{"id":22495,"date":"2022-08-18T10:30:59","date_gmt":"2022-08-18T10:30:59","guid":{"rendered":"https:\/\/document360.com\/?p=22495"},"modified":"2025-02-12T11:55:47","modified_gmt":"2025-02-12T11:55:47","slug":"interne-dokumentation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/document360.com\/de\/blog\/interne-dokumentation\/","title":{"rendered":"Interne Dokumentation: So erstellen Sie sie, Tipps und Beispiele"},"content":{"rendered":"

Jede Organisation verf\u00fcgt \u00fcber ein internes Wissen, das das ganze Betrieb im Gange h\u00e4lt. Diese Wissenswerte sind einzigartig f\u00fcr jedes Unternehmen, und sind in hohem Ma\u00dfe abh\u00e4ngig von den Personen, die f\u00fcr Sie arbeiten. Das Problem ist, dass dieses Wissen allzu oft in den K\u00f6pfen der Arbeitnehmer gespeichert wird. Wenn das Wissen \u00fcberhaupt dokumentiert ist, versteckt es sich normalerweise in Slack-Kan\u00e4len oder Nachrichten, E-Mail-Ketten oder anderen Tools. Es gibt keine einzige Quelle der Echtheit f\u00fcr Ihre Dokumentation, und die Mitarbeiter m\u00fcssen wertvolle Zeit und M\u00fche f\u00fcr die von ihnen ben\u00f6tigten Informationen verschwenden.<\/p>\r\n

Gibt es eine bessere L\u00f6sung? Ja. Die Antwort ist, Ihr Wissen f\u00fcr zuk\u00fcnftige Referenzen in einem einzigen Werkzeug zu dokumentieren, auf das die Mitarbeiter zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen, wenn sie eine Frage haben.<\/p>\r\n

Was ist interne Dokumentation?<\/strong><\/h2>\r\n

Interne Dokumentation mag wie eine Zeitverschwendung erscheinen, bis Sie sie ben\u00f6tigen. Wenn Sie auf ein Problem st\u00f6\u00dfen und finden, dass es eine Dokumentationsseite gibt, die helfen kann, ist es f\u00fcr Sie Goldes Wert.<\/p>\r\n

Die interne Dokumentation ist die Aufzeichnung des gesamten internen Wissens Ihres Unternehmens, von Verfahren und Prozessen, von bew\u00e4hrten Praktiken, IT- und Software-Spezifikationen und vielem mehr. Die interne Dokumentation soll von Mitarbeitern als Referenz dienen, um ihre Arbeit zu erledigen und die Leistung im gesamten Unternehmen zu standardisieren.<\/p>\r\n

Sie existiert im Gegensatz zu Ihrer externen Dokumentation, die sich an Benutzer und Kunden richtet. Interne Dokumentation ist nur f\u00fcr den Einsatz in Ihrem Unternehmen gedacht, geschrieben, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Normalerweise m\u00f6chten Sie sie in einer privaten Wissensdatenbank hosten, die nur Benutzern mit Anmeldedaten zug\u00e4nglich ist.<\/p>\r\n

Interne Dokumentationstypen<\/strong><\/h2>\r\n

Es gibt einige verschiedene Arten von interner Dokumentation, die Ihre Organisation m\u00f6glicherweise annehmen k\u00f6nnte.<\/p>\r\n

Prozessdokumentation<\/strong><\/h3>\r\n

Prozessdokumentation beschreibt Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Prozesse in Bezug auf die Arbeitsabl\u00e4ufe innerhalb des Unternehmens. Es umfasst Leitlinien, bew\u00e4hrte Praktiken, SOPs und Checklisten, die die Mitarbeiter in ihrer Arbeit schulen.<\/p>\r\n

Projektdokumentation<\/strong><\/h3>\r\n

Projektdokumentation bezieht sich auf alle Informationen zu einem bestimmten Unternehmensprojekt einschlie\u00dflich Projektvorschl\u00e4ge, Gesch\u00e4ftspl\u00e4ne, Strategie, Protokolle, Risikoanalyse, Problemprotokolle und so weiter. Sie k\u00f6nnen mehreren Teams angeh\u00f6ren, die an dem Projekt mitarbeiten.<\/p>\r\n

Technische Dokumentation<\/strong><\/h3>\r\n

Technische Dokumentation beschreibt Software und IT-Infrastruktur, Produktspezifikationen und Anforderungen, Entwicklungsprozesse und so weiter. Technische Dokumentation beschr\u00e4nkt sich nicht nur auf Ihre Ingenieure und kann von Produktteams, Support-Teams und mehr abgerufen werden.<\/p>\r\n

Personaldokumentation<\/strong><\/h3>\r\n

Personaldokumentation ist jede von Ihrem HR-Team ver\u00f6ffentlichte Dokumentation, von der Onboarding-Dokumentation, Unternehmensrichtlinien und Schulungsmaterial bis hin zu Mitarbeiterhandb\u00fcchern. Personaldokumente m\u00fcssen oft verf\u00fcgbar sein, damit jeder im Unternehmen Zugriff haben kann, wenn er die Unternehmensrichtlinien verstehen muss.<\/p>\r\n

