{"id":22106,"date":"2021-06-11T07:35:38","date_gmt":"2021-06-11T07:35:38","guid":{"rendered":"https:\/\/document360.com\/?p=22106"},"modified":"2024-11-29T09:35:52","modified_gmt":"2024-11-29T09:35:52","slug":"documentacao-de-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/document360.com\/pt-br\/blog\/documentacao-de-processos\/","title":{"rendered":"Guia de documenta\u00e7\u00e3o de processos com exemplos e modelos"},"content":{"rendered":"
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Sum\u00e1rio<\/h4>\r\n

Voc\u00ea tem dificuldade em gerenciar seu processo de neg\u00f3cios? N\u00f3s podemos dar uma m\u00e3o. A documenta\u00e7\u00e3o do processo \u00e9 uma instru\u00e7\u00e3o passo a passo que voc\u00ea atribui ao pessoal para realizar tarefas de forma eficaz e descreve todo o processo de in\u00edcio ao fim.<\/p>\r\n<\/div>\r\n

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Quando sua empresa se expande, voc\u00ea obt\u00e9m cada vez mais pe\u00e7as em movimento e \u00e9 trabalho de algu\u00e9m manter o controle da complexidade. As pessoas e as tarefas t\u00eam de ser organizadas da forma mais produtiva poss\u00edvel, e \u00e9 preciso encontrar alguma forma de dar a conhecer ao pessoal a forma de levar a cabo os processos necess\u00e1rios para fazer o seu trabalho de forma eficaz.<\/p>\r\n

Para tornar um processo repet\u00edvel, \u00e9 necess\u00e1rio que este seja documentado. Algu\u00e9m precisa anotar seu conhecimento organizacional para que ele seja acess\u00edvel a todos, em vez de ser mantido na cabe\u00e7a de alguns. A expectativa de que o pessoal seja capaz de adivinhar o que fazer e de que os processos v\u00e3o, naturalmente, entrar em vigor \u00e9 um erro.<\/p>\r\n

Sem documenta\u00e7\u00e3o de processo, sua empresa fica no escuro quando se trata de realizar tarefas. Todos se preocupam com isso, e isso \u00e9 um problema quando se trata do crescimento das empresas e da eleva\u00e7\u00e3o do n\u00edvel das empresas.<\/p>\r\n

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O que \u00e9 a documenta\u00e7\u00e3o de processos?<\/h2>\r\n

A documenta\u00e7\u00e3o dos processos \u00e9 uma instru\u00e7\u00e3o passo a passo sobre como concluir um processo do in\u00edcio ao fim. A documenta\u00e7\u00e3o do processo destina-se a gravar informa\u00e7\u00f5es que, de outra forma, permaneceriam dentro da cabe\u00e7a de funcion\u00e1rios individuais e resultam em uma execu\u00e7\u00e3o aleat\u00f3ria das atividades.<\/p>\r\n

Ela introduz alguma responsabilidade para os funcion\u00e1rios que est\u00e3o tentando realizar o processo documentado. Os trabalhadores t\u00eam acesso a uma norma objetiva e podem definir se foram ou n\u00e3o bem sucedidos na execu\u00e7\u00e3o do processo.<\/p>\r\n

Um exemplo de processo poderia ser a integra\u00e7\u00e3o de um novo funcion\u00e1rio<\/a> ou como lidar com uma reclama\u00e7\u00e3o de um cliente.<\/p>\r\n

Leia tamb\u00e9m: Melhor Software para documenta\u00e7\u00e3o de processos<\/a><\/strong><\/p>\r\n<\/div>\r\n

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Por que as opera\u00e7\u00f5es da empresa contam com a documenta\u00e7\u00e3o de processo<\/h2>\r\n

Superflu\u00eancia operacional<\/h3>\r\n

Quando voc\u00ea \u00e9 for\u00e7ado a documentar seus processos, \u00e0s vezes voc\u00ea percebe que as etapas s\u00e3o desnecess\u00e1rias para a tarefa no momento de execut\u00e1-las. Suas opera\u00e7\u00f5es se tornam mais simples \u00e0 medida que voc\u00ea corta os processos ao m\u00ednimo necess\u00e1rio para seus funcion\u00e1rios completarem a tarefa. Voc\u00ea pode at\u00e9 decidir que todo um processo poderia ser eliminado, deixando seus funcion\u00e1rios com mais tempo para se dedicarem a tarefas mais produtivas.<\/p>\r\n

Gest\u00e3o de mudan\u00e7as<\/h3>\r\n

Ao gerenciar as mudan\u00e7as em sua organiza\u00e7\u00e3o, a experi\u00eancia do seu funcion\u00e1rio melhora muito no momento documentar seus processos, pois desta forma eles sabem o que se espera deles. Voc\u00ea tem um registo das mudan\u00e7as que deseja implementar que tamb\u00e9m facilita responsabilizar os funcion\u00e1rios. Uma das partes mais importantes da gest\u00e3o de mudan\u00e7a<\/a> \u00e9 comunicar a mudan\u00e7a necess\u00e1ria aos seus funcion\u00e1rios, para que eles possam implementar com sucesso sua vis\u00e3o.<\/p>\r\n

