Mais au final, tout cela r\u00e9sout le m\u00eame probl\u00e8me : la formation de vos employ\u00e9s ou de vos clients \u00e0 un processus sp\u00e9cifique.<\/p>\r\n
Des proc\u00e9dures normalis\u00e9es de fonctionnement seront pr\u00e9sent\u00e9es partout au sein de votre organisation, que vous soyez petit ou grand. Plus l’organisation est grande, plus le nombre de SOP augmentera consid\u00e9rablement. Il est judicieux d’int\u00e9grer la culture organisationnelle de documentation des t\u00e2ches courantes afin que les connaissances ne restent pas dans la t\u00eate de quelqu’un et soient accessibles \u00e0 tous.<\/p>\r\n
Types de proc\u00e9dures de op\u00e9rationnelles normalis\u00e9es<\/h2>\r\n
Les proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles normalis\u00e9es peuvent prendre plusieurs formes, elles se r\u00e9sument au bon sens et \u00e0 la mani\u00e8re dont ce processus peut \u00eatre repr\u00e9sent\u00e9. Certains SOP peuvent \u00eatre dans un format de documentation simple (en ligne, Word, PDF), certains pourraient \u00eatre sous la forme de listes de contr\u00f4le et d’autres pourraient \u00eatre sous forme de diagrammes et de diagrammes.<\/p>\r\n
Le r\u00e9sultat est de savoir comment \u00e9duquer les utilisateurs dans les plus brefs d\u00e9lais possibles pour leur permettre d’ex\u00e9cuter cette activit\u00e9 de mani\u00e8re fiable et coh\u00e9rente.<\/p>\r\n
Comme l’auteur Michael Gerber l’a notoirement \u00e9crit dans le livre E-Myth<\/i><\/p>\r\n \u00ab\u00a0Vous devez travailler sur votre entreprise, pas dans votre entreprise.\u00a0\u00bb<\/em><\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n La quantit\u00e9 de temps que nous consacrons \u00e0 la production de SOP peut para\u00eetre \u00e9crasante au d\u00e9but, mais au cours de la p\u00e9riode, vous en verrez certainement les avantages.<\/p>\r\n Il est toujours facile de continuer \u00e0 ex\u00e9cuter les activit\u00e9s sans le documenter ou \u00e9duquer quelqu\u2019un d\u2019autre \u00e0 le faire. Surtout les processus de pens\u00e9e des fondateurs et des cadres sup\u00e9rieurs seront quelque chose dans la lign\u00e9e de<\/p>\r\n Si vous voulez agrandir votre entreprise et la transformer en une organisation orient\u00e9e processus, vous devez sortir du processus de r\u00e9flexion d\u00e9crit ci-dessus.<\/p>\r\n Toutes les t\u00e2ches complexes doivent \u00eatre d\u00e9compos\u00e9es en t\u00e2ches plus petites afin que chacun puisse les r\u00e9aliser sans avoir \u00e0 conna\u00eetre trop de syst\u00e8mes d\u00e9pendants. Des t\u00e2ches qui peuvent para\u00eetre insignifiantes en 10 \u00e0 15 minutes s’accumulent rapidement et \u00e9puisent votre journ\u00e9e.<\/p>\r\n Exemple :<\/strong> Le co\u00fbt r\u00e9el d’une t\u00e2che de 15 minutes d\u00e9passera 45 minutes, compte tenu de la r\u00e9partition du temps entre les deux parties et du co\u00fbt des changements de contexte. Vous serez bient\u00f4t submerg\u00e9 par un nombre excessif de t\u00e2ches de 10 \u00e0 15 minutes.<\/p>\r\n Il est toujours pr\u00e9f\u00e9rable de cr\u00e9er le SOP, de former et de responsabiliser votre \u00e9quipe et de faire marche arri\u00e8re.<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n Les SOP identifient et r\u00e9sument d’abord une t\u00e2che, d\u00e9crivent son but, et sp\u00e9cifient quand et par qui il doit \u00eatre ex\u00e9cut\u00e9 tout en d\u00e9finissant simultan\u00e9ment des termes inhabituels ou sp\u00e9cialis\u00e9s et en r\u00e9pondant aux pr\u00e9occupations potentielles (e. ., \u00e9quipement n\u00e9cessaire, sant\u00e9, s\u00e9curit\u00e9, etc.).<\/p>\r\n Elles d\u00e9crivent ensuite les proc\u00e9dures s\u00e9quentielles \u00e0 suivre, en utilisant souvent des listes de contr\u00f4le d’activit\u00e9 et des illustrations graphiques (p. ex. graphiques, tableaux, photographies, diagrammes, etc.) afin de s’assurer que les proc\u00e9dures sont ex\u00e9cut\u00e9es avec pr\u00e9cision et en ordre.