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Jede Organisation verfügt über ein internes Wissen, das das ganze Betrieb im Gange hält. Diese Wissenswerte sind einzigartig für jedes Unternehmen, und sind in hohem Maße abhängig von den Personen, die für Sie arbeiten. Das Problem ist, dass dieses Wissen allzu oft in den Köpfen der Arbeitnehmer gespeichert wird. Wenn das Wissen überhaupt dokumentiert ist, versteckt es sich normalerweise in Slack-Kanälen oder Nachrichten, E-Mail-Ketten oder anderen Tools. Es gibt keine einzige Quelle der Echtheit für Ihre Dokumentation, und die Mitarbeiter müssen wertvolle Zeit und Mühe für die von ihnen benötigten Informationen verschwenden.
Gibt es eine bessere Lösung? Ja. Die Antwort ist, Ihr Wissen für zukünftige Referenzen in einem einzigen Werkzeug zu dokumentieren, auf das die Mitarbeiter zurückgreifen können, wenn sie eine Frage haben.
Was ist interne Dokumentation?
Interne Dokumentation mag wie eine Zeitverschwendung erscheinen, bis Sie sie benötigen. Wenn Sie auf ein Problem stößen und finden, dass es eine Dokumentationsseite gibt, die helfen kann, ist es für Sie Goldes Wert.
Die interne Dokumentation ist die Aufzeichnung des gesamten internen Wissens Ihres Unternehmens, von Verfahren und Prozessen, von bewährten Praktiken, IT- und Software-Spezifikationen und vielem mehr. Die interne Dokumentation soll von Mitarbeitern als Referenz dienen, um ihre Arbeit zu erledigen und die Leistung im gesamten Unternehmen zu standardisieren.
Sie existiert im Gegensatz zu Ihrer externen Dokumentation, die sich an Benutzer und Kunden richtet. Interne Dokumentation ist nur für den Einsatz in Ihrem Unternehmen gedacht, geschrieben, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Normalerweise möchten Sie sie in einer privaten Wissensdatenbank hosten, die nur Benutzern mit Anmeldedaten zugänglich ist.
Interne Dokumentationstypen
Es gibt einige verschiedene Arten von interner Dokumentation, die Ihre Organisation möglicherweise annehmen könnte.
Prozessdokumentation
Prozessdokumentation beschreibt Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Prozesse in Bezug auf die Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens. Es umfasst Leitlinien, bewährte Praktiken, SOPs und Checklisten, die die Mitarbeiter in ihrer Arbeit schulen.
Projektdokumentation
Projektdokumentation bezieht sich auf alle Informationen zu einem bestimmten Unternehmensprojekt einschließlich Projektvorschläge, Geschäftspläne, Strategie, Protokolle, Risikoanalyse, Problemprotokolle und so weiter. Sie können mehreren Teams angehören, die an dem Projekt mitarbeiten.
Technische Dokumentation
Technische Dokumentation beschreibt Software und IT-Infrastruktur, Produktspezifikationen und Anforderungen, Entwicklungsprozesse und so weiter. Technische Dokumentation beschränkt sich nicht nur auf Ihre Ingenieure und kann von Produktteams, Support-Teams und mehr abgerufen werden.
Personaldokumentation
Personaldokumentation ist jede von Ihrem HR-Team veröffentlichte Dokumentation, von der Onboarding-Dokumentation, Unternehmensrichtlinien und Schulungsmaterial bis hin zu Mitarbeiterhandbüchern. Personaldokumente müssen oft verfügbar sein, damit jeder im Unternehmen Zugriff haben kann, wenn er die Unternehmensrichtlinien verstehen muss.
Schauen Sie sich auch unseren Leitfaden zur Erstellung eines Technischen Spezifikationsdokuments an
Vorteile der internen Dokumentation
Interne Dokumentation hat viele Vorteile für Unternehmen, die ihr Wissen erweitern möchten.
