Base de connaissances Open Source: définition, avantages et des meilleurs outils

Vous recherchez peut-être un nouveau logiciel de base de connaissances, que ce soit pour promouvoir la gestion interne des connaissances au sein de votre organisation ou pour fournir une documentation publique à vos utilisateurs finaux. Vous serez sans doute confronté à un dilemme : faut-il utiliser un logiciel de base de connaissances open source ou une solution SaaS propriétaire ?

Une base de connaissances est essentielle pour améliorer le partage d’informations au sein de l’entreprise et aider vos équipes à atteindre leurs objectifs. Parmi les avantages, on peut citer la réduction du nombre de tickets pour votre équipe d’assistance, la diminution du taux d’abandon client et l’amélioration de l’expérience employé.

Les entreprises veulent donc savoir où investir leurs ressources lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de base de connaissances. Les logiciels open source peuvent présenter des avantages considérables, mais leur installation, leur utilisation et leur maintenance ne sont pas toujours faciles.

C’est pourquoi une solution SaaS peut être une bonne option. Dans cet article, nous examinerons les avantages et les inconvénients de l’open source, ainsi que les situations dans lesquelles le SaaS peut être judicieux.

Qu’est-ce qu’une base de connaissances Open Source ?

Premièrement, regardons la définition d’une base de connaissances. Ainsi, le logiciel de base de connaissances est tout logiciel qui facilite la création d’une base de connaissances, qui stocke toutes les informations pertinentes relatives à un sujet particulier. Il est fourni avec l’architecture frontale du site de la base de connaissances et le système de gestion de contenu back-end que les utilisateurs utilisent pour créer du contenu.

Maintenant, nous allons explorer ce que nous entendons par logiciel libre. Regardons une définition de Opensource.com:

Les logiciels libres sont des logiciels avec du code source que tout le monde peut inspecter, modifier et améliorer.

Donc, avec les logiciels de base de connaissances open source, vous avez accès au code source, ce qui signifie que vous pouvez modifier son fonctionnement ou ajouter de nouvelles fonctionnalités. Contrairement aux solutions de base de connaissances en source fermée ou en SaaS, vous avez un contrôle total sur le code et la possibilité de l’héberger sur vos propres serveurs.

Avantages de la base de connaissances Open Source

Options d’hébergement automatique

Comme nous l’avons mentionné, vous pouvez héberger votre logiciel de base de connaissances open-source sur vos propres serveurs, ce qui signifie que vous pouvez être responsable de la sécurité et de la disponibilité. Par contre, les bases de connaissances SaaS sont hébergées par le fournisseur de logiciels, donc l’open source est un bon choix si vous voulez la fiabilité de vos propres serveurs.

Il est souvent gratuit ou moins cher

De nombreuses solutions open-source sont gratuites pour les entreprises à utiliser comme bon leur semble, à condition qu’elles soient conformes aux termes de la licence open-source. Même s’il y a une charge, l’open source est généralement moins cher que leurs homologues SaaS. Bien que les solutions SaaS requièrent souvent des frais d’abonnement permanents, les logiciels open-source sont généralement un paiement unique si vous êtes un utilisateur d’entreprise.

Flexibilité pour modifier le code, innover et intégrer

Même si votre solution open-source ne convient pas exactement à vos besoins, vous avez la flexibilité de modifier le code et d’ajuster le logiciel à votre propre description.Souvent, si vous modifiez le code, la licence open source vous oblige à le rendre accessible au public. Au lieu d’avoir à construire une solution à partir de zéro, vous avez une version fonctionnelle d’une base de connaissances que vous pouvez intégrer avec vos autres systèmes.

Plus de liberté pour les utilisateurs

Avec un logiciel SaaS, vous êtes soumis aux décisions de l’éditeur. Grâce à l’open source, vous pouvez créer une plateforme entièrement personnalisée, adaptée à vos besoins et fonctionnant exactement comme vous le souhaitez. Vous pouvez également contribuer au code source original et contribuer à l’évolution du projet.

Les inconvénients d’une base de connaissances open source

Il faut investir des ressources internes importantes pour la configuration et le développement

Lorsque vous optez pour une solution SaaS, vous êtes prêt à partir de la minute où vous vous inscrivez. Cela ne fonctionne pas tout à fait de cette façon avec le logiciel libre. Votre équipe de développement doit engager des ressources substantielles pour la mise en place et le développement de votre logiciel de base de connaissances open-source. sans oublier la maintenance continue de votre programme. Les équipes SaaS disposent de leurs propres ressources d’ingénierie chargées de la livraison de l’application, ce qui est un avantage en optant pour l’open source.

