In diesem Leitfaden werden wir genau erläutern, wozu interne Knowledge Base-Software gemeint ist, wofür sie verwendet wird, die Vorteile interner Knowledge Base-Software und Tipps zur Auswahl einer Software, die für Ihr Unternehmen richtig ist. Wir werden auch viele Links zu weiteren Informationen zur Verfügung stellen.
Lesezeit: 20 Minuten
McKinseys Forschung schätzt, dass der durchschnittliche Büroangestellte etwa 20% seiner Arbeitszeit in die Erforschung interner Informationen investiert.
Diese Zahl kann auf unterschiedliche Weise interpretiert werden, aber um sie in die Perspektive zu setzen; es ist so, als hätten Ihre Mitarbeiter nur 4 von 5 Tagen der Woche. Oder Sie stellen fünf Mitarbeitern, haben aber nur vier zur Verfügung, während der Andere ständig nach Sachen sucht.
Die Tatsache ist, dass es sich um eine Vielzahl von Gründen handelt. Das Auffinden interner Informationen erfordert noch immer viel Zeit aus unserem Berufsleben.
Eine interne Wissensdatenbank ist ein großartiger Weg, um Informationen für Ihre Belegschaft verfügbar zu machen, was wiederum eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt, die weniger Forschungszeit einschließen. Es sei darauf hingewiesen, dass Wissensdatenbanken kein neues Konzept sind. Davon abgesehen beginnen Unternehmer die Macht dieser einheitlichen Datenbestände zu nutzen, um die Produktion ihres Unternehmens insgesamt zu verbessern.
Dieser Artikel wird alles besprechen, was Sie über interne Wissensdatenbanken wissen müssen. Wir sagen Ihnen, was sie sind, warum sie hilfreich sind, und geben Ihnen Tipps, wie Sie eine zentrale Informationsquelle für Ihr Unternehmen einrichten können.
Lassen Sie uns ohne weiteres einspringen.
Eine interne Wissensdatenbank ist eine zentralisierte Datenbank von Unternehmensressourcen, die als erste Anlaufstelle für die meisten, wenn nicht alle Mitarbeiteranfragen, dient.
Diese Ressourcen können in verschiedenen Formaten kommen, aber sie zielen darauf ab, alle Fragen zu beantworten, die Ihre Teammitglieder haben könnten. Dies kann Informationen über Ziele, Anforderungen, interne Richtlinien, formale Verfahren, neue Produkt-oder Hardware-Updates Release-Datum, Promotion, Fehlersuche, Unternehmenswerte, technische Spezifikationen, Standard Operating Procedures, Onboarding-Guides und vieles mehr enthalten.
Interne Datenbanken sind in der Regel in zwei Kategorien aufgeteilt, und zwar folgende:
Dieser Artikel befasst sich mit menschlich lesbaren internen Wissensdatenbanken und wird unter anderem die allgemeinen Verwendungszwecke für diese Plattformen abdecken.
Bevor man sich in die Welt der intern ausgerichteten Wissensdatenbanken einmischt, ist es wichtig, den Wert von Informationen hervorzuheben. Interne Informationen zur Verfügung zu stellen und leicht zugänglich zu machen, etwa durch eine zentralisierte Bibliotheksstruktur, kann eine sehr positive Wirkung auf jede Organisation haben.
Der durchschnittliche Mitarbeiter kann fast 9 Stunden pro Woche verbringen, indem er einfach Informationen aufspürt, die Ihr Unternehmen erheblich belasten. Neben der Tatsache, dass sie während dieser Zeit keine Einnahmen erwirtschaften, kann es auch Auswirkungen auf andere Leistungsbereiche haben.
Längere Suchdauer führt oft zu erhöhten Haltezeiten. Fast 60 % der Verbraucher sind bereit, nur bis zu 5 Minuten oder weniger in der Wartestellung zu bleiben, bevor sie auflegen, was unterstreicht, wie wichtig es ist, Ihren Mitarbeitern Informationen leicht zugänglich zu machen.
Die Bereitstellung der richtigen Ressourcen für Ihr Team kann auch extrem unrentabel sein. Große Konzerne verlieren jedes Jahr fast 10 Milliarden US-Dollar, weil ihre Arbeiter damit beschäftigt sind, Informationen zu erforschen oder Ressourcen wiederherzustellen, die bereits existieren, aber nicht gefunden werden können.
Auch wenn der Verlust für Startups und mittelständische Unternehmen geringer sein mag, haben diese Unternehmen nicht die gleiche Tiefe, wenn es um Finanzanlagen geht.
Hier können interne Wissensdatenbanken wirklich enorme Auswirkungen haben. Eine Datenbank mit Ressourcen, die leicht zugänglich sind, kann dazu beitragen, die Forschungszeit um bis zu 35 % zu reduzieren, was mehrere Bereiche Ihres Vorgangs verbessern kann.
Interne Wissensdatenbanken können in Größe und Komplexität variieren. Einige sind im Grunde große Enzyklopädien. Andere sind ausgeklügelte Problemlösungssysteme, die innovative Fortschritte wie künstliche Intelligenz anwenden.
