Mas, ao fim e ao cabo, tudo resolve o mesmo problema de educar seus funcion\u00e1rios ou clientes sobre um determinado processo.<\/p>\r\n
Procedimentos operacionais padr\u00e3o estar\u00e3o presentes em toda a sua organiza\u00e7\u00e3o, independentemente de voc\u00ea ser pequeno ou grande. Quanto maior for a organiza\u00e7\u00e3o, maior ser\u00e1 o n\u00famero de SOPs. \u00c9 uma boa pr\u00e1tica introduzir a cultura na organiza\u00e7\u00e3o para documentar as suas tarefas de rotina, para que o conhecimento n\u00e3o esteja na cabe\u00e7a de algu\u00e9m e esteja dispon\u00edvel para quem quer que seja executado.<\/p>\r\n
Tipos de procedimentos operacionais padr\u00e3o<\/h2>\r\n
Os procedimentos operacionais padr\u00e3o podem assumir m\u00faltiplas formas, mas no final os decisores s\u00e3o o bom senso e a forma como esse processo pode ser representado. Certos SOPs podem estar em um simples formato de documenta\u00e7\u00e3o (online, Word, PDF), alguns poderiam estar na forma de Checklists, e outros poderiam estar na forma de diagramas e gr\u00e1ficos de fluxos.<\/p>\r\n
O resultado \u00e9 como educar os usu\u00e1rios no menor tempo poss\u00edvel para que eles realizem essa atividade de forma confi\u00e1vel e consistente.<\/p>\r\n
Como autor Michael Gerber escreveu famosamente no livro E-Myth<\/i><\/p>\r\n “Voc\u00ea precisa estar trabalhando em seu neg\u00f3cio, n\u00e3o para o seu neg\u00f3cio.”, em outras palavras, voc\u00ea precisa se dedicar ao crescimento do seu neg\u00f3cio, e n\u00e3o apenas \u00e0 sua opera\u00e7\u00e3o.<\/em><\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n<\/div>\r\n A quantidade de tempo que gastamos em produzir SOPs pode parecer desafiador no in\u00edcio, mas definitivamente ao longo do per\u00edodo, voc\u00ea come\u00e7ar\u00e1 a ver os benef\u00edcios.<\/p>\r\n \u00c9 sempre f\u00e1cil continuar realizando as atividades sem document\u00e1-lo ou educar outra pessoa para faz\u00ea-lo. Especialmente os processos dos fundadores e dos gerentes seniores ser\u00e3o algo nas linhas de<\/p>\r\n Se voc\u00ea deseja expandir seu neg\u00f3cio e transform\u00e1-lo em uma organiza\u00e7\u00e3o orientada a processos, \u00e9 necess\u00e1rio abandonar esse tipo de racioc\u00ednio.<\/p>\r\n Quaisquer tarefas complicadas precisam de ser divididas em tarefas menores, para que possam ser executadas por qualquer pessoa sem saber demasiados sistemas dependentes. As tarefas que podem parecer pequenas em 10-15 minutos v\u00e3o somar e comer o seu dia rapidamente.<\/p>\r\n Exemplo:<\/strong> o custo real de uma tarefa de 15 minutos ser\u00e1 maior que 45 minutos de aloca\u00e7\u00e3o de tempo em ambos os lados da tarefa e o custo da mudan\u00e7a do contexto. Logo voc\u00ea ser\u00e1 bombardeado com muitas tarefas de 10 a 15 minutos.<\/p>\r\n \u00c9 sempre melhor criar o SOP, treinar e capacitar seu time e ent\u00e3o dar um passo para tr\u00e1s.<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n SOPs identificam e resumem uma tarefa, descrevem seu prop\u00f3sito, e especificam quando e por quem deve ser executado enquanto simultaneamente definem termos incomuns ou especializados e respondem a poss\u00edveis preocupa\u00e7\u00f5es (por exemplo, equipamento necess\u00e1rio, sa\u00fade, seguran\u00e7a, etc.).<\/p>\r\n Em seguida, descrevem os procedimentos sequenciais a serem seguidos, utilizando frequentemente as listas de atividades e ilustra\u00e7\u00f5es gr\u00e1ficas (por exemplo, os gr\u00e1ficos, as tabelas, as fotografias, os diagramas, etc.) para ajudar a garantir que os procedimentos sejam executados com precis\u00e3o e ordem.