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Jedes Unternehmen muss seine Strategien, Richtlinien und Prozesse dokumentieren, sodass sie in der gesamten Organisation aufgenommen und repliziert werden können. Um effizient arbeiten zu können, muss jeder aus dem gleichen Handbuch arbeiten, damit er verstehen kann, wie er seine Aufgaben erledigt und was von ihm erwartet wird.
Ohne ordnungsgemäße Dokumentation versucht Ihr Unternehmen ohne Ruder zu steuern. Es gibt keine Konsistenz in der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Dinge tut, und Sie werden Schwierigkeiten haben, ein qualitativ hochwertiges Produkt oder Service zu liefern. Neue Mitarbeiter werden das Gefühl haben, dass sie in ein Chaos geraten, da selbst leitende Manager über die ordnungsgemäßen Prozesse verwirrt sind.
Deshalb brauchen Sie ein Business-Playbook. In diesem Artikel werden wir Ihnen beibringen , wie Sie mit einfachen Schrittenl ein tolles Business-Playbook erstellen können. Sie müssen bei der Erstellung Ihres Business-Playbooks gründlich aber prägnant sein, da es als Handbuch für Ihr Team dienen wird. Also ein Dokument, auf das Sie sich verlassen können.
Was ist ein Business Playbook?
Ein Business-Playbookist eine sehr einfache Art von -Dokument, das Prozesse, Praktiken und Richtlinien eines Unternehmens zusammenführt,. Auch als Unternehmens- oder Firmensstrategiebuch bekannt, macht das Business Playbook die Prozesse des Unternehmens explizit und erfasst sie für jedermann zum Lernen.
Möglicherweise haben Sie von Standardbetriebsverfahren gehört. Nun, ein Business Playbook enthält diese und mehr. Es sagt den Arbeitnehmern, wie das Unternehmen arbeitet, um ihnen dabei zu helfen, die Verfahren für sich selbst zu replizieren. Mit dem Business Playbook erfahren die Mitarbeiter genau, wer wofür verantwortlich ist und warum ein Unternehmen so arbeitet, wie es arbeitet.
Ein Business-Playbook kann in vielen verschiedenen Szenarien verwendet werden, vom Onboarding von Neulingen oder der Ausbildung bestehender Mitarbeiter bis hin zur Vertretuny von Arbeitnehmern, die einen längeren Abwesenheitsurlaub haben. Es dient als Leitfaden für Mitarbeiter, die verstehen wollen, welche Zwecke das Unternehmen hat und wie es funktioniert, um wesentliche Geschäftsziele zu erreichen.
Arten von Business Playbook
Es gibt mehrere unterschiedliche Arten von Business-Playbooks, die Sie vielleicht für Ihr Unternehmen erstellen möchten.
Unternehmen Playbook – diese Art von Playbook gibt eine allgemeine Einführung in das Unternehmen und deckt seine Mission, seinen Zweck und seine Werte ab. Die Mitarbeiter können sich über den Zweck des Unternehmens und die Erreichung seiner Ziele informieren.
Operations Playbook – ein Operations-Playbook macht deutlich, wie ein Unternehmen seinen Kundeb seinen Service leistet. Es gibt Einblicke in die verschiedenen Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters Im Unternehmen.
Sales Playbook – ein VerkaufsPlaybook umreißt den spezifischen Prozess, den Mitarbeiter beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden durchlaufen müssen.
Channel Playbook – Ein ChannelPlaybook ist für Drittanbieter gemeint, mit denen ein Unternehmen zusammenarbeitet und erläutert, wie man die Produkte des Unternehmens verkaufen soll.
Marketing Playbook – ein Marketing-Playbook ist für Marktprofis konzipiert und erklärt, wie sie ihr Produkt an Interessenten verkaufen und damit anfangen, die Produkte auf dem.
Customer Service Playbook – ein Kundenservice-Playbook sagt den Mitarbeitern, wie sie ihren Kunden einen exzellenten Kundenservice bieten sollen.
Human Resource Playbook – in einem Human Resource Playbook oder Personal-Strategiebuch werden die Richtlinien und Verfahren skizziert, die das Unternehmen bei der Personalverwaltung befolgt.