Aufgrund ihrer Flexibilität können diese Plattformen dazu genutzt werden, eine Reihe von Aufgaben zu erfüllen, die von den Anforderungen Ihres Unternehmens abhängig sind. Einige Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen von einer internen Wissensdatenbank profitieren kann, beinhalten, aber nicht beschränkt auf wie folgend:
Obwohl alle Wissensdatenbanken als Informationsquelle funktionieren, können diese internen Repositories tatsächlich verschiedene Zwecke gleichzeitig erfüllen. Unten haben wir einige gemeinsame Beispiele aufgelistet, wie heute interne Wissensdatenbanken genutzt werden.
Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, alltägliche Fragen selbst zu beantworten oder Anweisungen zum Einreichen von Anwendungen können helfen, Ihren Personalabteilungen, Finanzabteilungen und Rechtsabteilungen eine beträchtliche Menge an wiederholter Arbeit zu sparen.
Die Fehlerbehebung gehört zu den häufigsten Kundenanfragen in technischen und SaaS-Unternehmen. Einfacher Zugriff auf Anweisungen zur Fehlerbehebung wird dazu beitragen, die Qualität und Geschwindigkeit Ihres Dienstes zu verbessern und so das Kundenerlebnis zu verbessern.
Ein großer Prozentsatz der Endbenutzer ist nicht technologisch versiert. Mit aufwändigen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, FAQs, und sogar Terminologie-Definitionen können Sie Ihren Kunden durch die verschiedenen Funktionen Ihres Produkts effektiv anleiten.
Neue Produkte, Promotionen und kommende Veröffentlichungen neigen dazu, ein Buzz zu schaffen. Eine Wissensdatenbank kann dazu beitragen, dass Ihr Team über die Details verfügt, die Ihnen zur Verfügung stehen, wann immer sie sie benötigen. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden bei jedem Anruf einheitliche Informationen erhalten, da Ihr Team das gleiche Konzept vor Augen hat, unabhängig von ihrer Schicht oder Abteilung.
Nicht alle Ihre Mitarbeiter können einen reibungslosen Onboarding-Prozess oder neue Produkterfahrung haben. Indem Sie ihnen zusätzliche Ressourcen geben, können Sie dabei helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und ihre Fähigkeit, bei ihrer Arbeit kompetenter zu werden, zu pflegen.
Ihr Marketing, Vertrieb, Management und Designteams können eine interne Wissensdatenbank als kreatives Drehkreuz erstellen, das ihnen hilft, ihre Ressourcen zu finden und zu organisieren Ideen zu brainstormen und ihre Projekte zu entwickeln.
Neue Mitarbeiter können von einer robusten internen Wissensdatenbank profitieren. Anstatt Zeit zu verschwenden, um die Manager nach Informationen zu fragen, wie sie ihre Arbeit erledigen, können Sie Ihre Wissensdatenbank für Onboarding-Materialien konsultieren und schneller vorankommen.
Jede Organisation hat Prozesse, die dokumentiert werden müssen. Sie können Ihre interne Wissensdatenbank als zentrales Repository für Standardbetriebsverfahren Die Angestellten können diese bei ihrer Arbeit nachschlagen.
Der Hauptvorteil einer internen Wissensdatenbank besteht darin, dass Sie Ihr Team mit einem brandneuen Set von funkelnden Werkzeugen ausstatten.
Ressourcen, die von einer intern ausgerichteten Wissensdatenbank gespeichert werden, können Materialien wie technische Informationen, Rabatt-Codes und sogar Links zu internen Formularen beinhalten, die ohne Unterstützung eingereicht werden können.
Um es anders zu sagen, kann der Einsatz einer Wissensdatenbank für Ihre Mitarbeiter möglicherweise zu einer Reihe von verschiedenen Vorteilen führen. Dazu gehören:
Effiziente Wissensdatenbanken ermöglichen Kooperationen auf unterschiedliche Weise. Zum Beispiel können sie Kommunikation über Chats, Kommentare, Foren, Diskussionsräume und andere Methoden ermöglichen.
Neben der Ermutigung Ihres Teams, offene Kommunikationsleitungen zu pflegen, können viele kommerzielle Wissensdatenbanken auch in andere Plattformen integriert werden, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Darüber hinaus sendet die beste Plattform Benachrichtigungen über den bevorzugten Kommunikationskanal Ihres Teams, so dass sienie etwas verpassen.
Die Verfügbarkeit von Informationen führt in der Regel zu schnellerem Service und einem kompetenten Team. Beide Elemente beeinflussen die interne und externe Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Infolgedessen kann der Einsatz einer internen Wissensdatenbank die Produktivität in verschiedenen Sektoren steigern.
Gleichzeitig versichert ein schnelles Team, das immer Lösungen zur Verfügung zu haben scheint, dass Sie zu einer Autorität in Ihrer Branche werden!