<\/p>\r\n Toute entreprise devrait b\u00e2tir une culture de gestion de l’entreprise de mani\u00e8re plus syst\u00e9matique et plus ax\u00e9e sur le processus, malgr\u00e9 la taille de l’entreprise. Plus t\u00f4t vous introduisez cette culture dans votre organisation, votre entreprise sera rationalis\u00e9e et \u00e9tendue.<\/p>\r\n C\u2019est plus facile \u00e0 dire qu\u2019\u00e0 faire, mais vous pouvez progresser progressivement en transformant constamment les activit\u00e9s en processus.<\/p>\r\n Imaginez chaque trimestre que vous ramassez un ensemble d’activit\u00e9s r\u00e9p\u00e9t\u00e9es que vous voulez documenter et convertir en proc\u00e9dures de fonctionnement standard. Apportez cette culture \u00e0 tous vos d\u00e9partements Op\u00e9rations d’administration, Recrutement, Marketing, Ventes, Succ\u00e8s du Client et Ing\u00e9nierie.<\/p>\r\n Imaginons que vous n\u2019ayez pas de SOP, cela pourrait \u00eatre votre initiative du premier trimestre, commencez simplement avec 2 \u00e0 3 SOP pour chaque d\u00e9partement et int\u00e9grez-les comme une culture dans l\u2019organisation pour examiner en permanence les activit\u00e9s que les gens font dans chaque d\u00e9partement et les documenter.<\/p>\r\n Administration et op\u00e9rations<\/strong><\/p>\r\n Recrutement<\/strong><\/p>\r\n Marketing<\/strong><\/p>\r\n Ventes<\/strong><\/p>\r\n Ing\u00e9nierie<\/strong><\/p>\r\n Succ\u00e8s du client<\/strong><\/p>\r\n Comptes \/ Licences<\/strong><\/p>\r\n La plupart de ces documents SOP ne devraient pas prendre plus de quelques heures \u00e0 un ou deux jours. Mais une fois termin\u00e9, vous pouvez imaginer la structure et le pouvoir qu’elle peut donner sur le long terme.<\/p>\r\n Vous pouvez utiliser un outil comme Document360<\/a> (ou m\u00eame Google Docs) pour d\u00e9marrer facilement. Voici une capture d’\u00e9cran de Document360<\/p>\r\n <\/p>\r\n Il n’existe pas de norme officielle expliquant comment r\u00e9diger une proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard . Cependant, certaines \u00e9tapes peuvent vous aider \u00e0 organiser vos id\u00e9es et \u00e0 planifier la voie la plus efficace pour standardiser vos proc\u00e9dures.<\/p>\r\n Avant de commencer un document SOP d\u00e9finissez clairement la port\u00e9e du document, votre SOP doit r\u00e9soudre un probl\u00e8me sp\u00e9cifique et \u00eatre facile \u00e0 comprendre. Exemple : \u00ab Int\u00e9gration des employ\u00e9s \u00bb, le p\u00e9rim\u00e8tre de ce document est tr\u00e8s clair d\u00e8s le simple regard du titre. Le document ne devrait couvrir que les d\u00e9tails essentiels de ce titre.<\/p>\r\n Une fois le p\u00e9rim\u00e8tre d\u00e9fini, rassemblez autant d’informations que possible. La plupart du temps, un document de proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard est cr\u00e9\u00e9 pour rationaliser le travail existant. Ainsi, vous saurez exactement comment cela se fait actuellement ; une fois que vous aurez toutes les donn\u00e9es, il sera facile de les rassembler dans un format structur\u00e9.<\/p>\r\n Choisissez le meilleur format possible pour le th\u00e8me. Dans la majorit\u00e9 des cas, il documente le processus dans le document (Document360, Google Docs, Microsoft Word) ou sous la forme d’une liste de contr\u00f4le.<\/p>\r\n \u00c0 ce stade, vous pouvez finaliser la premi\u00e8re version de la proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard.<\/p>\r\n Il est important d’obtenir l’accord de toutes les parties prenantes concern\u00e9es par cette proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard. Si nous prenons le m\u00eame exemple, \u00ab l’int\u00e9gration des employ\u00e9s \u00bb, plusieurs services et personnes pourraient \u00eatre impliqu\u00e9s dans ce processus : votre \u00e9quipe de recrutement, vos \u00e9quipes RH, votre \u00e9quipe des ressources informatiques et votre \u00e9quipe des installations.