Avec la documentation du projet en place, il y aura moins de mauvaises surprises concernant le projet. Tous les membres de l’\u00e9quipe du projet sont sur la m\u00eame page et ont une plus grande visibilit\u00e9 sur la nature du projet.<\/p>\r\n
Qu’est-ce que la documentation du projet ?<\/h2>\r\n
La documentation du projet est la collection de tous les documents relatifs \u00e0 un projet, contenant les sp\u00e9cifications du projet principal, les objectifs \u00e0 atteindre, les budgets, les risques et bien d’autres sujets qui sont essentiels \u00e0 conna\u00eetre. La documentation peut \u00eatre consult\u00e9e par les membres de l’\u00e9quipe lorsqu’ils veulent conna\u00eetre le statut du projet, les travaux restant \u00e0 r\u00e9aliser ou les exigences du client.<\/p>\r\n
Si vous cr\u00e9ez des documents de projet, le projet est transparent et tout le monde travaille selon le m\u00eame plan. Vous pouvez suivre l’avancement du projet et savoir s’il r\u00e9pond aux exigences. Si quelqu’un a une question sur une \u00e9tape pr\u00e9c\u00e9dente du projet, vous pouvez consulter les documents pour obtenir une r\u00e9ponse d\u00e9finitive.<\/p>\r\n
![\"types](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/project_documentation_types-e1655203622242.png\")
<\/p>\r\n
Avantages de la documentation du projet<\/h2>\r\n
Il existe peut-\u00eatre des chefs de projet qui ont l\u2019impression de ne pas avoir le temps de s\u2019investir dans la cr\u00e9ation de documents de projet. Il est assez difficile de faire d\u00e9marrer un projet sans avoir \u00e0 cr\u00e9er de nombreux documents qui pourraient ou non \u00eatre lus.<\/p>\r\n
Nous sommes l\u00e0 pour vous dire que la documentation du projet pr\u00e9sente de nombreux avantages.<\/p>\r\n
Gardez la trace des t\u00e2ches du projet et de la progression<\/h3>\r\n
Lorsque vous disposez d’une documentation approfondie sur la gestion de projet, les r\u00f4les et les responsabilit\u00e9s de chaque membre de l’\u00e9quipe sont clairement d\u00e9finis. Les t\u00e2ches et les progr\u00e8s du projet sont tra\u00e7ables, comme vous le savez, qui est cens\u00e9 compl\u00e9ter ce qui fonctionne dans quel d\u00e9lai. Cela signifie que vous pouvez suivre le projet beaucoup plus efficacement et comprendre si vous \u00eates sur la bonne voie.<\/p>\r\n
Am\u00e9liorez la communication entre les parties prenantes et l’\u00e9quipe<\/h3>\r\n
La documentation du projet rend explicites vos hypoth\u00e8ses sur un projet. Les parties prenantes peuvent comprendre ce qu\u2019implique un projet, combien cela va co\u00fbter et combien de temps cela va prendre. Toutes les informations relatives au projet sont facilement disponibles, ce qui permet une communication claire.Les modifications apport\u00e9es au projet sont imm\u00e9diatement communiqu\u00e9es, de sorte que les parties prenantes sont toujours tenues au courant de l\u2019\u00e9tat d\u2019avancement du projet.<\/p>\r\n
D\u00e9crivez pr\u00e9alablement les m\u00e9thodologies et les techniques<\/h3>\r\n
Lorsque vous d\u00e9finissez la documentation de votre projet, vous pouvez d\u00e9crire les m\u00e9thodologies et les techniques que vous allez utiliser \u00e0 l’avance qui m\u00e8neront \u00e0 un projet plus r\u00e9ussi. La documentation de vos m\u00e9thodologies signifie que tout le monde peut suivre et sait \u00e0 quoi s\u2019attendre, car votre projet est plus coh\u00e9rent.<\/p>\r\n
D\u00e9finir et assigner des responsabilit\u00e9s avec plus de pr\u00e9cision<\/h3>\r\n
La documentation du projet vous permet d\u2019indiquer clairement \u00e0 qui sont attribu\u00e9es quelles t\u00e2ches et qui est responsable en dernier ressort de quels livrables. Lorsque quelqu\u2019un souhaite poser une question sur le projet, il peut facilement voir qui g\u00e8re l\u2019aspect en question et les employ\u00e9s passent \u00e9galement moins de temps \u00e0 dupliquer le travail. Les t\u00e2ches ne passent pas entre les mailles du filet, car tout le monde sait qui est cens\u00e9 livrer quoi.<\/p>\r\n
