Microsoft SharePoint ist als Dokumenten-Management-System definiert. Es ist als Repository f\u00fcr die Aufbewahrung und Wartung von Dokumentationen konzipiert. Beim Vergleich von SharePoint mit einer Wissensbasis ist es wichtig, ein paar Dinge zu verstehen.<\/p>\r\n
![\"Sharepoint](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/Sharepoint-Homepage-Document360.png\")
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Erstens, um nachzuvollziehen, wie die Einf\u00fchrung einer Wissensdatenbank Ihrem Unternehmen helfen kann, ist es wichtig zu verstehen, was das Knowledge Management Framework ist. Es handelt sich um eine hoch angesehene Methodik zur Wissensgewinnung und zum Austausch zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Im Wesentlichen liefert das Knowledge Management Framework Strukturen f\u00fcr Mitarbeiter, die es ihnen erm\u00f6glichen, Kenntnisse \u00fcber Workflows, Dokumentation und Revisionen effektiv zu verwalten, zu verfolgen und zu behalten.<\/p>\r\n
Eine Wissensdatenbank ist eine Methode, um die Dokumentation innerhalb einer Organisation zu speichern und anzupassen. Es fungiert als zentralisiertes System, auf das Teams und Abteilungen Zugriff haben. Eine typische Wissensdatenbank ist in der Regel Software und sollte viele verschiedene Werkzeuge und F\u00e4higkeiten beeinschlie\u00dfen , um die Produktivit\u00e4t innerhalb einer Organisation zu steigern.<\/p>\r\n
Abh\u00e4ngig von den Gesch\u00e4ftsanforderungen ist eine Wissensdatenbank von entscheidender Bedeutung f\u00fcr die Steigerung der Zusammenarbeit, Zentralisierung des Dokumentenmanagements und Unterst\u00fctzung der Mitarbeiter bei der \u00dcbernahme des Knowledge Management Frameworks.<\/p>\r\n
W\u00e4hrend ein Knowledge Management Framework eine Gesamtstrategie f\u00fcr das Erstellen von Informationen ist, ist eine Wissensdatenbank das Vehikel f\u00fcr dieses Framework.<\/p>\r\n
Helfen Sie Ihren Kunden, sich sofort mit einer Wissensdatenbank zu helfen!<\/p>\r\nDemo buchen<\/a><\/div>\r\n SharePoint ist ein sehr Standard-Repository, das haupts\u00e4chlich f\u00fcr interne Benutzer verwendet wird, um Dokumente zu erstellen und zu speichern. Es ist Teil von Microsoft Office365 und setzt darauf, dass die Microsoft Suite funktioniert.<\/p>\r\n SharePoint erm\u00f6glicht Teams die Ansicht, Bearbeitung und gemeinsame Nutzung interner Dokumentation durch Microsofts \u00d6kosystem der Office365 Produkte.<\/p>\r\n Da SharePoint ein Microsoft-Produkt ist, ist es stark vom Microsoft-\u00d6kosystem abh\u00e4ngig. Wenn Ihr Unternehmen ein gro\u00dfer Microsoft-Gesch\u00e4ft ist, dann sollten Sie sich zu Hause f\u00fchlen. Mit SharePoint k\u00f6nnen Sie grundlegende Dokumentenbibliotheken auf der Grundlage von Microsoft Office-Tools erstellen. Das Erstellen und Hochladen der Dateien von Office365 ist schlicht und einfach. Das Hochladen von Vorlagen in Ordner und das Exportieren von Dokumenten \u00fcber Excel und Word ist einfach, solange Sie im Sandkasten von Microsoft spielen.<\/p>\r\n Mit SharePoint ist die Filterung der Dokumentation einfach. Sie k\u00f6nnen nach Datum oder Benutzer filtern. Sie k\u00f6nnen auch nach der letzten \u00c4nderung oder nach dem Typ des Dokuments filtern. Sie k\u00f6nnen sogar Ihren PC mit SharePoint synchronisieren, um in externen Microsoft-Programmen wie Microsoft Teams zu arbeiten, um die Zusammenarbeit zu verbessern. SharePoint ist die Speicherplattform f\u00fcr Microsoft Teams. Microsoft bietet Vor\u2013Ort-Optionen an, aber die meisten nutzen die Cloud-L\u00f6sung.