Für den Erfolg eines jeden Unternehmens ist die Aufrechterhaltung großer Kundendienststandards von entscheidender Bedeutung. Neben der Tatsache, dass Ihr Kundenstamm für mehr zurückkommt, wird es Ihrem Unternehmen einen guten Ruf verschaffen.
Viele Unternehmer übersehen auch die Tatsache, dass Kunden es schätzen, gut behandelt zu werden, was sie dazu bringen könnte, mehr Geld für Ihre Produkte auszugeben.
Laut einer Umfrage im Jahr 2017 berichten 15 % der Menschen im Vereinigten Königreich von dem Willen, mehr Geld für ein Unternehmen auszugeben, das großen Kundenservice anbietet was sich auf höhere Gewinnmargen auswirkt.
Der Schlüssel zum Erhalt eines jeden Unternehmens liegt darin, dass es gewinnbringend ist. Wenn Sie von steigenden Einnahmen sprechen, werden die meisten Eigentümer und Vermarkter sofort eine aggressive Marketingkampagne vorschlagen. Oder vielleicht unterschiedliche Vertriebsstrategien.
Unterm Strich kann es sehr viel profitabler sein, Ihre aktuellen Kunden zu halten, als neue Perspektiven zu konvertieren.Einiger Einschätzungen zufolge ist es fünfmal schwieriger, einen neuen Kunden zu gewinnen als die bestehenden zu behalten.
Eine interne Wissensdatenbank kann als ein großartiges Speicherwerkzeug verwendet werden, da sie Ihrem Team die Informationen geben kann, die sie benötigen, um Kunden zufrieden zu stellen. Neben Durchgängen und technischen Details kann eine Wissensdatenbank auch verschiedene Vorratsdatenbanken wie Rabatt-Codes oder wirksame Widersprüche aufweisen.
Eine adäquate Schulung Ihrer neuen Mitarbeiter ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Neue Teammitglieder müssen schnell auf den Laufenden gebracht werden, damit sie in die Lage versetzt werden können, gewinnbringende Aufgaben zu übernehmen. Ebenso brauchen Mitarbeiter, die in neuartigen Produkten oder in der Übernahme unterschiedlicher Verantwortlichkeiten ausgebildet werden sollen, den richtigen Coaching, um sich in ihren neuen Rollen zu entwickeln.
Sie können den Grundstein legen und eine schnelle Lernumgebung schaffen, indem Sie Ihrem Team das Sicherheitsnetz einer internen Wissensdatenbank geben. Sie dient ihnen als eine erste Anlaufstelle, damit Ihr Team sofortigen Zugriff auf alle vorherigen Schulungsunterlagen hat, falls sie eine alte Lektion überprüfen müssen.
Einige Wissensdatenbanken ermöglichen Ihren Mitarbeitern sogar interne Schulungskurse, die dazu beitragen, auch nach dem Produktionsantritt reibungslose Übergangs- und Aufstiegsmöglichkeiten zu schaffen.
Richtig! Jetzt, da wir die Grundlagen intern ausgerichteter Wissensdatenbanken abgedeckt haben, ist es an der Zeit, etwas tiefer einzutauchen.
Die Einrichtung einer zentralisierten Sammlung von Ressourcen mag relativ einfach klingen, aber es kann zu einem komplexen Prozess werden. Es gibt Dutzende von Quellen, die Sie berücksichtigen müssen und Hunderte von Stücken, die Sie durchsieben müssen.
Und bevor Sie überhaupt mit der Erstellung von Inhalten beginnen, müssen Sie sich die Bereiche der Verbesserung und Elemente anschauen, die Ihrem Unternehmen zugutekommen könnten.
Alle Unternehmen haben einzigartige Anforderungen, so dass die Definition einer perfekten Wissensdatenbank von den Anforderungen Ihres Unternehmens abhängt. Allerdings haben verlässliche interne Informationsdatenbanken tendenziell ähnliche Eigenschaften. Unten finden Sie einige Tipps zur Schaffung einer tollen internen Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen.
Neben der Ermittlung der benötigten Funktionen wird die Auswertung Ihrer aktuellen Leistung die Notwendigkeit einer internen Wissensdatenbank prüfen. Sie werden Verbesserungsbereiche identifizieren, die dazu beitragen können, Ihre Wissensdatenbank in die richtige Richtung zu bringen.
Sie wollen alle Prozesse Ihres Unternehmens gründlich analysieren. Von der Rekrutierung bis hin zur Auftragsabwicklung können alle Bereiche Ihres Unternehmens durch eine interne Wissensdatenbank verbessert werden.
Interne Wissensdatenbanken sind keine einmaligen Projekte, sondern laufende Bemühungen. Richten Sie ein Modell ein, bei dem Ihre Datenbank regelmäßig aktualisiert wird, vorzugsweise von einem konsistenten Team, das die notwendigen Richtlinien einstellt und befolgt.
