Processdokumentation: En guide med exempel & mallar

När ett företag expanderar får det fler och fler rörliga delar och någon måste hålla reda på komplexiteten. Människor och uppgifter måste organiseras så produktivt som möjligt och man måste hitta ett sätt att informera alla medarbetare om vilka processer som krävs för att jobbet ska bli effektivt.

För att göra en process möjlig att upprepa måste den dokumenteras. Någon måste skriva ner den organisatoriska kunskapen, så att den blir tillgänglig för alla, och inte bara existerar i huvudet på ett fåtal personer. Det är ett misstag att förvänta sig att anställda ska kunna gissa sig till vad de ska göra och att processerna naturligt kommer att falla på plats.

Utan processdokumentation trevar sig ditt företag fram i arbetet med att utföra olika uppgifter. Man jobbar på känn och det är ett problem om man vill ha tillväxt och ta verksamheten till nästa nivå.

Vad är processdokumentation?

Processdokumentation är en steg-för-steg-instruktion om hur man genomför en process från början till slut. Processdokumentationen har till syfte att registrera information, som annars bara skulle finnas i huvudet på enskilda anställda och resultera i slumpartade arbetssätt.

För de anställda som arbetar enligt den dokumenterade processen innebär dokumentationen en viss ansvarsskyldighet. Nu har de tillgång till en objektiv standard och kan avgöra om de har lyckats genomföra processen eller inte.

Ett exempel på en process kan vara hur man genomför onboarding av en nyanställd, eller hur man hanterar ett kundklagomål.

Därför ska företagets verksamhet vila på processdokumentation

Onödigt operativt arbete

I arbetet med att dokumentera dina processer inser du ibland att de innehåller steg som är onödiga för den aktuella uppgiften. Din verksamhet blir mer strömlinjeformad om du drar ner processerna till minsta möjliga arbetsinsats som dina anställda behöver utföra för att genomföra uppgiften. Du kan även komma fram till att en hel process kan plockas bort, vilket frigör tid som dina anställda kan lägga på mer produktiva uppgifter.

Förändringshantering

När man hanterar förändringar i sin organisation kan det vara till hjälp att dokumentera processerna, så att de anställda vet vad som förväntas av dem. Om du har ett register över de förändringar du vill genomföra blir det lättare att ge de anställda ansvar. En av de viktigaste delarna av förändringsarbete är att kommunicera de nödvändiga förändringarna till dina medarbetare, så att de kan lyckas med implementeringen av din vision.

Registrerade protokoll

Processdokumentation innebär att du har en förteckning över de protokoll som dina anställda ska följa, vilket gör att du kan säkerställa att de efterlevs. När du tydligt formulerar dina protokoll tar du det första steget mot att kunna garantera konsekvens i arbetet, vilket i slutändan ger resultat av hög kvalitet varje gång.

Minska risken för operativa skador

När anställda inte har processdokument att följa ökar risken för misstag, vilket resulterar i kostsamma operativa skador. I din processdokumentation, kan du markera de viktigaste områdena, där misstag sannolikt kommer att göras, så att dina anställda varnas i förväg och löper mindre risk att göra dem.

Förbättrad operativ effektivitet

När du dokumenterar dina processer hittar du enkelt aspekter av dina processer som kan automatiseras. Investera i ett verktyg som hjälper dig att göra dem mer effektiva. Det sparar värdefull tid. Med automatiserade rutinuppgifter frigörs tid som dina anställda kan ägna åt mer meningsfullt arbete.

Säkra immateriella rättigheter

Dina processer är din immateriella egendom och en del av det som skiljer dig från dina konkurrenter. Det är viktigt att dokumentera dina processer så att du kan behålla dem för framtiden och garantera att kunskapen inte går förlorad när nyckelpersoner lämnar organisationen.

Konsekvenser av ostrukturerad dokumentation

Ineffektiv drift

Odokumenterade processer resulterar i att anställda måste gissa sig till vad som förväntas av dem och eventuellt tar det också längre tid att slutföra processerna. Processdokumentation talar om för medarbetarna exakt vad de ska göra, så att de kan bli mer effektiva när de utför sina uppgifter.