<\/p>\r\n Co-Authoring und Versionsverfolgung sind ein weiterer Vorteil, der einfache Workflows bietet, mit denen der Benutzer interagieren kann. Benutzer k\u00f6nnen auch Meldungen erstellen, Dokumente anheften, Spalten anpassen und Wiki-Seiten erstellen.<\/p>\r\n Zun\u00e4chst werden wir uns mit den Vorteilen der Nutzung von SharePoint-Wissensbasis befassen.<\/p>\r\n Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter bereits wissen, wie Sie SharePoint verwenden oder zumindest mit dem Rest der Microsoft Office-Suite vertraut sind. Sie k\u00f6nnen Ihre Wissensdatenbank in den gleichen Systemen halten, wobei Ihre Mitarbeiter mit dem Einsatz vertraut sind, und dadurch Ihre Onboarding-Zeit und Anstrengungen reduzieren.<\/p>\r\n Wissensdatenbank-Administratoren m\u00fcssen sich keine Sorgen um neue Konten mit weiteren Passw\u00f6rtern machen.<\/p>\r\n Da SharePoint in Microsoft Office integriert ist, haben Sie den Vorteil, dass Sie ein einziges System f\u00fcr mehr Toolstack verwenden. Die Mitarbeiter werden nicht daran denken m\u00fcssen, eine neue Plattform zu nutzen, und die IT wird sich keine Sorgen machen m\u00fcssen, einen neuen Anbieter zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\r\n Microsoft ist weltweit ein vertrauensw\u00fcrdiger Anbieter <\/strong>f\u00fcr Unternehmen. Daher m\u00fcssen Sie sich nicht mehr mit Dingen besorgt sein, wie zum Beispiel Datenschutz, Hacking, oder ob das Unternehmen pleitegeht. Es ist eine Marke, die in naher Zukunft immer noch stark bleibt.<\/p>\r\n SharePoint eignet sich am besten als internes, kollaboratives und versionskontrolliertes Werkzeug f\u00fcr Ihre Dokumentenmanagementstrategie.<\/p>\r\n Einfach ausgedr\u00fcckt bedeutet dies, dass Sie Ihre Unternehmensinformationen an einem Ort behalten, zug\u00e4nglich \u00fcber ein gro\u00dfes, verteiltes Team, wobei die Menschen in die Lage versetzt werden, besser zusammenzuarbeiten. Es k\u00f6nnte mit Google Drive auf diese Weise verglichen werden \u2013 Dokumentenhosting in der Cloud f\u00fcr Teams.<\/p>\r\n Lesen Sie auch:<\/strong> Microsoft SharePoint Vs Google Docs: Was ist der Unterschied?<\/p>\r\n Eine interne Wissensdatenbank ist eher ein Wiki, was bedeutet, dass jeder Inhalte hinzuf\u00fcgen und auf das Content Management System zugreifen kann. Ein paar zentralisierte Administratoren, die Inhalte posten, w\u00fcrden diesen kooperativen Workflow behindern, daher ist SharePoint in diesem Fall ideal.<\/p>\r\n Bevor Sie loslegen k\u00f6nnen, muss Ihr SharePoint-Administrator die Wiki-Seiten einrichten. Am Ende steht Ihnen ein CMS zur Verf\u00fcgung, das Ihre Mitarbeiter verwenden k\u00f6nnen, um Texte, Bilder und Videos auf Seiten der Inhalte zu ver\u00f6ffentlichen. Sie k\u00f6nnen auch den Inhalt<\/strong> formatieren und die Metadaten durchsuchen.<\/p>\r\n Weiterlesen: Beste 9 SharePoint-Alternativen zur Verst\u00e4rkung der Zusammenarbeit<\/p>\r\n Die Nachteile der Nutzung der SharePoint-Wissensbasis sind zahlreich. Die eingebauten Funktionen von SharePoint sind danach gerichtet, es als kollaboratives internes Werkzeug zu gestalten, das mehr auf Wissensmanagement fokussiert ist.<\/p>\r\n Daraus ergibt sich ein v\u00f6llig anderes Softwaremodell, das sich nicht als Wissensbasis eignet.<\/p>\r\n Stellen wir uns vor, Sie haben die Ressourcen nicht, um eine komplizierte Wiki-Seite einzurichten.