<\/p>\r\n Tout le monde devrait donc comprendre clairement le document et fournir ses commentaires. Vous pouvez utiliser la fonctionnalit\u00e9 \u00ab Discussion<\/a> \u00bb dans Document360 pour obtenir des avis et r\u00e9pondre aux avis sur la proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard.<\/p>\r\n Une fois que vous avez obtenu l’approbation de toutes les parties prenantes qui sont associ\u00e9es au document SOP sp\u00e9cifique, vous pouvez publier le document dans une base de connaissances interne<\/a> centralis\u00e9e et accessible \u00e0 tous. Si vous utilisez Document360, le SOP est d\u00e9j\u00e0 dans une base de connaissances centralis\u00e9e, (s’il est r\u00e9dig\u00e9 dans Microsoft Word), vous pouvez \u00e9galement utiliser Microsoft SharePoint ou Google Docs.<\/p>\r\n Parfois, il ne suffit pas de cr\u00e9er et stocker le document SOP dans un r\u00e9f\u00e9rentiel central, vous devez promouvoir activement ce contenu aupr\u00e8s de toutes les parties prenantes. L\u2019un des plus grands d\u00e9fis de SOP est souvent que les documents SOP sont laiss\u00e9s inaper\u00e7us et d\u00e9truisent leur but initial.<\/p>\r\n Vous avez donc besoin d’un m\u00e9canisme pour vous assurer qu’il est utilis\u00e9 activement. La fonctionnalit\u00e9 \u00ab Notification<\/a> \u00bb de Document360 est id\u00e9ale \u00e0 cet effet, aussi bien pour la publication initiale que pour notifier r\u00e9guli\u00e8rement les utilisateurs de toute modification ou nouvelle version.<\/p>\r\n C’est une pratique courante. La plupart des organisations ne reviennent pas sur leurs processus apr\u00e8s les avoir d\u00e9finis, adoptant une attitude consistant \u00e0 \u00ab ne pas corriger ce qui fonctionne \u00bb. Cependant, l’am\u00e9lioration du processus pr\u00e9sente souvent de nombreux avantages. Document360 int\u00e8gre des fonctionnalit\u00e9s pour g\u00e9rer ce probl\u00e8me : \u00ab Versionnage d’article<\/a>\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Rappels de r\u00e9vision<\/a>\u00a0\u00bb<\/p>\r\n Premi\u00e8rement, vous devez d\u00e9finir les bons param\u00e8tres. Vous ne pouvez pas am\u00e9liorer quelque chose que vous ne pouvez pas mesurer. Vous devez constamment v\u00e9rifier l’adaptation des documents SOP publi\u00e9s. Imaginez apr\u00e8s avoir d\u00e9pens\u00e9 autant d’efforts et produit un document SOP et apr\u00e8s 3 ou 6 mois, vous remarquez que personne ne l’utilise, C’est un v\u00e9ritable gaspillage d’\u00e9nergie.<\/p>\r\n Les fonctionnalit\u00e9s d’analyse<\/a> de Document360 permettent d’afficher des indicateurs cl\u00e9s tels que le nombre de visites, les principaux articles SOP, les termes de recherche utilis\u00e9s pour trouver les SOP, les commentaires<\/a>, etc.<\/p>\r\n Vous aimeriez d\u00e9couvrir comment Document360 peut rationaliser votre gestion SOP ? Planifiez une d\u00e9mo avec nos experts d\u00e8s aujourd’hui!<\/p>\r\nR\u00e9servez une d\u00e9mo<\/a><\/div>\r\n Tous les SOP ont en commun la syst\u00e9matisation des diff\u00e9rentes \u00e9tapes r\u00e9alis\u00e9es dans la mise en \u0153uvre d’une t\u00e2che r\u00e9p\u00e9titive pour cr\u00e9er un syst\u00e8me de qualit\u00e9 global. Il n’y a pas de taille unique. De m\u00eame, aucun outil ne convient \u00e0 tous.<\/p>\r\n L’objectif final des proc\u00e9dures d’op\u00e9ration standard est de s’assurer que les utilisateurs finaux comprennent bien les proc\u00e9dures pour effectuer leur activit\u00e9. Essayez d’utiliser les outils que vous utilisez d\u00e9j\u00e0 et compl\u00e9tez-les avec des outils qui permettront d’atteindre l’objectif.