<\/p>\r\n Tamb\u00e9m Leia:<\/strong> 10 melhores softwares de documenta\u00e7\u00e3o do procedimento padr\u00e3o(SOP) <\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n Qualquer neg\u00f3cio deve construir uma cultura de gest\u00e3o do neg\u00f3cio de uma forma mais sistem\u00e1tica e orientada pelo processo, independente do tamanho da organiza\u00e7\u00e3o. Quanto mais cedo voc\u00ea trazer essa cultura para a sua organiza\u00e7\u00e3o, o seu neg\u00f3cio ser\u00e1 racionalizado e escalado.<\/p>\r\n \u00c9 mais f\u00e1cil falar do que fazer, mas voc\u00ea pode tomar passos de beb\u00ea e melhorar gradualmente a cultura de transformar constantemente as atividades em processos.<\/p>\r\n Imagine que a cada trimestre voc\u00ea pega um conjunto de atividades repetidas que queria documentar e converter em procedimentos operacionais. Traga essa cultura de todas as opera\u00e7\u00f5es de administra\u00e7\u00e3o de seus departamentos, recrutamento, marketing, vendas, sucesso do cliente e engenharia.<\/p>\r\n Imaginemos que voc\u00ea n\u00e3o tem nenhum SOPs, este pode ser o seuprimeira trimestre, come\u00e7ar apenas com 2 a 3 SOPs para cada departamento e traz\u00ea-lo, como cultura da organiza\u00e7\u00e3o, a analisar continuamente as atividades que as pessoas est\u00e3o a desenvolver em cada departamento e a document\u00e1-lo.<\/p>\r\n Admin & Opera\u00e7\u00f5es<\/strong><\/p>\r\n Recrutamento<\/strong><\/p>\r\n Marketing<\/strong><\/p>\r\n vendas<\/strong><\/p>\r\n Engenheiro<\/strong><\/p>\r\n Sucesso do cliente<\/strong><\/p>\r\n Contas \/ Licen\u00e7a<\/strong><\/p>\r\n A maioria desses documentos SOP n\u00e3o deveria levar mais de algumas horas a um ou dois dias. Mas, uma vez feita, voc\u00ea pode imaginar a estrutura e o poder que ela pode dar a longo prazo.<\/p>\r\n Voc\u00ea pode usar uma ferramenta como o Document360<\/a> (ou at\u00e9 mesmo o Google Docs) para come\u00e7ar facilmente. Aqui est\u00e1 uma captura de tela do Document360<\/p>\r\n <\/p>\r\n N\u00e3o h\u00e1 nenhum padr\u00e3o oficial que te ensine a escrever um SOP. Mas h\u00e1 alguns passos que voc\u00ea pode seguir que o ajudar\u00e3o a organizar as suas ideias e a planear o caminho mais eficaz para uniformizar os seus procedimentos.<\/p>\r\n Antes de iniciar qualquer documento SOP defina claramente o escopo do documento, o SOP deve resolver um problema espec\u00edfico e ser f\u00e1cil de entender. Exemplo: \u201cIntegra\u00e7\u00e3o de Funcion\u00e1rios<\/strong>\u201d, o escopo deste documento \u00e9 muito claro apenas olhando o t\u00edtulo. O documento deve abranger apenas os pormenores essenciais deste t\u00edtulo.<\/p>\r\n Uma vez definido o escopo, colete o m\u00e1ximo de informa\u00e7\u00f5es poss\u00edvel. Na maior parte das vezes, \u00e9 criado um documento de procedimento padr\u00e3o para racionalizar o trabalho existente. Ent\u00e3o voc\u00ea saber\u00e1 exatamente como isso \u00e9 feito naquele momento, depois que voc\u00ea tiver todos os dados, \u00e9 f\u00e1cil mont\u00e1-lo em um formato estruturado.<\/p>\r\n Decida o melhor formato poss\u00edvel para o t\u00f3pico. A maioria dos casos ser\u00e1 documentando o processo no formato de documento (Document360, Google Docs, Microsoft Word) ou na forma de uma Checklist.<\/p>\r\n Nesta fase, \u00e9 o momento de completar o primeiro rascunho do SOP.<\/p>\r\n \u00c9 importante comprar todas as partes interessadas envolvidas nesse SOP espec\u00edfico. Se tomarmos o mesmo exemplo \u201cintegra\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios<\/strong>“, voc\u00ea pode ter alguns departamentos e pessoas envolvidas nesse processo, sua equipe de recrutamento, equipe RH, ativos de TI e equipe de instala\u00e7\u00f5es.