Kommunikation und Wissensaustausch innerhalb des Teams klar
Vor allem bedeutet die Dokumentation Ihres internen Wissens eine Verbesserung der Kommunikation zwischen den Teams. Unternehmen können von asynchroner Kommunikation profitieren, wobei die Dokumentation zu jeder Tageszeit zugänglich ist, egal wer im Dienst ist.
Auch die Menschen innerhalb des Unternehmens können sich Wissen bewusst werden, auch wenn sie nicht wissen, dass ihnen dieses Wissen fehlt, weil Wissen leicht entdeckt werden kann. Mitarbeiter, die die interne Wissensdatenbank durchstöbern, können auf bisher unbekannte Informationen stolpern, da Wissen explizit gemacht wurde.
Schnellere Onboarding-Erfahrung
Wenn neue Mitarbeiter Zugang zu internen Dokumenten haben, können sie schnell die Erwartungen und Richtlinien des Unternehmens erfahren. Alles, was sie wissen müssen, ist an einem Ort verfügbar, was bedeutet, dass die Kollegen weniger Zeit für die Ausbildung des neuen Angestellten aufwenden müssen.
Auch wenn Aktivitäten wie Mentoring und Hospitationen nach wie vor wichtig sind, sind die Mitarbeiter in der Lage, ihren eigenen Lernprozess zu übernehmen. Wenn das Onboarding-Erlebnis verbessert wird, erhöht es die Mitarbeiterbindung um 82%. Wenn der Mitarbeiterfluktuation unter Kontrolle ist, spart die interne Dokumentation Ihrer Organisation Geld.
Produktivitätssteigerung
Wenn die Mitarbeiter keine Zeit damit verbringen müssen, ihre Kollegen für Antworten auf kleinere Fragen zu erjagen, wird ihre Produktivität deutlich gesteigert. Antworten stehen Ihnen zu jeder Tageszeit zur Verfügung, auch wenn sie in der Mitte der Nacht mit einer brennenden Frage aufwachen.
Wenn die Informationen leicht zugänglich sind, können die Mitarbeiter mehr Zeit für die Aktivitäten verbringen, die wichtig sind.
Schnellere Entscheidungsfindung
Stellen wir uns das vor – die meisten Probleme, denen sich die Wirtschaft gegenübersteht, sind bereits vorher begegnet. Die Mitarbeiter können bei der Aufgabe, eine unternehmerische Entscheidung zu treffen, von ihren Kollegen lernen, und die Zeit zum Abschluss beschleunigen.
Wenn Arbeitnehmer Zugang zu kollektiver Weisheit haben, können Entscheidungen in Minuten oder Stunden statt in Tagen oder Wochen getroffen werden. Die Arbeitnehmer können zuversichtlich sein, dass sie alle relevanten Faktoren berücksichtigt haben, weil Entscheidungen der Vergangenheit dokumentiert sind.
Technische Fehler vermeiden
Wenn die Mitarbeiter über Produktspezifikationen und Entwicklungsprozesse Bescheid wissen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie technische Fehler machen. Wenn Ihr Unternehmen am Bau von Technologieprodukten wie Software oder Hardware beteiligt ist, müssen
Spezifikationen und Infrastruktur für alle Mitarbeiter dokumentiert werden, die an dem Produkt arbeiten.
Dokumentation bedeutet, dass jeder, der am Produkt arbeitet, in technischen Angelegenheiten auf dem neuesten Stand ist, ohne einen Ingenieur fragen zu müssen. Sie schützen Ihr Unternehmen vor Mängeln in der Produktentwicklung.
Bessere Lernerfahrung
Wenn Personen in Ihrem Unternehmen Projekte oder Aufgaben durchführen, ist es sinnvoll, Ihre Lernergebnissse zu dokumentieren. Wenn Mitarbeiter aus vergangenen Fehlern lernen können, macht das die Teamleistung wesentlich effektiver.