Am\u00e9liorer les livrables et le taux de r\u00e9ussite<\/h3>\r\n
Si votre \u00e9quipe sait ce que sont les livrables, il est plus probable qu’elle puisse atteindre ses objectifs. Ils peuvent continuellement consulter la documentation pour conna\u00eetre les objectifs du projet et s’assurer qu’ils sont sur la bonne voie. Les livrables sont donn\u00e9s des jalons et des \u00e9ch\u00e9anciers pour s’assurer que l’\u00e9quipe est tenue responsable et capable de mener \u00e0 bien le projet.<\/p>\r\n
Am\u00e9liorer la productivit\u00e9<\/h3>\r\n
Les \u00e9quipes sont plus productives quand elles ont acc\u00e8s \u00e0 la derni\u00e8re documentation du projet. Ils savent ce qui se trouve \u00e0 l’int\u00e9rieur et sans leur port\u00e9e de travail et sont mieux plac\u00e9s pour r\u00e9pondre aux exigences de l’\u00e9quipe de projet. Ils savent quelles sont les t\u00e2ches les plus prioritaires et sont plus capables d’\u00e9quilibrer leur charge de travail. Les projets sont r\u00e9alis\u00e9s plus rapidement car tout le monde travaille \u00e0 pleine capacit\u00e9 avec une compr\u00e9hension de son r\u00f4le dans le processus.<\/p>\r\n
Att\u00e9nuer le risque de perte d’informations<\/h3>\r\n
Documenter votre projet signifie que vous \u00eates beaucoup moins susceptible de perdre des informations qui pourraient s’av\u00e9rer utiles plus tard. Il est facile d\u2019oublier ce qui a \u00e9t\u00e9 dit lors des r\u00e9unions et les projets se confondent alors que tout le monde s\u2019appuie sur la communication verbale pour faire avancer les choses. Lorsque vous voudrez plus tard regarder un projet et en tirer des le\u00e7ons, vous aurez une trace \u00e9crite de ce qui s’est pass\u00e9.<\/p>\r\n
Types de documentation du projet<\/h2>\r\nCharte du projet<\/h3>\r\n
La charte du projet est la pierre angulaire de votre documentation de projet qui communique la port\u00e9e de votre projet.Elle d\u00e9crit les objectifs du projet, les parties prenantes qui participeront au projet et qui sera responsable de quoi. La charte du projet est cr\u00e9\u00e9e au d\u00e9but du cycle de vie d\u2019un projet et est continuellement r\u00e9f\u00e9renc\u00e9e au fur et \u00e0 mesure du d\u00e9roulement du projet.<\/p>\r\n
\u00c9nonc\u00e9 des travaux (SOW)<\/h3>\r\n
Un \u00e9nonc\u00e9 des travaux est plus d\u00e9taill\u00e9 qu’une charte de projet et contient les sp\u00e9cifications d’un projet. L’\u00e9nonc\u00e9 des travaux d\u00e9taille les livrables, les \u00e9ch\u00e9anciers et les budgets du projet et il peut \u00eatre \u00e9chang\u00e9 entre une entreprise et un client pour servir de contrat informel pour les travaux \u00e0 entreprendre.<\/p>\r\n
![\"exemple](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/project_documentation_timeline_example.png\")
Exemple pour la documentation de la timeline du projet<\/p>\r\n
Ne laissez pas de place aux erreurs en documentant vos proc\u00e9dures !<\/p>\r\nR\u00e9servez une d\u00e9mo<\/a><\/div>\r\n <\/p>\r\n La documentation des exigences explique clairement ce que le r\u00e9sultat final du projet permettra ou non. Le produit a un objectif particulier et doit atteindre des objectifs sp\u00e9cifiques afin de r\u00e9pondre aux besoins d’un certain groupe d’utilisateurs.<\/p>\r\n La communication des parties prenantes d\u00e9crit les proc\u00e9dures relatives \u00e0 la fa\u00e7on dont votre \u00e9quipe de projet communiquera avec les parties prenantes pendant le cycle de vie du projet. Il explique en d\u00e9tail comment se produira exactement la communication, des canaux utilis\u00e9s pour communiquer \u00e0 la fr\u00e9quence de la communication.<\/p>\r\n Lorsque des modifications doivent \u00eatre apport\u00e9es au plan de projet initial, elles doivent \u00eatre demand\u00e9es et document\u00e9es dans le journal de gestion des modifications<\/a>. Celui-ci permet de suivre toutes les modifications apport\u00e9es \u00e0 un projet et comprend la raison de la modification demand\u00e9e, ainsi que le nom de la personne charg\u00e9e de demander la modification.