<\/p>\r\n Por isso, todos devem compreender claramente o documento e dar o seu feedback. Voc\u00ea pode utilizar o recurso \u201cDiscuss\u00e3o<\/a>\u201d no Document360 para receber an\u00e1lises e responder a avalia\u00e7\u00f5es do Processo de Opera\u00e7\u00e3o Padr\u00e3o.<\/p>\r\n Uma vez obtido a aprova\u00e7\u00e3o de todos os interessados que est\u00e3o associados ao documento SOP espec\u00edfico, voc\u00ea pode publicar o documento em uma base de conhecimento interno centralizada<\/a> que \u00e9 acess\u00edvel para todos. Se voc\u00ea estiver utilizando o Document360, o SOP j\u00e1 est\u00e1 numa base de conhecimento centralizada. (se escrito no Microsoft Word) voc\u00ea tamb\u00e9m pode usar o Microsoft SharePoint ou o Google Docs<\/a>.<\/p>\r\n \u00c0s vezes, n\u00e3o \u00e9 suficiente apenas criar e armazenar o documento SOP em um reposit\u00f3rio central, voc\u00ea precisa promover ativamente esse conte\u00fado a todas as partes interessadas. Um dos maiores desafios com o SOP \u00e9 muitas vezes o facto de os documentos SOP serem deixados despercebidos e matarem o seu prop\u00f3sito original.<\/p>\r\n Ent\u00e3o, voc\u00ea precisa de um mecanismo para garantir constantemente que ele seja usado ativamente. O recurso \u201dNotifica\u00e7\u00e3o<\/a>\u201d do Document360 pode ser utilizado para este prop\u00f3sito, tanto para a publica\u00e7\u00e3o inicial como para notificar constantemente os usu\u00e1rios sempre que houver uma altera\u00e7\u00e3o e novas vers\u00f5es.<\/p>\r\n Isto \u00e9 bastante normal. A maioria das organiza\u00e7\u00f5es n\u00e3o olha para seus processos depois de defini-los, tendo uma atitude de “n\u00e3o consertar o que n\u00e3o est\u00e1 quebrado”. Na maioria das vezes, por\u00e9m, h\u00e1 muitos benef\u00edcios a retirar da melhoria do processo. O Document360 vem com alguns recursos integrados para resolver este problema como \u201cVersionamento de Artigos<\/a>\u201d, \u201cLembretes de revis\u00e3o<\/a>\u201d<\/p>\r\n Primeiro, voc\u00ea precisa definir as m\u00e9tricas corretas. Voc\u00ea n\u00e3o pode melhorar algo que n\u00e3o pode medir. Voc\u00ea precisa verificar constantemente a adapta\u00e7\u00e3o dos documentos SOP publicados. Imagine depois de gastar tanto esfor\u00e7o e produzir um documento SOP e depois de 3 ou 6 meses voc\u00ea percebeu que ningu\u00e9m est\u00e1 usando-o, \u00e9 um desperd\u00edcio de esfor\u00e7os.<\/p>\r\n O Recurso de analytics<\/a> do Document360 ajuda a demonstrar as principais m\u00e9tricas necess\u00e1rias como quantas visitas, artigos SOP mais utilizados, termos usados para encontrar SOPs, coment\u00e1rios de feedback<\/a>, etc.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Interessado em explorar como o Document360 pode simplificar seu gerenciamento SOP? Agende uma demonstra\u00e7\u00e3o com nossos especialistas hoje!<\/p>\r\nReserve uma demonstra\u00e7\u00e3o<\/a><\/div>\r\n Todos os SOPs t\u00eam em comum a sistematiza\u00e7\u00e3o dos passos individuais realizados na implementa\u00e7\u00e3o de uma tarefa repetitiva de cria\u00e7\u00e3o de um sistema global de qualidade. N\u00e3o existe um tamanho \u00fanico para todos. Da mesma forma, nenhuma ferramenta serve a todos.<\/p>\r\n O objetivo final dos procedimentos operacionais padr\u00e3o \u00e9 garantir que os usu\u00e1rios finais entendam os procedimentos corretamente para realizar sua atividade. Tente usar as ferramentas que voc\u00ea j\u00e1 est\u00e1 usando e complement\u00e1-las com ferramentas que alcan\u00e7ar\u00e3o o objetivo.