Ihr engagiertes Team wird für das Schreiben von Artikeln, die Entwicklung zusätzlicher Inhalte, die Aktualisierung Ihrer Wissensdatenbank und die Durchführung aller damit zusammenhängenden Forschungen verantwortlich sein. Dies umfasst Mitarbeiter- und Kundenbefragungen sowie alle anderen kreativen Methoden, die Sie für geeignet halten.
Standardisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs Ihrer internen Wissensdatenbank. Die Darstellung von Inhalten in verschiedenen Stilen wird Ihre Mitarbeiter davon abhalten, in Ihre Datenbank zurückzukehren. Dies liegt hauptsächlich daran, dass sie auf der ganzen Seite nach Informationen suchen müssen, jedes Mal, wenn sie einen neuen Beitrag öffnen.
Eine ähnliche systematische Darstellung aller Ihrer Seiten vereinfacht die anstehende Aufgabe. Die Wahl eines einfachen Layouts mit einer guten Verwendung von weißem Raum wird ihnen instinktiv sagen, wo sie schauen sollen.
Gleichzeitig reduzieren Sie die Arbeit für Ihr Content Development Team, weil es eine große Menge editierbarer Templates erstellen kann, die dann in der Wissensdatenbank selbst gespeichert werden können.
Dieser Punkt wird je nach Größe und Alter Ihres Unternehmens sehr unterschiedlich sein. Kleine Startups, die gerade erst ihren ersten Verkauf angelandet haben, haben in der Regel eine begrenzte Menge an Informationen, die den Prozess vereinfachen.
Stabile kleine und mittelständische Unternehmen, die mehrere Produkte anbieten, haben in der Regel viel mehr interne Daten. In diesen Fällen können Sie zunächst die häufigsten Anfragen oder internen Diskussionsthemen betrachten und von dort aus arbeiten.
Sie können auch kreative Recherchen wie Umfragen durchführen oder die beliebtesten Keywords in der E-Mail Box Ihrer Firma überprüfen. Dies gibt Ihnen Einblicke in die ersten Themen, die Sie entwickeln wollen und Ihnen helfen, einen Auftrag für den Erstellungs-Trichter zu erstellen.
Interne Wissensdatenbanken sind Teil einer größeren Geschäftsstruktur, aber sie sollten nicht halbherzig zusammengesetzt oder mit einer anderen Plattform gebündelt werden.
Interne Repositorys, die mit anderen Plattformen gebündelt sind, haben offensichtliche Einschränkungen wie eine schwache Suchmaschine oder fehlende Analysefunktionen. Eine unzuverlässige Wissensdatenbank führt oft zu mangelnder Benutzererfahrung, so dass Ihre Belegschaft nie sein volles Potenzial ausschöpfen wird.
Eine interne Wissensdatenbank sollte ein eigenständiges Werkzeug sein, das unabhängig davon verwendet werden kann, um Informationen zu optimieren, zu organisieren oder abzurufen.
Diese Software spielt aber auch eine Schlüsselrolle im gesamten Ökosystem des Wissensmanagements Ihres Unternehmens. Finden Sie einen Anbieter, der eine einfache Integration mit Ihren anderen Business-Tools bietet, und die Flexibilität ermöglicht, um Ihre anderen Anforderungen zu erfüllen.
Neben der Entwicklung einer Reihe von Richtlinien für den Inhalt müssen Sie auch die Struktur der tatsächlichen Wissensdatenbank definieren. Dies ist besonders wichtig, da es die Effizienz Ihrer Wissensdatenbank-Suchmaschine verbessert.
Denken Sie daran, dass Sie regelmäßig Inhalte aktualisieren, so dass Sie auch eine flexible Plattform finden möchten, die eine einfache Restrukturierung ermöglicht.
Versuchen Sie, Ihr zentralisiertes Informationsarchiv in breite Kategorien aufzuteilen und diese durch die Verwendung von Unterabschnitten einzugrenzen. Zum Beispiel können Sie mit einer breiten Gruppe wie dem Technischen Support beginnen, dann in Spezifikationen wie Fehlerbehebung, Ticketing, Escalating gehen.
Und schließlich beginnen Sie mit der Ausarbeitung und Umsetzung von Inhalten. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Erstellung eines Kalenders für Ihre interne Wissensdatenbank und die Behandlung wie ein zusätzliches Projekt.
Sie sollten das Startdatum festlegen, Teammitglieder mit ihren Aufgaben zuweisen und mit ihnen zusammenarbeiten, um die Aktualisierungshäufigkeit zu ermitteln. Auch treffen Sie die richtigen Vorbereitungen wie die Information der übrigen Mitarbeiter über die laufende Arbeit und die Bereitstellung einer angemessenen Ausbildung.
Um Ihre interne Wissensdatenbank richtig implementieren zu können, müssen Sie die richtige Software wählen, um Ihre Bedürfnisse zu befriedigen. Wir haben eine Liste von Top-Tools, die Sie in Erwägung ziehen können, sofort mit der Erstellung Ihrer internen Wissensdatenbank zu beginnen.
