Hur man Skapar Projektdokumentation – Exempel & Fördelar

Vad är projektdokumentation?

Projektdokumentationen består av alla dokument som rör ett visst projekt. Här hittar man projektets kärnspecifikationer, målen ni siktar på att nå, budgetar, risker och många andra aspekter av ett projekt som man måste ha koll på. Alla teammedlemmar kan ta del av informationen, när de har frågor om projektets status, vilket arbete som fortfarande behöver slutföras eller vilka kundens krav är.

Med projektdokumentation blir projektet transparent och alla arbetar utifrån samma playbook. Du kan följa hur projektarbetet fortlöper och om det uppfyller kraven. Om någon har en fråga om ett tidigare skede av projektet, kan du kontrollera sparad dokumentation och få ett tydligt svar.

Fördelar med projektdokumentation

Det finns säkert många projektledare som känner att de inte har någon tid över att lägga på projektdokumentation. Det är svårt nog att dra igång ett projekt, utan att behöva skapa en massa dokument som kanske ingen kommer att läsa.

Det är därför vi vill berätta om de stora fördelarna med projektdokumentation.

Projektuppgifter och framsteg blir spårbara

Med en noggrann projektledningsdokumentation är roller och ansvarsområden tydligt definierade för varje gruppmedlem. Projektuppgifterna och framstegen är spårbara eftersom ni vet vem som ska genomföra arbetet och inom vilka tidsramar. Det innebär att man kan följa projektet mycket effektivare och förstå om man är på rätt väg mot målet.

Förbättrad kommunikation mellan teamet och intressenter

Projektdokumentation gör dina projektplaner synliga. Alla intressenter kan förstå vad projektet handlar om, hur mycket det kommer att kosta och hur lång tid genomförandet kommer att ta. All information som rör projektet är lättillgänglig, vilket bidrar till en tydlig kommunikation. Förändringar i projektet förmedlas omedelbart så att alla berörda parter alltid är uppdaterade om projektets status.

Beskriv metoder och tekniker i förväg

När du lägger upp din projektdokumentation, kan du i förväg beskriva vilka metoder och tekniker du kommer att använda, vilket leder till ett effektivare projektarbete. En annan fördel som kommer med att du dokumenterar dina arbetsmetoder, är att andra kan följa processen och veta vad de kan förvänta sig, eftersom ditt arbete blir mer transparent.

Tydligare ansvarsfördelning

Med projektdokumentation kan du tydligt ange vem som tilldelas vilka uppgifter och i slutändan ansvarar för vilka leveranser. När det uppstår en fråga om projektet kan man lätt se vem som har hand om den aktuella aspekten. Dessutom slipper man problem med att medlemmar i projektgruppen dubblerar varandras arbete. Man riskerar inte heller att uppgifter faller mellan stolarna, eftersom alla vet vem som ska leverera vad.

Förbättrade leveranser och uppfyllda mål

Om ditt team vet vilka resultat som ska uppnås, är det mycket lättare för alla att kunna uppfylla sina mål. Teammedlemmar kan alltid gå tillbaka till dokumentationen för att påminna sig om projektmålen och se till att de är på rätt spår. Leveranserna struktureras av milstolpar och tidslinjer, så att alla i teamet har koll på sitt ansvar och framgångsrikt kan slutföra projektet.

Förbättrad produktivitet

Team kan arbeta mycket effektivare när de har tillgång till den senaste projektdokumentationen. De vet vad som ingår i deras arbetsområde, och vad som ligger utanför, och är därmed bättre rustade att möta de krav som ställs på projektgruppen. De vet vilka uppgifter som har högsta prioritet och kan lättare balansera sin arbetsbelastning. Projekten slutförs snabbare, eftersom alla arbetar med full kapacitet och förstår sin roll i processen.

Minskad risk för informationsförlust

När man dokumenterar sina projekt minskar risken att man förlorar information som kan vara värdefull senare i processen. Det är lätt att glömma vad som sagts under möten och projektarbetet kan bli förvirrat om alla förlitar sig på muntlig kommunikation för att få saker gjorda. Ytterligare ett plus är att om du senare vill se tillbaka på ett projekt och lära dig av det, har du en skriftlig redogörelse av arbetsprocessen.

Typer av projektdokumentation

Projektetstadgan

Projektstadgan är grunden till din projektdokumentation och den kommunicerar omfattningen av projektet. Här beskrivs projektets mål, vilka intressenter som kommer att delta i projektet och vem som kommer att ansvara för vad. Projektstadgan skapas i början av ett projekts livscykel och används kontinuerligt som ett ramverk under projektets utveckling.

Arbetsbeskrivning (State of Work/SOW)

En arbetsbeskrivning är mer detaljerad än projektstadgan och innehåller projektets specifikationer. I arbetsbeskrivningen tar man upp projektets resultat, tidslinjer, och budgetar och det kan delas mellan företag och kund för att fungera som ett informellt kontrakt för det arbete som ska genomföras.

Minska risken för fel genom att dokumentera dina processer!