Schauen Sie sich auch unseren Leitfaden zur Erstellung eines Technischen Spezifikationsdokuments an<\/em><\/p>\r\n

Vorteile der internen Dokumentation<\/strong><\/h2>\r\n

Interne Dokumentation hat viele Vorteile f\u00fcr Unternehmen, die ihr Wissen erweitern m\u00f6chten.<\/p>\r\n

Kommunikation und Wissensaustausch innerhalb des Teams klar<\/strong><\/h3>\r\n

Vor allem bedeutet die Dokumentation Ihres internen Wissens eine Verbesserung der Kommunikation zwischen den Teams. Unternehmen k\u00f6nnen von asynchroner Kommunikation profitieren, wobei die Dokumentation zu jeder Tageszeit zug\u00e4nglich ist, egal wer im Dienst ist.<\/p>\r\n

Auch die Menschen innerhalb des Unternehmens k\u00f6nnen sich Wissen bewusst werden, auch wenn sie nicht wissen, dass ihnen dieses Wissen fehlt, weil Wissen leicht entdeckt werden kann. Mitarbeiter, die die interne Wissensdatenbank durchst\u00f6bern, k\u00f6nnen auf bisher unbekannte Informationen stolpern, da Wissen explizit gemacht wurde.<\/p>\r\n

Schnellere Onboarding-Erfahrung<\/strong><\/h3>\r\n

Wenn neue Mitarbeiter Zugang zu internen Dokumenten haben, k\u00f6nnen sie schnell die Erwartungen und Richtlinien des Unternehmens erfahren. Alles, was sie wissen m\u00fcssen, ist an einem Ort verf\u00fcgbar, was bedeutet, dass die Kollegen weniger Zeit f\u00fcr die Ausbildung des neuen Angestellten aufwenden m\u00fcssen.
\r\n\u00a0Auch wenn Aktivit\u00e4ten wie Mentoring und Hospitationen nach wie vor wichtig sind, sind die Mitarbeiter in der Lage, ihren eigenen Lernprozess zu \u00fcbernehmen. Wenn das Onboarding-Erlebnis verbessert wird, erh\u00f6ht es die Mitarbeiterbindung um 82%<\/a>. Wenn der Mitarbeiterfluktuation unter Kontrolle ist, spart die interne Dokumentation Ihrer Organisation Geld.<\/p>\r\n

Produktivit\u00e4tssteigerung<\/strong><\/h3>\r\n

Wenn die Mitarbeiter keine Zeit damit verbringen m\u00fcssen, ihre Kollegen f\u00fcr Antworten auf kleinere Fragen zu erjagen, wird ihre Produktivit\u00e4t deutlich gesteigert. Antworten stehen Ihnen\u00a0 zu jeder Tageszeit zur Verf\u00fcgung, auch wenn sie in der Mitte der Nacht mit einer brennenden Frage aufwachen.<\/p>\r\n

Wenn die Informationen leicht zug\u00e4nglich sind, k\u00f6nnen die Mitarbeiter mehr Zeit f\u00fcr die Aktivit\u00e4ten verbringen, die wichtig sind.<\/p>\r\n

Schnellere Entscheidungsfindung<\/strong><\/h3>\r\n

Stellen wir uns das vor \u2013 die meisten Probleme, denen sich die Wirtschaft gegen\u00fcbersteht, sind bereits vorher begegnet. Die Mitarbeiter k\u00f6nnen bei der Aufgabe, eine unternehmerische Entscheidung zu treffen, von ihren Kollegen lernen, und die Zeit zum Abschluss beschleunigen.<\/p>\r\n

Wenn Arbeitnehmer Zugang zu kollektiver Weisheit haben, k\u00f6nnen Entscheidungen in Minuten oder Stunden statt in Tagen oder Wochen getroffen werden. Die Arbeitnehmer k\u00f6nnen zuversichtlich sein, dass sie alle relevanten Faktoren ber\u00fccksichtigt haben, weil Entscheidungen der Vergangenheit dokumentiert sind.<\/p>\r\n

Technische Fehler vermeiden<\/strong><\/h3>\r\n

Wenn die Mitarbeiter \u00fcber Produktspezifikationen und Entwicklungsprozesse Bescheid wissen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie technische Fehler machen. Wenn Ihr Unternehmen am Bau von Technologieprodukten wie Software oder Hardware beteiligt ist, m\u00fcssen\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<\/p>\r\n

Spezifikationen und Infrastruktur f\u00fcr alle Mitarbeiter dokumentiert werden, die an dem Produkt arbeiten.<\/p>\r\n

Dokumentation bedeutet, dass jeder, der am Produkt arbeitet, in technischen Angelegenheiten auf dem neuesten Stand ist, ohne einen Ingenieur fragen zu m\u00fcssen. Sie sch\u00fctzen Ihr Unternehmen vor M\u00e4ngeln in der Produktentwicklung.<\/p>\r\n