Zunächst können wir Document360 sehr empfehlen. Document360 bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um eine erfolgreiche interne Wissensdatenbank zu erstellen. Diese Plattform ist bekannt für ihren sehr intuitiven Editor, mit dem Sie Inhalte im Markdown oder mit dem WYSIWYG-Editor erstellen können.
Document360 profitiert von der Fähigkeit, eine private Wissensdatenbank durch Ihr Unternehmen zu schaffen, die nur über einen Login zugänglich ist. Für größere Unternehmen bietet Document360 unternehmensweite Sicherheit, die Ihre Dokumente sicherhält und vor Angriffen schützt. Sie können einem Audit-Log folgen, das ein detailliertes Konto der Teamaktivität in der Wissensdatenbank bietet.
Brauchen Sie mehr als eine Wissensdatenbank, um Ihre Benutzer zu bedienen? Document360 macht das einfach, mit der Fähigkeit, mehrere Wissensdatenbanken aus dem gleichen Konto zu verwalten. Upgraden Sie einfach Ihren Plan. um auf zusätzliche Wissensdatenbanken zuzugreifen. Erweiterte Analysen zeigen Ihnen, wie Benutzer mit Ihren Inhalten interagieren und helfen Ihnen, auf dem Laufenden zu bleiben.
Zendesk ist ein beliebtes Helpdesk-Tool, das auch mit einer robusten Wissensdatenbank-Zusatzfunktion namens Guide ausgestattet ist. Der Vorteil des Leitfadens besteht darin, dass er in das Zendesk-Ticket-System integriert wird, so dass Sie leicht Artikel finden oder erstellen können, während Sie Kunden helfen.
Mit Zendesk können Sie Inhalte auf bestimmte Gruppen beschränken, so dass es einfach ist, Berechtigungen für Ihre Artikel zu verwalten. Speichern Sie Artikel, während Sie sie schreiben, so dass Sie nie riskieren, Ihre Arbeit zu verlieren. Zendesk Guide verfolgt die Änderungen, die an Ihrer Wissensdatenbank vorgenommen werden, so dass Sie immer auf dem Laufenden bleiben können.
Sie können Ihre Artikel in mehr als 40 verschiedene Sprachen übersetzen, so dass es einfach ist, ein internationales Team zu betreuen. Der Hauptnachteil des Leitfadens ist, dass er mit Ihrem Zendesk-Ticket-System verwendet werden muss. Wenn Sie also bereits einen Helpdesk haben, mit dem Sie zufrieden sind, kann dies eine sehr teure Option sein.
Notion ist ein Werkzeug, das Ihnen ermöglicht, Ihr internes Wissen auf einer interaktiven Plattform zusammenzubringen. Sie können Ihre Arbeit in Teamspaces organisieren, so dass es leicht ist, Dokumente über verschiedene Abteilungen zu finden. Notion hat den Vorteil, Funktionen anzubieten, die normalerweise von mehreren verschiedenen Kollaborationswerkzeugen bereitgestellt werden, z.B. die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen oder Labels zuzuweisen.
Notion ist populär, weil er sehr einfach zu bedienen ist und eine ansprechende Benutzeroberfläche hat. Anstelle einer unbeholfenen veralteten Technologie macht Notion die Erstellung von Inhalten zu einem Kinderspiel, mit der Möglichkeit, Informationen in vielen verschiedenen Formaten zu organisieren.
Notion enthält eine Vielzahl von Vorlagen, die Ihnen helfen, schön aussehende Dokumente zu erstellen, um Ihre Arbeit zu präsentieren. Die Einschränkung von Notion ist, dass es sich mehr um ein Team-Kollaborationswerkzeug handelt als um einfache Wissensdatenbank-Software. damit Sie am Ende für Funktionen bezahlen müssen, die Sie nicht benötigen.
Confluence ist eine beliebte Wiki-Software , die es Ihnen ermöglicht, Räume mit Inhalten zu erstellen, die für jedes Team relevant sind. Confluence wurde mit Remote-Arbeitern im Kopf entwickelt und enthält eine Bibliothek von Vorlagen, die es Ihnen ermöglichen, informative Dokumente zu erstellen, die auch gut aussehen. Die Dokumente sind als Seiten organisiert, so dass es einfach ist, die Informationen zu finden, die Sie benötigen.
Confluence ist hauptsächlich für Teams gedacht, die effektiver zusammenarbeiten wollen und einen Ort benötigen, an dem ihr Wissen gespeichert werden kann. Confluence profitiert von vielen leistungsstarken Integrationen mit den Tools, die Sie lieben, einschließlich Google Docs und Trello. Eine weitere tolle Sache an Confluence ist, dass es für bis zu zehn Benutzern kostenlos ist, was dies zu einer starken Option für kleinere Teams macht.
Sie können den Verlauf jeder Version einer Seite verfolgen, so dass Sie immer in der Lage sind, Ihr Wissen zu verwalten. Es ist möglich die Berechtigungen zu verwalten, wer auf jeden Raum oder jede Seite zugreifen kann, so dass Ihr privates Wissen geschützt ist. Confluence bietet ein robustes Unternehmens-Wiki, bietet aber auch Kooperationsfunktionen, um Ihr Wissen handlungsfähig zu machen.