Boka en demo

Kravdokumentation

Kravdokumentation förklarar tydligt vad projektets slutresultat ska eller inte ska bestå av. Produkten har ett fastställt syfte och måste uppnå vissa specifika mål för att uppfylla behoven hos den angivna användargruppen.

Intressentkommunikation

Intressentkommunikationen beskriver hur din projektgrupp ska kommunicera med intressenter under projektets livscykel. Den förklarar i detalj exakt hur kommunikation kommer att ske, från vilka kanaler som används för att kommunicera till hur ofta kommunikationen ska ske.

Hantering av ändringar

När man behöver göra ändringar i den ursprungliga projektplanen, bör de begäras och dokumenteras i ändringsloggen. Då kan man lätt hålla reda på alla ändringar inom projektet, se anledningen till den begärda ändringen, plus vem som bad om den.

Analys och dokumentation av risker

I riskanalysen bör du inkludera alla potentiella risker i ditt projekt och sannolikheten för att de ska inträffa. Detta är en del av din riskhanteringsplan, liksom de åtgärder du ska vidta för att förhindra eller hantera riskerna.

Ärendelogg

Ärendeloggar är listor som håller dig uppdaterad om olika projektfrågor som kommer upp och hjälper dig att förstå hur de påverkar projektet. Du registrerar när problemet inträffar, ger en beskrivning av problemet och anger vilken åtgärd som krävs och av vem.

Hur skapar man projektdokumentation?

Vi ska i sex enkla steg gå igenom hur man bygger projektdokumentation.

Steg 1: Samla alla krav och relaterad information i ett centralt arkiv

Först och främst måste din projektdokumentation samlas på ett ställe, där teammedlemmar och andra intressenter enkelt kan komma åt den. Kanske startar din projektdokumentationsprocess med mängder av dokument utspridda överallt, i mejltrådar, Word-dokument, Slack-meddelanden, PDF-filer, med mera. Det är viktigt att samla ihop all dokumentation på en centraliserad förvaringsplats som ska fungera som den enda källan till information och som medarbetare kan konsultera när de har en fråga.

Steg 2: Beskriv tydligt processen och faserna i projektet

Se till att ge detaljerade beskrivningar av projektledningsprocessen och projektfaserna. De olika stegen i projektledningsprocessen kräver olika typer av dokument, hela vägen från planering till slutförande. Projektstadgan är till exempel något som skrivs alldeles i början av projektet, medan din ärendelogg kommer att skapas och uppdateras under hela projektets livscykel.

Steg 3: Organisera informationen efter steg och ämnen

När du har skapat din projektdokumentation, använder du ditt projektdokumentationsverktyg för att organisera informationen i steg och ämnen. Olika typer av dokument, som projektstatusuppdateringar och projektstadga, hör hemma i olika sektioner, beroende på vilket skede av projektplaneringsprocessen de befinner sig i.

Steg 4: Samarbeta med ditt team med hjälp av granskningsrapporter

Din projektdokumentation ska vara ett lagarbete. Även om du är projektledare med uppdrag att stå för den största delen av projektdokumentationen, kan du ha nytta av bidrag från ditt team i form av granskningsrapporter som hjälper dig att förbättra din dokumentation. De kan ge information om vad som är oklart, eller saknas i din projektdokumentation, och om något har blivit inaktuellt. Felaktig dokumentation kan skada trovärdigheten för ditt projekt och göra dina teammedlemmar förvirrade, så granskningsrapporter är viktiga.

Steg 5: Publicera dokumenten, lägg till taggar och indexering

När du har fått upp din projektdokumentation till en bra nivå, publicerar du den i en dokumentationsportal. Det är viktigt att du lägger till taggar och indexerar den för sökning. Din dokumentation ska vara lätt att hitta för alla som behöver den och den ska visa relaterade artiklar för att bättre täcka innehållet.

Steg 6: Underhåll och uppdatera dokumentationen

Detta är det sista steget i hur man förbereder projektdokumentation. Din projektdokumentation är en dynamisk informationssamling som ständigt måste uppdateras och underhållas för att ge en korrekt överblick och vara aktuell. Lägg en timme då och då på att gå igenom din dokumentation och identifiera delar som kan må bra av en översyn. Håll vissa dokument ständigt uppdaterade, som din ärendelogg och ändringsloggen.

Läs: Extern dokumentation: Bästa praxis, Tips & Exempel

Bästa praxis för att skriva projektdokumentation

Definiera projektets omfattning

Du måste tydligt ange vilka villkor som gäller för projektet. Ge en klar definition av vad som ligger inom ramen för projektet och vad som ligger utanför det. Det gör att projektet inte kryper utanför de uppsatta ramarna för vad arbetet ska omfatta och garanterar att alla vet vad projektet innebär och vilka målen är. Ett projekt kan pågå för evigt, om du bara fortsätter att lägga till uppgifter och inte sätter gränser för innehållet.

En intuitiv programvara för projektdokumentation, där du enkelt kan lägga till ditt innehåll och integrera det med alla program. Testa Document360!