Was sind die Vorteile eines Business Playbooks?
Sie fragen sich vielleicht, warum sich Ihr Unternehmen die Zeit nehmen sollte, ein Business-Playbook zu erstellen. Die folgenden Voeteile eines geschäftlichen Playbooks werden Sie davon überzeugen, wie sich diese Zeit lohnt.
Nehmen Siw sich Zeit für Ihre Mitarbeiter
Wenn Sie den Vorteil eines Business-Playbooks haben, müssen Sie nicht bei Null anfangen, wenn Sie ein neues Projekt starten oder ein etabliertes Verfahren befolgen. Die Mitarbeiter können das Playbook einfach konsultieren, um herauszufinden, wie es bisher geschehen ist, und um zu vermeiden, dass wichtige Schritte verpasst werden, was die Produktivität beeinträchtigen könnte.
Fördert Konsistenz durch einfache Anweisungen
Wenn die Mitarbeiter einfache Anweisungen bekonmen, können sie diese befolgen, um die Aufgaben zu erledigen. Es ist egal, wer die Aufgabe ausführt, weil jeder immer das gleiche konsistente Ergebnis erhält. Konsistenz in Ihrem Betrieb sorgt dafür, dass Produkte oder Dienstleistungen mit der gleichen Qualität an Ihre Kunden geliefert werden, da die Schritte gut dokumentiert sind.
Steigert Produktivität und Effizienz
Wenn Mitarbeiter keine wertvolle Zeit bei der Suche nach Informationen verschwenden oder beim Versuchen, die richtige Ansprechsperson zu finden, können sie mehr Zeit produktiven und ergebnisorientierten Aufgaben widmen. Die Arbeitnehmer haben Zugang zu der besten Art und Weise, eine Aufgabe auszuführen, und zu den besten Praktiken, denen sie folgen können, sodass sie bei der Umsetzung von Verfahren effizienter sind.
Bietet Wettbewerbsvorteile
Ein Unternehmen, das seine Richtlinien, Verfahren und bewährten Praktiken dokumentiert hat, hat einen Wettbewerbsvorteil gegenüber weniger organisierten Rivalen mit geringerer Organisation. Es wird in der Lage sein, einen besseren Kaliber der Angestellten anzuziehen, weil Kandidaten spüren, dass es sich hier um ein Unternehmen handelt, das sein Geschäft ernst nimmt. Unternehmen sind in der Lage, Projekte zu replizieren, die ihnen den größten Erfolg auf dem lZusammenarbeit und Kommunikation
Wenn die Mitarbeiter wissen, wer für welches Verfahren verantwortlich ist, fördert dies eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen. Anstatt bestehende Arbeit zu duplizieren, wissen die Mitarbeiter, wo sie Hilfe bekommen und sie können auch ihr Wissen mit anderen teilen. Ein Business Playbook sorgt somit für Transparenz in die Arbeitsweise eines Unternehmens und reduziert die organisatorischen Silos.
Fördert bessere Entscheidungsfindung
Mit einem gut durchdachten Playbook können die Arbeitnehmer bessere Entscheidungen treffen, weil sie über alle Informationen verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es gibt weniger Angst, einen Fehler zu machen, denn das Playbook macht die Operationen explizit und die Mitarbeiter können die Geschäftsziele gut verstehen.
Stellt Regelungskonformität sicher
Viele Unternehmen arbeiten in Branchen, die strenge Regulierungsrichtlinien einhalten müssen. Ein Playbook hilft Ihnen bei der Einhaltung dieser Vorschriften, da es den Mitarbeitern ermöglicht, etablierte Verfahren zu befolgen. Die Arbeitnehmer sind sich dessen bewusst, was von ihnen erwartet wird, und es gibt weniger Fehler oder Fehlschläge.
Vereinfacht Onboarding und Training
Für beu Angestellte ist ein Business Playbook von Vorteil, da es Onboarding- und Trainingseinheiten vereinfacht. Sie sind weniger auf Manager angewiesen, um ihre Fragen zu beantworten und können sich unabhängig über das Unternehmen informieren, wenn sie festsitzen. Das Business Playbook gibt Einblicke in das Unternehmen, die sonst nur erfahrenen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Schritte beim Erstellen eines Business-Playbooks
Jetzt werden wir uns die Schritte anschauen, denen Sie folgen müssen, um ein erfolgreiches Business Playbook zu erstellen.
