Escribir instrucciones paso a paso: Guía de Estilo Document360

Ya sea que esté enseñando a los usuarios cómo utilizar tu producto o completar un proceso – el método de escribir instrucciones paso a paso debe ser determinado por una guía de estilo. Claridad y consistencia son clave, ya que los usuarios pueden depender de tus instrucciones para procesos de trabajo vitales, cumplimiento legal, éxito del producto u operaciones técnicas.

Transmitir información correctamente es el núcleo de la documentación exitosa, especialmente para instrucciones en una subcategoría de documentación. Hay varios tipos diferentes de documentación, pero con instrucciones, guías a los usuarios a través de un proceso y con expectativa de un resultado deseado.

Para cualquier organización, una guía de estilo asegurará que sin importar quién genere tu documentación, logres un resultado final consistente. Estarás en buena compañía, ya que 67% de las empresas afirman tener una guía de estilo corporativo, o manual corporativo, por lo que es esencial para tus esfuerzos de documentación.

¿Qué es una guía de instrucción paso a paso?

Una instrucción paso a paso es un documento escrito que contiene información para los usuarios sobre cómo completar un proceso en particular o realizar una tarea, y la guía de estilo también contiene instrucciones para escribirlas. Este documento debe entrar en el detalle más minucioso, sin dejar piedra sin mover, para asegurar que los usuarios tengan éxito.

Guía paso a paso (Creado en Document360)

Estás llevando a los usuarios de A a B y debes seguir una progresión lógica sin perder ningún paso ni correr el riesgo de confundir a tus usuarios. Una guía de estilo de instrucción puede decirte qué palabras en particular usar en tu documentación, cómo estructurar el documento, formatear y diseñar el contenido, y cómo incorporar elementos multimedia.

Una instrucción paso a paso debe aparecer cuando el usuario más la necesita, o no será efectiva, debe estar integrada en tu sistema, vinculada a la interfaz, o incluidos en un libro, dependiendo del contexto. La guía de estilo te indicará cómo presentar tus instrucciones dependiendo del formato o canal de documentación.

¿Cuándo usar instrucciones paso a paso?

El éxito con las instrucciones paso a paso depende de comprender cuándo usarlas para ayudar a tus usuarios. En ciertos puntos, los clientes o usuarios esperan recibir instrucciones, y pueden sentirse confundidos o fracasar si no reciben ayuda. Estas situaciones ayudarán a determinar la guía de estilo que crearás para redactar las instrucciones.

Onboarding del cliente

El onboarding de clientes significa enseñar a los usuarios exactamente cómo usar tu producto y, por lo tanto, brindarles instrucciones completas. Aunque algunos elementos de onboarding pueden ser intuitivos para que los usuarios puedan aprender a través de la interfaz, es necesario proporcionar documentación escrita para ayudar a solucionar problemas.

Documentación de incorporación del cliente (Creada en Document360)

Onboarding de empleados

Cuando los empleados se unan a tu empresa, se beneficiará de las instrucciones completas sobre cómo completar el proceso de onboarding de empleado, ponerse al día con tus políticas y procedimientos y adaptarse a su nuevo trabajo. Las instrucciones paso a paso aseguran la coherencia para los empleados o una experiencia personalizada según lo que necesites enseñarles.

Documentación de incorporación del Empleado (Creada en Document360)

Compartimiento de Conocimiento Organizacional

Promover la difusión del conocimiento dentro de la organización permite que más empleados se beneficien del conocimiento colectivo. Codificar el conocimiento en instrucciones permite que cualquier empleado complete un proceso o tarea, maximizando el valor de los activos intelectuales y evitando la pérdida de conocimiento debido a la rotación del personal.

Capacitación de Conocimiento de Producto

Las instrucciones te ayudan a enseñar a los usuarios información sobre tu producto y realizar capacitaciones continuas para que sean más competentes. Las instrucciones forman parte de la base de conocimiento que los usuarios pueden consultar para que puedan aprender sobre nuevas características y tener más valor.

Soporte de Autoservicio al Cliente

En lugar de contactar con un agente para obtener ayuda, los clientes pueden beneficiarse de instrucciones paso a paso para ayudarles a solucionar problemas con tus productos o servicios. Proporcionar instrucciones en forma de artículos significa que los clientes pueden usar SEO o la búsqueda en la base de conocimiento para encontrar las respuestas que necesitan rápidamente.

Beneficios de las Guías de Instrucciones Paso a Paso

89% de los clientes utilizan información técnica de productos para tomar decisiones de compra. que es fundamental para las empresas que buscan aumentar los ingresos (lo que todos quieren). Aquí están los beneficios de las instrucciones paso a paso.

