{"id":23952,"date":"2022-06-14T11:46:41","date_gmt":"2022-06-14T11:46:41","guid":{"rendered":"https:\/\/document360.com\/?p=23952"},"modified":"2025-03-20T10:13:16","modified_gmt":"2025-03-20T10:13:16","slug":"documentacao-de-projeto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/document360.com\/pt-br\/blog\/documentacao-de-projeto\/","title":{"rendered":"Como criar documenta\u00e7\u00e3o de projeto com exemplos e vantagens"},"content":{"rendered":"

O lan\u00e7amento de um novo projeto \u00e9 empolgante. Voc\u00ea est\u00e1 em uma corrida para come\u00e7ar e implementar esse projeto que, com certeza, far\u00e1 uma enorme diferen\u00e7a para a sua empresa. Mas espere.<\/p>\r\n

Primeiro, voc\u00ea precisa criar uma documenta\u00e7\u00e3o robusta de requisitos do produto<\/a> que defina claramente suas metas e o escopo do seu trabalho. O sucesso de um projeto depende muito do rigor da documenta\u00e7\u00e3o, que d\u00e1 ao projeto dire\u00e7\u00e3o e responsabilidade.<\/p>\r\n

Com a documenta\u00e7\u00e3o do projeto em vigor, haver\u00e1 menos surpresas desagrad\u00e1veis com rela\u00e7\u00e3o ao projeto. Todos na equipe do projeto est\u00e3o na mesma p\u00e1gina e t\u00eam maior visibilidade sobre a natureza do projeto.<\/p>\r\n

O que \u00e9 a documenta\u00e7\u00e3o do projeto?<\/h2>\r\n

A documenta\u00e7\u00e3o do projeto \u00e9 a cole\u00e7\u00e3o de todos os documentos relacionados a um projeto, contendo as principais especifica\u00e7\u00f5es do projeto, as metas a serem atingidas, os or\u00e7amentos, os riscos e muitos outros assuntos que s\u00e3o vitais para o conhecimento. A documenta\u00e7\u00e3o pode ser consultada pelos membros da equipe quando eles quiserem saber o status do projeto, o trabalho que ainda precisa ser conclu\u00eddo ou os requisitos do cliente.<\/p>\r\n

Se voc\u00ea criar documentos de projeto, o projeto ter\u00e1 transpar\u00eancia e todos estar\u00e3o trabalhando com base no mesmo manual. Voc\u00ea pode acompanhar o andamento do projeto e verificar se ele est\u00e1 atendendo aos requisitos. Se algu\u00e9m tiver uma pergunta sobre um est\u00e1gio anterior do projeto, poder\u00e1 verificar os registros da documenta\u00e7\u00e3o para obter uma resposta definitiva.<\/p>\r\n

\"tipos<\/p>\r\n

Benef\u00edcios da Documenta\u00e7\u00e3o do Projeto<\/h2>\r\n

Pode haver gerentes de projeto que acham que n\u00e3o t\u00eam tempo para investir na cria\u00e7\u00e3o de qualquer tipo de documento de projeto. J\u00e1 \u00e9 bastante dif\u00edcil fazer um projeto decolar sem ter que criar v\u00e1rios documentos que podem ou n\u00e3o ser lidos.<\/p>\r\n

Estamos aqui para lhe dizer que a documenta\u00e7\u00e3o do projeto tem in\u00fameros benef\u00edcios.<\/p>\r\n

Manter o progresso e tarefas do projeto rastre\u00e1veis<\/h3>\r\n

Quando se tem uma documenta\u00e7\u00e3o completa de gerenciamento de projetos, as fun\u00e7\u00f5es e responsabilidades de cada membro da equipe s\u00e3o claramente definidas. As tarefas e o progresso do projeto s\u00e3o rastre\u00e1veis, pois voc\u00ea sabe quem deve concluir qual trabalho e em qual prazo. Isso significa que voc\u00ea pode acompanhar o projeto com muito mais efici\u00eancia e saber se est\u00e1 dentro do prazo.<\/p>\r\n

