin perder datos ni necesitar un proceso de recuperación complejo.
Seguimiento de cambios y notificación
Al crear las instrucciones de trabajo, más de un colaborador normalmente colaborará en ellas, así que debes rastrear los cambios y notificar a los usuarios de las actualizaciones. La creación de un flujo de trabajo complejo que soporte la colaboración de múltiples usuarios en el contenido y el seguimiento de la etapa de revisión es importante a la hora de crear contenido de calidad.
Análisis y Reportes
Para entender cómo los usuarios interactúan con tu documentación, y con los gráficos demográficos de tu base de usuarios, necesitas de análisis y reporte. Acceder a los datos le da una visión del rendimiento de tu base de conocimiento y le permite realizar mejoras estratégicas.
Almacenar en la nube y compartir
Ser capaz de almacenar tus instrucciones en la nube y compartirlas con los usuarios, de la misma manera, es esencial para el software de instrucciones de trabajo. En lugar de almacenar archivos localmente, tus datos deberían estar alojados en la nube para un fácil acceso.
Importancia del Software de Instrucciones de Trabajo
Cuando consideres si debes invertir en un software de instrucciones de trabajo, lleva en cuenta estos beneficios.
Productividad mejorada
Cuando documentas tus instrucciones de trabajo en software dedicado, serás mucho más productivo ya que no estarás operando en la oscuridad. En lugar de perder tiempo preguntando a los empleados con más conocimiento qué hacer, cada empleado puede beneficiarse de la transparencia y la fiabilidad. Puedes optimizar tus procesos cuando los entiendas a través de las instrucciones.
Compartir conocimientos
Los empleados de toda la organización pueden compartir sus conocimientos de manera más eficaz a través de las instrucciones de trabajo. En lugar de trabajar de forma aislada y separados por barreras de conocimiento, cada colega puede obtener una visión más clara de los procesos y responsabilidades de los demás.
Ahorros de costo
Ahorra dinero al documentar con exactitud las instrucciones para los procesos de trabajo. Adoptar el software adecuado significa perder menos tiempo con procesadores de textos tradicionales que no son aptos para el propósito y hacen que tus empleados desperdicien su tiempo.
Consistencia
Las tareas y procesos son más consistentes si confías en las instrucciones de trabajo para guiar tus esfuerzos. Los procesos son los mismos cada vez, ya que los empleados no están improvisando, y siempre puedes estar seguro de obtener el mismo resultado mientras no haya cambios en las variables.
Mayor precisión
Tus esfuerzos serán más precisos porque las instrucciones de trabajo aumentarán la precisión de tus procesos. Especialmente para negocios que se dedican a productos complejos como tecnología o equipos médicos, es esencial ser muy preciso en cada proceso que realices.
Hub centralizado
Las instrucciones de trabajo de documentación significa que los empleados siempre saben dónde buscar en el hub centralizado para obtener conocimientos. En lugar de perder tiempo buscando información, los empleados pueden simplemente buscar en el hub centralizado y encontrar de inmediato respuestas a sus preguntas urgentes.
También, consulta nuestro artículo: Herramientas para la Mejora de Procesos
9 Mejores Softwares de Instrucciones de Trabajo en 2025
Ahora, vamos a ver los mejores software de instrucciones de trabajo para el 2025, comenzando con nuestro propio Document360.
1. Document360
Document360 es un software de base de conocimiento que se puede utilizar fácilmente para documentar instrucciones de trabajo sin ninguna integración adicional. Con características dirigidas a los creadores de conocimientos profesionales, puedes utilizar los múltiples editores de Document360 y el sistema de organización intuitivo para crear, diseñar, colaborar y presentar sus conocimientos a una variedad de usuarios dentro de tu negocio.
Cuando elijas Document360, estará funcionando inmediatamente, con acceso inmediato a análisis de rendimiento para mostrar cómo estás progresando. Utilice Document360 para integrarlo con todas tus herramientas favoritas para mejorar los flujos de trabajo y acelerar el proceso de creación de conocimiento.
Con Document360, todos tus conocimientos están centralizados, y puedes usar la IA para potencializar tu creación de contenido. El nuevo asistente de IA de Document360 – Eddy te ayuda a completar automáticamente información contextual para tus artículos, como descripciones SEO y títulos, ahorrándote tiempo valioso.
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2. Zingtree
Las organizaciones utilizan Zingtree para diseñar árboles de decisión que ayudan a los empleados a encontrar respuestas inmediatas. Puedes usar Zingtree internamente para mapear Procedimientos operativos estándar (SOPs) que clarifican los procesos de tu organización. Zingtree implementa la función de ayuda al autor impulsada por inteligencia artificial, lo que permite escribir artículos más rápido.
Puedes emplear Zingtree para simplificar procesos complejos y asegurar la consistencia en la resolución elegida. Dado que el conocimiento está organizado en árboles de decisiones, la forma en que los usuarios acceden a las respuestas es dinámica y personalizada.