<\/p>\r\n Examinons certains formats de proc\u00e9dures de fonctionnement standard<\/p>\r\n Les proc\u00e9dures normalis\u00e9es de fonctionnement sont repr\u00e9sent\u00e9es comme des documents standards dans la plupart des cas. Cela sera plus \u00e9ducatif pour aider les employ\u00e9s et les utilisateurs \u00e0 comprendre un processus de mani\u00e8re syst\u00e9matique et r\u00e9p\u00e9table.<\/p>\r\n Exemples<\/strong> : Comment effectuer une r\u00e9vision de code, comment configurer un nouveau fournisseur dans le syst\u00e8me bancaire, comment int\u00e9grer un employ\u00e9<\/a> et comment quitter le syst\u00e8me ? Pour ce sc\u00e9nario, vous pouvez utiliser Document360, Google Docs, ou Microsoft Word (avec SharePoint, Microsoft Teams, Confluence, etc.). J’expliquerai plus tard pourquoi Document360<\/a> est une meilleure option dans ce cas.<\/p>\r\n Il s’agit d’une forme courante de proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard (SOP). La plupart du temps, une proc\u00e9dure comporte un ensemble pr\u00e9d\u00e9fini d’activit\u00e9s \u00e0 ex\u00e9cuter s\u00e9quentiellement.<\/p>\r\n Exemples<\/strong> : Publication d’un blog, mise en production d’une nouvelle version, validation finale du contr\u00f4le qualit\u00e9, etc. Pour ce sc\u00e9nario, vous devez utiliser des outils d’automatisation des processus m\u00e9tier (BPA) tels que Kissflow, Tallyfy, Process.st, etc.<\/p>\r\n Ces processus sont similaires aux documents utilisateur, mais certains sont mieux expliqu\u00e9s par des graphiques percutants. Voici un excellent exemple : Comment ne pas ressembler moche sur une webcam<\/a> Vous auriez pu int\u00e9grer ces \u00e9tapes dans un formulaire ou une liste de contr\u00f4le, mais la cr\u00e9ation d’infographies les rend plus efficaces et engageantes pour les utilisateurs. Il existe divers outils de cr\u00e9ation d’infographies, tels que Canva, Piktochart et Venngage.<\/p>\r\n Dans certains cas, les proc\u00e9dures de fonctionnement standard seront un flux d’\u00e9tapes logiques qui peuvent \u00eatre mieux repr\u00e9sent\u00e9es sous forme de diagrammes et organigrammes .Exemple : comment faire remonter un probl\u00e8me, flux de prospects de l’inscription \u00e0 la vente. Outils de cr\u00e9ation d’organigrammes\/diagrammes : Lucidchart, Creatly et Whimsical.<\/p>\r\n Dans certains cas, o\u00f9 de nombreuses personnes sont impliqu\u00e9es dans la mise \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8re des proc\u00e9dures de fonctionnement standard, alors un Wiki interne<\/a> ou un outil Collaboration sera id\u00e9al.<\/p>\r\n Exemple<\/strong> : R\u00e9unions quotidiennes et hebdomadaires de stand-up, r\u00e9unions d’\u00e9quipe, etc. Dans notre cas, nous utilisons Microsoft OneNote pour nos r\u00e9unions quotidiennes et hebdomadaires de l’\u00e9quipe d’ing\u00e9nierie, o\u00f9 tous les d\u00e9veloppeurs et testeurs mettent \u00e0 jour leur progression. Et pour une \u00e0 une r\u00e9union, nous suivons le format de niveau 10 de Traction avec une structure standard \u00e0 travers la soci\u00e9t\u00e9 qui est maintenue en tant que Wiki dans les \u00e9quipes Microsoft. Vous pouvez \u00e9galement utiliser des outils modernes comme Notion.so et Coda.<\/p>\r\n <\/p>\r\n Les proc\u00e9dures de fonctionnement normalis\u00e9es devraient \u00eatre soumises \u00e0 une proc\u00e9dure de fonctionnement standard pour la mani\u00e8re dont chaque document sera structur\u00e9.<\/p>\r\n Avoir une structure bien d\u00e9finie (SOP Mod\u00e8le) pour vos proc\u00e9dures de fonctionnement standard assure la coh\u00e9rence de tous vos documents. Les points ci-dessus sont adapt\u00e9s \u00e0 vos directives et vous pouvez les modifier en fonction de la taille de votre entreprise. Voici un exemple.<\/p>\r\n La fonctionnalit\u00e9 d’approvisionnement unique de Document360 peut \u00eatre utilis\u00e9e pour d\u00e9finir cette fonctionnalit\u00e9 standard r\u00e9p\u00e9table dans chaque document SOP.