Vous voulez aligner les membres de votre équipe RH sur tous les processus de l’organisation sans les former régulièrement?

Si la réponse est OUI, créez des procédures opérationnelles standard (SOP) RH.

Quelles sont les procédures opérationnelles normalisées RH ?

Les SOP RH (procédures opérationnelles standards) informent les membres de l’équipe des ressources humaines sur leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne le recrutement, l’intégration, la formation, la gestion du rendement et le processus de sortie.

Elles servent de lignes directrices pour aider les RH à exercer leur rôle de manière proactive tout au long du cycle de vie d’un employé. Une PON RH peut également vous aider à éviter les infractions au droit du travail, à réduire les erreurs et à garantir la satisfaction des employés vis-à-vis du processus organisationnel.

5 types essentiels de procédures opérationnelles standard RH

Il est possible de créer différentes POS RH pour son organisation afin d’assurer une transition fluide des employés à différentes étapes de leur carrière. En voici quelques exemples :

1. Processus de recrutement

Ce programme RH aide les membres de l’équipe des ressources humaines à identifier les mesures à prendre lors de l’embauche de nouveaux employés. Ils doivent :

• Envoyez un e-mail aux responsables du département pour comprendre le nombre de postes vacants dans leur équipe
• Demander aux responsables de coopérer avec les RH pour créer des annonces vacantes pour les réseaux sociaux ou les plateformes de recherche d’emploi
• Créez et confirmez la section « À propos de l’entreprise » avant de publier la publicité
• Fixer une date limite pour les candidats à soumettre leurs candidatures
• Sélectionnez une plateforme HR qui leur permet de détecter les curriculum vitae
• Raccourcir la liste des candidats qui ont le plus de compétences selon le poste vacant
• Atteignez les candidats et informez-les de tout le processus d’entrevue
• Comprendre leurs attentes salariales et procéder en conséquence au processus de recrutement
• Créez un test pour les candidats avec l’aide des employés et des gestionnaires existants et partagez une date limite pour l’achèvement
• Partagez le test avec les managers une fois complétés par les candidats et demandez-leur de partager les résultats avant une certaine date afin que l’équipe RH puisse fermer le poste plus rapidement
• Partagez les résultats du test avec les candidats et continuez plus loin si l’équipe est sélectionnée en interne

Le programme SOP de recrutement permet également aux RH de qualifier les candidats en fonction de leur comportement et de voir s’ils sont adaptés à la culture.

2. Intégration des employés

Cette documentation d’intégration des employés présente des instructions pour aider les RH à créer des modules de formation efficaces qui :

• Introduit de nouveaux employés à leurs rôles et responsabilités
• Affiche leur trajectoire de croissance dans la société
• Les présenter à leurs gestionnaires et à leurs collègues
• Offre une structure qu’ils doivent suivre dans les premiers jours de l’embauche

La liste est longue. Cependant, avec la documentation d’intégration , Les équipes RH peuvent s’assurer que les nouveaux employés s’intègrent bien dans la structure de l’entreprise et s’habituent à la culture existante.

3. Formation et développement

Saviez-vous que 94 % des employés considèrent la formation et le développement comme une politique essentielle pour les convaincre de rester dans l’entreprise?

La création d’une procédure opérationnelle standard pour la formation et le développement devient cruciale pour fidéliser les employés, car elle aide les RH à identifier les bonnes circonstances dans lesquelles ces programmes doivent être introduits. Avec la formation et le développement SOP, ils peuvent :

• Créez un programme solide qui est personnalisé en fonction des besoins croissants de l’ensemble de compétences
• Former les employés chaque fois qu’une nouvelle mise à jour du produit a lieu
• Mettre à jour le matériel de formation existant pour éviter qu’il ne devienne obsolète.
• Identifier les formateurs les plus compétents dans le secteur.
• Mettre en place des méthodes pour mesurer la réussite des modules de formation.
• Créer des horaires de formation qui correspondent aux besoins des employés

4. Gestion des performances & évaluations

Les examens de performance sont également cruciaux pour toute organisation aujourd’hui. Tout comme les employés, les entreprises souhaitent reconnaître le rendement de ceux qui contribuent étonnamment à l’organisation. Toutefois, pour y parvenir, il est essentiel de définir les bonnes étapes pour reconnaître les bons employés de l’entreprise. C’est pourquoi les entreprises doivent créer une gestion de la performance et une évaluation des SOP.