<\/p>\r\n Vamos dar uma olhada em alguns dos formatos de Procedimentos Operacionais Padr\u00e3o<\/p>\r\n Os procedimentos operacionais padr\u00e3o est\u00e3o representados como documentos padr\u00f5es na maioria dos casos. Isto ser\u00e1 mais educacional ajudando os funcion\u00e1rios e os usu\u00e1rios a entender um processo de forma sistem\u00e1tica e repet\u00edvel.<\/p>\r\n Exemplos:<\/strong> Como realizar a revis\u00e3o de c\u00f3digo, como configurar um novo fornecedor no sistema banc\u00e1rio, Integra\u00e7\u00f5es de Funcion\u00e1rios<\/a> e procedimentos de sa\u00edda. Para este cen\u00e1rio, voc\u00ea pode usar o Document360, Google Docs, ou o Microsoft Word (junto com SharePoint, Microsoft Teams, Confluence, etc. Mais tarde, abordarei porque o Document360<\/a> \u00e9 uma op\u00e7\u00e3o melhor neste caso.<\/p>\r\n Esta \u00e9 uma das formas comuns de SOP. A maioria das vezes um procedimento ter\u00e1 um conjunto predefinido de atividades que algu\u00e9m precisa realizar em sequ\u00eancia.<\/p>\r\n Exemplos<\/strong>: Publicando um blog, empurrando uma nova vers\u00e3o para o processo de sinaliza\u00e7\u00e3o final do QA, e assim por diante. Para este cen\u00e1rio, voc\u00ea precisa usar algumas ferramentas de Automa\u00e7\u00e3o de Processos de Neg\u00f3cio (BPA) como Kissflow, Tallyfy, Process.st, etc<\/p>\r\n Isso \u00e9 semelhante aos documentos do usu\u00e1rio, mas alguns processos s\u00e3o mais explicados usando gr\u00e1ficos poderosos para que os usu\u00e1rios entendam. Aqui est\u00e1 um \u00f3timo exemplo: Como n\u00e3o parecer feio em uma webcam<\/a> voc\u00ea pode ter colocado essas etapas em um formul\u00e1rio de documento ou formul\u00e1rio de lista de verifica\u00e7\u00e3o, mas criando infogr\u00e1ficos o torna poderoso e cativante para os usu\u00e1rios. Existem v\u00e1rias ferramentas de cria\u00e7\u00e3o de infogr\u00e1ficos, como Canva, Piktochart, Venngage<\/p>\r\n Em alguns casos, os procedimentos operacionais padr\u00e3o ser\u00e3o um fluxo de passos l\u00f3gicos que podem ser melhor representados sob a forma de fluxos ou diagramas. Exemplo: Como aumentar um problema, fluxo de Lead do cadastro para vendas. Ferramentas para criar gr\u00e1ficos de fluxo\/diagramas s\u00e3o Lucidchart, Creatly, Whimsical<\/p>\r\n Em certos casos, onde muitas pessoas est\u00e3o envolvidas na atualiza\u00e7\u00e3o regular dos procedimentos operacionais padr\u00e3o, um Wiki Interno<\/a> ou uma ferramenta de Colabora\u00e7\u00e3o ser\u00e1 o ideal.<\/p>\r\n Example<\/strong>: Reuni\u00f5es stand-up \u00e1geis di\u00e1rias\/semanais, reuni\u00f5es de equipe, etc. No nosso caso, usamos a Microsoft OneNote para as nossas reuni\u00f5es di\u00e1rias de equipes de engenharia, onde todos os desenvolvedores e testadores atualizam seu progresso. E para uma reuni\u00e3o, seguimos o formato N\u00edvel 10 da Traction com uma estrutura padr\u00e3o em toda a empresa que \u00e9 mantida como Wiki em no Microsoft Teams. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode usar ferramentas modernas como Notion.so, Coda<\/p>\r\n <\/p>\r\n Os procedimentos operacionais padr\u00e3o por si s\u00f3 devem ter um procedimento padr\u00e3o para a estrutura de cada documento.<\/p>\r\n Ter uma estrutura bem definida (modelo SOP) para os seus procedimentos operacionais padr\u00e3o traz consist\u00eancia em todos os seus documentos. Os pontos acima referidos s\u00e3o apenas para as suas orienta\u00e7\u00f5es e voc\u00ea pode ajust\u00e1-los de acordo com a adequa\u00e7\u00e3o da sua empresa. Eis um exemplo.