Help Scout ist ein weiteres Ticket-System für den Helpdesk, das mit interner Wissensdatenbank-Software ausgestattet ist. Die Hilfe vom Scout richtet sich vor allem an kleinere Unternehmen, die ihre Software nutzen wollen, um Kunden zu helfen und ihr Wissen zu organisieren. Es bietet alle Funktionen, die Sie erwarten würden, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Artikel zu erstellen, für SEO zu optimieren und kontextabhängige Artikel in Ihrer Webseite oder App zu liefern.
Die Einschränkung von Help Scout ist, dass seine Knowledge-Base-Software hauptsächlich für kundenorientierte Teams gedacht ist, so dass Sie möglicherweise für Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen, wie z. B. die Möglichkeit, den Support im Widget zu kontaktieren. Internes Wissen zu erstellen und zu teilen, wird nicht so glatt sein in einem Tool, das nicht für diesen Zweck entwickelt wurde.
Der Vorteil von Help Scout ist, dass Sie bei einer Lücke in Ihrem Wissen sehr schnell neue Artikel erstellen können. Sie können dann relevante Artikel mit Hilfe des Beacon Help-Widgets aufdecken, so dass Benutzer Informationen finden können, ohne die App zu verlassen.
Nuclino ermöglicht es Ihnen, Ihr Wissen zu organisieren und Projekte an einem Ort zu verwalten. Es ist für interne Teams gedacht, die ihre Produktivität steigern und sicherstellen wollen, dass Informationen nie verloren gehen. Nuclino betont die Konnektivität für diejenigen, die ein einziges Produktivitätswerkzeug verwenden wollen, anstatt mit mehreren Apps zu arbeiten. Es ist einfach und intuitiv zu bedienen, so dass Teams sofort in Gang gesetzt werden können.
Nuclino wurde für Sie entwickelt, um schöne Inhalte zu erstellen und Sie können sogar in Markdown schreiben , was die Geschwindigkeit eines Teils Ihrer Dokumentenerstellung deutlich beschleunigt. Mit Nuclino können Sie von der Echtzeit-Zusammenarbeit profitieren, so dass keine Ihrer Änderungen überschrieben werden, wenn jemand anders an dem gleichen Dokument arbeitet. Für Teams, die sich für Nuclino für Projektmanagement interessieren, können Sie die Ansicht Ihres Workflows ändern, um Ihre Aufgaben auf Ihre bevorzugte Art und Weise verwalten zu können.
Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert und auf allen Geräten synchronisiert, wodurch das Tor geöffnet wird, um eine effektivere Fernbedienung zu ermöglichen. Nuclino ermöglicht es Ihnen, einfach auf verschiedene Seiten von Ihrem Inhalt zu verlinken, um sicherzustellen, dass alle Ihre Arbeit miteinander verbunden ist. Nuclino integriert sich auch mit Apps wie Slack und Teams, damit Sie Wissen von überall erstellen konnen.
Im Gegensatz zu anderen Tools auf dieser Liste ist MediaWiki ein Open Source Wiki-Software, mit der Sie eine Wissensdatenbank für Ihre Benutzer erstellen können. Möglicherweise haben Sie MediaWiki verwendet, da es Wikipedia sowie viele andere populäre Wikis unterstützt. Der Vorteil von MediaWiki ist, dass Sie es für einen großen Pool von Benutzern öffnen können, die alle daran interessiert sind, Inhalte für Ihr Unternehmen zu erstellen.
MediaWiki ist nicht nur kostenlos, sondern es ist auch erweiterbar und anpassbar, so dass Sie eine Version von MediaWiki erstellen können, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Wenn Sie das Wiki auf Ihren eigenen internen Servern hosten, können Sie den Zugriff auf das Wiki von unerwünschten Besuchern einschränken, aber es gibt keine Möglichkeit, den Zugriff auf die Seite zu verweigern. Da MediaWiki kostenlos ist, müssen Sie für Ihre eigene Wartung, Hosting und Updates bezahlen. So gibt es viele versteckte Kosten im Zusammenhang mit Open-Source-Software.
MediaWiki verbraucht auch viel Speicherplatz, da es für den Betrieb von stark frequentierten Webseiten entwickelt wurde. Daher ist es möglicherweise nicht angemessen, wenn Speicher ein Problem ist.
Es gibt viele Firmen, die Knowledgebase-Lösungen anbieten, aber nicht alle sind eigenständige Plattformen. Nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Anbieter zu recherchieren, bis Sie einen finden, der Ihrem Budget und Ihren Kapazitätsanforderungen entspricht.
Einige Elemente, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten, beinhalten:
Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Interaktion
Wir haben es immer wieder gesagt, aber die Zusammenarbeit ist ein wichtiger Bestandteil jeder soliden Wissensdatenbank.