Ce SOP peut aider les RH :

• Créer un processus à l’échelle de l’entreprise qui aide l’administration à identifier les meilleurs acteurs de l’entreprise
• Identifier les bonnes mesures qui aident une entreprise à mesurer la performance des employés
• Adopter les outils nécessaires pour les aider à capturer les commentaires des gestionnaires et des pairs
• Alignez les conditions de promotion pour que les employés se sentent reconnus pour leur travail

5. Quitter le processus

Selon une étude de FactorHR, 44 % des employés quittent leur emploi en raison d’un manque de reconnaissance et d’engagement au sein de leur organisation.

Ces problèmes ne sont jamais évoqués par la direction et restent non résolus, ce qui incite les employés à laisser des avis négatifs en ligne lorsqu’ils quittent l’entreprise. Pour éviter de telles répercussions, créez une procédure opérationnelle standard complète pour votre processus de départ. Elle vous aidera à :

• Prendre les mesures nécessaires pour reprendre la transition des employés
• Identifier les meilleurs moyens de transfert de connaissances
• Capturez les commentaires des employés dans les formulaires de sortie pour améliorer la culture du bureau
• Identifier les éventuels obstacles routiers dans le système qui encouragent les employés à quitter l’organisation
• Aider les employés à accéder à des documents tels que les lettres d’expérience, les fiches de paie et les documents fiscaux qui les préparent à leur prochain poste..

Maintenant que nous connaissons les types de SOP RH, il est temps d’examiner toutes les étapes impliquées dans leur création. Voici une liste de contrôle qui vous permettra de créer vos SOP RH à partir de zéro.

Avantages des procédures opérationnelles standard RH

Nous savons ce que sont les SOP RH et leurs types, et nous avons également exploré une liste de contrôle détaillée pour tous les types ci-dessus. Mais maintenant, explorons quelques-uns des avantages cruciaux que l’on peut tirer de leur utilisation. Celles-ci comprennent les éléments suivants:

Favoriser la cohérence des pratiques RH :

Pour éviter les conflits à l’avenir, assurez-vous que vos actions soient cohérentes pour tous les employés dans toutes les procédures.

Améliorer l’efficacité et la productivité :

Une SOP RH vous permettra de travailler plus efficacement. Vous saurez quelles mesures prendre dans une certaine situation et comment gérer son impact plus tard. Cela entraînera également une amélioration de la productivité, ce qui satisfera certainement la direction.

Promouvoir les valeurs de l’entreprise:

Grâce aux procédures opérationnelles standard RH, vous pouvez également garantir que tous les employés adhèrent aux valeurs de l’entreprise et prennent des décisions en les respectant scrupuleusement.

S’assurer de la conformité :

Les procédures opérationnelles standard RH aident également les entreprises à respecter toutes les normes du travail et à éviter les sanctions légales.

Réduire les erreurs :

Lorsque vous créez des instructions et des règles de travail claires à suivre, les employés commettent rarement des erreurs. Ils savent quelles procédures suivre et quand contacter votre équipe RH pour éviter les erreurs.

Liste de contrôle pour créer une procédure opérationnelle standard (SOP) RH

1. Recrutement et Intégration

Lors de la création de procédures opérationnelles standard de recrutement et d’intégration, vous devez tenir compte des différents processus, notamment :

• Préparation des candidatures et entretiens
• Rédaction de la lettre d’offre
• Vérification des antécédents
• Procédure d’intégration

Pour vous assurer que les RH suivent chaque étape du processus de recrutement et d’intégration, voici une liste de contrôle qui vous aidera à créer efficacement les procédures opérationnelles standard.

• Adoptez l’outil RH idéal pour présélectionner des centaines de candidatures.
• Sélectionnez les CV correspondant aux exigences du poste.
• Partagez les profils avec les responsables d’équipe pour vérifier si les CV présélectionnés correspondent.
• Organisez un appel de présentation.
• Envoyer les tests
• Discuter des résultats avec le candidat à la fin du processus d’entretien par e-mail ou par appel
• Contactez le candidat sélectionné pour discuter des prochaines étapes.
• Comprenez les attentes de rémunération du candidat et négocier conformément au budget d’embauche actuel
• Mettez à jour la lettre d’offre selon les attentes de salaire discutées et l’envoyer au candidat.
• Consultez les recommandations fournies par les candidats pour effectuer des vérifications d’antécédents.
• Créez un processus d’intégration personnalisé pour chaque rôle.