Mejora de la productividad a través del tiempo de resolución más rápido

Si los clientes pueden acceder a las instrucciones paso a paso escritas de acuerdo a una guía, su equipo de soporte será más productivo a través de tiempos de resolución más rápidos. En lugar de esperar a un agente, los clientes pueden utilizar el autoservicio para resolver sus problemas, especialmente si tus instrucciones están bien escritas.

Instrucciones Claras y Concisas Reducen la Confusión

Las guías aseguran que tus instrucciones sean claras y concisas. Ya sean instrucciones internas o externas, puedes reducir la confusión detallando tus procesos y haciendo que tus requisitos sean explícitos. Los clientes o empleados pueden seguirlas fácilmente, y los resultados están estandarizados ya que todos entienden el objetivo que deben alcanzar.

Calidad mejorada al prevenir errores manuales

Las instrucciones altamente efectivas basadas en una guía de estilo mejoran la calidad al prevenir errores manuales, ya que el proceso paso a paso es el mismo cada vez. Los usuarios pueden beneficiarse de elementos visuales que demuestran la finalización exitosa, y las instrucciones ayudan a solucionar los problemas que surgen.

Transfiere de forma efectiva el conocimiento de la empresa

Corres el riesgo de perder conocimientos si no los documentas con instrucciones paso a paso donde puedan ser transferidos entre empleados. Al capturar este conocimiento para el futuro, se asegura de que el tiempo invertido no se ha desperdiciado, lo que hace que tu empresa sea más eficiente y productiva.

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¿Cómo crear una guía de instrucción paso a paso?

Ahora vamos a profundizar en cómo crear una guía de instrucciones paso a paso.

Identificar el propósito de la guía

Antes de crear una guía, debes entender el propósito de tus instrucciones para asegurarte de que alcanzan tu objetivo. ¿El objetivo es guiar a los usuarios a través del proceso de onboarding o enseñarles a usar tu producto? Esto determinará el tono que tomas cuando hables a los usuarios, y cómo presentarás la información y entregarás el contenido a la audiencia objetiva. Es posible que se necesiten varias guías de estilo dependiendo del propósito de las diferentes instrucciones.

Definir el público objetivo

El propósito de la guía está estrechamente relacionado con el público objetivo, es decir, los usuarios específicos a quienes están dirigidas las instrucciones. La guía de estilo define la manera en que se debe comunicar con la audiencia, que puede estar compuesta por expertos técnicos, público en general o empleados internos de la organización. Además, es posible tener más de un público objetivo, lo que podría hacer más compleja la entrega de las instrucciones y resultar en la creación de varias guías de estilo.

Definir los elementos Clave

Defina los elementos principales de tu guía de instrucciones, como introducciones, definiendo términos técnicos en un glosario, uso de imágenes, listas, enlaces internos y más. Estos pequeños detalles se suman para hacer tu guía de estilo y normalmente están presentes en cualquier nueva guía que crees. En tu guía de estilo, definirás cómo utilizar estos elementos básicos dentro de cada una de tus instrucciones para crear la mejor experiencia para los usuarios.

Crear Crear estructura de contenido

El contenido debe estructurarse de una manera que las instrucciones sean lo más claras posible, esto significa establecer pautas para los escritores técnicos saber cómo estructurar una introducción, la forma de presentar los pasos en orden, cómo estructurar una conclusión y proporcionar lecturas adicionales o referencias. Una estructura consistente y confiable en tus instrucciones significa que tus usuarios saben qué esperar y reduce la curva de aprendizaje.

Escribir pasos Accionables

El ingrediente principal de tu guía de instrucciones serán los pasos, y necesitas asegurarte de que son accionables para que los usuarios puedan seguirlos. Esto significa que cada paso se relaciona con una tarea específica, generalmente con una captura de pantalla si es relevante, para mostrar a los usuarios cómo completar cada tarea y entender cuándo es hora de pasar a la siguiente. No se debe incluir información excesiva, pero tampoco pasará al siguiente paso hasta que el actual esté completo.

Usar un estilo de escrita clara y concisa

La forma en que escribes tus instrucciones debe ser clara y concisa para que no utilices palabras innecesarias o demasiado técnicas que puedan dañar tu mensaje. Puedes adaptar una guía de estilo formal y existente, como el Manual de estilo de Chicago o el Libro de Estilos de AP, o desarrollar una guía interna de estilo para mostrar cómo escribir su contenido.

Publicar tu contenido

Publicar tu contenido en la herramienta apropiada significa que el producto final será presentado de una manera atractiva y accesible. Especificar cómo debe ser publicado el contenido es una parte crucial de la guía de estilo, así como definir un proceso de revisión para asegurar la calidad del producto final..