Registro de protocolos<\/h3>\r\n

Documenta\u00e7\u00e3o do processo significa que voc\u00ea tem um registro dos protocolos que seus funcion\u00e1rios precisam seguir para que voc\u00ea possa garantir a conformidade. Tornar os seus protocolos expl\u00edcitos \u00e9 o primeiro passo para garantir uma consist\u00eancia que resulte em um resultado de alta qualidade, sempre.<\/p>\r\n

Reduzir o risco de danos operacionais<\/h3>\r\n

Quando os funcion\u00e1rios n\u00e3o t\u00eam documentos de processo para seguir isso aumenta as chances de cometerem erros, resultando em danos operacionais dispendiosos. Na documenta\u00e7\u00e3o do processo voc\u00ea pode destacar as \u00e1reas-chave onde \u00e9 prov\u00e1vel que cometam erros, para que seus funcion\u00e1rios sejam avisados antes do tempo e estejam menos propensos a cometer estes erros.<\/p>\r\n

Melhorar a efici\u00eancia operacional<\/h3>\r\n

Quando voc\u00ea documenta seus processos, voc\u00ea pode encontrar facilmente locais onde seus processos podem ser automatizados, e invista nas ferramentas certas que o ajudar\u00e3o a torn\u00e1-los mais eficientes. Voc\u00ea economiza tempo e esfor\u00e7o valiosos na automatiza\u00e7\u00e3o de tarefas de rotina, para que seus funcion\u00e1rios sejam liberados para assumir um trabalho mais significativo.<\/p>\r\n

Propriedade intelectual segura<\/h3>\r\n

Seus processos s\u00e3o sua propriedade intelectual e parte do que diferencia voc\u00ea da concorr\u00eancia. \u00c9 importante documentar seus processos, para que possa mant\u00ea-los no futuro e garantir que o conhecimento n\u00e3o se perca quando os principais funcion\u00e1rios sa\u00edrem da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n<\/div>\r\n

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Ramifica\u00e7\u00f5es de documenta\u00e7\u00e3o n\u00e3o estruturada<\/h2>\r\n

Opera\u00e7\u00e3o ineficiente<\/h3>\r\n

Processos n\u00e3o documentados fazem com que os funcion\u00e1rios tenham de adivinhar o que se espera deles e, potencialmente, levar muito mais tempo a concluir os processos do que o estritamente necess\u00e1rio. A documenta\u00e7\u00e3o do processo indica aos funcion\u00e1rios exatamente o que fazer para que possam ser mais eficientes no desempenho das suas tarefas.<\/p>\r\n

Oportunidade de receita perdida<\/h3>\r\n

A aus\u00eancia da documenta\u00e7\u00e3o dos processos far\u00e1 com que os funcion\u00e1rios sejam menos produtivos e sua empresa estar\u00e1 perdendo dinheiro \u00e0 medida que os funcion\u00e1rios demoram mais tempo para finalizar atividades ou acabam n\u00e3o conseguindo. Quando os funcion\u00e1rios n\u00e3o souberem o que fazer, eles podem deixar a empresa completamente, resultando em uma perda de receita para a sua empresa.<\/p>\r\n

Perda de informa\u00e7\u00f5es cr\u00edticas<\/h3>\r\n

Documenta\u00e7\u00e3o do processo fornece um registo de informa\u00e7\u00f5es vitais conhecidas apenas por um ou dois funcion\u00e1rios. Voc\u00ea arrisca esses funcion\u00e1rios levando esse conhecimento com eles quando saem da empresa, mas a documenta\u00e7\u00e3o do processo pode capturar esse conhecimento e preserv\u00e1-lo para o futuro. Sem documenta\u00e7\u00e3o de processo, o conhecimento vital \u00e9 perdido para sempre.<\/p>\r\n

Impossibilidade de adapta\u00e7\u00e3o ao gerenciamento de mudan\u00e7as<\/h3>\r\n

Se voc\u00ea n\u00e3o documentar seus processos, n\u00e3o pode se comunicar aos funcion\u00e1rios quando eles precisam fazer mudan\u00e7as, e suas iniciativas de gest\u00e3o de mudan\u00e7as podem falhar. Os funcion\u00e1rios continuar\u00e3o a fazer as coisas da maneira que sempre fizeram e a sua organiza\u00e7\u00e3o ser\u00e1 menos adapt\u00e1vel. Com isso, existe um risco de sua empresa ficar em desvantagem com a concorr\u00eancia.<\/p>\r\n

Baixa satisfa\u00e7\u00e3o do trabalho<\/h3>\r\n

Os funcion\u00e1rios ter\u00e3o menor satisfa\u00e7\u00e3o com o emprego se voc\u00ea n\u00e3o documentar a tarefa que devem concluir como parte do trabalho deles. Os trabalhadores podem ficar confusos sobre quem \u00e9 respons\u00e1vel pelo qu\u00ea e decidir que querem trabalhar numa empresa onde s\u00e3o mais apreciados. Al\u00e9m de ajudar o neg\u00f3cio, a documenta\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m \u00e9 um investimento em seu pessoal e garante que todos disponham dos recursos de que precisam para fazer o seu trabalho adequadamente.<\/p>\r\n