Votre version de logiciel peut cesser de fonctionner

Lorsque vous utilisez une solution open-source pour votre connaissance, la version que vous utilisez peut cesser de fonctionner si les responsables du projet cessent de travailler.. Puisque l’open source requiert les contributions de volontaires, de nombreux projets stagnent si les contributeurs deviennent trop occupés pour les maintenir.

Pas de support dédié

Avec les logiciels libres, il y a une raison que c’est gratuit. Il manque une fonction de support dédiée à l’open source, contrairement aux solutions SaaS qui ont aidé les équipes de support à répondre à tous vos besoins. Si quelque chose ne va pas avec votre produit open-source, vous devrez compter sur vos propres développeurs ou embaucher des sous-traitants externes pour vous aider à résoudre les problèmes.

Visibilité limitée sur les nouvelles fonctionnalités

Avec les solutions open source, vous n’avez généralement pas de visibilité sur la feuille de route du produit ; vous ne savez donc pas quand les responsables du projet développeront de nouvelles fonctionnalités. Vous pourriez vous retrouver à vous mêler à la communauté open source et développer vous-même une nouvelle fonctionnalité déjà en production.

Besoin de payer les frais de licence aux responsables du projet

Il faut dire que les solutions de logiciels libres ne sont pas nécessairement gratuites. Certaines versions peuvent être gratuites pour accéder aux fonctionnalités de base, mais les grandes entreprises devront certainement payer des frais de licence. Puisque vous hébergez également le logiciel sur vos propres serveurs et que vous payez les ressources de développement pour maintenir votre solution, le logiciel libre finit par ne pas être réellement libre.

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Les Meilleurs logiciels de base de connaissances Open Source

eXo

eXo fonctionne comme une solution de gestion de la connaissance interne destinée spécifiquement à l’entreprise pour les grandes équipes qui souhaitent collaborer numériquement. Cette solution a une édition communautaire qui est disponible gratuitement, tandis que leur édition d’entreprise coûte 5$ par utilisateur et par mois.

eXo propose de nombreuses fonctionnalités visant à améliorer l’expérience employé, notamment des outils de communication modernes, des espaces de travail privés et une suite d’engagement des employés.

Caractéristiques :

• Stockez et organisez les informations organisationnelles de multiples façons : documents, wikis, articles enrichis et discussions.
• Profitez d’une recherche puissante, basée sur les permissions, en plein texte sur toute la plateforme qui vous donne accès aux connaissances pertinentes quand vous en avez besoin.
• Modifiez des documents de manière collaborative, co-rédigez des notes wiki et capturez des connaissances tacites grâce aux discussions et aux hashtags.

Documize

Documize est une solution robuste pour les équipes riches en information qui combine un hub d’ingénierie de produit avec les capacités de gestion de la connaissance. Documize est auto-hébergé et disponible pour votre organisation pour seulement 9 $ par utilisateur et par année, ce qui en fait une option très économique pour les équipes en pleine croissance. Il convient à la fois aux utilisateurs techniques et non techniques et offre un support technique à leurs clients.

Caractéristiques :

• Organiser la documentation à l’échelle de l’entreprise avec zéro dossier.
• Attribuez des balises pour regrouper les sujets similaires et créez des espaces pour stocker le contenu associé.
• Mettez en place un catalogue de modèles et d’extraits réutilisables pour établir votre bibliothèque de bonnes pratiques.

phpMyFAQ

phpMyFAQ est une solution gratuite et open source qui propose une assistance via des forums communautaires et une documentation. Entièrement gratuite pour tous les utilisateurs, elle est disponible sous la licence publique Mozilla version 2.0.

phpMyFAQ est un logiciel de FAQ mobile, multilingue et basé sur une base de données. Il propose des sites FAQ uniques ou des intégrations professionnelles. Il prend en charge PHP 7.4+ et PHP 8, ainsi que MySQL.

Caractéristiques :

• Un système de gestion de contenu FAQ vous permet de gérer vos utilisateurs, groupes et catégories.
• Les autorisations par utilisateur et par groupe limitent l’accès au contenu, sa modification et sa création
• Une recherche puissante qui permet à vos utilisateurs de trouver des réponses à des questions avec une recherche dans toutes les langues.

OpenKM

OpenKM est un logiciel de base de connaissances open-source très populaire qui est présenté comme un système de gestion de documents. Il peut stocker, gérer et suivre les documents électroniques et les images des informations sur papier saisies à l’aide d’un scanner de document ou d’autres méthodes, facilitant ainsi la gestion des archives au sein de l’organisation.

OpenKM offre une édition communautaire gratuite sans support technique, ainsi qu’une édition professionnelle plus avancée avec des services de conseil.

