Como criar documentação técnica com exemplos

Todos os produtos de software com necessidades simples ou complexas devem ser acompanhados de documentação técnica para ajudar as partes interessadas e os desenvolvedores a entender o desenvolvimento do software. E não para por aí: também são necessárias a documentação do produto e os manuais do usuário para que o cliente possa integrar e usar o produto.

Sem documentação técnica, os desenvolvedores e os clientes não sabem qual é a finalidade do seu software. Torna-se difícil solucionar problemas e garantir que o software esteja funcionando corretamente.

A documentação técnica é um aspecto vital do software em funcionamento e não deve ser ignorada durante o ciclo de lançamento. Quer se trate de notas de versão, bases de conhecimento ou manuais do usuário, lembre-se de que 51% dos clientes querem ver uma seção de Perguntas Frequentes em um site quando fizer uma compra on-line.

“Docs or it didn’t happen” (Documente ou não aconteceu) é um mantra para qualquer pessoa que esteja criando um produto de software e significa que a documentação é mais do que um subproduto ou uma reflexão tardia de seu projeto. Ela fecha a lacuna entre o desenvolvimento e os usuários de software, bem como as lacunas entre os envolvidos na criação do software.

O que é documentação técnica?

A documentação técnica descreve e explica tudo o que está relacionado ao seu produto de software, desde a documentação interna para equipes até a documentação externa escrita para usuários finais. Ele abrange todos os documentos escritos relacionados ao desenvolvimento de produtos de software e muitos tipos diferentes são criados durante o ciclo de vida do desenvolvimento de software (SDLC).

Ele descreve os recursos e a funcionalidade do produto de forma clara para que qualquer pessoa possa usá-lo. O objetivo principal é explicar um aspecto específico do produto para o público-alvo. Embora seja apresentada de várias formas diferentes, a maior parte da documentação técnica é publicada on-line e normalmente é escrita por redatores técnicos, desenvolvedores e gerentes de projeto.

A documentação técnica deve ser clara, concisa, precisa e na verdade resolver um problema para seus usuários.

Importância da documentação técnica

A documentação técnica é de vital importância para a sua empresa de software. Aqui estão algumas razões.

Permite a tomada de decisão rápida pela equipe do produto

Quando sua equipe de produtos tem acesso à documentação técnica correta, eles podem tomar decisões muito mais rápidas. Eles não têm que voltar a navegar por e-mails ou tópicos nas ferramentas de colaboração — podem em vez disso consultar instantaneamente os documentos produzidos ao lado do software que explica como tudo funciona e registra o raciocínio por trás das decisões.

Ajuda contextual para usuários

Quando os clientes estiverem usando o software, eles poderão acessar a documentação técnica junto com o produto para obter ajuda no uso da ferramenta. A documentação pode ser exibida no aplicativo para que os clientes não precisem mudar de contexto quando tiverem problemas. Isso melhora a usabilidade e a experiência gerais do seu produto de software.

Ter uma documentação técnica robusta facilita a divulgação de seu produto para clientes em potencial. Muitos clientes poderão pesquisar detalhadamente como o seu produto funciona, e a documentação técnica poderá explicar os recursos do seu software com mais profundidade do que os materiais de marketing comuns.

Reduz chamadas de suporte técnico

Quando você tem uma documentação técnica abrangente, os clientes podem consultar os documentos quando tiverem problemas técnicos. Isso reduz o número de chamadas recebidas na sua fila de suporte técnico e significa que você pode dar suporte a mais clientes com um orçamento menor. A maioria dos clientes prefere solucionar os problemas por conta própria em vez de ficar esperando que uma pessoa os ajude.

Registra ideias de desenvolvedores

A documentação do seu software pode registrar as ideias que os desenvolvedores têm em relação ao seu produto de software. Mesmo que você não as implemente imediatamente, mais adiante você poderá procurar recursos que talvez queira considerar ou outras alterações que queira fazer. Os desenvolvedores não necessariamente se lembram de suas ideias mais tarde, portanto, sua documentação é um bom lugar para manter um registro.

Fornece um roteiro para projetos futuros

Sua documentação técnica é um roteiro para os projetos que você deseja desenvolver no futuro, registrando os planos que você tem para o desenvolvimento do seu produto e os novos recursos que estão sendo preparados. Ela garante que todos na sua equipe estejam na mesma página e trabalhando para atingir um único objetivo.

Melhora a comunicação com interessados e desenvolvedores

A documentação é uma forma importante de comunicação – as partes interessadas e os desenvolvedores não precisam conversar diretamente entre si para acessar informações sobre o software. A documentação salva o conhecimento para a posteridade e permite que a equipe analise o trabalho que foi concluído anteriormente para informar as decisões futuras.

Tipos de documentação técnica com exemplos

Existem muitos tipos diferentes de documentação técnica – passaremos por eles agora.

Documentação técnica no SDLC

Esta é a documentação de software nos bastidores destinada aos seus desenvolvedores e outros membros da equipe.