1. Bestimmen Sie das Zielpublikum
Der erste Schritt, den Sie bei der Erstellung Ihres Business Playbooks machen müssen, ist die Bestimmung der Zielgruppe. Wird dies jeder in Ihrem Unternehmen sein oder sind Sie auf bestimmte Teams oder Einzelpersonen ausgerichtet? Stellen Sie sich vor, wenn Ihr Unternehmen weltweit beschäftigt ist, ob Englisch die am besten geeignete Sprache ist oder ob Sie Übersetzungen benötigen.
2. Setzen Sie Ziele
Denken Sie an den allgemeinen Zweck Ihres Business-Playbooks und gehen Sie von dort aus. Soll die Effizienz Ihrer Prozesse gesteigert werden oder die Mitarbeiter besser über den Zweck Ihres Unternehmens unterrichtet werden? Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, sind Sie besser in der Lage, Inhalte für Ihr Playbook zu sammeln.
3. Stellen Sie Ihren Trupp her
Die Erstellung eines Business Playbooks ist eine Teamaufgabe. Stellen Sie sich eine Gruppe von Mitarbeitern zusammen, die für die Entwicklung und Darstellung Ihrer Inhalte verantwortlich sind, damit sie für das gesamte Unternehmen zugänglich sind. Sie benötigen Mitarbeiter von allen Ebenen der Organisation und einen robusten Überprüfungsprozess mit erfahrenen Redakteuren.
4. Wählen Sie das passende Werkzeug
Ein Mitarbeiterhandbuch muss entweder online gehostet oder über gedruckte Kopien verteilt werden. Viele Unternehmen entscheiden sich für Knowledgebase-Software wie Document360, da es einfach ist, Ihr Business-Playbook zu hosten und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Sie können den Zugriff auf Ihr Playbook einschränken und sicherstellen, dass es nur intern verfügbar ist. Gedruckte Handbücher können sehr schnell veraltet werden und sind auch viel teurer zu produzieren.
Eine intuitive Wissensdatenbank-Software, um Ihre Inhalte einfach hinzuzufügen und in jede Anwendung zu integrieren. Probieren Sie Document360 aus!
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5. Vorlage erstellen
Erstellen Sie Ihre Inhalte nicht jedes Mal von Grund auf neu. Die Verwendung einer wiederholbaren Vorlage hilft dabei, die Konsistenz in Ihrer Dokumentation zu gewährleisten und ermöglicht jedem Autor die Veröffentlichung großartiger Inhalte. Dies gibt Ihrem Playbook eine viel bessere Benutzererfahrung und kommt weniger wie eine Mischung aus Beiträgen vor.
6. Organisieren Sie den Inhalt
Sie müssen den Inhalt Ihres Playbooks in verschiedenen Abschnitten organisieren, damit es sich so anfühlt, als gäbe es eine Art Auftrag für Ihre Dokumente. Ihre Abschnitte könnten Bereiche wie z.B.
- Unternehmensvision und -werte
- Organisationskultur
- Rollen und Verantwortungen
- HR-Richtlinien
- Standardbetriebsverfahren
Ihre Struktur wird für Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse einzigartig sein. Nehmen Sie sich daher einige Zeit, um darüber nachzudenken, wie Ihre Informationen dargestellt werden sollen.
7. Erfassen Sie relevante Daten
Wenn Sie genau wissen, wie Ihr Business Playbook aussehen soll, können Sie die Leerzeichen mit relevanten Daten ausfüllen. Sie können einzelne Mitarbeiter als Autoren Ihrer Inhalte zuweisen und Interviews mit ihnen führen, um herauszufinden, wie sie ihre jeweiligen Aufgaben wahrnehmen. Überprüfen Sie alle Ihre aktuellen Richtlinien und Verfahren, um herauszufinden, welche in Ihrem Playbook enthalten sein sollten.
