Die Ajman University (AU) ist eine Privatuniversität mit Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten und gehört gemäß den Rankings der QS World University 2023 zu den 700 weltweit führenden Universitäten. Mit seinen neun Hochschulen für Architektur, Kunst und Design, Wirtschaftsverwaltung, Zahntechnik, Ingenieur- und Informationstechnologie, Geisteswissenschaften und Wissenschaften Gesetz, Mass Communications, Medicine and Pharmacy and Health Sciences, AU bietet 22 Studiengänge und 13 postgraduate Studiengänge sowie 2 Doktoranden. Die Universität ist Gastgeber eines vielseitigen Studentenverbandes mit rund 5.800 Studenten aus den VAE und anderen Teilen der Welt.
Ziel der Ajman Universität war es, Studenten und Lehrkräften, die sich mit IT-Herausforderungen konfrontiert sahen oder bei der Registrierung eine Anleitung benötigten, rund um die Uhr Unterstützung zu gewähren. Um diese Herausforderungen zu lösen, sah die AU eine umfassende und hochauflösende Wissensdatenbank vor, die alle Verfahren und Antworten auf häufig gestellte Fragen dokumentiert. Die Verfügbarkeit einer solchen Datenbank würde auch dazu beitragen, das Volumen der Kunden-Supporttickets des IT-Helpdesk zu reduzieren. Dies veranlasste die Notwendigkeit für eine einfach zu bedienende Plattform, welche ansprechend aussah und jegliche Änderungen in der Dokumentation sofort widerspiegelte.
Das frühere System der Ajman University, Dokumente mit Anleitung hochzuladen, stellte folgende Herausforderungen dar:
Nachdem die Ajman University mehrere verschiedene Wissensmanagement-Plattformen ausgewertet hatte, wählte sie Document360, um ihre Wissensdatenbank für einfache und zugängliche Benutzerunterstützung zu verwalten. Die folgenden Funktionen lieferten eine gut strukturierte Wissensdatenbank:
Inas Abousharkh, Direktor für Informationstechnologie, Universität Ajman, sagte,
Document360 hat uns geholfen, den Benutzern eine große technische Unterstützung zu bieten und uns die Flexibilität zu geben, alle Probleme schnell und präzise zu lösen. Das IT-Support-Team ist offen für Vorschläge und zukünftige Upgrade-Anfragen
Eine kürzlich von der Ajman University durchgeführte interne Umfrage zeigte, dass Studenten und Mitglieder der Fakultät die Wissensbasis äußerst effektiv und informativ fanden.
Die positive Wirkung kann auch durch die Verringerung der Anzahl der Supportanrufe des IT-Helpdesk belegt werden wobei 30 % weniger Aufrufe pro Woche im Vergleich zum Zeitraum vor der Implementierung der Wissensdatenbank erfasst wurden.
Darüber hinaus haben die umfangreichen Analytics von Document360 dazu beigetragen, die wichtigsten Nutzungstrends zu verstehen, einschließlich:
„Document360 hat uns geholfen, den Benutzern technische Unterstützung zu bieten und gab uns die Flexibilität, alle Probleme, die sie haben können, schnell und präzise zu lösen. Das IT-Support-Team ist offen für alle Vorschläge und zukünftige Upgrade-Anforderungen“, sagte Inas Abousharkh, Direktor der Informationstechnologie, Ajman University.
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