Über EasySend

EasySend hilft bei der Erstellung digitaler Prozesse auf einer einzigen Plattform, was es mit digitaler Transformation seinen Kunden leicter macht. Die Plattform wandelt pdf-Formulare in digitale Reisen um. EasySend konzentriert sich hauptsächlich auf die Bank- und Versicherungsbranche.

Business-Anforderung

EasySend erforderte ein einheitliches zentrales Wissensarchiv für die Bedürfnisse seiner Kunden und Mitarbeiter. EasySend-Kunden nutzen iseine Wissensdatebank, um seine internen Mitarbeiter auf der Nutzung der EasySend-Plattform auszubilden So helfen wir beim schnellen Einsteigen in die Plattform. Die Wissensdatenbank besteht aus Produktfunktionen, Handbüchern zur Fehlerbehebung, Anleitungen und Erklärvideos.

Herausforderungen und Lösung

Bevor es auf Document360 umstieg, pflegte EasySend das Hosting seiner Wissensdatenbank auf Confluence. Dennoch stellte Confluence viele Herausforderungen dar, wie zum Beispiel

• Es war schwer, die Governance bei der Erstellung und Verwaltung von Artikeln durchzusetzen.
• Es war schwer, veraltete Inhalte zu verfolgen und zu aktualisieren, was dazu führte, dass Confluence-Seiten das Vertrauen verloren, da Informationen nicht immer auf dem neuesten Stand waren.

EasySend evaluierte Zoho, Freshdesk, Document360 und Paligo.

EasySend hat Document360 gewählt, weil die Plattform sich als sehr benutzerfreundlich erwiesen hat und alle seine geschäftlichen Anforderungen erfüllte. Einige der Hauptmerkmale, die hervorstechen sind

• Der Import von Inhalten aus gängigen Word-Apps.
• Die Möglichkeit, Überprüfungserinnerungen so zu setzen, dass der Inhalt nicht veraltet wird.
• Möglichkeit Kunden zu benachrichtigen, wenn ein Artikel kürzlich aktualisiert oder neu veröffentlicht wurde.
• Reichhaltige Analysen.
• Intuitive Markdown und WYSIWYG Editor.

Ronny, ein technischer Autor bei EasySend hat einen Dokumentations-Workflow eingerichtet, der sicherstellt, dass die Qualität der Inhalte den Erwartungen der Kunden entspricht. Der Prozess beginnt mit einem technischen Redakteur, der den Inhalt verfasst, und dem Produkt-Team, das ihn überprüft. Danach prüft das technische Team den Inhalt, und die letzte Phase vor der Veröffentlichung ist die Grammatik- und Rechtschreibprüfung.

Das Workflow-Feature von Document360 garantiert eine Qualitätssicherung im Dokumentationsprozess. EasySend hat alle seine technischen Dokumente von Google Docs mit Document360s „Import from Word“ Funktion migriert.

Seine öffentliche Wissensdatenbank machte das EasySend Produkt zugänglicher. EasySend-Kunden nutzen seine Wissensdatenbank, um seine internen Mitarbeiter auf der Nutzung der EasySend-Plattform auszubilden So helfen wir beim schnellen Einsteigen in die Plattform. Dieses öffentliche Wissen hat auch seinen Kunden geholfen, sich selbst zu dienen.

Auswirkung im Unternehmen

Kundenfeedback wird von Kunden-Erfolgsmanagern, Marketing- und Vertriebsteams gesammelt. Dieses Feedback wird verwendet, um beliebte Artikel zu aktualisieren, die den Erwartungen der Kunden ständig entsprechen.

EasySend nutzt die Document360-Analytics-Funktion, um seine Kundengeographie zu verstehen und so Inhalte in der lokalisierten Sprache anzupassen. Die Analysedaten werden dem Marketing-Team mitgeteilt, um zu zeigen, woher neue Perspektiven/Verkaufszahlen kommen.

Ronny sagt,

Das Document360 Team hat nicht aufgehört, bis alles perfekt war und unseren Erwartungen gerecht wurde.

Schlusswort

Ronny, technischer Autor bei EasySend.io sagt

Document360 erleichtert das Erstellen und Verwalten von Inhalten mehr als jedes andere Produkt, das ich verwendet habe

EasySend hat ein ausgezeichnetes Video zur Förderung ihrer Wissensdatenbank erstellt