Documentação do administrador do sistema – melhora é válida a segurança, documentando os detalhes e procedimentos da configuração que sustentam uma política de segurança. Eles cobrem instalações e atualizações que auxiliam um administrador do sistema com a manutenção de produtos.

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Documentação de exigência de produto – fornece um único ponto de referência para os requisitos de entrada de design técnico de um produto e explica como o produto deve funcionar para atender às necessidades dos clientes.

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Documentação de design de experiência do usuário – um documento de trabalho de um produto desde sua concepção até a versão atual, e eles incluem modelos de conteúdo, mapas de empatia, mapas de experiência, modelos mentais e pessoas.

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Documentação do código-fonte – documentação do software que garante que seu código seja legível, possa ser compreendido rapidamente e seja fácil de manter pelos desenvolvedores. Inclui comentários de código que podem explicar partes de código que não são óbvias.

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Documentação da API – permite que desenvolvedores trabalhem com a sua API e mostra se o seu software vai ou não resolver o problema deles.

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Documentação do guia de manutenção – diga ao usuário como manter o sistema de forma eficaz e pode incluir uma definição do ambiente de suporte ao software. funções e responsabilidades do pessoal de manutenção.

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Documentação do produto

Base de conhecimento de produtos – uma biblioteca de informações sobre o produto do seu software que contém respostas para clientes procurando resolver problemas sozinhos.

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Manual do usuário – contém extensas informações sobre como instalar e operar o produto, listando requisitos de hardware e software, explicação completa dos recursos do produto e como usá-los em toda a sua extensão.

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Documentação do projeto – registra os principais detalhes do projeto e produz os documentos necessários para implementar um projeto com sucesso. Ele pode incluir propostas de projeto, documentos de requisitos de negócios, casos de negócios, planos de projeto e relatórios de status do projeto.

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8 etapas para criar uma incrível documentação técnica

Aqui estão as etapas que você precisa percorrer para criar uma documentação técnica que seja bem sucedida e útil para seus usuários.

Decida o tipo de público e o tipo de documentação

Antes de mais nada, você precisa conhecer o público-alvo da sua documentação. São os seus clientes, outros desenvolvedores, a equipe de produtos ou qualquer outra parte interessada? Ao saber quem é o seu público, você poderá adaptar o tom e o estilo da sua documentação para torná-la mais relevante e envolvente.
Se você não souber quem é o seu público, sua documentação não terá foco e não será útil. Definir o público-alvo no estágio inicial do processo de documentação ajudará na criação do documento e garantirá que você tenha um alvo claramente definido.

Pesquisa de tópicos

Depois de definir o público-alvo, você precisa pesquisar os tópicos que abordará em sua documentação. Você não pode esperar escrever um conteúdo técnico eficaz se não tiver uma ideia clara dos tópicos sobre os quais escreverá. Nesse estágio, é uma boa ideia trabalhar com a sua equipe para fazer um brainstorming de diferentes tópicos e atribuir várias tarefas de pesquisa a diferentes membros da equipe.

É importante fazer perguntas a si mesmo:

• Quais áreas queremos que nossa documentação técnica inclua?
• Qual é o objetivo que queremos alcançar com nossa documentação técnica?
• Já temos alguma documentação existente com a qual podemos trabalhar?

Certifique-se de que se trata de um esforço em equipe para pesquisar os tópicos – você não precisa ir sozinho.

Capturar conhecimento

Ao escrever sua documentação, é provável que você não seja o único autor. Será necessário colaborar com outras partes interessadas da sua equipe para produzir a documentação técnica. Nesse estágio, você precisa trabalhar com especialistas no assunto para obter o conhecimento que será usado para escrever os artigos.

Reserve um tempo para descobrir quem é a pessoa mais adequada para escrever diferentes tópicos de sua documentação técnica e entre em contato com ela para atribuir-lhe a tarefa. Você também pode realizar entrevistas com seus especialistas e escrever o conteúdo você mesmo.

Mantenha registros detalhados dos tópicos e da pessoa responsável por fornecer o conteúdo e acompanhe o estágio em que o conteúdo se encontra.

Projete modelos e organize o conteúdo

Embora a parte mais importante da sua documentação seja o conteúdo escrito, também é uma boa ideia considerar a aparência visual dos documentos para o usuário final. O objetivo é ter um site de documentação bem organizado e visualmente atraente, em vez de um amontoado de anotações mal projetadas que não ajudam ninguém.

Ao pensar no design da documentação, considere a estrutura e a navegação do seu conteúdo. Seus usuários geralmente recorrem à documentação técnica para encontrar informações específicas ou uma solução para um problema, portanto, sua pesquisa deve permitir que eles realizem essa tarefa rapidamente.

Lembre-se de colocar suas informações em categorias e subcategorias que os usuários possam pesquisar com eficiência. O ideal é que você tenha uma barra de pesquisa que os usuários possam usar para acessar instantaneamente as informações que estão procurando.

Comece com a criação de conteúdo

Você já deve ter dado o pontapé inicial no processo de redação com a pesquisa de documentação e a colaboração com os especialistas. Escrever documentação técnica é um trabalho de equipe e você terá muitos colaboradores participando desse processo colaborativo.