8. Verfügbar machen
Veröffentlichen Sie Ihr Business-Playbook an einem Ort, der für Ihre gesamte Zielgruppe leicht zugänglich ist. Das Playbook nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wo es sich befindet oder wie sie darauf zugreifen können. Das Hosting Ihres Playbooks mit Knowledge Base-Software ist der perfekte Weg, um es jedem mit den richtigen Anmeldedaten in Ihrem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.
9. Verfolgung, Analyse und Anpassung
Sobald Sie Ihr Business Playbook erstellt haben, vergessen Sie es nicht und gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Arbeit erledigt ist. Überprüfen Sie die Analytik in Ihrer Knowledge Base-Software, um herauszufinden, welche Inhalte fehlen oder verbessert werden müssen. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Ihren Benutzern, um herauszufinden, wie sie zu Ihrem Playbook und zu allen Änderungen, die Sie vornehmen würden, stehen.
Checkliste für das Erstellen eines Business Playbooks
Jetzt gibt es einige wichtige Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihres Business-Playbooks beachten müssen.
Alles leicht zugänglich machen
Wenn Ihr Business-Playbook nicht leicht zugänglich ist, können Sie nicht erwarten, dass Ihre Mitarbeiter es verwenden. Anstatt es in einem gemeinsamen Laufwerk zu verstecken, verweisen Sie direkt von der Homepage Ihres Intranets darauf oder senden Sie Informationen regelmäßig per E-Mail bei Aktualisierungen von Inhalten. Der Zugriff auf Ihr Business Playbook sollte einfacher sein, als eine E-Mail an einen Kollegen loszuschießen.
Erwähnen Sie Unternehmenswerte und Vision-Statement
Die Mitarbeiter wollen wissen, wofür Ihr Unternehmen steht, und eine Aussage zur Vision vermittelt dies deutlich. Dies ist besonders wichtig für Neueinstellungen, die Ihre Kultur kennen möchten, und verstehen wollen, wie sie sich verhalten sollen. Es ist entscheidend, Ihre Werte explizit zu machen, damit jeder am gleichen Strang zieht.
Überprüfen Sie, ob der Inhalt aktuell ist
Es gibt nichts Schlimmeres als ein veraltetes Business-Playbook, weil die Mitarbeiter dann aufhören, der Gültigkeit des Inhalts zu vertrauen. Entfernen Sie Artikel, die nicht mehr relevant sind und heben Sie regelmäßig Ihre Artikel zur Überprüfung hervor. Ihr Business-Playbook sollte ein lebendiges Dokument sein, auf das sich die Mitarbeiter verlassen können.
Anpassbar und skalierbar machen
Sie wissen nie, wann Sie Ihrem Business-Playbook mehr Inhalte hinzufügen werde, was besonders wahrscheinlich ist, wenn Ihr Unternehmen wächst (getrieben vom Erfolg Ihres Playbooks!). Stellen Sie sicher, dass die Art und Weise, in der Sie Ihr Playbook präsentieren, an verschiedene Szenarien angepasst und mit Blick auf zukünftige Inhalte skalierbar ist.
Datenüberlastung vermeiden
Es ist verlockend, alles zu dokumentieren, aber das ist nicht der richtige Ansatz für Ihr Business-Playbook. Erfassen Sie nur das, was für den Betrieb Ihres Unternehmens oder Ihrer Mitarbeiter wichtig ist, sonst werden Ihre Mitarbeiter mit Informationen überschwemmt. Die Mitarbeiter suchen keine Enzyklopädie, sondern einfache Anweisungen und bewährte Praktiken.
Spannend und interaktiv machen
Bilder und Videos rufen Ihr Online-Business-Playbook ins Leben und sorgen dafür, dass Mitarbeiter sich damit mehr beschäftigen als nur durch Interaktion mit Texten. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern gestatten, Kommentare und Feedback abzugeben, wird Ihr Playbook zu einer interaktiven Ressource.
Vermeiden Sie generisches Material
Machen Sie Ihr Business-Playbook so spezifisch wie möglich, damit die Mitarbeiter wissen, dass es für sie und ihr Team relevant ist. Vorformuliere Sammelnachrichten schrecken Mitarbeiter ab und erweckt den Eindruck, dass Ihre Inhalte nicht hilfreich sind. Mitarbeiter wollen Einblicke in Ihr individuelles Unternehmen und Informationen, die ihnen dabei helfen, ihre eigenen Verfahren und Prozesse abzuschließen.