<\/p>\r\n Wenn Ihre Dokumente in Ihrer Sharepoint-Wissensdatenbank in verschiedenen Formaten gehostet werden, wie z. B. Excel-Tabellen, PowerPoints, Word-Dokumente und PDFs, werden diese nicht indexierbar sein.<\/p>\r\n Suchabfragen werden schwierig sein, Sie werden nicht einfach in der Lage sein, die Inhalte zu durchsuchen oder letztendlich das zu finden, was Sie brauchen.<\/p>\r\n Selbst wenn Sie eine Wiki-Seite erstellen,\u00a0 sind nur die Metadaten markiert und indiziert \u2013 gegen\u00fcber dem eigentlichen Inhalt Ihres Artikels in einer regelm\u00e4\u00dfigen Wissensdatenbank. Diese begrenzt die Suchm\u00f6glichkeiten<\/strong> noch weiter.<\/p>\r\n Ein Wiki in SharePoint zu erstellen bedeutet trotzdem, dass die Informationsarchitektur<\/a> \u00fcber das urspr\u00fcngliche Setup hinaus nicht \u00fcbersehen wird.<\/p>\r\n Benutzer werden Ihre Wissensdatenbank erreichen und werden von der blo\u00dfen Menge an unstrukturierten Informationen auf eine ganz einfache Art und Weise \u00fcberw\u00e4ltigt. Sie k\u00f6nnen nicht einmal Ihren Inhalt in SharePoint kategorisieren.<\/p>\r\n Wenn Sie zu viele Inhalte haben, insbesondere unstrukturierte Inhalte, bedeutet es, dass Ihre Wissensdatenbank schlechter als nutzlos wird.<\/p>\r\n Eine intuitive Wissensdatenbank-Software, um Ihre Inhalte\u00a0 einfach hinzuzuf\u00fcgen und in jede Anwendung zu integrieren. Probieren Sie Document360 aus!<\/p>\r\nLos geht’s<\/a><\/div>\r\n Eine –Wissensdatenbank in der \u00d6ffentlichkeit<\/a> muss eine potenziell unbegrenzte Anzahl von \u201eNutzern\u201c haben, die normalerweise Ihre Kunden sind. Die meisten Self-Service-Wissensdatenbanken m\u00fcssen \u00f6ffentlich sein, weil die Anforderung eines Logins<\/strong> einfach eine zu gro\u00dfe H\u00fcrde f\u00fcr Ihren durchschnittlichen Kunden ist.<\/p>\r\n Wenn Ihre Wissensdatenbank einen Login erfordert, werden Sie Ihre Wissensdatenbank nicht schnell und kosteng\u00fcnstig skalieren k\u00f6nnen, wenn Sie mehr Kunden erwerben. Wenn Sie Ihre SharePoint-Wissensdatenbank hingegen \u00f6ffentlich zug\u00e4nglich machen, werden Genehmigungsabl\u00e4ufe und Terminplanung nicht<\/a> zur Verf\u00fcgung stehen.<\/p>\r\n Wenn Sie Versionskontrolle, Ver\u00f6ffentlichungsgenehmigungen, Zeitplanung, oder Zusammenarbeit innerhalb von SharePoint ben\u00f6tigen, ist dies nicht m\u00f6glich.<\/p>\r\n Wenn Sie keinen korrekten Bearbeitungsprozess haben, wird dies die Teamproduktivit\u00e4t beeintr\u00e4chtigen.<\/p>\r\n SharePoint ist keine wirkliche Knowledgebase-Software, daher m\u00fcssen Sie es mithilfe der Wiki-Seitenfunktion erstellen, oder andere Software von Drittanbietern verwenden, die \u00fcber SharePoint verf\u00fcgen. Dies entfernt den Vorteil der Verwendung von Microsoft, weil Sie einen anderen Anbieter eingef\u00fchrt haben.<\/p>\r\n SharePoint Online (die SaaS-Version von SharePoint statt der installierten On-Premise Version) hat auch reduzierte Funktionen<\/strong> im Vergleich zur Desktop-Version. M\u00f6glicherweise k\u00f6nnen Sie nicht alles tun, was SharePoint im Web-Browser verspricht. Das beschr\u00e4nkt, wie agil Ihr Iterationsprozess sein k\u00f6nnte.<\/p>\r\n SharePoint ist auf das Unternehmen gerichtet <\/strong>und der Unternehmenspreis kann ein Hindernis f\u00fcr den Eintritt kleiner Unternehmen oder Startups sein. Sie m\u00fcssen f\u00fcr jeden Benutzer in SharePoint bezahlen, w\u00e4hrend eine Wissensdatenbank in der Regel eine begrenzte Anzahl von Administratoren hat.