Ohne Ihr Lernen zu dokumentieren, riskiert Ihr Unternehmen immer wieder dieselben Fehler. Dies vergeudet wertvolle Zeit und Ressourcen, die besser für Aktivitäten verwendet werden könnten, die dem Unternehmen einen Mehrwert verleihen. Mit interner Dokumentation versuchen Teams viel wahrscheinlicher neue Dinge, weil sie sich bereits darüber im Klaren sind, was nicht funktioniert.
Ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Informationen
Wie wir bereits erwähnt haben, erschwert der Mangel an internen Dokumentationen den Zugriff auf Informationen. Die Arbeitnehmer müssen durch Slack, E-Mail-Ketten suchen oder Nachrichtenkollegen erjagen, anstatt von dem Wissen zu profitieren, das sie bereitwillig zur Verfügung haben.
Interne Dokumentation bedeutet, dass Ihr Unternehmenswissen in einer einzigen Quelle der Echtheit zusammengeführt wird, und die Dokumenten ist leicht zu finden durch eine einfache Suche. Antworten sind in Sekunden erhältlich, und die Mitarbeiter können sicher sein, dass die Informationen korrekt sind.
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ERSTELLEN
Wie man gute interne Dokumentation schreibt
Schritt 1 – Definieren Sie ein klares Ziel
Zuallererst müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie mit interner Dokumentation erreichen wollen. Dies könnte etwa eine Verbesserung des Wissensmanagements sein, die Produktivität steigern oder Wissensaustausch erleichtern.
Dokumentation ist eine Teamanstrengung, daher müssen Sie sicherstellen, dass jeder am gleichen Strang zieht, wenn es um das Erstellen von Inhalten geht. Alle Mitwirkenden an der Dokumentation müssen über die Ziele des Projekts informiert werden, damit sie einen wirksamen Beitrag leisten können.
Schritt 2 – Entwerfen Sie eine Struktur für die Inhaltsnavigation
Jedes Wissensmanagement Projekt hat eine Struktur. Beim Erstellen Ihrer internen Dokumentation wird es wahrscheinlich in Form einer internen Wissensdatenbank mit Inhaltskategorien sein, um Ihre Seiten zu organisieren.
Gehen Sie durch Ihr Wissen und finden Sie vernünftige Kategorien, mit denen Sie Ihre Inhalte gruppieren können. Das Design sollte intuitiv und sinnvoll für Mitarbeiter sein, ohne Ihre Inhalte in zu viele Unterkategorien zu verschachteln. Behalten Sie die Struktur Ihrer Wissensdatenbank einfach, so dass Mitarbeiter leicht durch sie navigieren können, wenn Sie etwas zu finden versuchen.
Schritt 3 – Entwurf einer Vorlage
Dokumentationsvorlagen sind nützlich, um Ihre Inhalte zu standardisieren, egal wer an der Erstellung beteiligt ist. Sie erleichtern das Schreiben von Inhalten, indem wesentliche Elemente wie ein Inhaltsverzeichnis, Überschriften und Unterüberschriften, Einleitung und Abschluss, sowie Dummy-Inhalte einbezogen werden.
Nehmen Sie sich Zeit, Dokumentvorlagen zu erstellen, die von Ihrem gesamten Team genutzt werden können. Diese können in Ihrer Knowledge Base-Software gespeichert und einfach kopiert werden, wenn jemand einen neuen Artikel erstellen möchte.
Schritt 4 – Brainstorming Entscheidungen über Ideen durchführen
Als nächster Punkt folgt der spannende Teil. Bringen Sie ein Team von Wissensmeistern zusammen, um Ideen für Inhalte zu entwickeln, die in Ihre Wissensdatenbank aufgenommen werden sollten. Laden Sie eine Mischung von Personen aus Ihrer Organisation ein, die jeweils eine einzigartige Perspektive darauf haben sollten, was zu integrieren ist.
Obwohl alle Ideen gute Ideen sind, ist es wichtig, nicht zu überdokumentieren. Wenn Ihre Wissensdatenbank zu komplex ist, wird es für Mitarbeiter schwierig sein, Informationen zu finden und Inhalte genau zu halten. Streben Sie nach Prägnanz und Relevanz, nicht nach Vollständigkeit.