Melhore a comunica\u00e7\u00e3o entre os interessados e a equipe<\/h3>\r\n

A documenta\u00e7\u00e3o do projeto torna suas suposi\u00e7\u00f5es sobre um projeto expl\u00edcito. As partes interessadas podem entender o que um projeto envolve, quanto vai custar e quanto vai levar. Qualquer informa\u00e7\u00e3o relacionada com o projeto est\u00e1 prontamente dispon\u00edvel para que seja poss\u00edvel uma comunica\u00e7\u00e3o clara. As altera\u00e7\u00f5es ao projeto s\u00e3o imediatamente transmitidas, de modo a que as partes interessadas sejam sempre informadas sobre o estado do projeto.<\/p>\r\n

Descreva antecipadamente as metodologias e t\u00e9cnicas<\/h3>\r\n

Ao definir a documenta\u00e7\u00e3o do projeto, voc\u00ea pode delinear antecipadamente as metodologias e t\u00e9cnicas que usar\u00e1, o que resultar\u00e1 em um projeto mais bem-sucedido. A documenta\u00e7\u00e3o de suas metodologias significa que todos podem acompanhar e saber o que esperar, porque seu projeto \u00e9 mais consistente.<\/p>\r\n

Defina e atribua responsabilidades com mais precis\u00e3o<\/h3>\r\n

A documenta\u00e7\u00e3o do projeto permite que voc\u00ea indique claramente a quem foram atribu\u00eddas as tarefas e, em \u00faltima an\u00e1lise, quem \u00e9 respons\u00e1vel por quais resultados. Quando algu\u00e9m quiser fazer uma pergunta sobre o projeto, poder\u00e1 ver facilmente quem est\u00e1 cuidando do aspecto relevante e os funcion\u00e1rios tamb\u00e9m gastar\u00e3o menos tempo duplicando o trabalho. As tarefas n\u00e3o s\u00e3o perdidas, pois todos sabem quem deve entregar o qu\u00ea.<\/p>\r\n

Melhorar taxa de sucesso e entrega<\/h3>\r\n

Se a sua equipe souber quais s\u00e3o as entregas, \u00e9 mais prov\u00e1vel que consiga cumprir as metas. Eles podem consultar continuamente a documenta\u00e7\u00e3o para descobrir as metas do projeto e garantir que est\u00e3o no caminho certo. Os entreg\u00e1veis recebem marcos e cronogramas para garantir que a equipe seja responsabilizada e possa concluir o projeto com \u00eaxito.<\/p>\r\n

Aumentar a produtividade<\/h3>\r\n

As equipes s\u00e3o mais produtivas quando t\u00eam acesso \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o mais recente do projeto. Elas sabem o que est\u00e1 dentro e fora de seu escopo de trabalho e est\u00e3o mais bem posicionadas para atender \u00e0s demandas impostas \u00e0 equipe do projeto. Sabem quais s\u00e3o as tarefas de maior prioridade e s\u00e3o mais capazes de equilibrar a carga de trabalho. Os projetos s\u00e3o conclu\u00eddos mais rapidamente, pois todos est\u00e3o trabalhando com capacidade total e entendem sua fun\u00e7\u00e3o no processo.<\/p>\r\n

Mitigar o risco de perder informa\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n

Documentar seu projeto significa que \u00e9 muito menos prov\u00e1vel que voc\u00ea perca informa\u00e7\u00f5es que podem ser valiosas no futuro. \u00c9 f\u00e1cil esquecer o que foi dito nas reuni\u00f5es e os projetos ficam confusos, pois todos dependem da comunica\u00e7\u00e3o verbal para fazer as coisas. Quando, mais tarde, voc\u00ea quiser fazer uma retrospectiva de um projeto e aprender com ele, ter\u00e1 um registro escrito do que aconteceu.<\/p>\r\n