<\/p>\r\n Au fil du temps, lorsque votre entreprise arrive \u00e0 maturit\u00e9 avec des processus et de nombreux SOPs bient\u00f4t, vous commencerez \u00e0 rencontrer un nouveau probl\u00e8me, regroupement\/structuration\/organisation de mani\u00e8re bien d\u00e9finie afin que les gens puissent le trouver et l’utiliser facilement.<\/p>\r\n \u00c0 quoi bon \u00e9crire un document SOP si personne ne peut le trouver ou l\u2019utiliser? Mettre en place un plan sur la fa\u00e7on dont vous voulez cr\u00e9er une structure de cat\u00e9gorie au niveau de l’organisation ou du service (si vous \u00eates grand) pour organiser vos SOP<\/p>\r\n Document360 peut vous aider \u00e0 y parvenir gr\u00e2ce \u00e0 quelques fonctionnalit\u00e9s organis\u00e9es en utilisant plusieurs projets<\/a> ou en ayant une structure de dossier claire et une hi\u00e9rarchie en utilisant le gestionnaire de cat\u00e9gories<\/a> .<\/p>\r\n Les proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard peuvent \u00e9galement offrir de nombreux avantages, comme la r\u00e9duction des risques de communication erron\u00e9e, la comparabilit\u00e9 et la conformit\u00e9 r\u00e9glementaire. Voici la liste des avantages tangibles d’avoir des proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard bien structur\u00e9es.<\/p>\r\n Si vous envisagez une vision \u00e0 long terme, en tant que propri\u00e9taire d’entreprise, \u00e0 un moment donn\u00e9, vous pourriez vouloir vendre votre entreprise. Tout comme votre liste de clients et vos produits, vos proc\u00e9dures de fonctionnement standard peuvent apporter une valeur ajout\u00e9e \u00e0 votre entreprise. Des routines bien document\u00e9es qui sont utilis\u00e9es envoient un message positif au futur propri\u00e9taire que votre entreprise est organis\u00e9e et peut fonctionner sans vous.<\/p>\r\n Pour mieux comprendre pourquoi les SOP sont n\u00e9cessaires dans une organisation, prenons quelques exemples r\u00e9els de notre propre exp\u00e9rience.<\/p>\r\n Lorsque nous \u00e9tions petits, nous n\u2019avions pas d\u2019\u00e9quipe de recrutement d\u00e9vou\u00e9e, d\u2019\u00e9quipe d\u2019int\u00e9gration, de service RH et de service informatique. \u00c0 peu pr\u00e8s toutes les t\u00e2ches li\u00e9es \u00e0 l’embauche et \u00e0 l’int\u00e9gration ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9es par le fondateur (moi) ou une ou deux personnes \u00e2g\u00e9es de l’organisation.<\/p>\r\n Aujourd’hui, nous sommes pr\u00e8s de 130 employ\u00e9s et tous les d\u00e9partements mentionn\u00e9s ci-dessus sont en place au total, Il y a environ 8 personnes impliqu\u00e9es dans l\u2019introduction d\u2019un nouvel employ\u00e9 dans l\u2019organisation.<\/p>\r\n Il s’agissait de proc\u00e9dures de fonctionnement standard (SOP) devenues cruciales pour rendre le processus transparent, en donnant des directives claires sur les responsabilit\u00e9s de chacun et chacune, en la rendant r\u00e9p\u00e9table et en r\u00e9duisant les d\u00e9pendances \u00e0 l’\u00e9gard de tout individu.<\/p>\r\n La fa\u00e7on dont nous le faisons chez Kovai.co<\/a> (soci\u00e9t\u00e9 m\u00e8re de Document360) est de d\u00e9finir clairement les SOPs. Comme je l’ai mentionn\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment, les proc\u00e9dures normalis\u00e9es de fonctionnement peuvent \u00eatre repr\u00e9sent\u00e9es sous diff\u00e9rents formats.<\/p>\r\n Dans notre cas, il s’agit d’une combinaison d’\u00e9quipes Microsoft avec diff\u00e9rentes cha\u00eenes, politique et proc\u00e9dure manuelle<\/a> documents dans Document360 ainsi que des diagrammes de flux (de LucidCharts).