2. Formation et développement

Lors de la création d’un SOP pour la formation et le développement des employés, nous devons prendre en compte les différentes méthodes de transmission des connaissances, les moyens de collecte des supports de formation, les procédures de gestion et d’évaluation des performances et les plans d’amélioration. Pour vous assurer que tous ces éléments sont ajoutés à votre SOP, suivez la liste de contrôle suivante.

• Identifiez les zones problématiques qui entravent la productivité des employés.
• Discutez avec les managers pour créer un module de formation pour les employés.
• Utilisez la bonne solution LMS pour exécuter le programme de formation pour l’équipe.
• Programmez des ateliers qui améliorent les compétences des employés.
• Identifiez quels ensembles de compétences ne sont pas inclus dans le module de formation.
• Connectez-vous avec les membres de l’équipe pour identifier les améliorations dans les modules existants.
• Obtenez les suggestions approuvées par les responsables concernés.
• Mettez à jour les modifications du système de gestion de l’apprentissage.
• Planifiez des sessions de rétroaction pour les employés avec leurs gestionnaires.
• Créez des objectifs pour l’évaluation des performances des employés.
• Identifiez les points de négociation avec les employés.
• Identifiez les indicateurs pertinents pour mesurer les performances des employés.
• Obtenez des commentaires constructifs et partagez-les avec les employés.
• Identifier les meilleurs moyens pour améliorer la communication interne au sein des équipes et entre les équipes.
• Trouvez les meilleures méthodes pour booster la création d’équipe pour une meilleure production.
• Inculquez les compétences d’un chef aux employés grâce à des ateliers réguliers.

3. Rémunération et relations avec les employés

Dans ce type de SOP, vous devez inclure les procédures de traitement de la paie, les plans de rémunération fondés sur le rendement, les procédures disciplinaires, les procédures de règlement des griefs, la gestion des absences et le règlement des conflits. Il y a de bonnes chances que vous finissiez par manquer à l’un ou l’autre de ces processus, compte tenu du nombre de sujets qu’il implique. Cependant, la liste de contrôle ci-dessous vous aidera à éviter de les manquer lors de la création.

• Décidez à une date chaque mois où vous commencerez à évaluer les congés et les estimations salariales
• Mettre à jour les informations appropriées des employés dans le système pour un décaissement en temps opportun
• Choisissez un logiciel de paie qui envoie des bulletins de paie aux employés une fois que les salaires seront déboursés
• Enregistrer les mises à jour de la paie pour une référence future
• Définir des objectifs et des objectifs en fonction de leur rôle
• Mesurer leur performance en fonction des résultats
• Mettre en place des plans de compensation en fonction des résultats obtenus en pourcentage.
• Évaluer le marché pour comprendre les tendances actuelles de la rémunération des employés avant d’envoyer des lettres d’augmentation
• Tenir des audiences disciplinaires au cas où il y aurait des allégations à l’encontre des gestionnaires de comportements inappropriés pendant les heures de bureau
• Offrez aux employés des options officielles de règlement des griefs s’ils ne sont pas satisfaits des résultats ou des décisions prises par la direction
• Donner la possibilité aux employés de choisir un membre de l’équipe qui peut l’accompagner pendant l’audience
• Tenir des dossiers pour toutes les actions disciplinaires afin de s’assurer que les mêmes situations ne se reproduisent pas à l’avenir
• Créer un résumé des politiques de congé qui explique aux employés les différents processus de demande de congé
• Partagez les liens pour les formulaires de demande de permission qu’ils doivent remplir avant leur départ
• Demander aux employés de donner un préavis pour éviter les retards de travail
• Créez un résumé qui informe les employés de leurs fonctions le jour où ils prennent un congé
• Effectuez une écoute active et restez calme lorsque les deux parties expriment leurs plaintes
• Offre des solutions aux deux parties qui travaillent en leur faveur
• Trouvez des moyens de parvenir à un compromis et assurez-vous qu’ils acceptent de travailler en harmonie en allant de l’avant
• Encouragez les deux parties à présenter leurs excuses pour leur comportement afin d’éviter de futurs conflits

4. Tenue des dossiers et sécurité :

La tenue de documents et la sécurité des données sont d’autres sujets importants sur lesquels votre entreprise devrait créer une SOP pour les membres de l’équipe des RH. C’est parce que cela les aidera :

• Comprenez comment gérer les données des employés conformément aux protocoles de sécurité
• Identifiez les règlements que leur équipe doit suivre pendant le cycle de vie de l’employé
• Énumérez les procédures de rapport pour les gestionnaires et les employés.