Schritt 5 – Fügen Sie Text, relevante Bilder und Videos hinzu
Der nächste Schritt ist, Ihre Dokumentation tatsächlich zu schreiben. Natürlich sollten Sie einem Styleguide folgen und sicherstellen, dass Ihre Dokumentation eine gute Abbildung der Marke Ihres Unternehmens ist. Wenn Sie Anleitungen schreiben, formatieren Sie Ihren Text als Schritt-für-Schritt Anweisungen mit nummerierten Listen.
Wussten Sie, dass Dokumentation nicht nur geschrieben werden muss? Wenn Ihr Unternehmen über die Ressourcen verfügt, finden Sie relevante Bilder und Videos zu Ihrem Text. Dadurch bleiben Ihre Mitarbeiter stärker engagiert und erleichtern verschiedene Lernstile.
Schritt 6 – Besondere Callouts/Legenden einbeziehen
Die meisten wissensbasierten Software sollten es Ihnen ermöglichen, spezielle Legenden für wichtige Informationen wie Warnungen oder zu beachtende Punkte aufzunehmen. Diese erscheinen in der Regel mit einem anderen farbigen Hintergrund, um die Aufmerksamkeit auf den Inhalt zu lenken und ihn vom Rest des Artikels zu unterscheiden.
Besonders wichtig ist es, Callouts oder Legenden in Ihre technische Dokumentation aufzunehmen, in der Mitarbeiter kritische Warnungen zur Kenntnis nehmen sollten, bevor sie fortfahren. Dies soll verhindern, dass sie auf Fehler mit der Technologie laufen oder möglicherweise das System abstürzen.
Schritt 7 – Links zu relevanten Artikeln hinzufügen
Die Benutzung der Suchfunktion ist nicht der einzige Weg, um Mitarbeiter in Ihrer Wissensdatenbank zu finden. Das Hinzufügen von Links zu relevanten Artikeln in Ihren Inhalten wird die Mitarbeiter auf weitere Informationen lenken, die möglicherweise näher an dem liegen, was sie suchen.
Die Vernetzung Ihrer Inhalte ist ein wichtiger Weg, um Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, Wissen zu entdecken und Ihre Wissensdatenbank voll zu nutzen. Dies ermutigt die Mitarbeiter dazu, mehr Zeit auf der Website zu verbringen, und verbessert ihren Nutzen.
Schritt 8 – Überprüfen Sie Inhalte mit Peers
Wenn Ihre Inhalte fertig sind, ist es unerlässlich, eine Peer-Review durchzuführen, um Ihre Dokumentation auf Genauigkeit zu überprüfen. Sie sollten verschiedene Mitarbeitertypen haben, um Ihre Inhalte zu überprüfen, wie zum Beispiel Endbenutzer der Dokumentation und Fachleute.
Egal wie lange Sie Ihre Inhalte perfektionieren, kann es immer von einem zweiten Augenpaar profitieren, um den letzten Schliff zu erhalten. Peer-Reviewer können Ihnen sagen, ob Ihre Dokumentation sinnvoll ist und Sie darauf hinweisen, wo Sie Verbesserungen vornehmen können. Vergessen Sie nicht diesen entscheidenden Schritt des Dokumentationsprozesses.
Schritt 9 – Auf einer zentralen Wissensdatenbank veröffentlichen
Schließlich sind Sie bereit, Ihre Inhalte tatsächlich auf einer zentralen Wissensdatenbank zu veröffentlichen. Sie sollten bereits die richtige Knowledge Base-Software gewählt haben, die Ihre Dokumentation hosten und für den Verbrauch des Endbenutzers anzeigen kann.
Wenn Ihre Inhalte live sind, überprüfen Sie die Wissensdatenbank, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt wird und auf allen Geräten gut aussieht. Stellen Sie sicher, dass Bilder und Videos geladen werden. Sie werden wahrscheinlich in letzter Minute Fehler an Ihrer Dokumentation feststellen, also gehen Sie zurück und beheben Sie diese so schnell wie möglich.