<\/p>\r\n O recurso de fonte \u00fanica do Document360 pode ser usado para definir esse recurso padr\u00e3o repet\u00edvel em cada documento SOP.<\/p>\r\n Ao longo de algum tempo, quando a sua empresa envelhece com processos e muitos SOPs em breve, voc\u00ea come\u00e7ar\u00e1 a ver um novo problema chegar, agrupar\/estruturar\/organizar de forma bem definida para que as pessoas possam encontr\u00e1-lo e us\u00e1-lo facilmente.<\/p>\r\n Qual \u00e9 o sentido de escrever um documento SOP se ningu\u00e9m pode encontr\u00e1-lo ou us\u00e1-lo? Estabele\u00e7a um plano sobre como voc\u00ea deseja criar uma estrutura de categorias em n\u00edvel de organiza\u00e7\u00e3o ou departamento (se voc\u00ea for grande) para organizar seus SOPs<\/p>\r\n O Document360 pode ajud\u00e1-lo a alcan\u00e7ar isso atrav\u00e9s de alguns recursos de organiza\u00e7\u00e3o usando v\u00e1rios projetos<\/a> ou ter uma estrutura e hierarquia de pastas claras usando o Gerente de Categoria .<\/p>\r\n<\/div>\r\n O SOPs tamb\u00e9m pode proporcionar muitos benef\u00edcios, tais como minimizar a possibilidade de m\u00e1 comunica\u00e7\u00e3o, proporcionar comparabilidade e assegurar a conformidade da regulamenta\u00e7\u00e3o. Aqui est\u00e1 a lista de benef\u00edcios tang\u00edveis de ter SOPs bem estruturados<\/p>\r\n Se voc\u00ea estiver olhando para uma vis\u00e3o de longo prazo, como um propriet\u00e1rio de neg\u00f3cios, em algum momento, voc\u00ea pode querer vender sua empresa. Assim como sua lista de clientes e produtos, seus procedimentos operacionais padr\u00e3o podem adicionar valor \u00e0 sua empresa. Rotinas bem documentadas que est\u00e3o sendo utilizadas enviando uma mensagem positiva ao futuro propriet\u00e1rio de que a sua empresa \u00e9 organizada e pode funcionar sem voc\u00ea.<\/p>\r\n Tamb\u00e9m l\u00ea:<\/strong> 10 Benef\u00edcios de Cria\u00e7\u00e3o do SOP para o seu Centro de Chamadas<\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n Para entender melhor por que o SOP \u00e9 necess\u00e1rio em uma organiza\u00e7\u00e3o, vamos pegar alguns exemplos do mundo real de nossa pr\u00f3pria experi\u00eancia.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Quando \u00e9ramos menores, n\u00e3o t\u00ednhamos uma equipe de recrutamento dedicada, uma equipe de integra\u00e7\u00e3o, departamento de RH e o departamento de TI. Praticamente todas as tarefas relacionadas \u00e0 contrata\u00e7\u00e3o e integra\u00e7\u00e3o foram feitas pelo fundador (eu) ou por uma ou duas pessoas mais velhas da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n Hoje, estamos com cerca de 130 trabalhadores e com todos os departamentos acima mencionados no total, h\u00e1 cerca de 8 pessoas envolvidas em trazer um novo empregado para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n Isto s\u00e3o procedimentos operacionais padr\u00f5es (SOP) que se tornam cruciais para tornar o processo ininterrupto dar orienta\u00e7\u00f5es claras sobre as responsabilidades de cada um, torn\u00e1-las repetitivas e reduzir as depend\u00eancias de cada indiv\u00edduo.<\/p>\r\n A forma como fazemos isso na Kovai.co<\/a> (empresa matriz do Document360) \u00e9 definindo claramente os SOPs. Como referi anteriormente, os procedimentos operacionais padr\u00e3o podem estar representados em v\u00e1rios formatos.<\/p>\r\n No nosso caso, \u00e9 uma combina\u00e7\u00e3o de Teams da Microsoft com v\u00e1rios canais, pol\u00edtica e procedimento manual<\/a> documentos no Document360 juntamente com gr\u00e1ficos de fluxo (de LucidCharts).