Se ainda não o fez, reúna-se com a equipe e delegue as tarefas de conteúdo ao membro mais adequado com base em suas habilidades. A melhor documentação é produzida quando os redatores começam com esboços e direcionam sua documentação para um usuário específico.

Sua documentação deve começar com um esboço de alto nível para cada um dos tópicos que planeja abordar. Reúna o restante do conteúdo necessário para sua peça de conteúdo, juntamente com todos os recursos visuais de apoio.

Lembre-se de escrever em linguagem simples e clara que seja facilmente compreensível para o usuário. Não presuma que os leitores têm o mesmo nível de conhecimento prévio que você – inclua o máximo de contexto possível para ajudar na compreensão. Escreva a quantidade de conteúdo necessária para transmitir seu ponto de vista e nem uma palavra a mais – menos é definitivamente melhor quando se trata de documentação.

Revise e colabore com a sua equipe

Depois de começar a trabalhar no conteúdo, você precisará chamar especialistas para revisar a precisão do conteúdo. Chame-os logo após o primeiro rascunho e após o rascunho final para dar feedback sobre sua documentação. Após o primeiro rascunho, você deve receber feedback sobre o esboço geral e o fluxo do documento, em vez de feedback sobre erros de digitação e gramática. Somente após a revisão final é que você deseja receber críticas detalhadas sobre a forma como redigiu o conteúdo.

Procure revisões por pares com outros membros da sua equipe que possam testar a usabilidade da sua documentação técnica. Peça a outra pessoa que examine a documentação e registre as áreas em que ela se perdeu ou ficou confusa. Depois de receber o feedback da revisão por pares, incorpore as alterações em sua documentação.

Além disso, confira o nosso artigo sobre Como testar a usabilidade dos documentos técnicos

Publicar o conteúdo

Após ter analisado seu conteúdo várias vezes, é hora de publicar sua documentação pronta para seu público. Quando a sua documentação estiver ativa vá para verificar se há atualizações de última hora e certifique-se de que isso é livre de erros.

Ao publicar seu conteúdo, talvez você queira usar um software de base de conhecimento como o Document360, que é uma boa maneira de hospedar sua documentação. Ele vem com arquitetura de informações e organização de categorias incorporadas, além de uma barra de pesquisa proeminente e capacidade de resposta móvel.

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Comece Agora

Depois que o site estiver no ar, talvez você queira realizar mais testes sobre a eficácia da documentação, coletando feedback dos usuários. Faça uma auditoria da navegação da sua documentação para verificar se os usuários podem navegar facilmente e encontrar o que estão procurando – identifique coisas como links quebrados e se os elementos de navegação estão funcionando corretamente.

Atualizar e gerenciar a documentação baseada no analytics

Sua documentação técnica nunca está pronta. Se você estiver usando o software apropriado, você terá análises que podem ser revisadas que mostram a eficácia do seu conteúdo. Você deveria estar sempre revisando sua documentação para atualizações e evitar deixá-la ficar parada.

Você precisa manter sua documentação alinhada com as novas atualizações e versões de produtos Agende uma manutenção regular para seu conteúdo com base em dicas que você colhe das suas análises, como pesquisas falhadas ou classificações negativas de artigos.

Se você usar o software correto, pode salvar versões anteriores da sua documentação, caso precise revertê-lo mais tarde.

O que fazer e o que não fazer na documentação técnica

Fazer

• Mantenha a simplicidade e a clareza – não complique demais a documentação nem use linguagem complexa.
• Tenha sempre o usuário em mente – sempre que escrever uma documentação, certifique-se de que está claro para quem ela se destina.
• Torne-a visual – se puder representar o que está tentando transmitir com uma imagem, faça isso.
• Passe por um processo de revisão completo – se possível, certifique-se de que várias pessoas revisem seu trabalho durante a fase de redação.

Não fazer:

• Supor que o público esteja familiarizado com o assunto – sempre forneça o máximo de contexto possível.
• Usar uma voz passiva – sempre use a voz ativa: “Ele apertou o botão” em vez de ‘o botão foi apertado por ele’.
• Usar acrônimos – se precisar usar acrônimos, indique claramente o significado do acrônimo ao lado dele.
• Tentar ser engraçado – o que pode ser divertido para você pode ser insultante ou ofensivo para seus leitores.

Também Leia: Como escrever documentação inclusiva?

Pensamentos finais

Não cometa o erro de subestimar a importância da documentação técnica para o sucesso geral de sua empresa. Ela é uma parte essencial da comunicação e significa que os membros da sua equipe não precisam estar literalmente disponíveis toda vez que alguém tiver uma dúvida, seja um cliente ou uma parte interessada da sua equipe.

Não é necessário abordar a documentação técnica com pesar – se você seguir as etapas que descrevemos neste guia, estará no caminho certo para criar conteúdo útil para seus usuários. Eles terão a capacidade de usar seu produto e se divertirão mais com ele, o que é exatamente o objetivo da documentação técnica.

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