<\/p>\r\n Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, pour chaque \u00e9tape du processus de recrutement, de la recherche de talents \u00e0 la sortie de l\u2019employ\u00e9, il est bien structur\u00e9. Il y a une cha\u00eene Microsoft diff\u00e9rente pour lister les r\u00f4les (repr\u00e9sent\u00e9s avec le pr\u00e9fixe D) par le d\u00e9partement.<\/p>\r\n Une fois engag\u00e9, nous avons mis en place des proc\u00e9dures de fonctionnement standard comme un processus d’approbation, un processus d’int\u00e9gration (cr\u00e9ation d’e-mails, allocation d’ordinateurs portables, etc.), retour de performance apr\u00e8s 3 \u00e0 6 mois d’essai, confirmation d’emploi, et si quelqu’un d\u00e9missionne, le processus de sortie (repr\u00e9sent\u00e9 par le pr\u00e9fixe T).<\/p>\r\n La seule fa\u00e7on de mettre \u00e0 l’\u00e9chelle d’une entreprise est de d\u00e9finir clairement vos proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standards et de les modifier et de les am\u00e9liorer en permanence au fur et \u00e0 mesure de la croissance de votre entreprise.<\/p>\r\n Kovai.co met \u00e0 votre disposition des \u00e9quipes d\u00e9di\u00e9es au succ\u00e8s de chacun de ses produits. Leur t\u00e2che principale est de prendre des rendez-vous avec nos clients existants et d’avoir des appels p\u00e9riodiques tous les 3 \u00e0 6 mois une fois pour comprendre l’utilisation du produit, obtenir des commentaires et les transmettre \u00e0 l’\u00e9quipe d’ing\u00e9nierie.<\/p>\r\n Nous avons un processus bien d\u00e9fini et une proc\u00e9dure de fonctionnement standard pour cette activit\u00e9, voici un v\u00e9ritable exemple de notre projet SOP interne Document360 existant.<\/p>\r\n Comme vous pouvez le voir, les instructions sont clairement d\u00e9finies pour d\u00e9tailler \u00ab essayer de conserver le contenu en une seule ligne \u00bb, et \u00ab heure du Royaume-Uni \u00bb, donc si nous apportons quelqu’un de nouveau \u00e0 l’\u00e9quipe, il faudra quelques heures \u00e0 1 ou 2 jours pour se mettre \u00e0 la vitesse du processus.<\/p>\r\n Sans ces SOP, l\u2019\u00e9quipe ne sera pas coordonn\u00e9e et tous enregistreront de la mani\u00e8re qu\u2019ils jugeront appropri\u00e9e. Une fois de plus, ce processus a \u00e9volu\u00e9 au sein de la soci\u00e9t\u00e9 au fil du temps.<\/p>\r\n Comme je l’ai mentionn\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment dans le document, l’int\u00e9gration des SOP dans l’organisation est un investissement important et un changement culturel. qui doivent \u00eatre abord\u00e9es de mani\u00e8re syst\u00e9matique pour le succ\u00e8s de la mise en \u0153uvre.<\/p>\r\n Certains des d\u00e9fis courants que vous rencontrerez pour les OSP d’adaptation<\/p>\r\n Vos documents SOP sont des documents vivants. Ce n’est pas g\u00e9n\u00e9ralement fait et d\u00e9pouill\u00e9 (la majorit\u00e9 des cas). Il faudra donc constamment les mettre \u00e0 jour pour que cela ne soit pas d\u00e9pass\u00e9. Un document obsol\u00e8te est un document inutile.<\/p>\r\n Si les SPO ne refl\u00e8tent pas le processus de travail actuel (m\u00eame un l\u00e9ger \u00e9cart) alors ils deviennent inutiles. Vous pouvez facilement r\u00e9soudre ce probl\u00e8me en utilisant la fonction de rappel de revue Document360 vous pouvez d\u00e9finir un rappel une fois l’article publi\u00e9 pour le rendre obsol\u00e8te apr\u00e8s une p\u00e9riode. Exemple 3 mois, 6 mois, etc. Vous pouvez ensuite la revoir, la modifier et la republier.<\/p>\r\n C\u2019est un autre d\u00e9fi majeur, si personne n\u2019utilise le SOP publi\u00e9, c\u2019est plut\u00f4t inutile. Vous devez avoir un processus pour constamment revoir les m\u00e9triques, et l’utilisation des SOPs et faire un peu de pouss\u00e9e (par exemple, en les mettant en avant lors des r\u00e9unions, en les soumettant \u00e0 la direction pour qu’elle les encourage, etc.).