Colectar comentarios y mejorar

La guía de estilo de instrucción nunca se finaliza totalmente, y reunir comentarios para mejorar es una parte esencial del proceso. Si alojas su guía de estilo en el software apropiado, puedes habilitar comentarios o programar revisiones formales regulares para solicitar sugerencias y mejoras.

Consejos para crear documentación Paso a paos efectiva

Ahora pasaremos cómo puedes crear documentación paso a paso efectiva para tus usuarios.

Escoge la herramienta adecuada

Para escribir, revisar y publicar las mejores instrucciones paso a paso, necesitas el software adecuado para ayudarte. Document360 ha sido especialmente diseñado para documentación y te proporciona la plataforma ideal para publicar instrucciones paso a paso. Puedes utilizar varios editores para producir contenido que se adapte a tus flujos de trabajo y configurar un proceso de revisión confiable para mantener los artículos actualizados. La base de conocimientos está perfectamente diseñada para los usuarios, permitiendo la personalización de elementos particulares o o la construcción de una própria,

Con ayuda de IA, puedes usar modelos de prompt para construir tu contenido. Con el generador de descripción SEO, puedes agregar rápidamente metadescripciones y también recomendaciones de etiquetas. Con analytics puedes obtener información profunda sobre la salud de la documentación, rendimiento del artículo y acción inmediatas que puedes tomar.

Panel de control de documentos 360

Uso consistente de un glosario empresarial para mejorar la legibilidad

Necesitarás vincular un glosario empresarial cada vez que uses un término que tus lectores puedan no entender. Este podría ser un término que utilizas internamente, una explicación de un término técnico, o un concepto que tus lectores necesitan entender para implementar las instrucciones. Si no se explica un término en particular, los usuarios pueden confundirse y fallar en completar el proceso correctamente.

Usar templates (plantillas) para ahorrar tiempo

No esperarías que tus redactores técnicos reinventen la rueda todas las veces, entonces crear templates reutilizables para tu equipo beneficia a todos. Los templates crean consistencia y le permiten aplicar correctamente las pautas con mayor eficacia con cada artículo que escribas, sin importar quién sea el autor. En Document360, por ejemplo, puede guardar templates de artículos y simplemente copiarlas cada vez que necesites un nuevo artículo.

Incorporar elementos visuales

Utilizar medios visuales te ayuda a crear documentación que atrae a los usuarios en diferentes niveles y satisface distintos estilos de aprendizaje. Los visuales pueden ser diagramas, capturas de pantalla, ilustraciones, fotos de productos o cualquier otra cosa que puedas incorporar para demostrar tus instrucciones más claramente. Especifique en tu guía cómo los autores deben usar imágenes en la documentación.

Utilizar categorías y subcategorías para una jerarquía de contenido clara

Es importante pensar en la organización cuando diseñas tus instrucciones paso a paso para tus usuarios. El software adecuado te permitirá organizar tu contenido en categorías y subcategorías para que los usuarios puedan navegar fácilmente por tu base de conocimiento y descubrir contenido del que no sabían. Hacer un plan para tu arquitectura de información significa que su base de conocimientos será intencional y guiará a tus usuarios en un camino. Document360 te permite crear una jerarquía en la estructura de la documentación que permite a los usuarios navegar lógicamente por el contenido.

Categorías en Document360

Actualiza tus instrucciones con los cambios en el flujo de trabajo

Si tus instrucciones son para flujos de trabajo internos, es probable que cambien periódicamente, y necesitarás actualizar tus instrucciones para reflejar eso. Programe una revisión regular y asigne escritores técnicos para crear contenido que se ajusten a tus nuevos flujos de trabajo. En Document360, esto es fácil de hacer, ya que puedes asignar visualmente un estado de flujo de trabajo y programar revisiones automáticas.

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Conclusión

Crear una guía de estilo para manuales de instrucciones no es una tarea sencilla, pero planificar tu visión garantizará que las instrucciones sean más efectivas. La documentación es esencial para el éxito del usuario y puede marcar la diferencia entre que los clientes adopten tu producto o lo abandonen. También puedes necesitar asegurarte de que tus empleados sigan procesos o protocolos correctamente y, en ambos casos, una base de conocimientos con instrucciones paso a paso es la solución.

Document360 proporciona la mejor experiencia para tus escritores técnicos y gestores de documentación que necesitan ofrecer soporte de autoservicio a clientes o empleados. Es necesario que se adopte una guía de estilo antes incluso de intentar crear documentación que cumpla con los más altos estándares de calidad.

Crear una guía de estilo es un equilibrio entre la construcción de modelos, decidiendo cómo quieres que tu contenido sea formateado, y cómo es entregado y presentado. Aunque este tema pueda parecer técnico, tus usuarios lo agradecerán en el futuro.