Missade intäktsmöjligheter

Utan processdokumentation är dina anställda mindre produktiva och ditt företag kommer att förlora pengar, eftersom de anställda kämpar med eller helt missar viktiga uppgifter. När de anställda upplever att de saknar stöd och ledning, finns risken att de väljer att lämna företaget helt och hållet, vilket resulterar i en förlust av intäkter för ditt företag.

Förlust av kritisk information

Processdokumentation är som ett register över viktig information som tidigare bara var känd för ett litet fåtal anställda. Om dessa medarbetare lämnar företaget och tar med sig den kunskapen, riskerar du att behöva börja om och uppfinna hjulet på nytt. Processdokumentation kan fånga och registrera den här kunskapen och bevara den för framtiden. Utan processdokumentation finns risken att viktig kunskap går förlorad för alltid.

Svårigheter med förändringshantering

Om du inte dokumenterar dina processer kan du inte kommunicera till de anställda när de behöver göra förändringar, och dina förändringsinitiativ kan misslyckas. Anställda kommer att fortsätta göra saker som de alltid har gjort och om din organisation fortsätter vara mindre anpassningsbar, riskerar du att hamna på efterkälken när din konkurrenter går framåt i sitt förändringsarbete.

Dålig tillfredsställelse i arbetet

Anställda kommer att uppleva lägre grad av tillfredsställelse i arbetet, om du inte dokumenterar de uppgifter de ska utföra som en del av sitt jobb. De kan känna sig förvirrade över vem som är ansvarig för vad och välja att gå till ett annat företag där de får mer uppskattning. Att satsa på dokumentation är att investera i sin personal och se till att alla har de resurser de behöver för att göra sitt jobb ordentligt.

Återuppfinna hjulet

Om en process är odokumenterad innebär det att processen måste uppfinnas på nytt varje gång. Anställda måste gissa sig till vilka åtgärder som krävs för att slutföra processen och de kommer ibland att utföra arbete som redan har gjorts av någon annan. Detta är enormt ineffektivt och ett slöseri med de anställdas tid.

Så skriver man processdokumentation

Definiera ditt mål

Innan du kan komma igång med din processdokumentation måste du ta reda på vad du vill uppnå med ditt projekt. Är det till exempel att minska den tid som de anställda lägger på att söka information för att kunna göra sitt jobb? Är det att göra de anställda mer produktiva genom att se till att de inte behöver gissa sig fram när de utför sina dagliga arbetsuppgifter? Är det för att förbättra kommunikationen mellan avdelningar genom att presentera tydligt definierade roller?

Sannolikt har du flera mål för din processdokumentation. Definiera dina mål, det hjälper dig att bestämma vilka processer du vill dokumentera först.

Samla ihop ditt dokumentationsteam

Processdokumentation är en lagsport. Ingen kan själv sätta ihop dokumentation för en hel organisation – det är ett fullkomligt överväldigande arbete och omöjligt att lyckas med. Samla ihop ett team som består av personer som är riktigt bra på dokumentation och låt dem leda utvecklingen av verksamhetens processdokumentation.

Du behöver både författare och redaktörer som kan producera dokumentation av högsta klass. Allra helst bör ditt företag anställa professionella tekniska författare som har erfarenhet av att förbereda dokumentation. Men glöm inte att ibland är det den person som utför det dagliga arbetet, som bäst kan dokumentera processen. Tänk på det när du beslutar vilka intressenter som ska engagera sig.

Undersök programvaror och fundera på dina behov

Det är omöjligt att sätta igång med processdokumentation, om du inte har rätt verktyg på plats. Det finns en rad dokumentationsverktyg att välja bland och SaaS-lösningar som Document360 som kan implementeras direkt. Undersök marknadens utbud och välj ett verktyg som passar ditt företag och dess unika behov.

Med Document360, du kan bestämma hur många användare som du vill ska ha tillgång till programvaran och definiera roller som styr hur användarna interagerar med dokumentationen. Det hjälper dig att forma en process för skapandet av dokumentationen och säkerställer att varje användare är medveten om sin roll i produktionslinjen.

Minska risken för fel genom att dokumentera dina processer!

Boka en demo

Designa en mall

När du bygger din dokumentation är det viktigt att ha en mall som du kan använda som modell för skapandet av alla framtida dokument. Det innebär att oavsett vem som är ansvarig för att skapa den tekniska dokumentationen, finns det en enhetlig standard och möjlighet att upprätthålla konsekvens i utförandet. Mallarna ska vara enkla, lätta att följa och inkludera all viktig information som bör finnas med i dokumentet.