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Werben Sie Ihre interne Dokumentation so weit wie möglich innerhalb Ihrer Organisation. Bitten Sie um Rückmeldungen von Mitarbeitern und stellen Sie sicher, dass es ein kooperativer Prozess ist.
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ERSTELLENSchritt 10 – Überwachen, Verfolgen und Verwalten des veröffentlichten Inhalts
Die Arbeit endet nicht, sobald Ihre Wissensdatenbank veröffentlicht wurde. Analytics wird Ihnen über das Nutzerengagement berichten, was Sie dann nutzen können, um Ihre Inhalte zu verbessern und zu verfeinern. Sie können Metriken wie die Anzahl der Artikelansichten, Artikelbewertungen und fehlgeschlagene Suchen verfolgen.
Und denken Sie daran, dass sich die Dinge in Ihrer Organisation immer ändern werden. Das bedeutet, dass Ihre Dokumentation aktualisiert werden muss. Planen Sie mindestens in jedem Quartal Zeit, um Ihre Wissensdatenbankinhalte zu überprüfen und Artikel zu markieren, die nicht mehr korrekt sind.
Bewährte Praktiken und Tipps zur Erstellung von Interner Dokumentation
Benutzen Sie einfache Sprache
Niemand will eine Wissensdatenbank lesen, die voller Jargon und Abkürzungen ist. Mitarbeiter sollten kein Firmenwörterbuch benötigen, um von Ihrer Dokumentation profitieren zu können. Stellen Sie sicher, dass Sie in einer klaren, alltäglichen Sprache schreiben, die leicht zu verstehen ist. Wenn Sie einen technischen Begriff verwenden müssen, fügen Sie eine Definition hinzu.
Styleguide folgen
Wie bereits erwähnt, sollten Sie beim Schreiben Ihrer Dokumentation einem Styleguide folgen. Style Guides stellen sicher, dass Dokumentation standardisiert ist und sich in die Marke Ihres Unternehmens einpasst. Ihr Styleguide kann sogar in die Wissensdatenbank selbst aufgenommen werden, wo jeder Zugriff darauf hat.
Klare Navigation sicherstellen
Denken Sie immer darüber nach, wie Benutzer Ihre Inhalte navigieren, was über die einfache Bereitstellung einer Suchleiste hinausgeht. Navigation kann Elemente wie übersichtliche Menüs mit Kategorien enthalten, aber auch Inhaltsverzeichnisse, die lange Artikel aufteilen und Breadcrumbs, die Ihnen den Standort Ihrer aktuellen Seite anzeigen.
Ergänzen Sie den Inhalt mit Bildern und Videos
Bilder und Videos rufen Ihre Inhalte ins Leben und zerbrechen, was sonst eine ununterbrochene Wand aus Text sein könnte. Die Verwendung von Screenshots kann zum Beispiel ein großartiger Weg sein, um den Mitarbeitern zu zeigen, wie man einem Verfahren folgt. Diagramme hingegen können einen komplexen Prozess auflösen.
Optimieren Sie den Inhalt mit Tags und Meta-Beschreibungen
Denken Sie daran, wie Ihre Inhalte bei der Suche nach Ihren Benutzern angezeigt werden. Optimieren Sie diese mit relevanten Tags und Meta-Beschreibungen, die von Ihrer Suchmaschine indiziert werden können und helfen Sie Ihren Benutzern, relevante Inhalte zu finden.
Publikum bei Bedarf einschränken (private Dokumentation)
Einige Ihrer Inhalte sollten bei der Veröffentlichung nur auf wenige Personen oder Teams beschränkt sein. Die meisten wissensbasierten Software sollten es Ihnen ermöglichen, den Zugriff auf Inhalte oder Kategorien zu beschränken – zum Beispiel wenn Sie Informationen über Ihre Verkaufsaussichten haben, die Sie für Ihr Verkaufsteam privat halten möchten.