Eine wirkungsvolle Suchmaschine
Ihre Mitarbeiter haben nicht immer Zeit, durch Ihre Wissensdatenbank zu navigieren. Finden Sie eine Plattform, die Suchen auf der Grundlage von Keywords und anderen Filtern ermöglicht.
Tags, Keywords und andere Kennzeichnungsmethoden
Die Erlaubnis von Tags, Keywords und anderen Kennzeichnungsmethoden ist eine großartige Möglichkeit, das Suchen und Strukturieren zu vereinfachen.
Multimedia und Multi-Format-Bibliotheken
Unternehmensressourcen können von einfachen Texten bis hin zu Videos und komplexen Formularen reichen. Das Verifizieren Ihres internen Knowledge Base-Providers ermöglicht Ihnen verschiedene Medienformate für ein vollständiges Erlebnis.
Versionierung, Rollback und andere Bearbeitungsfunktionen
Einige Inhalte können Kurieren erfordern, so dass die Möglichkeit, verschiedene Versionen zu erstellen und zu speichern, dazu beitragen wird, bessere Inhalte zu erzeugen. Zusätzlich wird Ihnen eine großartige Wissensdatenbank die Aktualisierungen, die Sie für jede Version vornehmen, anzeigen lassen, indem Sie diese in einer nebeneinanderliegenden Ansicht hervorheben.
Die Aktualisierung der Wissensdatenbank eines Unternehmens kann auch bedeuten, dass eine Datei versehentlich zum falschen Zeitpunkt geändert wird. Ihre interne Datenbank sollte auch Rollback-Funktionen haben, die Ihnen helfen, frühere Versionen und andere Bearbeitungsfunktionen wiederherzustellen, um den Verlust von Inhalten ein für alle Mal zu verhindern.
Eine flexible und intuitive Struktur
Im Gegensatz zur gängigen Überzeugung sind nicht alle Büromitarbeiter gut mit Computern ausgestattet. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform intuitiv und einfach editiert ist, so dass Ihr Wissensdatenbank-Team Anpassungen vornehmen kann, sobald es Feedback erhält.
Die Optimierung Ihrer internen Wissensdatenbank hilft dabei, die Inhalte frisch und aktuell zu halten. Und solange Sie es regelmäßig aktualisieren, sehen Ihre Mitarbeiter es als zuverlässige Quelle.
Unten haben wir einige kurze Tipps zur Optimierung Ihrer internen Wissensdatenbank nach dem Start zusammengestellt.
Verwenden Sie eine Kombination aus Mitarbeiterbefragungen und digitalen Statistiken, um Wege zu finden, das Benutzererlebnis zu verbessern.
Die Suchmaschinen-Technologie wird ständig weiterentwickelt. Also stellen Sie sicher, dass Sie über einen leistungsstarken Browser verfügen, der Ihre interne Wissensdatenbank unterstützt.
Die Bohrung ist ähnlich der SEO-Optimierung. Wenn Sie Schlagwörter oder Stichwörter finden, die eine Menge suchen holen, aber die aktuellen Beiträge scheinen die Nachfrage nicht zu erfüllen, denken Sie darüber nach, den Inhalt neu zu schreiben oder neu zu erstellen.
Interne Wissensdatenbanken schaffen ein Umfeld von gemeinsamer Information und Transparenz. Sie können dies zu Ihrem Vorteil nutzen und es zu einem Verbreitungskanal für alle Arten von Ressourcen und Ankündigungen machen.
Sie finden immer neue Verbesserungsfelder, indem Sie ständig Feedback von Ihren Mitarbeitern und Kunden sammeln. Diese Praxis kann dazu beitragen, neue Themen zu entwickeln und Möglichkeiten für zukünftige Verbesserungen zu entdecken.
Wenn Sie sich für eine Wissensdatenbank-Software wie Document360 entscheiden, können Sie sich in andere Software wie Slack und Microsoft Teams integrieren. Mit Slack können Ihre Mitarbeiter Dokumentation direkt aus dem Arbeitsbereich verfassen und Markdown für jede Version Ihrer Wissensdatenbank schreiben. In Teams können Sie nahtlos nach Artikeln suchen und direkt in der Team-Schnittstelle teilen.
Es gibt Dutzende von Unternehmen, die Wissensdatenbanken zur Verfügung stellen. Viele davon sind mit Vorzeigeprodukten wie z.B. Zendesks Wissensdatenbank gebündelt. Doch die Wahl einer eigenständigen internen Wissensdatenbank führt tendenziell zu den besten Ergebnissen in Bezug auf Benutzererfahrung und Gesamtqualität.
Auch wenn dies vielleicht nicht für alle der Fall ist, neigen gebündelte Wissensdatenbanken dazu, grundlegende Mängel oder Einschränkungen aufzuzeigen, die aus ungeeigneten Designs resultieren.
Alleinstehende interne Wissensgrundlagen dienen hingegen einer Reihe spezialisierter Anwendungen. Daher konzentrieren sich ihre Entwickler auf die Verbesserung der Kapazitäten und Features, die dazu beitragen, diese Probleme zu lösen.