Skriv din dokumentation

• Steg ett: Identifiera och namnge processen – definiera syftet med din process, varför och hur processen kommer att gynna företaget, och gör en kortfattad beskrivning av processen.
• Steg två: Beskriv processens omfattning – beskriv kortfattat vad som ingår i processen och vad som inte är en del av den.
• Steg tre: Avgränsa processen – var startar och slutar processen? Vad får den att börja och vad är indikationen på att den fullgjorts?
• Steg fyra: Definiera resultatet av processen – vad är slutresultatet av processen när den har fullgjorts?
• Steg fem: Definiera processens resursbehov – vilka resurser behövs för att genomföra processen?
• Steg sex: Samla processtegen – notera varje enskilt steg i processen, antingen genom att börja från början med den utlösande faktorn, eller tvärtom, starta med slutpunkten och arbeta dig bakåt.
• Steg sju: Inkludera alla inblandade – ge en beskrivning av alla som är involverade i processen med hjälp av deras jobbtitel.

Lägg till grafik

En bild säger mer än tusen ord. När du har skrivit klart din processdokumentation, kan du illustrera den med till exempel flödesscheman som ger liv åt ditt dokument. Medarbetarna förstår processerna bättre när de kompletteras med en visuell representation och de tydligt kan följa vartenda steg.

Återkoppling före publicering

Innan din dokumentation publiceras, bör den genomgå en peer review-process där du ber om återkoppling från andra personer inom företaget. Det är viktigt att ta reda på om medarbetarna tycker att din dokumentation är användbar och om processerna är lätta att följa.

Kanske upplever man något steg i processen som förvirrande eller känner osäkerhet kring vem som är ansvarig för en viss uppgift. Att låta kollegor granska ditt material kan göra din dokumentation mycket tydligare och säkra att den uppfyller sitt syfte.

Publicera dokumentet

När du har slutfört dokumentationen är det dags att göra den tillgänglig för resten av organisationen. Det dokumentationsverktyg du valt bör låta dig publicera privat dokumentation som endast är tillgänglig för anställda i ditt företag och hålla din dokumentation säker och skyddad från oönskade besökare.

Granska prestanda

När din dokumentation publicerats ska ditt dokumentationsverktyg låta dig följa hur ditt innehåll fungerar. Identifiera vilka artiklar som får flest visningar och se till att de är lätta att hitta i ditt system. Samla in återkoppling från anställda om hur användbar de tycker att dokumentationen är. Använd deras svar för att göra förbättrande ändringar. Vissa typer av dokumentation kan vara mer användbara för dina anställda än andra.

Användbara verktyg för processdokumentation

Verktyg för kunskapsbas

Se hur ett kunskapsbasverktyg kan användas för att dokumentera processer

Kunskapsbas-program som Document360 erbjuder ett centraliserat informationsarkiv där du kan lagra din processdokumentation och göra den tillgänglig för en vald grupp användare. Kom igång direkt med att publicera artiklar med Document360.
Document360:s intuitiva funktioner

• Enkel redigering – WYSIWYG- eller Markdown-redigerare. Det går att lägga till illustrationer, flödesscheman och videor
• Versionskontroll- Programvaran sparar automatiskt versioner av dina artiklar så att du aldrig riskerar att förlora ditt arbete. Du kan när som helst gå tillbaka till en tidigare version.
• AI-driven sökning- Gör det möjligt för användarna att snabbt söka önskad information.
• Organisera innehåll- Dokumentationen kan organiseras tydligare som nästlade artiklar i en kategori.
• Anpassning- Det är möjligt att anpassa plattformen så att den matchar ditt företags varumärke.
• Delning och samarbete- Med Document360 kan du kommunicera och samarbeta med teammedlemmar om peer review och artikeldelning.
• Integrationer och tillägg- Document360 kan integreras med molnservrar och appar som du och teamet använder dagligen.

Effektivisera din processdokumentation med en intuitiv, kunskapsbaserad programvara som kan integreras med alla appar. Prova Document360!