Mit Onboarding- und anderen HR Tools integrieren
Stellen Sie sicher, dass Ihr Business-Playbook mit anderen Onboarding- und HR Tools integriert ist, so dass die Mitarbeiter, die sich bei der Einleitung befinden, Ihr Dokument kennen. Vereinfachen Sie es Ihren Benutzern, das Playbook nach Antworten auf Fragen zu durchsuchen, die sie haben könnten, und stellen Sie sicher, dass Ihr Playbook erscheint, wenn sie HR Prozesse abschließen.
Fristen festlegen
Wenn Sie Inhalte für Ihr Business-Playbook erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitwirkenden die Fristen für die Veröffentlichung kennen. Halten Sie die Produktion von Inhalten am Gang, um sicherzustellen, dass Ihr Playbook aktuell und relevant bleibt und eine wertvolle Ressource für alle im Unternehmen bleibt.
Business-Playbook-Vorlagen
Diese Vorlage teilt die Schlüsselelemente eines typischen Business-Playbooks, einschließlich Strategie, Jobs und Rekrutierung.
Hier eine Beispielvorlage für ein Playbook, das über organisatorische Strategien und Prozesse spricht.
Hier eine Vorlage für Unternehmen, die ein Sales Playbook erstellen wollen, inklusive jeder einzelnen Phase des Verkaufsprozesses.
Beispiele für Business Playbook
Hier ein Beispiel für ein Sales Playbook von AIG.
Hier ein Beispiel für ein Business Playbook von Microsoft Azure.
Bereiten Sie sich vor, Ihr Business Playbook mit Document360 zu erstellen
Wie wir bereits erwähnt haben, ist Document360 eine großartige Wahl für die Erstellung Ihres Business-Playbooks. Mit Document360 können Sie Ihr Playbook online hosten und einfach mit unserem Cloud-basierten Editor ändern. Sie können einer Anzahl von Mitarbeitern Bearbeitungs- und Veröffentlichungsrechte geben, um sicherzustellen, dass der Aufbau Ihres Playbooks eine Teamaufgabe ist.
Was die Unternehmenssicherheit angeht müssen Sie sich nie Sorgen machen, dass jemand ungewollt Zugang zu Ihrem Playbook erhält. Sie können sicherstellen, dass nur Ihre Teammitglieder über eine Vielzahl von Authentifizierungsmethoden Zugriff auf Ihre Inhalte haben. Das Hosting Ihres Playbooks im Web bedeutet, dass Sie von der eingehenden Analyse von Document360 profitieren können, die Ihnen erklärt, wie Benutzer Ihre Inhalte verbrauchen.
Ihr Business-Playbook kann professionell aussehen und mit Document360s WYSIWYG Editor kombiniert mit HTML und CSS angepasst werden. Sie können Ihr ideales Benutzererlebnis für Ihr Playbook schaffen und sicherstellen, dass Mitarbeiter mit Ihren Inhalten interagieren. Document360 unterstützt mehrsprachige Übersetzungen, sodass Sie garantieren können, dass Ihr Playbook für ein internationales Publikum zur Verfügung steht.
Zur Abrundung
Jetzt wissen Sie, was ein Business Playbook ist. Wir wissen, dass Sie mit der Erstellung eines Firmenbuches nicht lange warten müssen. Die Mitarbeiter werden ungeahnte Vorteile daraus ziehen, dass Ihre Richtlinien und Verfahren dokumentiert werden – neben dem Zugang zu bewährten Praktiken und Empfehlungen, die die Mitarbeiter sonst nur von Ihren erfahrenen Mitarbeitern erhalten konnten.
Wenn Sie mit den richtigen Tools wie Document360 ausgestattet sind, wissen Sie, dass Sie einfach und effektiv ein Business-Playbook erstellen können, das seinen Zweck für Ihre Nutzer erfüllt. Mitarbeiter können Inhalte finden und entdecken, die sie produktiver und glücklicher in ihrer Arbeit machen. Ihr Unternehmen kann einen hervorragenden Service bieten und damit den Umsatz steigern.
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