<\/p>\r\n La fonctionnalit\u00e9 Analytics de Document360 vous aidera \u00e0 obtenir les param\u00e8tres qui mettent en \u00e9vidence des choses comme les vues, les lectures, les articles populaires, les aimes, les d\u00e9go\u00fbts, etc.<\/p>\r\n <\/p>\r\n Vous devez impliquer vos collaborateurs pour affiner vos proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard. Si vous les laissez faire, vous ne pourrez pas identifier les v\u00e9ritables d\u00e9fis du processus.<\/p>\r\n Document360 peut vous aider \u00e0 r\u00e9soudre ce probl\u00e8me en donnant aux lecteurs des options (pas aux parties prenantes\/r\u00e9viseurs) de donner des commentaires sur les SOP comme s’ils aiment ou non ou m\u00eame de donner des commentaires explicites sur certaines sections de l’article.<\/p>\r\n Plus vous le conservez, plus les chances d’adaptation deviennent r\u00e9elles.<\/p>\r\n Document360 fournit deux interfaces diff\u00e9rentes: un portail de gestion de la base de connaissances pour les personnes qui \u00e9crivent \/ g\u00e8rent des proc\u00e9dures de fonctionnement standard et un site de base de connaissances simple ax\u00e9 sur les lecteurs avec une bonne recherche, les options de visualisation des cat\u00e9gories et de r\u00e9troaction.<\/p>\r\n Transformez vos SOP en une base de connaissances simplifi\u00e9e et accessible. Essayez Document360 !<\/p>\r\n COMMENCER<\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n M\u00eame si vous pouvez utiliser des outils standards comme Google Docs ou un ensemble de documents Microsoft Word stock\u00e9s dans un emplacement central et partag\u00e9, Document360 vous simplifiera la vie et r\u00e9soudra de nombreux probl\u00e8mes abord\u00e9s tout au long du document.<\/p>\r\n Permettez-moi de souligner quelques d\u00e9fis avec des exemples.<\/p>\r\n Vous pourriez souhaiter restreindre une cat\u00e9gorie sp\u00e9cifique de proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard \u00e0 certaines personnes (par exemple, l’\u00e9quipe RH a re\u00e7u des documents de proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard sensibles). Vous pouvez facilement y parvenir gr\u00e2ce aux droits d’acc\u00e8s au niveau des cat\u00e9gories de Document360, via les groupes de s\u00e9curit\u00e9<\/a> et les comptes de lecteur<\/a>. M\u00eame si cela est possible avec Google Docs et Microsoft SharePoint, sa gestion est un peu plus fastidieuse.<\/p>\r\n Interfaces s\u00e9par\u00e9es pour les \u00e9diteurs et les lecteurs. Les \u00e9diteurs n\u00e9cessitent un peu de sophistication tout en cr\u00e9ant des SOP comme un \u00e9diteur riche, des analytiques, un gestionnaire de cat\u00e9gories, etc, alors que les lecteurs n’ont besoin que d’une bonne interface pour lire le contenu de n’importe quel appareil avec une bonne recherche en temps r\u00e9el.<\/p>\r\n Document360 est un meilleur choix pour cr\u00e9er des proc\u00e9dures de fonctionnement standard.<\/p>\r\n <\/p>\r\n L’objectif d’un SOP est de s’assurer que les op\u00e9rations sont men\u00e9es avec pr\u00e9cision et coh\u00e9rence. Il donne des instructions pr\u00e9cises sur la fa\u00e7on de terminer une t\u00e2che afin que tout membre de l’\u00e9quipe puisse la terminer correctement \u00e0 chaque fois.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/li>\r\n\t Elles fournissent des informations pour mener \u00e0 bien un projet correctement et de mani\u00e8re coh\u00e9rente, afin de respecter les sp\u00e9cifications pr\u00e9d\u00e9finies et d’obtenir un r\u00e9sultat final de haute qualit\u00e9.<\/p>\r\n Les SOP d\u00e9finissent les \u00e9tapes d’un projet qui contribuent \u00e0 la standardisation des produits et, par cons\u00e9quent, \u00e0 la qualit\u00e9. Elles garantissent la continuit\u00e9 des processus et leur ex\u00e9cution dans les d\u00e9lais. En les respectant, vous contribuez \u00e0 \u00e9viter les arr\u00eats de production \u00e0 cause d’ une panne d’\u00e9quipement ou \u00e0 d’autres dommages aux installations.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n\r\n