KOM IGÅNG

Lösningar för hantering av processer och arbetsflöden

Lösningar för hantering av processflöden som Process Street gör att du enkelt kan hantera teamets återkommande processer. Du kan följa dina framsteg och samarbeta med ditt team. Med det enkla gränssnittet kan du skapa strukturerade dokument på bara några sekunder och med checklistorna håller du reda på stegen i dina processer.

Verktyg för video- och skärminspelning

Med ett verktyg som Snagit kan du lägga till video- och skärminspelningar i din dokumentation. Snagit:s funktioner gör att du enkelt kan spela in din skärm, lägga till kompletterande innehåll och göra engagerande videor för dina användare. Det blir mycket tydligare för dina användare hur man utför en åtgärd, om du kan illustrera det med en skärmbild eller inspelning.

Verktyg för flödesscheman och diagram

Med verktyg för flödesscheman och diagram som Lucidchart kan du skapa visuella representationer av dina processer. Det gör det lättare för dina anställda att ta till sig informationen, jämfört med om du presenterar den som ren text. Du kan snabbt visualisera teamets processer och bryta ner komplexa idéer till en form som andra snabbt kan förstå.

Delningsplattformar för dokument

Dokumentdelningsplattformar som Dozuki ökar medarbetarnas kapacitet genom att ge dem enkel åtkomst till dokumentation och fungera som ett nav för företagets standarder och centrala kunskap. Dozuki vänder sig till industriföretag och gör det möjligt för anställda att bearbeta dokumentation var som helst.

Digitala adoptionsplattformar

Plattformar för digital vägledning, som Whatfix, kan hjälpa dig med din processdokumentation. Whatfix undanröjer de hinder som stoppar användarna från att nå full produktivitet i alla program. Deras digitala vägledningsplattform analyserar och automatiserar processer, genom steg-för-steg-vägledning för varje applikation. Whatfix ökar medarbetarnas produktivitet med 125% genom vägledning och automatisering inuti apparna.

Refererade exempel på processdokumentation

Processdokumentation skapad i Document360

Här är ett exempel på processdokumentation som har till syfte att hjälpa användare att organisera en dokumentationsprocess. Ett illustrerande flödesschema har lagts till för att illustrera guiden och processen är uppdelad i numrerade steg.

Flödesschema för processdokumentation skapat i Lucidchart

Här är ett mycket enkelt flödesschema skapat för processen när en kund besöker en restaurang för att äta. Schemat går igenom alla nödvändiga steg och länkar ihop dem med “vänta” för tiden när kunden väntar på nästa steg.

Dokumentation för utbildningsprogram i försäljning, utvecklat av Whatfix på Salesforce

Här är ett exempel på dokumentation av ett utbildningsprogram för försäljning från Whatfix. Processteget som användaren befinner sig på illustreras med hjälp av ett interaktivt verktygstips. Verktygstipset ger kontextuell information om den process som användaren lär sig om genom att interagera med systemet.

Integrerad processdokumentation för projektplanering från Asana

Detta är ett exempel på ett processdokument med ett flödesschema som illustrerar alla steg en användare måste gå igenom när de utför en uppgift. Det listar indata och utdata som användaren kan förvänta sig att se och leder användaren genom varje steg i processen.

Läs också: Hur man skapar projektdokumentation med exempel & Fördelar

Flödesschema med simbanor från Lucidchart

Här är ett exempel på ett annat flödesschema som använder simbanor för att visa vilken avdelning som ska utföra de enskilda stegen i processen. Vissa steg överlappar varandra och de kopplas samman med pilar som visar uppgiftens riktning.

Till sist

Alla verksamheter består av en rad processer som måste upprepas för att företaget ska fungera. Du kan inte driva en framgångsrik verksamhet om medarbetarna behöver gissa varje gång de ska utföra en process, och det är där en solid processdokumentation kommer in. Om du vill göra effektivitetsvinster och skapa en positiv arbetsmiljö för dina medarbetare är det viktigt att du dokumenterar dina processer.
Processdokumentation är inte regler som begränsar dina anställda och kväver deras kreativitet. Tvärtom ger processdokumentation dina medarbetare de verktyg de behöver för att göra sitt jobb effektivt och med gott resultat. Det frigör tid som de anställda kan använda för att fokusera på mer meningsfullt arbete och gör så att ni kan fungera bättre som företag.

Läs: Hur man skriver ett Business Requirement Document (BRD)