Tipos de Documenta\u00e7\u00e3o de Projeto<\/h2>\r\n

Termo de abertura do projeto<\/h3>\r\n

O termo de abertura do projeto \u00e9 a pedra fundamental da documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto que comunica o escopo do mesmo. Ele descreve os objetivos do projeto, as partes interessadas que participar\u00e3o do projeto e quem ser\u00e1 respons\u00e1vel pelo qu\u00ea. O termo de abertura do projeto \u00e9 criado no in\u00edcio do ciclo de vida de um projeto e \u00e9 continuamente referenciado \u00e0 medida que o projeto se desenvolve.<\/p>\r\n

Declara\u00e7\u00e3o do trabalho (SOW)<\/h3>\r\n

Uma declara\u00e7\u00e3o de trabalho \u00e9 mais detalhada do que uma carta de projeto e cont\u00e9m as especifica\u00e7\u00f5es de um projeto. A declara\u00e7\u00e3o de trabalho detalha as entregas, os cronogramas e os or\u00e7amentos do projeto e pode ser trocada entre uma empresa e um cliente para atuar como um contrato informal para o trabalho a ser realizado.<\/p>\r\n

\"exemplo Exemplo de documenta\u00e7\u00e3o com cronograma do projeto<\/p>\r\n

\r\n
\r\n

N\u00e3o deixe espa\u00e7o para erros documentando seus procedimentos!<\/p>\r\nReserve uma demonstra\u00e7\u00e3o<\/a><\/div>\r\n

\"Documento360\"<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Documento de requisitos<\/h3>\r\n

A documenta\u00e7\u00e3o de requisitos explica claramente o que o resultado final do projeto far\u00e1 ou n\u00e3o far\u00e1. O produto tem uma finalidade espec\u00edfica e deve atingir fins espec\u00edficos para atender \u00e0s necessidades de um determinado grupo de usu\u00e1rios.<\/p>\r\n

Comunica\u00e7\u00e3o com Stakeholders<\/h3>\r\n

A comunica\u00e7\u00e3o com as partes interessadas descreve os procedimentos relacionados \u00e0 forma como a equipe do projeto se comunicar\u00e1 com as partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto. Ela explica em detalhes exatamente como a comunica\u00e7\u00e3o ocorre, desde os canais usados para a comunica\u00e7\u00e3o at\u00e9 a frequ\u00eancia da comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n

Gerenciamento de mudan\u00e7as<\/h3>\r\n

Quando for necess\u00e1rio fazer altera\u00e7\u00f5es no plano inicial do projeto, elas devem ser solicitadas e documentadas no registro de gerenciamento de altera\u00e7\u00f5es. Esse registro mant\u00e9m o controle de todas as altera\u00e7\u00f5es em um projeto e inclui o motivo da altera\u00e7\u00e3o solicitada, al\u00e9m da pessoa respons\u00e1vel por solicitar a altera\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n

An\u00e1lise de risco e documenta\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n

Na an\u00e1lise de riscos, voc\u00ea deve incluir todos os riscos potenciais do seu projeto e a probabilidade de ocorr\u00eancia deles como parte do seu plano de gerenciamento de riscos e o que voc\u00ea far\u00e1 para evit\u00e1-los.<\/p>\r\n

Registro de Problemas<\/h3>\r\n

Os registros de problemas s\u00e3o listas que o ajudam a ficar por dentro dos problemas do projeto \u00e0 medida que eles surgem e a entender o impacto que eles t\u00eam sobre o projeto. Voc\u00ea registra quando o problema ocorreu, uma descri\u00e7\u00e3o do problema e a a\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria e por quem.<\/p>\r\n

Como criar a documenta\u00e7\u00e3o do projeto?<\/h2>\r\n

N\u00f3s conversaremos sobre como fazer a documenta\u00e7\u00e3o do projeto em seis etapas simples.<\/p>\r\n

Passo 1: Coletar todos os requisitos e afins em um reposit\u00f3rio central<\/h3>\r\n