<\/p>\r\n In SharePoint sind die – Administratoren auch \u201eBenutzer\u201c<\/strong>, w\u00e4hrend Wissensdatenbanken auch nicht-administrative Benutzer haben, die \u201eKunden\u201c sind. Dies ist in SharePoint nicht m\u00f6glich \u2013 ohne Hilfe von Entwicklern, um eine Wiki-Seite \u00f6ffentlich zu machen.<\/p>\r\n Ein irref\u00fchrender Aspekt des Begriffs \u201cWissensbasis\u201d ist, dass sie eigentlich darauf abzielen, den Nutzern bei der Erf\u00fcllung ihrer Aufgaben zu helfen<\/strong>\u00a0 . Sie dienen nicht zur passiven Aufnahme von Informationen. Wissensdatenbanken m\u00fcssen also handlungsf\u00e4hig sein und eine angemessene Informationsarchitektur enthalten.<\/p>\r\n M\u00f6glicherweise k\u00f6nnen Sie dies nicht mit einer SharePoint-Wissensbasis erreichen, wenn die Annahme ist, dass es ein Wiki ist und jeder in der Organisation daf\u00fcr verantwortlich ist. Mit unbetreuten\u00a0 Wikis ist es oft der Fall, dass normalerweise niemand daf\u00fcr verantwortlich sein wird.<\/p>\r\n Der Sinn einer Wissensbasis besteht nicht gerade darin, \u201eWissen zu teilen\u201c, sondern den Benutzern zu helfen, Aufgaben zu erledigen oder Probleme im Zusammenhang mit Ihrem Produkt zu l\u00f6sen, die Sie zuvor definiert haben.<\/p>\r\n Das ben\u00f6tigt eine Vorstellung von der Erfahrung und Ausgangslage der Kunden sowie von den Schmerzpunkten mit Ihrem Produkt.<\/p>\r\n Ihre Ziele sollten auf den tats\u00e4chlichen Benutzerbed\u00fcrfnissen basieren, die Sie durch Umfragen, Gespr\u00e4che oder Analysedaten identifiziert haben.<\/p>\r\n Sie m\u00fcssen entscheiden, was die Wissensdatenbank erreichen soll und anhand dieses Ziels Wissen sammeln. Die Wissensartikel und -inhalte werden so dargestellt, dass externe Kunden, ohne fortgeschrittene Kenntnisse Ihres Unternehmens, leicht verstehen.<\/p>\r\n Aufgrund des massiven Dateneinfuhrs setzen sich Unternehmensf\u00fchrer nun auf einen agileren und anpassbareren Ansatz bei der Verwaltung von Dokumentationen. Unternehmensf\u00fchrer sind daran interessiert, so eine Wissensdatenbank zu erstellen, um ihre Dokumente mit ihren Kunden, Partnern, Anbietern und Stakeholdern zu teilen, die dynamische Anpassung innerhalb einer Plattform beinhaltet.<\/p>\r\n Hier kommt eine SaaS Wissensbasis ins Spiel.<\/p>\r\n Eine SaaS Knowledge Base erm\u00f6glicht eine bessere Verbindlichkeit und Zug\u00e4nglichkeit \u00fcber die ganze Supply Chain. Menschen, die sich f\u00fcr ihre gesch\u00e4ftlichen Bed\u00fcrfnisse auf das Dokumentenmanagement verlassen, haben gefragt, und eine Wissensdatenbank ist die Antwort auf ihre Anforderungen geworden.<\/p>\r\n Im Zuge der Entwicklung des Internets mussten sich auch Organisationen anpassen. Unternehmen verfolgen nun einen Web-zentrierten Ansatz bei der F\u00fchrung ihres Gesch\u00e4fts. Sie fragen mehr von ihren H\u00e4ndlern als von grundlegenden Repositories f\u00fcr die Dokumentenverwaltung. Dies hat den Bedarf an mehr Vielfalt und Anpassung innerhalb der Plattform hervorgerufen. Unternehmensf\u00fchrer haben es satt, in Silos zu investieren – statische L\u00f6sungen, die Zeit und Geld von ihren Teams saugen.<\/p>\r\n Unternehmensf\u00fchrer suchen nun nach der Implementierung einer L\u00f6sung, die Benutzer anpassen und teilen k\u00f6nnen. F\u00fcr Benutzer, die intensiv mit SEO, Markdown Language und Web arbeiten, ist es zwingend erforderlich, dass sie einen Anbieter finden, der diese Optionen in eine Wissensdatenbank integrieren kann.