Caractéristiques :

• Les utilisateurs d’OpenKM peuvent rechercher, mettre à jour et éditer les informations recueillies à partir de différentes sources dans une application disponible.
• Vous pouvez intégrer n’importe quelle application avec OpenKM via leur API, avec OpenKM agissant en tant que producteur ou consommateur de connaissances.
• Les équipes peuvent enrichir les documents partagés en organisant des discussions écrites, en modifiant tout type de fichier et en joignant tous les documents justificatifs à un rapport final.

CloudTutorial

CloudTutorial est commercialisé comme le logiciel de base de connaissances le plus simple, qui a été conçu pour créer de la documentation orientée vers le client qui vous aide à réduire vos tickets d’assistance. Non seulement cela, mais il convient également pour la construction d’un wiki d’entreprise ou d’une base de connaissances interne. CloudTutorial coûte 19$ par équipe et par mois, à partir de leur plan le moins cher.

Caractéristiques :

• Entièrement personnalisable pour créer une FAQ ou une procédure standard sur mesure en HTML et CSS.
• La possibilité de créer des catégories et des sous-catégories pour aider les utilisateurs à explorer vos informations.
• La possibilité d’ajouter des membres de votre équipe à la plateforme avec des droits spécifiques, ce qui vous permet de contrôler qui peut créer et modifier votre contenu.

Open Source vs SaaS Base de Connaissances: Laquelle est la meilleure?

Que vous choisissiez une base de connaissances open source ou SaaS dépend vraiment des besoins uniques de votre organisation. Si vous voulez vous concentrer sur la gestion et la documentation de la connaissance, sans avoir à installer et à maintenir votre solution, alors SaaS est un bon choix.

Vous pouvez bénéficier d’un soutien technique dédié et d’une feuille de route claire pour vos produits afin de toujours savoir que vous en avez pour votre argent. Si quelque chose se passe mal, vous pouvez être assuré que les experts seront sur place pour traiter tous les problèmes afin que votre entreprise puisse se concentrer sur la création de contenu.

Avec la grande variété de choix dans le logiciel de base de connaissances SaaS disponible, vous trouverez probablement une solution adaptée à vos besoins. S’il est possible de personnaliser une plateforme open source avec les fonctionnalités souhaitées, cela demande du temps, des efforts et des ressources de développement qui pourraient être allouées à d’autres projets.

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Pourquoi choisir Document360?

Si vous recherchez une solution de base de connaissances SaaS, Document360 est fait pour vous. Document360 est un puissant logiciel de base de connaissances qui vous permet de créer des contenus de haute qualité pour les utilisateurs finaux de votre site d’aide. Il convient à la fois pour une base de connaissances interne de la société et pour des manuels ou FAQ destinés au public.

Avantages de Document360 :

• Il arrive à un prix très raisonnable et un essai gratuit de 14 jours.
• Vous bénéficierez d’un processus d’intégration complet qui vous permettra d’être opérationnel en quelques minutes grâce à une base de connaissances complète.
• En cas de problème, notre équipe d’assistance est toujours disponible.
• Document360 propose des intégrations prêtes à l’emploi avec de nombreux logiciels populaires, notamment Olark Intercom, Slack, et bien d’autres.
• Document360 offre également un support multilingue, vous pouvez donc créer l’article en anglais et le traduire et le publier dans 40 langues différentes.
• Les analyses intégrées vous permettent de comprendre et de suivre les performances de votre contenu afin de l’améliorer.
• Si votre entreprise recherche davantage de sécurité, Document360 propose également un hébergement privé pour atténuer les risques de sécurité
• Choisir Document360 vous garantit une expérience utilisateur optimale. Vous n’avez pas à vous soucier des bugs ou des mises à jour, car tout est géré pour vous.

La conclusion

Le logiciel de base de connaissances open source peut être un bon choix pour les entreprises qui veulent télécharger et modifier le code source. Elles disposent des ressources pertinentes disponibles en interne et ont le temps de consacrer aux configurations et à l’installation techniques. À l’inverse, la plupart de ces solutions open-source ne sont pas gratuites, car leurs fournisseurs exploitent un modèle commercial à but lucratif.

Un autre inconvénient est que la plupart des plateformes open-source de cet article présentées dans cet article sont destinées à la gestion interne des connaissances, et très peu offrent des fonctionnalités de documentation destinée aux clients. Tout dépend de l’utilisation que vous souhaitez faire de votre base de connaissances.

Si vous voulez créer une base de connaissances, considérez Document360 comme votre solution. Planifiez une démo gratuite aujourd’hui.

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