Finanzielle Zwänge sind Startups und kleinen Unternehmen nicht fremd, was sie in Richtung kostenloser interner Wissensdatenbanken ziehen könnte.
Wie die meisten anderen Geschäftssoftware hat die kostenlose Wissensdatenbank Technologie normalerweise gewisse Nachteile im Vergleich zu ihren bezahlten Gegenstücken. Diese können eine Obergrenze für die Anzahl der Benutzer beinhalten, die auf die Datenbank zugreifen können, oder eine spärliche Menge an Funktionen anbieten.
In einigen Fällen werden interne Wissensdatenbanken als führende Strategie eingesetzt, um Unternehmen dazu zu bewegen, sich für das Flaggschiff eines Anbieters zu registrieren, was in der Regel ein CRM oder ein Kunden-Support-Werkzeug ist.
Wenn Sie eine kostenpflichtige Wissensdatenbank wählen, erhalten Sie Zugang zu Premium-Funktionen und Vorteilen. Aber das heißt nicht, dass man keine solide kostenlose Option finden kann. Allerdings müssen Sie Zeit in die Recherche und das Lesen von Reviews über die besten verfügbaren internen Wissensdatenbanken investieren!
Wiki-Seiten und Wiki-Datenbanken sind gemeinsame Plattformen, auf denen eine Community von Benutzern Inhalte nach eigenem Ermessen hinzufügen und bearbeiten kann. Während sie fantastische öffentliche gemeinschaftliche Enzyklopädien sind, haben Wiki-Seiten grundlegende Fehler , die sie nicht zur besten Wahl als Wissensdatenbank für Unternehmen machen.
Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen, wenn es darum geht, eine Wiki-Seite als Wissensdatenbank eines Unternehmens zu verwenden. Wissensdatenbanken sollen umfassend sein, aber Wikis sind für Personen außerhalb der Organisation zugänglich. Wiki Wissensdatenbanken sind tendenziell unvollständig oder es läuft die Gefahr, interne Informationen mit Ihren Kunden und Wettbewerbern zu teilen.
Interne Wissensdatenbanken bieten die Möglichkeit, eine Hierarchie ausgewählter Benutzer zu erstellen und durchzusetzen, die die Ressourcen ändern und aktualisieren kann. Zusammenarbeit ist entscheidend, aber nicht alle Benutzer in einer internen Wissensdatenbank sollten in der Lage sein, den Basisinhalt in einem Dokument zu bearbeiten.
Darüber hinaus ermöglichen interne zentrale Repositories Ihnen die Verfolgung von Statistiken, so dass Sie erkennen können, welche Inhalte entwickelt werden müssen, welche Mitarbeiter dem Knowledge Base-Team beitreten und welche Benutzeroberflächen-Upgrades unter anderem durchgeführt werden können.
Die Suche nach einer zuverlässigen Wissensdatenbank braucht Zeit, aber sie kann Ihrem Unternehmen enorme Vorteile bringen. Sie sollten immer die Funktionen identifizieren, die Ihrem Unternehmen am meisten helfen, um einen Anbieter zu finden, der Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird.
Document360 bietet eine robuste eigenständige Knowledge Base an, die sich hervorragend für Unternehmen aller Größen eignet. Unsere Plattform wurde als kundenorientiertes Repository entwickelt, aber wir haben uns die Zeit genommen, um Funktionen zu implementieren, die es auch zu einer hervorragenden Wahl als interne Datenbank machen.
Unser Entwicklerteam arbeitet ständig daran, unsere Features zu erweitern, die schon Versionierung, Hierarchie, Rich-Media-Unterstützung und Rollback-Kapazitäten beeinschließen, nur um nur einige zu nennen.
Wir bemühen uns, eine intuitive, kooperationsfreundliche Plattform zu bieten, die von einer leistungsstarken Suchmaschine unterstützt wird, um die beste interne Datenbank zu liefern, die Sie erhoffen können. Wenn Sie mehr über unsere Plattform erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute und unser Team wird Ihnen gerne helfen.
Eine auch als interne Wissensdatenbank bekannte Mitarbeiter-Wissensdatenbank wird von einem Unternehmen ausschließlich zur internen Nutzung aufgebaut. Betrachten Sie dies als einen internen Helpdesk, an dem Ihre Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, wenn sie es benötigen.
Neben der Erhöhung der Mitarbeitermoral und des Engagements bietet eine gute interne Wissensdatenbank-Software weitere wesentliche Vorteile. einschließlich zentralisierter Information, reduzierter Ausbildungskosten, gesteigerter Produktivität und mehr.
Unternehmensinformationen wie Mitarbeiterhandbücher, Organisationsdiagramme, Standardbetriebsverfahren, Schulungsanleitungen, Kontaktlisten und andere vertrauliche Richtlinien Dokumentation für Schulungs- und Verkaufskrankheiten, Marketingmaterialien, Presse- und Mediendateien, Dateien für Design und Dokumente von rechtlicher Bedeutung.
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