Em primeiro lugar, a documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto precisa ser coletada em um local onde os membros da equipe e outras partes interessadas possam acess\u00e1-la facilmente. Talvez voc\u00ea comece o processo de documenta\u00e7\u00e3o do projeto com documentos espalhados por toda parte, em cadeias de e-mail, documentos do Word, mensagens do Slack, arquivos PDF e muito mais. \u00c9 fundamental reunir toda a sua documenta\u00e7\u00e3o em um reposit\u00f3rio centralizado que funcionar\u00e1 como uma \u00fanica fonte de verdade que os funcion\u00e1rios poder\u00e3o consultar sempre que tiverem uma d\u00favida.<\/p>\r\n

Passo 2: Descreva o processo e as etapas do projeto<\/h3>\r\n

Em seguida, certifique-se de fornecer descri\u00e7\u00f5es detalhadas do processo de gerenciamento de projetos e dos est\u00e1gios do projeto. Todos os diferentes est\u00e1gios do processo de gerenciamento de projetos exigem diferentes tipos de documentos, que v\u00e3o do planejamento \u00e0 execu\u00e7\u00e3o e \u00e0 conclus\u00e3o. Por exemplo, o termo de abertura do projeto \u00e9 algo que ser\u00e1 escrito no in\u00edcio do projeto, enquanto o registro de problemas ser\u00e1 criado e atualizado durante todo o ciclo de vida do projeto.<\/p>\r\n

Passo 3: Organizar as informa\u00e7\u00f5es por fases e t\u00f3picos<\/h3>\r\n

Depois de criar a documenta\u00e7\u00e3o do projeto, use a ferramenta de documenta\u00e7\u00e3o do projeto para organizar as informa\u00e7\u00f5es em est\u00e1gios e t\u00f3picos. Diferentes tipos de documentos, como as atualiza\u00e7\u00f5es de status do projeto e o estatuto do projeto, devem estar em diferentes se\u00e7\u00f5es, dependendo do est\u00e1gio do processo de planejamento do projeto em que se encontram.<\/p>\r\n

Passo 4: Colabore com sua equipe em an\u00e1lises<\/h3>\r\n

A documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto deve ser um trabalho de equipe. Mesmo que voc\u00ea seja um gerente de projeto encarregado de criar todo o corpo da documenta\u00e7\u00e3o do projeto, pode se beneficiar das contribui\u00e7\u00f5es da sua equipe em revis\u00f5es que ajudam a melhorar a documenta\u00e7\u00e3o. Eles podem lhe dizer o que n\u00e3o est\u00e1 claro, o que est\u00e1 faltando na documenta\u00e7\u00e3o do projeto e o que est\u00e1 desatualizado. Uma documenta\u00e7\u00e3o incorreta pode prejudicar a credibilidade do seu projeto e confundir os membros da sua equipe, portanto, as revis\u00f5es s\u00e3o essenciais.<\/p>\r\n

Passo 5: Publique os documentos, adicione etiquetas e indexa\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n

Quando a documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto estiver em um bom padr\u00e3o, publique-a em um portal de documenta\u00e7\u00e3o e certifique-se de adicionar tags e index\u00e1-la com pesquisa. Sua documenta\u00e7\u00e3o deve ser f\u00e1cil de encontrar por qualquer pessoa que esteja pesquisando por ela e deve mostrar artigos relacionados para uma melhor descoberta de conte\u00fado.<\/p>\r\n

Passo 6: Mantenha a documenta\u00e7\u00e3o e atualize-a<\/h3>\r\n

Esta \u00e9 a etapa final de como preparar a documenta\u00e7\u00e3o de um projeto. A documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto \u00e9 uma entidade viva que deve ser continuamente atualizada e mantida para que seja abrangente e atualizada. Reserve uma hora em cada trabalho para examinar sua documenta\u00e7\u00e3o e identificar os documentos que poderiam ser revisados. Mantenha determinados documentos atualizados, como o registro de problemas ou o registro de gerenciamento de mudan\u00e7as.<\/p>\r\n