<\/p>\r\n Como voc\u00ea pode ver na imagem acima, para cada etapa do processo de recrutamento desde a busca do talento at\u00e9 a sa\u00edda do funcion\u00e1rio est\u00e1 bem estruturado. H\u00e1 um canal do Microsoft diferente para listar os papeis (representados com o prefixo D) pelo departamento.<\/p>\r\n Uma vez contratados temos um conjunto de procedimentos operacionais padr\u00f5es, como um processo de aprova\u00e7\u00e3o, integra\u00e7\u00e3o (cria\u00e7\u00e3o de e-mail, aloca\u00e7\u00e3o de laptop, etc), feedback de desempenho ap\u00f3s 3-6 meses de proba\u00e7\u00e3o, confirma\u00e7\u00e3o de emprego, e se algu\u00e9m se demitir, o processo de sa\u00edda (representado com T prefixo).<\/p>\r\n A \u00fanica maneira de voc\u00ea conseguir escalar uma empresa \u00e9 definindo claramente seus procedimentos operacionais padr\u00e3o e ajustando-os constantemente e melhorando-os \u00e0 medida que sua organiza\u00e7\u00e3o cresce.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Na Kovai.co dedicamos equipes de sucesso ao cliente para cada um de nossos produtos. O primeiro trabalho deles \u00e9 reservar compromissos com os nossos clientes atuais e ter chamadas peri\u00f3dicas a cada 3-6 meses para entender o uso do produto, obter qualquer feedback e pass\u00e1-lo para a equipe de engenharia.<\/p>\r\n Temos um processo bem definido e um procedimento operacional padr\u00e3o para esta atividade, aqui est\u00e1 um exemplo real do nosso projeto interno SOP j\u00e1 existente.<\/p>\r\n Como voc\u00ea pode ver, as instru\u00e7\u00f5es est\u00e3o claramente definidas para detalhar “tente manter o conte\u00fado em uma \u00fanica linha” e “Hor\u00e1rio do Reino Unido”, ent\u00e3o se trazermos algu\u00e9m novo para a equipe, levar\u00e1 algumas horas a 1 ou 2 dias para acelerar o processo.<\/p>\r\n Sem esses SOP, a equipe n\u00e3o ser\u00e1 coordenada e todos registrar\u00e3o da maneira que considerarem apropriada. Mais uma vez, este processo evoluiu dentro da empresa ao longo do tempo.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Tal como referi anteriormente no documento, a integra\u00e7\u00e3o do SOPs na organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 um grande investimento e uma mudan\u00e7a cultural que tem de ser abordada de forma sistem\u00e1tica para o \u00eaxito da implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n Alguns dos desafios mais comuns que voc\u00ea ter\u00e1 com os SOPs de adapta\u00e7\u00e3o<\/p>\r\n Seus documentos SOP s\u00e3o documentos vivos.Normalmente n\u00e3o est\u00e1 bem feito e revisado (na maioria dos casos). Portanto, ser\u00e1 necess\u00e1rio atualiz\u00e1-los constantemente para que n\u00e3o fiquem desatualizados. Um documento desatualizado \u00e9 um documento in\u00fatil.<\/p>\r\n Se o SOPs n\u00e3o reflete o processo de trabalho em curso (mesmo que um ligeiro desvio), ent\u00e3o ele torna-se in\u00fatil. Voc\u00ea pode resolver facilmente este problema usando o recurso de Lembrete do Document360 voc\u00ea pode definir um lembrete, uma vez que o artigo \u00e9 publicado para torn\u00e1-lo obsoleto ap\u00f3s um per\u00edodo. Exemplo de 3 meses, 6 meses, etc. Em seguida, poder\u00e3o rever, alterar e republicar.<\/p>\r\n Este \u00e9 outro grande desafio, se ningu\u00e9m estiver usando o SOP publicado, ent\u00e3o \u00e9 praticamente in\u00fatil. Voc\u00ea precisa ter um processo para revisar constantemente as m\u00e9tricas, e uso de SOPs e refor\u00e7ar a import\u00e2ncia com a equipe (ex: destacando-o em reuni\u00f5es, levando ao gerente s\u00eanior para dar um empurr\u00e3o, etc).