Reinventando a roda<\/h3>\r\n

Se um processo n\u00e3o est\u00e1 documentado, isso significa que o processo tem de ser reinventado todas as vezes. Os trabalhadores t\u00eam de adivinhar os passos necess\u00e1rios para completar o processo e podem acabar por executar trabalho que j\u00e1 foi feito por outra pessoa. Isto \u00e9 extremamente ineficiente e uma perda de tempo para os trabalhadores.<\/p>\r\n

Como escrever documenta\u00e7\u00e3o do processo<\/h2>\r\n

Defina sua meta<\/h3>\r\n

Antes de come\u00e7ar sua documenta\u00e7\u00e3o de processo, voc\u00ea deve primeiro definir o que deseja fazer com este projeto. Por exemplo, ser\u00e1 para reduzir a quantidade de tempo que os trabalhadores gastam na procura de informa\u00e7\u00e3o para fazer o seu trabalho? Ser\u00e1 para tornar os trabalhadores mais produtivos, eliminando a necessidade de adivinha\u00e7\u00e3o na realiza\u00e7\u00e3o das suas tarefas quotidianas? Ser\u00e1 para refor\u00e7ar a comunica\u00e7\u00e3o entre departamentos atrav\u00e9s da apresenta\u00e7\u00e3o de fun\u00e7\u00f5es claramente definidas?<\/p>\r\n

\u00c9 prov\u00e1vel que no processo de documenta\u00e7\u00e3o voc\u00ea se depare com v\u00e1rios objetivos. Por\u00e9m \u00e9 importante que seus objetivos fique claro, isso ajudar\u00e1 voc\u00ea a decidir sobre quais processos voc\u00ea deseja documentar primeiro.<\/p>\r\n

Re\u00fana a sua equipe de documenta\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n

Documenta\u00e7\u00e3o de processo \u00e9 um esporte de equipe. Ningu\u00e9m pode reunir sozinha a documenta\u00e7\u00e3o de toda uma organiza\u00e7\u00e3o – isso seria esmagador e imposs\u00edvel de alcan\u00e7ar. Junte uma equipe composta por campe\u00f5es de documenta\u00e7\u00e3o que podem liderar no desenvolvimento da documenta\u00e7\u00e3o da sua equipe.<\/p>\r\n

Voc\u00ea precisar\u00e1 de uma mistura de escritores e editores que possam produzir documenta\u00e7\u00e3o at\u00e9 os mais altos padr\u00f5es. Idealmente, sua empresa deveria contratar escritores t\u00e9cnicos profissionais que tenham experi\u00eancia na prepara\u00e7\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o. \u00c0s vezes, a melhor pessoa para documentar um processo \u00e9 aquele que o usa todos os dias, assim considere isto quando decidir quais as partes interessadas que devem participar.<\/p>\r\n

Pesquisa sobre ferramentas e requisitos<\/h3>\r\n

\u00c9 imposs\u00edvel lan\u00e7ar uma estrat\u00e9gia de documenta\u00e7\u00e3o de processo se voc\u00ea n\u00e3o tiver as ferramentas certas no lugar. H\u00e1 uma variedade de ferramentas de documenta\u00e7\u00e3o e solu\u00e7\u00f5es SaaS como o Document360<\/a> que podem ser implementadas imediatamente.Certifique-se de realizar sua pesquisa e estabelecer em uma ferramenta adequada para a sua empresa e suas necessidades exclusivas.<\/p>\r\n

Com Document360, voc\u00ea pode decidir o n\u00famero de usu\u00e1rios que deseja ter acesso ao software e definir fun\u00e7\u00f5es que controlam como os usu\u00e1rios interagem com a documenta\u00e7\u00e3o. Ele ajuda voc\u00ea a formar um processo para criar a documenta\u00e7\u00e3o do processo e garantir que todos os usu\u00e1rios saibam seu lugar na linha de produ\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n

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N\u00e3o deixe espa\u00e7o para erros documentando seus procedimentos!<\/p>\r\nReserve uma demonstra\u00e7\u00e3o<\/a><\/div>\r\n

\"Documento360\"<\/div>\r\n<\/div>\r\n

Projetar um modelo<\/h3>\r\n

Ao criar sua documenta\u00e7\u00e3o, \u00e9 importante criar um modelo que voc\u00ea pode usar para orientar a cria\u00e7\u00e3o de todos os documentos futuros. Isso significa que n\u00e3o importa quem seja o respons\u00e1vel pela cria\u00e7\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica<\/a>, voc\u00ea ter\u00e1 um padr\u00e3o uniforme e garantir\u00e1 consist\u00eancia. Os modelos devem ser simples e f\u00e1ceis de seguir, incluindo todas as informa\u00e7\u00f5es essenciais que devem ser adicionadas ao documento.<\/p>\r\n

Escreva a sua documenta\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n