Pour vous assurer que vous capturez tous les éléments de ce SOP, voici une liste de contrôle pour vous guider dans le processus de création :

• Programmez une formation de sensibilisation par e-mail
• Ajoutez des pare-feu pour qu’aucun logiciel malveillant n’attaque les systèmes employés
• Recommandez aux employés de changer leurs mots de passe tous les trimestres
• Encouragez-les à utiliser des plateformes de communication qui chiffrent les données
• Implémentez le contrôle d’accès pour éviter de perdre accidentellement les données essentielles
• Collectez des dossiers des employés du début à la fin
• Capturez toutes les données du processus de recrutement et d’embauche en un seul endroit
• Listez les ressources de formation auxquelles les employés peuvent se référer à tout moment
• Listez des procédures de confidentialité et de sécurité des données
• Identifiez et listez les programmes de formation à la gestion
• Listez des situations possibles où le licenciement et la séparation des employés peuvent avoir lieu
• Identifiez le bon POC qui doit être impliqué dans le processus
• Comprenez le type de rapport que vous souhaitez créer sur une base annuelle
• Maintenez les employés en attente pendant le processus de rapport
• Choisissez le bon logiciel qui permet d’enregistrer tous les rapports du point de vue du manager et de l’employé

Comment Document360 vous aide à créer des SOP RH ?

Une fois que vous avez appris les avantages des SOP en matière de ressources humaines, vous pouvez difficilement résister à l’idée de créer le vôtre immédiatement. Mais nous vous recommandons de choisir un logiciel SOP qui vous permet de les créer rapidement.

Si vous avez cherché des logiciels de SOP RH, mais que vous n’avez pas trouvé de solutions, nous vous suggérons d’explorer Document360.

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Ce logiciel SOP vous permettra de :

1. Fournir un carrefour central pour le partage des connaissances

Si vous prévoyez de créer des procédures opérationnelles standard RH auxquelles l’équipe RH et les employés peuvent accéder, vous devez créer un centre de connaissances interne. Maintenant c’est quelque chose que Document360 se spécialise. Il peut vous aider à créer des référentiels de connaissances internes et à les mettre en direct sur l’intranet.

Les employés et les RH peuvent utiliser la fonction SSO pour ouvrir et accéder au dépôt RH SOP. Cela vous permet de centraliser toutes les informations requises et de créer une source d’information interne fiable pour tous.

2. Documentation structurée

La plupart des BPO sont une lecture intensive pour les RH et les employés, car elles semblent lourdes de contenu et contiennent toutes les informations au même endroit. Cependant, Document360 vous permet de créer des articles de documentation structurés qui encouragent les lecteurs à ne jamais s’ennuyer avec les politiques de l’entreprise.

Voici comment structurer le contenu de la documentation avec Document360.

• Dans la mesure du possible, vous pouvez ajouter des images ou des vidéos de formation. Ceux-ci vous aideront à représenter visuellement le contexte du contenu SOP.
• Plutôt que d’ajouter tous les aspects du processus d’embauche dans un seul article, Document360 vous permet de créer des catégories et des sous-catégories dans la navigation de la barre latérale. De cette façon, chaque article ne semble pas lourd, et vous pouvez offrir les informations nécessaires concernant une procédure standard à la fois.

3. Des fonctionnalités d’IA pour faciliter la création de contenu

Document360 offre également une fonction de rédaction par IA, qui est censée faciliter le processus de rédaction des entreprises. Cette fonction permet à ses utilisateurs :

• Créer des contours
• Créer des résumés courts ou longs d’articles existants
• Obtenir des recommandations d’articles en fonction de l’historique de recherche

4. Options de navigation et de personnalisation faciles

Tout comme les clients, les employés souhaitent également trouver plus rapidement des réponses à leurs questions urgentes. Vous pouvez aider les membres de votre équipe RH à éviter de contacter la direction s’ils ont des questions mineures sur différents processus en leur permettant de trouver plus facilement toutes les réponses en naviguant facilement dans leur documentation SOP.