<\/p>\r\n Dans l’analyse des risques, vous devriez inclure tous les risques potentiels de votre projet et leur probabilit\u00e9 de se produire dans votre plan de gestion des risques, et ce que vous allez faire pour les emp\u00eacher.<\/p>\r\n Les journaux des probl\u00e8mes sont des listes qui vous aident \u00e0 rester au courant des probl\u00e8mes du projet au fur et \u00e0 mesure qu’ils surviennent et \u00e0 comprendre leur impact sur le projet. Vous enregistrez le moment o\u00f9 le probl\u00e8me s’est produit, une description du probl\u00e8me et l’action requise et par qui.<\/p>\r\n Nous vous expliquerons comment faire de la documentation de projet en six \u00e9tapes simples.<\/p>\r\n Tout d\u2019abord, la documentation de votre projet doit \u00eatre rassembl\u00e9e dans un seul endroit o\u00f9 les membres de l\u2019\u00e9quipe et les autres parties prenantes peuvent facilement y acc\u00e9der. Vous pouvez commencer votre processus de documentation de projet avec des documents dispers\u00e9s un peu partout, dans des cha\u00eenes de courrier \u00e9lectronique, des documents Word, des messages Slack, des fichiers PDF, etc. Il est essentiel de rassembler toute votre documentation dans un r\u00e9f\u00e9rentiel centralis\u00e9 qui fonctionnera comme une source unique de v\u00e9rit\u00e9 que les employ\u00e9s pourront consulter chaque fois qu\u2019ils ont une question.<\/p>\r\n Ensuite, assurez-vous de fournir une description d\u00e9taill\u00e9e du processus de gestion du projet et des \u00e9tapes du projet. Les diff\u00e9rentes \u00e9tapes du processus de gestion de projet n\u00e9cessitent tous diff\u00e9rents types de documents allant de la planification \u00e0 l’ex\u00e9cution jusqu’\u00e0 la r\u00e9alisation. Par exemple, votre charte de projet est quelque chose qui sera \u00e9crit au d\u00e9but du projet pendant que votre journal des probl\u00e8mes sera cr\u00e9\u00e9 et mis \u00e0 jour tout au long du cycle de vie du projet.<\/p>\r\n Une fois que vous avez cr\u00e9\u00e9 votre documentation de projet, utilisez votre outil de documentation de projet pour organiser l’information en \u00e9tapes et en sujets. Les diff\u00e9rents types de documents tels que les mises \u00e0 jour du statut de votre projet et la charte de votre projet se situent dans diff\u00e9rentes sections en fonction de l\u2019\u00e9tape du processus de planification du projet.<\/p>\r\n La documentation de votre projet devrait \u00eatre un effort d’\u00e9quipe. M\u00eame si vous \u00eates un gestionnaire de projet charg\u00e9 de cr\u00e9er tout un ensemble de documentation du projet, vous pouvez b\u00e9n\u00e9ficier des contributions de votre \u00e9quipe sur les avis qui aident \u00e0 am\u00e9liorer votre documentation. Ils peuvent vous dire ce qui n’est pas clair, ce qui manque dans la documentation de votre projet et tout ce qui est obsol\u00e8te. Une documentation incorrecte peut nuire \u00e0 la cr\u00e9dibilit\u00e9 de votre projet et perturber les membres de votre \u00e9quipe, donc les r\u00e9visions sont essentielles.<\/p>\r\n Une fois que vous avez la documentation de votre projet conforme \u00e0 un bon standard, publiez-le dans un portail de documentation et assurez-vous d’ajouter des balises et de l’indexer avec la recherche. Votre documentation devrait \u00eatre facile \u00e0 trouver par tous ceux qui la recherchent et votre documentation devrait montrer des articles connexes pour une meilleure d\u00e9couverte du contenu.<\/p>\r\n Il s’agit de la derni\u00e8re \u00e9tape de la pr\u00e9paration de la documentation du projet. La documentation de votre projet est une entit\u00e9 vivante qui doit \u00eatre continuellement mise \u00e0 jour et maintenue pour garantir qu’elle est compl\u00e8te et \u00e0 jour. Pr\u00e9voyez une heure pour chaque t\u00e2che afin de parcourir votre documentation et d’identifier les documents qui pourraient b\u00e9n\u00e9ficier d’une r\u00e9vision. Maintenez certains documents \u00e0 jour, tels que votre journal des probl\u00e8mes ou votre journal de gestion des modifications.