<\/p>\r\n Jetzt, da wir angedeutet haben, warum Unternehmensf\u00fchrer zu einer Wissensbasis \u00fcbergehen, k\u00f6nnen wir besprechen – was sind die Funktionen, die ben\u00f6tigt werden, um eine dynamische Wissensdatenbank auszuf\u00fchren?<\/p>\r\n Neben den grundlegenden Funktionen von L\u00f6sungen wie SharePoint bietet Document360 eine wirklich einzigartige M\u00f6glichkeit, Dokumentation zu verwalten und Inhalte anzupassen. Eine Wissensdatenbank wie Document360 ist eine M\u00f6glichkeit f\u00fcr Ihre Organisation, Dokumentenmanagement und -anpassung einen Schritt weiter zu bringen. Sprechen wir \u00fcber die n\u00e4chste Generation der Dokumentenverwaltung.<\/p>\r\n Wenn es um das Schreiben, Bearbeiten und \u00dcberarbeiten von Dokumentation geht, bietet Document360 ein erweitertes Portal f\u00fcr Inhaltsentwickler. Ein gemeinsamer, sicherer Ort f\u00fcr Ihre Inhalte ist f\u00fcr die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Dies erm\u00f6glicht mehreren Benutzern mehrerer Organisationen Zugriff auf die Wissensdatenbank von Document360. Mit modernster Bearbeitungs-, Drag-and-Drop & Drop Kategorie-Verwaltung, dynamischer Analytik und Revisionsverfolgung haben Anwender jetzt Spa\u00df und spannende Optionen.<\/p>\r\n Die Plattform erm\u00f6glicht eine nahtlose Versionsgeschichte und Rollback-Funktionen. Da Document360 eine Wissensdatenbank ist, ist die \u00dcberarbeitung der Versionen f\u00fcr alle Benutzer der Plattform sichtbar und kann durch Berechtigungseinstellungen kategorisiert werden. Fork (Clone), L\u00f6schung und offene Dokumentation werden mit einem Zeitstempel geliefert, so dass mehrere Benutzer den Fortschritt ihrer Dokumentation verfolgen k\u00f6nnen.<\/p>\r\n![\"Dokument360\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/themes\/document360\/images\/blog-call-to-action.png\")
<\/div>\r\n<\/div>\r\nWas bietet SharePoint als Wissensbasis an?<\/h2>\r\n
Vorteile der SharePoint-Wissensbasis<\/strong><\/h2>\r\n
Einfaches Onboarding f\u00fcr Microsoft-Benutzer<\/strong><\/h3>\r\n
Benutzung von einem einzigen System<\/strong><\/h3>\r\n
Sicher und zuverl\u00e4ssig<\/strong><\/h3>\r\n
SharePoint als Wissens-Wiki<\/strong><\/h3>\r\n
Mankos der Sharepoint-Wissensdatenbank<\/strong><\/h2>\r\n
Nicht indizierte Inhalte<\/strong><\/h3>\r\n
Keine Informationsarchitektur<\/strong><\/h3>\r\n
![\"Sharepoint](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/Sharepoint-homepage.png\")
<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\nEingeschr\u00e4nkte Anzahl von Benutzern<\/strong><\/h3>\r\n
Versionskontrolle fehlt<\/strong><\/h3>\r\n
Nicht verwendbar au\u00dferhalb<\/strong><\/h3>\r\n
Beschr\u00e4nkte Online-Funktionen<\/strong><\/h3>\r\n
Der Preis f\u00fcrs Enterprise <\/strong><\/h3>\r\n
Wissen versus Aktion<\/strong><\/h2>\r\n
Was ist eine SaaS Wissensbasis? Warum ist es besser?<\/strong><\/h2>\r\n
Die Vorteile einer SaaS Wissensbasis<\/strong><\/h2>\r\n
Erweitertes Portal zum Bauen, Bearbeiten, \u00dcberarbeiten<\/strong><\/h3>\r\n
Kategorien und Beitr\u00e4ge einer einzelnen Plattform anpassen<\/strong><\/h3>\r\n
![\"kb-site-Echtzeit-Suchmaschine\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/kb-site-realtime-search-engine.gif\")
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