Document360 offre trois options de navigation faciles à ses utilisateurs, notamment :

• La fonction Ask Eddy résume les informations de l’article pour une résolution plus rapide
• Navigation détaillée dans la barre latérale pour aider les membres de l’équipe RH à trouver leurs réponses dans le bon article
• Et n’oublions pas la simple barre de recherche

Ils facilitent la navigation. Mais ce n’est pas tout.

Vous obtenez même des options de personnalisation qui vous aident à créer un module unifié pour les RH et à les aider à trouver toutes les informations pertinentes sans tracas. Pour les aider à obtenir des informations mises à jour, vous pouvez bloquer l’accès et les diriger vers des articles plus appropriés selon leur recherche.

5. Contrôle d’accès granulaire

Créez des comptes d’équipe pour contrôler l’accès à la documentation. C’ est particulièrement vrai pour les SOP RH. Vous allez le faire en direct sur l’intranet, mais cela ne veut pas dire que tous les employés doivent y avoir accès. Seuls les membres de l’équipe d’administration et des RH doivent y avoir accès.

Dans ce cas, créez des identifiants de connexion pour ceux qui accèdent à la documentation SOP pour gérer l’accès au contenu.

6. Sécurité et conformité des données

Enfin, Document360 est également connu pour ses fonctionnalités de sécurité et de conformité des données. En tant que solution conforme au RGPD, ce logiciel SOP vous permet de sécuriser toutes les données via des fonctionnalités telles que :

• Fonctionnalité de sauvegarde
• Documentation privée
• Accès utilisateur uniquement
• Conformité SOC2 et SOC3
• Restrictions relatives à la PI

Ce ne sont pas seulement des fonctionnalités de base, mais une nécessité que vous devez rechercher dans n’importe quel logiciel SOP avant de l’intégrer. Cependant, Document360 offre ces services et bien d’autres, que vous pouvez explorer lors de notre processus de démonstration gratuite ou du processus d’ inscription.

Que disent nos clients?

Lisez l’histoire complète ici.

Exemple de modèle de SOP des RH

Nous avons probablement couvert tous les éléments RH SOP, mais examinons un exemple qui vous permet de créer votre propre SOP à partir de zéro.

Voici ce que votre modèle RH SOP doit contenir:

Nom : (Donnez un nom à la procédure normale d’exploitation des RH, comme l’évaluation du rendement ou la rémunération)

But : (expliquer l’objectif de la SOP et la façon dont elle aide les membres de l’équipe des RH dans le processus spécifique des RH)

S’applique quand: ((Expliquez les diverses situations dans lesquelles les étapes de la présente procédure d’exploitation standard s’appliqueront aux employés.)

Procédure étape par étape : ( Expliquez chaque étape ou étape de ce processus en utilisant du contenu, des images et des vidéos pertinents pour éviter toute confusion plus tard)

Foire aux questions : (Identifiez et ajoutez des questions possibles liées à un processus pour réduire les possibilités pour les membres des RH de contacter l’administration chaque fois qu’ils ont des doutes)

Liens vers les articles pertinents :

Commentaires : (vérifiez si l’article les a aidés à résoudre cette situation particulière au bureau)

Grâce à ce modèle simple et facile à suivre, vous pouvez créer des SOP RH plus rapidement.

Conclusion

La formation des RH et la résolution de leurs questions sur les multiples processus qu’ils doivent gérer peuvent être fastidieuses. C’est pourquoi il est crucial de créer des SOP RH qui les aident à savoir quels rôles et responsabilités ils doivent assumer dans différentes situations pour éviter les erreurs et rester conformes aux lois du travail.

Et pendant que vous en créez un, assurez-vous d’intégrer le meilleur logiciel de SOP pour votre entreprise. Nous espérons que notre guide vous aidera à créer le vôtre facilement.

Un logiciel SOP intuitif pour ajouter facilement votre contenu et l’intégrer à n’importe quelle application. Essayez Document360 !

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