KOM IGÅNG

Skapa ett team (bidragsgivare, granskare, redaktör eller utgivare)

Sätt ihop ett team som ska samarbeta kring projektdokumentationen. Ditt team ska bestå av bidragsgivare, granskare, redaktörer och utgivare, så att de kan ta ditt innehåll genom hela livscykeln. Alla har olika roller i dokumentationsarbetet, men tillsammans ser de till att det når högsta nivå.

Identifiera ämnen och underämnen

Identifiera alla områden där din projektdokumentation kan delas in i ämnen och underämnen. Gör en plan över all dokumentation du vill skapa och arbeta systematiskt, genom att gå igenom ämne för ämne. Din dokumentation bör vara tydligt och systematiskt organiserad, så att vem som helst kan bläddra igenom ditt innehåll och hitta vad de behöver.

Var tydlig med förväntade resultat

Du måste tydligt förklara vad du hoppas uppnå med ditt projekt, så att ditt team vet när projektet har nått det förväntade resultatet. Var extra noggrann med definitionen av de förväntade resultaten och när du tror att de kommer att uppnås. Ange även en tydlig definition av slutpunkten. Formulera beskrivningen av slutprodukten så klart som möjligt och se till att alla inblandade förstår.

Dokumentera tekniska parametrar och miljökrav

Om du arbetar med ett tekniskt projekt kommer du att behöva dokumentera tekniska parametrar och miljökrav. Kontrollera att alla känner till de specifikationer som behövs och de tekniker som kommer att användas i genomförandet av projektet. Gå verkligen in i detalj i kravbeskrivningen, så att det inte råder någon tvekan om projektets beroenden.

Skapa projekt som kan levereras

Formulera klart och tydligt vad som kommer att levereras i slutet av projektet, i enlighet med din definition av slutpunkten. Det kan vara en ny mobilapp eller ett nytt aktivitetscenter. Oavsett vad och hur du levererar, måste du ha en tydlig definition av vad det är och hur det kommer att gynna ditt företag när projektet är avslutat. Vilka blir de konkreta resultaten av ditt projekt och hur vet du när det har levererats?

Bedöm kvalitet, omfattning, risk, utbildning och kostnad

När du dokumenterar ditt projekt måste du bedöma:

• Kvalitet – hur ska du säkerställa kvaliteten av projektresultat?
• Omfattning – vad ligger inom projektets ramar och vad ligger utanför?
• Risker – vilka är de potentiella riskerna med projektet och hur ska du hantera dem?
• Utbildning – vilken utbildning krävs för att bygga upp de färdigheter som krävs för att slutföra projektet?
• Kostnad – hur mycket kommer projektet att kosta och vad har det för budget?

Uppdatera dokument med versionshistorik

Använd ett dokumentationsverktyg som låter dig lagra versionshistoriken för varje dokument så att du kan gå tillbaka till tidigare versioner när det behövs. Regelbundna uppdateringar av projektdokumentationen kan skapa ett behov av att gå tillbaka till tidigare versioner, eftersom du kan behöva påminna dig själv om projektets historia

Välj rätt programvara för projektdokumentation

Om du deltar i dokumentationen av ett projekt, behöver du ha rätt verktyg på plats för att samla dina dokument och dela dem med ditt team. Ett bra val för projektdokumentation är en företagskunskapsbas, som hanteras centralt av ett team av bidragsgivare.

Document360 är ett sådant verktyg, som hjälper dig att på ett enkelt sätt komma igång med din projektdokumentation, och dessutom har ett snyggt och intuitivt gränssnitt. Du kan använda WYSIWYG eller markdown editor, samt kategorihanteraren för att organisera ditt innehåll i ämnen. Med det enkla dra-och-släpp-gränssnittet kan du omorganisera kategorier med bara några klick.

Du kan bygga en privat, inloggningssäkrad kunskapsbas för medarbetare eller kunder, så att din dokumentation alltid är trygg. Använd dig av Document360:s integrationer och tillägg med populära appar, för att utöka funktionaliteten i din kunskapsbas.

Med Document360 kan du visa versionshistorik mellan flera artikelversioner eller gå tillbaka till en tidigare version. Med automatisk källkontroll behöver du inte oroa dig för att råka skriva över innehållet.

Läs också: Programvarukrav dokument (SRD): Fördelar & Exempel

Avslutningsvis

Efter den här genomgången av projektdokumentation står det klart att om du är projektledare måste du ge ditt team en samlad och organiserad dokumentation så att de kan arbeta effektivt. Om du leder ett litet projekt, behöver du inte lika mycket dokumentation, för om du överdokumenterar är risken att de drunknar i information. Större projekt behöver av naturliga skäl mer dokumentation, eftersom de är mer komplexa och involverar fler rörliga delar.

Oavsett vad din projektdokumentation behöver, är det en god idé att starta med ett verktyg som Document360, som hjälper dig att skapa och dela dina dokument med ditt team. Du kan samla och lagra alla dina dokument på en central plats och teammedlemmar kan använda sig av den kraftfulla sökfunktionen för att hitta det innehåll de behöver.