<\/p>\r\n A capacidade do Analytics da Document360 ir\u00e1 ajud\u00e1-lo a obter as m\u00e9tricas destacando coisas como visualiza\u00e7\u00f5es, leituras, artigos populares, curtidas, e tamb\u00e9m feedbacks negativos, etc.<\/p>\r\n <\/p>\r\n Voc\u00ea precisa envolver as pessoas (empregados) para amadurecer seus procedimentos operacionais padr\u00e3o. Se deixarmos no silo, n\u00e3o poderemos identificar os verdadeiros desafios do processo.<\/p>\r\n O Document360 pode ajud\u00e1-lo a resolver esse problema, dando op\u00e7\u00f5es para os leitores (n\u00e3o as partes interessadas\/revisores) darem feedback sobre os SOPs, como se gostam\/n\u00e3o gostam ou at\u00e9 mesmo fazer coment\u00e1rios expl\u00edcitos sobre certas se\u00e7\u00f5es do artigo.<\/p>\r\n Quanto mais simples voc\u00ea mantiver, mais reais se tornam as chances de serem adaptadas.<\/p>\r\n O Document360 fornece duas interfaces diferentes: um portal de gerenciamento de base de conhecimento para as pessoas que escrevem\/gerenciam procedimentos operacionais padr\u00e3o e um simples site base de conhecimento focado em leitores com grande pesquisa, visualiza\u00e7\u00e3o da categoria e op\u00e7\u00f5es de feedback.<\/p>\r\n Transforme seus SOPs em uma base de conhecimento simples e acess\u00edvel. Tente com o Document360<\/p>\r\n PRIMEIROS PASSOS<\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n Mesmo que voc\u00ea possa usar ferramentas padr\u00e3o como o Google Docs ou v\u00e1rios documentos da Microsoft Word armazenados em um local compartilhado central. Usar o Document360 facilitar\u00e1 a sua vida e tira muitos pontos de dor que abordei ao longo do documento.<\/p>\r\n Permitam-me que destaque alguns desafios com exemplos<\/p>\r\n Voc\u00ea pode querer restringir uma categoria espec\u00edfica do SOP para apenas pessoas selecionadas (Ex: equipe RH recebeu documentos SOP sens\u00edveis), voc\u00ea pode facilmente consegui-lo usando a permiss\u00e3o de acesso de n\u00edvel de categoria do Document360 usando grupos de seguran\u00e7a<\/a> e contas de leitor<\/a>. Mesmo que voc\u00ea possa fazer isso com o Google Docs e o Microsoft SharePoint torna-se um pouco mais tedioso gerenci\u00e1-lo.<\/p>\r\n Interfaces separadas para Editores e Leitores. Os editores exigir\u00e3o um pouco de sofistica\u00e7\u00e3o enquanto criam SOP como uma ferramenta de editor rica, recurso para an\u00e1lises, gerenciamento de categoria, etc, enquanto que o leitor s\u00f3 precisa de uma boa interface para ler o conte\u00fado em qualquer dispositivo com uma boa pesquisa em tempo real.<\/p>\r\n O Document360 \u00e9 uma escolha melhor para criar procedimentos operacionais padr\u00e3o.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n <\/p>\r\n O objectivo de um SOP \u00e9 assegurar que as opera\u00e7\u00f5es sejam realizadas de forma correcta e consistente. Ele d\u00e1 instru\u00e7\u00f5es precisas sobre como completar uma tarefa, para que qualquer membro da equipe possa complet\u00e1-la corretamente todas as vezes.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/li>\r\n\t Fornece informa\u00e7\u00e3o para a realiza\u00e7\u00e3o correta e consistente de um projeto a fim de cumprir especifica\u00e7\u00f5es pr\u00e9-determinadas e produzir um resultado final de alta qualidade.<\/p>\r\n O SOP define as fases de emprego que contribuem para a normaliza\u00e7\u00e3o dos produtos e, consequentemente, para a qualidade. Assegurar que os processos permane\u00e7am ininterruptos e sejam conclu\u00eddos a tempo. Ao aderir ao SOPs, voc\u00ea pode ajudar a evitar o encerramento de processos devido a falha do equipamento ou a outros danos de instala\u00e7\u00f5es.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n\r\n