Les proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles normalis\u00e9es sont des investissements<\/h2>\r\n
\r\n\t
\r\n
Int\u00e9grer les SOP \u00e0 la culture organisationnelle<\/h2>\r\n
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
![\"gabarit](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-2.png\" "\\"gabarit")
<\/a><\/p>\r\nComment r\u00e9diger une proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard efficace<\/h2>\r\n
1. D\u00e9finir le p\u00e9rim\u00e8tre<\/h3>\r\n
2. Recueillir les informations<\/h3>\r\n
3. Choisissez le format<\/h3>\r\n
4. Finaliser la version pr\u00e9liminaire<\/h3>\r\n
5. Examiner avec les parties prenantes<\/h3>\r\n
6. Publier<\/h3>\r\n
7. Promouvoir<\/h3>\r\n
8. R\u00e9vision et modification<\/h3>\r\n
9. Analyse des indicateurs d’utilisation<\/h3>\r\n
![\"Document360\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/themes\/document360\/images\/blog-call-to-action.png\")
<\/div>\r\n<\/div>\r\nFormats de Proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard<\/h2>\r\n
Documents utilisateur<\/h3>\r\n
Listes de contr\u00f4le (Automatisation des processus m\u00e9tiers)<\/h3>\r\n
Infographies<\/h3>\r\n
Diagrammes\/Organigrammes<\/h3>\r\n
Wiki\/Collaboration<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-exemple-chaque](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-3.png\" "\\"kovai.co-SOP-exemple-chaque")
<\/a><\/p>\r\n![\"Mod\u00e8le](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-4.png\" "\\"Mod\u00e8le")
<\/a><\/p>\r\nStructure, mod\u00e8le et cat\u00e9gorisation d’un document de proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles normalis\u00e9es<\/h2>\r\n
Structure des proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles normalis\u00e9es :<\/h3>\r\n
\r\n\t
Mod\u00e8le de proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard :<\/h3>\r\n
![\"Mod\u00e8le](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-5.png\" "\\"Mod\u00e8le")
<\/a><\/p>\r\nCat\u00e9gorisation<\/h3>\r\n
Avantages des proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard<\/h2>\r\n
\r\n\t
Exemples de sc\u00e9narios<\/h2>\r\n
Exemple 1 : Processus de recrutement et d’embauche (niveau de l’organisation)<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-exemple-acquisition](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb.png\" "\\"kovai.co-SOP-exemple-acquisition")
<\/a><\/p>\r\nExemple 2: Routines de r\u00e9ussite client<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-exemple-succ\u00e8de-client\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-1.png\" "\\"kovai.co-SOP-exemple-succ\u00e8de-client\\"")
<\/a><\/p>\r\nD\u00e9fi dans l’adoption de la proc\u00e9dure d’op\u00e9ration standard (SOP)<\/h2>\r\n
\r\n\t
SOP obsol\u00e8te:<\/strong><\/h3>\r\n
Manque d’implication des employ\u00e9s :<\/h3>\r\n
![\"document360-analytique\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-6.png\" "\\"document360-analytique\\"")
<\/a><\/p>\r\nCommentaire manquant :<\/h3>\r\n
Facile \u00e0 utiliser :<\/h3>\r\n
<\/div>\r\n<\/div>\r\nPourquoi Document360 pour les proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard ?<\/h2>\r\n
![\"T\u00e9l\u00e9charger](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Ebook-CTA.png\")
<\/a><\/div>\r\nFoire aux questions<\/h2>\r\n
\r\n\t
Quels autres \u00e9l\u00e9ments doivent figurer dans le format d’une proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard? <\/a><\/h3>\r\n
\r\n
Quel est l’objectif d’une proc\u00e9dure op\u00e9rationnelle standard (SOP) ?<\/a><\/h3>\r\n
Pourquoi est-il important de suivre les proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles normalis\u00e9es ?<\/a><\/h3>\r\n