3. Connecteam
Connecteam es una aplicación útil que puedes utilizar para simplificar el trabajo diario con una serie de características que incluyen documentar el conocimiento en un centro de conocimiento centralizado. Puede utilizar Connecteam para capacitar a sus empleados con cursos interactivos y atractivos que garanticen la consistencia en negocios como la hospitalidad. Ayuda a tus empleados a hacerlo bien cada vez con Connecteam.
Además de documentar procesos, puedes recopilar toda la documentación de los empleados en un solo lugar y registrar horas de trabajo. Connecteam es una plataforma multifuncional para organizaciones que buscan ser más productivas, compatibles y eficaces en la gestión de sus empleados.
4. Epsilon3
Epsilon3 está diseñado específicamente para empresas de fabricación e ingeniería que quieren documentar sus procesos y lograr una mayor precisión y productividad. En lugar de depender de hojas de cálculo y documentos de Word, Epsilon3 se encarga de ayudar a tu organización a proporcionar más visibilidad y transparencia a tus trabajadores mediante la optimización y escalado de procedimientos.
Epsilon3 es extremadamente robusto, por lo que puedes confiar en él para la documentación sin importar cuán complejos y críticos sean tus procedimientos. Epsilon3 está totalmente conectado, por lo que siempre tienes visibilidad en tu documentación y procesos, con la capacidad de crear tus documentos de forma colaborativa.
5. Poka
Poka es una herramienta que te permite aprovechar al instante el conocimiento operativo en una plataforma diseñada para desarrollar las habilidades de tu fuerza de trabajo. Dado que los trabajadores necesitan acceder al conocimiento instantáneamente. Poka te permite presentar tus instrucciones de forma intuitiva y atractiva a través de la aplicación interactiva que los empleados distrutarán usar.
Cuando la seguridad y la productividad dependen del éxito de tus procesos, Poka es ideal para diseñar tus instrucciones de trabajo. La traducción automática y el control de versiones hacen que sea más fácil que nunca crear instrucciones que resuenen con tu fuerza laboral
6. Tango
Tango te ayuda a aumentar la adopción de procesos mediante la creación de guías prácticas. La gran ventaja del Tango es que puedes documentar cualquier proceso de forma automática, sin esfuerzo, y convertirlo en un tutorial interactivo. Usando la IA, puedes hacer clic a través de los pasos de tu software y Tango automáticamente creará capturas de pantalla e instrucciones.
Con la extensión de Tango incrustada en el navegador, puedes notificar a los empleados automáticamente acerca de guías relevantes de cómo hacer uso de tu software. Analytics te da una visión del uso de tus guías y te ayuda a entender el desempeño de su contenido.
7. Dozuki
Dozuki es un software de documentación de procesos hecho para empresas de manufactura que quieren digitalizar sus conocimientos. Utilice Dozuki para capturar el conocimiento relevante del proceso con imágenes y vídeos, rastrea y aprueba procedimientos documentados y traduce tu contenido a más de 100 idiomas fácilmente.
Usa tus instrucciones documentadas como programas de capacitación para mejorar las habilidades de tus trabajadores. Estandariza y distribuye tus conocimientos a tu fuerza de trabajo, sin importar dónde estén, para asegurar que todos los empleados tengan acceso a las instrucciones críticas en el momento adecuado. Dozuki está diseñado para permitirte redactar directamente instrucciones de trabajo que ayuden a tus empleados a realizar procesos exitosos.
8. Instrucciones de trabajo electrónico ABB (Electronic Work Instructions)
Las Instrucciones de Trabajo Electrónico de ABB están dirigidas a plantas industriales que quieren crear instrucciones de trabajo. Documente tus Procedimientos de Operación Estándar para asegurar que tus empleados realicen cada SOP al más alto nivel. Logra la excelencia operativa con ABB y proporciona instrucciones de alta calidad a los empleados sin depender de formatos basados en papel.
9. REWO
REWO es un producto que te ayuda a crear instrucciones de trabajo y digitar la área de producción. Al documentar el conocimiento del piso de producción, puedes maximizar la productividad de tu fuerza laboral global y multilingüe, y mejorar la gestión del conocimiento de manera exponencial. Las instrucciones son visibles y claras, con grabación de pantalla incorporada y un enfoque paso a paso.
Las instrucciones de trabajo de REWO permiten incorporar a nuevos empleados de forma independiente sin depender de la observación del trabajo. Utilice instrucciones para capacitar y aumentar la retención de los empleados, para que puedas mejorar la moral y evitar costos adicionales.
Conclusión
Las instrucciones de trabajo son esenciales para las empresas que quieren gestionar a sus empleados con éxito. Con el software correcto de instrucciones de trabajo como Document360, nunca perderás la oportunidad de ayudar a tus empleados a realizar los procesos correctos para garantizar el correcto funcionamiento de tu organización.
Poder documentar un artículo desde el primer día te da una visibilidad instantánea de tus procesos, con la capacidad de compartir tus instrucciones con cualquier persona de la organización. Tu conocimiento particular es privado y seguro donde se mantiene en una base de conocimiento centralizada accesible sólo a los usuarios aprobados.
Un software SOP intuitivo para añadir fácilmente tu contenido e integrarlo con cualquier aplicación. ¡Pruébalo!
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