Procedimentos operacionais padr\u00e3o s\u00e3o investimentos<\/h2>\r\n
\r\n\t
\r\n
Traga SOPs como cultura organizacional<\/h2>\r\n
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
![\"modelo-procedimento-padr\u00e3o\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-2.png\" "\\"modelo-procedimento-padr\u00e3o\\"")
<\/a><\/p>\r\nComo escrever um Processo de Opera\u00e7\u00e3o Padr\u00e3o eficaz (SOP)<\/h2>\r\n
1. Defina o escopo<\/h3>\r\n
2. Coletar informa\u00e7\u00f5es<\/h3>\r\n
3. Escolha o formato<\/h3>\r\n
4. Complete o rascunho<\/h3>\r\n
5. Revise com as partes interessadas<\/h3>\r\n
6. Publicar<\/h3>\r\n
7. Promova<\/h3>\r\n
8. Revise e corrija<\/h3>\r\n
9. Analise as m\u00e9tricas de uso<\/h3>\r\n
![\"Documento360\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/themes\/document360\/images\/blog-call-to-action.png\")
<\/div>\r\n<\/div>\r\nFormatos de procedimentos operacionais padr\u00e3o<\/h2>\r\n
Documentos de usu\u00e1rio<\/h3>\r\n
Lista de Verifica\u00e7\u00e3o (Processo de Neg\u00f3cio)<\/h3>\r\n
Infogr\u00e1ficos<\/h3>\r\n
Diagramas\/Gr\u00e1ficos<\/h3>\r\n
Wiki\/Colabora\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-exemplo-semanal\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-3.png\" "\\"kovai.co-SOP-exemplo-semanal\\"")
<\/a><\/p>\r\n![\"kovai.co-SOP-team-reuni\u00f5es-modelo\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-4.png\" "\\"kovai.co-SOP-team-reuni\u00f5es-modelo\\"")
<\/a><\/p>\r\nEstrutura, Modelo e Categoriza\u00e7\u00e3o de um documento SOP<\/h2>\r\n
Estrutura SOP:<\/h3>\r\n
\r\n\t
Modelo SOP:<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-structure-template\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-5.png\" "\\"kovai.co-SOP-structure-template\\"")
<\/a><\/p>\r\nCategoriza\u00e7\u00e3o<\/h3>\r\n
Benef\u00edcios dos procedimentos operacionais padr\u00e3o (SOP)<\/h2>\r\n
\r\n\t
Exemplos de cen\u00e1rios<\/h2>\r\n
Exemplo 1: Processo de Recrutamento e Contrata\u00e7\u00e3o (n\u00edvel da organiza\u00e7\u00e3o)<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-exemplo-aquisi\u00e7\u00e3o-aquisi\u00e7\u00e3o](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb.png\" "\\"kovai.co-SOP-exemplo-aquisi\u00e7\u00e3o-aquisi\u00e7\u00e3o")
<\/a><\/p>\r\nExemplo 2: Rotinas de sucesso do cliente<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-exemplo-cliente-cliente\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-1.png\" "\\"kovai.co-SOP-exemplo-cliente-cliente\\"")
<\/a><\/p>\r\nDesafios a adoptar o Procedimento Operacional Padr\u00e3o (SOP)<\/h2>\r\n
\r\n\t
SOP desatualizado:<\/strong><\/h3>\r\n
Falta envolvimento dos funcion\u00e1rios:<\/h3>\r\n
![\"document360-anal\u00edtico\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-6.png\" "\\"document360-anal\u00edtico\\"")
<\/a><\/p>\r\nAus\u00eancia de Feedback:<\/h3>\r\n
F\u00e1cil de consumir:<\/h3>\r\n
<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\nPor que o Document360 para procedimentos operacionais padr\u00e3o?<\/h2>\r\n
![\"Baixar](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Ebook-CTA.png\")
<\/a><\/div>\r\nPerguntas Frequentes<\/h2>\r\n
\r\n\t
O que mais deve ser inclu\u00eddo num formato normal de procedimento padr\u00e3o? <\/a><\/h3>\r\n
\r\n
Qual \u00e9 o objetivo do procedimento operacional padr\u00e3o (SOP)? <\/a><\/h3>\r\n
Por que raz\u00e3o \u00e9 importante seguir o SOP? <\/a><\/h3>\r\n