Melhores pr\u00e1ticas na escrita da documenta\u00e7\u00e3o de projeto<\/h2>\r\n

Definir o escopo do projeto<\/h3>\r\n

Voc\u00ea deve estabelecer claramente os termos do projeto, definindo o que est\u00e1 dentro do escopo do projeto e o que est\u00e1 fora dele. Isso evita o desvio de escopo e garante que todos saibam o que o projeto envolve e o que significa sucesso. Um projeto pode durar para sempre se voc\u00ea continuar adicionando coisas a serem feitas ao escopo.<\/p>\r\n

\"exemplo Exemplo de documenta\u00e7\u00e3o do escopo do plano do projeto<\/p>\r\n

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Um software intuitivo de documenta\u00e7\u00e3o de projetos para adicionar facilmente seu conte\u00fado e integr\u00e1-lo a qualquer aplicativo. D\u00ea uma chance ao Document360!<\/p>\r\nPRIMEIROS PASSOS<\/a><\/div>\r\n

\"Documento360\"<\/div>\r\n<\/div>\r\n

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Configure uma equipe (colaboradores, revisores, editores ou publicadores)<\/h3>\r\n

Re\u00fana uma equipe para colaborar na documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto. Sua equipe deve ser composta por colaboradores, revisores, editores e publicadores para que possam conduzir o conte\u00fado por todo o ciclo de vida. Cada um tem uma fun\u00e7\u00e3o diferente a desempenhar para levar sua documenta\u00e7\u00e3o at\u00e9 o fim e garantir que ela seja criada com o mais alto padr\u00e3o.<\/p>\r\n

Identificar t\u00f3picos e subt\u00f3picos<\/h3>\r\n

Identifique todas as \u00e1reas em que a documenta\u00e7\u00e3o do seu projeto poderia ser dividida em t\u00f3picos e subt\u00f3picos. Fa\u00e7a um plano de toda a documenta\u00e7\u00e3o que deseja criar e trabalhe sistematicamente em cada t\u00f3pico. Sua documenta\u00e7\u00e3o deve ser claramente organizada de forma sistematizada para que qualquer pessoa possa navegar pelo conte\u00fado e encontrar o que precisa.<\/p>\r\n

Seja espec\u00edfico sobre os resultados esperados<\/h3>\r\n

Voc\u00ea deve explicar claramente o que espera alcan\u00e7ar com o projeto para que sua equipe saiba quando o projeto foi bem-sucedido. Fa\u00e7a um layout espec\u00edfico dos resultados esperados e de quando voc\u00ea acha que chegar\u00e1 l\u00e1, com uma defini\u00e7\u00e3o s\u00f3lida de conclu\u00eddo. Articule o produto final nos termos mais descritivos poss\u00edveis e deixe isso claro para todos os envolvidos.<\/p>\r\n

Documentar par\u00e2metros t\u00e9cnicos e requisitos do ambiente<\/h3>\r\n

Se estiver trabalhando em um projeto t\u00e9cnico, ser\u00e1 necess\u00e1rio documentar os par\u00e2metros t\u00e9cnicos e os requisitos do ambiente.Certifique-se de que todos conhe\u00e7am as especifica\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias e as tecnologias que estar\u00e3o envolvidas na execu\u00e7\u00e3o do projeto. Entre em detalhes sobre os requisitos para que ningu\u00e9m tenha d\u00favidas sobre as depend\u00eancias do projeto.<\/p>\r\n

Elaborar os entreg\u00e1veis do projeto<\/h3>\r\n

Seja bem claro sobre o que ser\u00e1 entregue no final do projeto ap\u00f3s sua defini\u00e7\u00e3o conclu\u00edda. Pode ser um novo aplicativo m\u00f3vel ou um novo centro comunit\u00e1rio.Seja qual for o seu entreg\u00e1vel, tenha clareza sobre o que ele \u00e9 e como beneficiar\u00e1 a empresa quando voc\u00ea o tiver constru\u00eddo. Quais ser\u00e3o os resultados tang\u00edveis do seu projeto e como voc\u00ea saber\u00e1 quando ele foi entregue?<\/p>\r\n

Avalie Qualidade, Escopo, Riscos, Treinamento e Custo<\/h3>\r\n

Ao documentar seu projeto, avaliar:<\/p>\r\n