<\/p>\r\n Vous devez d\u00e9finir clairement les termes du projet, en d\u00e9finissant ce qui est dans le cadre du projet et ce qui se trouve en dehors. Cela prot\u00e8ge contre le flou de port\u00e9e et assure que tout le monde sache \u00e0 quoi ressemble le projet et \u00e0 quoi ressemble la r\u00e9ussite. Un projet pourrait continuer \u00e0 fonctionner \u00e9ternellement si vous continuez \u00e0 ajouter des choses \u00e0 faire \u00e0 la port\u00e9e.<\/p>\r\n Un logiciel de documentation de projet intuitif pour ajouter facilement votre contenu et l’int\u00e9grer \u00e0 n’importe quelle application. Essayez Document360 !<\/p>\r\nCOMMENCER<\/a><\/div>\r\n <\/p>\r\n Rassemblez une \u00e9quipe pour collaborer \u00e0 la documentation de votre projet. Votre \u00e9quipe doit \u00eatre compos\u00e9e de contributeurs, d’ \u00e9valuateurs, d’\u00e9diteurs et d’\u00e9diteurs afin qu’ils puissent prendre votre contenu tout au long du cycle de vie. Chacun a un r\u00f4le diff\u00e9rent \u00e0 jouer pour mener \u00e0 bien votre documentation et garantir qu’elle soit cr\u00e9\u00e9e selon les normes les plus \u00e9lev\u00e9es.<\/p>\r\n Identifiez tous les domaines dans lesquels la documentation de votre projet pourrait \u00eatre utilement divis\u00e9e en sujets et sous-sujets. Faites un plan de toute la documentation que vous voulez cr\u00e9er et travaillez syst\u00e9matiquement \u00e0 travers le parcours sujet par sujet. Votre documentation devrait \u00eatre clairement organis\u00e9e de mani\u00e8re syst\u00e9matis\u00e9e afin que tout le monde puisse naviguer dans votre contenu pour trouver ce dont il a besoin.<\/p>\r\n Vous devez expliquer clairement ce que vous esp\u00e9rez r\u00e9aliser avec votre projet afin que votre \u00e9quipe sache quand votre projet a r\u00e9ussi. Pr\u00e9sentez de mani\u00e8re pr\u00e9cise les r\u00e9sultats attendus et le moment o\u00f9 vous pensez les obtenir, avec une d\u00e9finition claire de ce qui est accompli. Articulez le produit final dans les termes les plus descriptifs possibles et indiquez clairement \u00e0 toutes les personnes impliqu\u00e9es.<\/p>\r\n Si vous travaillez sur un projet technique, alors vous devrez documenter les param\u00e8tres techniques et les exigences environnementales. Assurez-vous que tout le monde connaisse les sp\u00e9cifications n\u00e9cessaires et les technologies qui seront impliqu\u00e9es dans l’ex\u00e9cution de votre projet. D\u00e9taillez vraiment les exigences afin qu’il n’y ait aucun doute dans l’esprit de quiconque sur les d\u00e9pendances du projet.<\/p>\r\n Apr\u00e8s avoir d\u00e9fini ce qui est fait, soyez clair sur ce qui sera livr\u00e9 \u00e0 la fin du projet. Il peut s’agir d’une nouvelle application mobile ou d’un nouveau centre communautaire. Quel que soit votre livrable, soyez clair sur ce qu’il est et sur la fa\u00e7on dont il b\u00e9n\u00e9ficiera \u00e0 l’entreprise une fois que vous l’aurez cr\u00e9\u00e9. Quels seront les r\u00e9sultats tangibles de votre projet et comment saurez-vous quand il aura \u00e9t\u00e9 livr\u00e9 ?<\/p>\r\n Lorsque vous documentez votre projet, \u00e9valuez :<\/p>\r\n Utilisez un outil de documentation qui vous permet de stocker l’historique des versions pour chaque document afin que vous puissiez y faire r\u00e9f\u00e9rence si n\u00e9cessaire. Les mises \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8res de la documentation de votre projet peuvent parfois n\u00e9cessiter de revenir \u00e0 des versions pr\u00e9c\u00e9dentes, car vous devrez peut-\u00eatre vous rappeler l’historique du projet.<\/p>\r\n Si vous vous engagez dans la documentation d’un projet, vous devrez disposer des outils ad\u00e9quats pour stocker vos documents et les partager avec votre \u00e9quipe. Un bon choix pour la documentation de projet est une base de connaissances d’entreprise<\/a>, g\u00e9r\u00e9e de mani\u00e8re centralis\u00e9e par une \u00e9quipe de contributeurs.