Lesen Sie mehr: Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung der Verkaufsdokumentation
Erfrischen Sie und aktualisieren Sie Inhalte basierend auf Analysen
Eine Wissensdatenbank wird nie erstellt. Nutzen Sie die eingebaute Analyse einer Lösung wie Document360 um Ihre Inhalte aktuell und relevant für Ihre Benutzer zu halten. Wenn ein Artikel heruntergestimmt wird, sollten Sie die Überarbeitung des Inhalts in Erwägung ziehen, um ihn hilfreicher zu machen. Wenn Ihre Inhalte sehr oft angesehen werden, sollten Sie sich überlegen, sie auf Ihrer Wissensdatenbank-Homepage aufzudecken, um mehr Benutzern zu helfen.
Beispiele für interne Dokumentation
Prozessdokumentation
Hier ist ein Beispiel Prozessdokumentation im Portal Document360. Die Prozessdokumentation beschreibt den Geschäftsprozess, zeigt das Workflow-Diagramm, beschreibt die einzelnen Einzelschritte mit einer klaren Definition der Verantwortung auf jedem Schritt.
Projektdokumentation
Hier ist ein Beispiel Projektdokumentation im Document360 Portal erstellt. Die Projektdokumentation beleuchtet den Projektplan detailliert und beschreibt das Projektziel, die Herausforderungen, bestehende Umgebungen, Erfolgsmetriken und neue Anforderungen.
Mitarbeiter-Handbuch
Hier ist eine Beispieldokumentation im Document360-Portal. Es gibt viele Personaldokumentationsarten, Mitarbeiterhandbuch ist unter ihnen beliebt. Ein Mitarbeiterhandbuch kann auch als Mitarbeiteranleitung oder als Personalhandbuch betrachtet werden.
Bringen wir alles unter Dach und Fach!
Bevor Sie diesen Artikel lesen, haben Sie vielleicht gedacht, die Erstellung interner Dokumentation war eine lästige Pflicht, die Sie lieber auf einen anderen Tag verschieben würden. Jetzt wissen Sie es besser.
Mit interner Dokumentation müssen Ihre Mitarbeiter das Rad nicht mehr neu erfinden. Sie müssen nicht in Panik geraten, wenn integrale Mitarbeiter Ihr Team plötzlich verlassen. Sie verfügen über eine kollektive Wissensquelle, aus der jeder in Ihrem Unternehmen schöpfen kann, indem er die Produktivität und die Zusammenarbeit verbessert.
Um Ihre interne Dokumentation zu erleichtern, benötigen Sie eine robuste Wissensdatenbank wie Document360. Es ist perfekt für jedes Team, das eine private Wissensdatenbank erstellen und Zugriffsberechtigungen einschränken möchte. Der Editor ist so einfach zu bedienen, dass Ihre Benutzer keinen technischen Abschluss benötigen, um Inhalte zu schreiben.
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Was ist ein Beispiel für ein internes Dokument?
Prozessdokumente, Projektdokumentation, Mitarbeiter-Stechkarten und Stundenzettel, Produktionspläne, Bestellanforderungen, Empfangsberichte, Verkaufsaufträge und Verschrottungsgenehmigungen sind Beispiele interner Dokumentation.
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Was sollte in ein internes Dokument aufgenommen werden?
Interne Dokumentation umfasst Anleitungen, Bewährte Praktiken, Standardbetriebsverfahren (SOPs), Checklisten, Projektvorschläge, Businesspläne, Strategie, Sitzungsprotokolle, Risikobewertungen, Ausgabeprotokolle, Onboarding-Materialien, Unternehmenspolitik und Schulungsmaterial.
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Was sind die Arten von internen Dokumenten?
Es gibt verschiedene Formen von internen Dokumenten, auf die Ihre Organisation stößt: Prozessdokumentation, Projektdokumentation, technische Dokumentation und Personaldokumentation sind alle Beispiele interner Dokumentation.
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