<\/p>\r\n Document360<\/a> est l\u2019un de ces outils et vous aidera \u00e0 d\u00e9marrer avec la documentation de votre projet gr\u00e2ce \u00e0 son interface \u00e9l\u00e9gante et intuitive.Vous pouvez utiliser le WYSIWYG ou l’\u00e9diteur de markdown<\/a> et le gestionnaire de cat\u00e9gories pour organiser votre contenu en rubriques. L’interface utilisateur simple par glisser-d\u00e9poser vous permet de r\u00e9organiser les cat\u00e9gories <\/a>en quelques clics.<\/p>\r\n Vous pouvez cr\u00e9er une base de connaissances priv\u00e9e<\/a>, n\u00e9cessitant une connexion, base de connaissances <\/a>pour vos employ\u00e9s ou vos clients afin que votre documentation soit toujours s\u00e9curis\u00e9e. Prenez parti des int\u00e9grations et extensions de Document360<\/a> avec des applications populaires afin d’\u00e9tendre les fonctionnalit\u00e9s de votre base de connaissances.<\/p>\r\n Avec Document360, vous pouvez visualiser l’historique des versions entre plusieurs versions ou revenir \u00e0 une version ant\u00e9rieure. Vous n’avez pas \u00e0 vous soucier de remplacer accidentellement le contenu gr\u00e2ce au contr\u00f4le automatique des sources.<\/p>\r\n Il est maintenant clair que si vous \u00eates un responsable de projet, votre projet a d\u00e9sesp\u00e9r\u00e9ment besoin de documentation pour apporter de la clart\u00e9 et de l’organisation \u00e0 votre \u00e9quipe. Si vous g\u00e9rez un petit projet, vous n’aurez pas besoin de trop de documentation ou vous pourriez trouver votre \u00e9quipe surcharg\u00e9e de documents. Les grands projets ont besoin de plus de documentation naturellement, car ils sont plus complexes et impliquent plus de pi\u00e8ces mobiles.<\/p>\r\n Quels que soient les besoins de documentation de votre projet, assurez-vous de commencer avec un outil comme Document360, qui vous aidera \u00e0 cr\u00e9er et \u00e0 partager vos documents avec votre \u00e9quipe. Vous pouvez conserver tous vos documents dans un seul endroit centralis\u00e9 et les membres de l’\u00e9quipe peuvent profiter d’une recherche puissante pour trouver le contenu dont ils ont besoin.<\/p>\r\n![\"Document360\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/themes\/document360\/images\/blog-call-to-action.png\")
<\/div>\r\n<\/div>\r\nDocumentation des exigences<\/h3>\r\n
Communication avec les parties prenantes<\/h3>\r\n
Gestion des changements<\/h3>\r\n
Analyse des risques et documentation<\/h3>\r\n
Journal des probl\u00e8mes<\/h3>\r\n
Comment cr\u00e9er de la documentation de projet ?<\/h2>\r\n
\u00c9tape 1 : Rassemblez toutes les exigences et les informations connexes dans un r\u00e9f\u00e9rentiel central<\/h3>\r\n
\u00c9tape 2 : Soyez descriptif du processus et des \u00e9tapes du projet<\/h3>\r\n
\u00c9tape 3 : Organisez les informations par \u00e9tapes et par sujets<\/h3>\r\n
\u00c9tape 4 : Collaborez avec votre \u00e9quipe sur les avis<\/h3>\r\n
\u00c9tape 5 : Publiez les documents, ajoutez des balises et indexer<\/h3>\r\n
\u00c9tape 6 : Maintenez et mettez \u00e0 jour la documentation<\/h3>\r\n
Meilleures pratiques pour la r\u00e9daction de la documentation de projet<\/h2>\r\n
D\u00e9finir la port\u00e9e du projet<\/h3>\r\n
![\"exemple](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/project_documentation_scope_example.png\")
Exemple de document de planification de la port\u00e9e du projet<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\nMettez en place une \u00e9quipe (contributeurs, \u00e9valuateurs, \u00e9diteur ou \u00e9diteur)<\/h3>\r\n
Identifiez les sujets et sous-sujets<\/h3>\r\n
Soyez pr\u00e9cis \u00e0 propos des r\u00e9sultats attendus<\/h3>\r\n
Documentez les param\u00e8tres techniques et les exigences environnementales<\/h3>\r\n
R\u00e9digez le livrable du projet<\/h3>\r\n
\u00c9valuez la qualit\u00e9, la port\u00e9e, le risque, la formation et le co\u00fbt<\/h3>\r\n
\r\n\t
Actualisez et mettez \u00e0 jour les documents avec l’historique des versions<\/h3>\r\n
Choisissez le bon logiciel pour la documentation du projet<\/h2>\r\n
![\"portail](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/themes\/document360\/images\/features\/knowledgebase-portal.webp\")
<\/p>\r\nPour conclure<\/h2>\r\n