Bessere Lernerfahrung<\/strong><\/h3>\r\n

Wenn Personen in Ihrem Unternehmen Projekte oder Aufgaben durchf\u00fchren, ist es sinnvoll, Ihre Lernergebnissse zu dokumentieren. Wenn Mitarbeiter aus vergangenen Fehlern lernen k\u00f6nnen, macht das die Teamleistung wesentlich effektiver.<\/p>\r\n

Ohne Ihr Lernen zu dokumentieren, riskiert Ihr Unternehmen immer wieder dieselben Fehler. Dies vergeudet wertvolle Zeit und Ressourcen, die besser f\u00fcr Aktivit\u00e4ten verwendet werden k\u00f6nnten, die dem Unternehmen einen Mehrwert verleihen. Mit interner Dokumentation versuchen Teams viel wahrscheinlicher neue Dinge, weil sie sich bereits dar\u00fcber im Klaren sind, was nicht funktioniert.<\/p>\r\n

Erm\u00f6glicht einen einfachen Zugriff auf Informationen<\/strong><\/h3>\r\n

Wie wir bereits erw\u00e4hnt haben, erschwert der Mangel an internen Dokumentationen den Zugriff auf Informationen. Die Arbeitnehmer m\u00fcssen durch Slack, E-Mail-Ketten suchen oder Nachrichtenkollegen erjagen, anstatt von dem Wissen zu profitieren, das sie bereitwillig zur Verf\u00fcgung haben.<\/p>\r\n

Interne Dokumentation bedeutet, dass Ihr Unternehmenswissen in einer einzigen Quelle der Echtheit zusammengef\u00fchrt wird, und die Dokumenten ist\u00a0 leicht zu finden durch eine einfache Suche. Antworten sind in Sekunden erh\u00e4ltlich, und die Mitarbeiter k\u00f6nnen sicher sein, dass die Informationen korrekt sind.<\/p>\r\n

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Wie man gute interne Dokumentation schreibt<\/strong><\/h2>\r\n

Schritt 1 – Definieren Sie ein klares Ziel<\/strong><\/h3>\r\n

Zuallererst m\u00fcssen Sie sich dar\u00fcber im Klaren sein, was Sie mit interner Dokumentation erreichen wollen. Dies k\u00f6nnte etwa eine Verbesserung des Wissensmanagements sein, die Produktivit\u00e4t steigern oder Wissensaustausch<\/a> erleichtern.<\/p>\r\n

Dokumentation ist eine Teamanstrengung, daher m\u00fcssen Sie sicherstellen, dass jeder am gleichen Strang zieht, wenn es um das Erstellen von Inhalten geht. Alle Mitwirkenden an der Dokumentation m\u00fcssen \u00fcber die Ziele des Projekts informiert werden, damit sie einen wirksamen Beitrag leisten k\u00f6nnen.<\/p>\r\n

Schritt 2 – Entwerfen Sie eine Struktur f\u00fcr die Inhaltsnavigation<\/strong><\/h3>\r\n

Jedes Wissensmanagement Projekt hat eine Struktur. Beim Erstellen Ihrer internen Dokumentation wird es wahrscheinlich in Form einer internen Wissensdatenbank mit Inhaltskategorien sein, um Ihre Seiten zu organisieren.<\/p>\r\n

Gehen Sie durch Ihr Wissen und finden Sie vern\u00fcnftige Kategorien, mit denen Sie Ihre Inhalte gruppieren k\u00f6nnen. Das Design sollte intuitiv und sinnvoll f\u00fcr Mitarbeiter sein, ohne Ihre Inhalte in zu viele Unterkategorien zu verschachteln. Behalten Sie die Struktur Ihrer Wissensdatenbank einfach, so dass Mitarbeiter leicht durch sie navigieren k\u00f6nnen, wenn Sie etwas zu finden versuchen.<\/p>\r\n

Schritt 3 – Entwurf einer Vorlage<\/strong><\/h3>\r\n

Dokumentationsvorlagen sind n\u00fctzlich, um Ihre Inhalte zu standardisieren, egal wer an der Erstellung beteiligt ist. Sie erleichtern das Schreiben von Inhalten, indem wesentliche Elemente wie ein Inhaltsverzeichnis, \u00dcberschriften und Unter\u00fcberschriften, Einleitung und Abschluss, sowie Dummy-Inhalte einbezogen werden.<\/p>\r\n

Nehmen Sie sich Zeit, Dokumentvorlagen zu erstellen, die von Ihrem gesamten Team genutzt werden k\u00f6nnen. Diese k\u00f6nnen in Ihrer Knowledge Base-Software gespeichert und einfach kopiert werden, wenn jemand einen neuen Artikel erstellen m\u00f6chte.<\/p>\r\n

Schritt 4 – Brainstorming Entscheidungen \u00fcber Ideen durchf\u00fchren<\/strong><\/h3>\r\n

Als n\u00e4chster Punkt folgt der spannende Teil. Bringen Sie ein Team von Wissensmeistern zusammen, um Ideen f\u00fcr Inhalte zu entwickeln, die in Ihre Wissensdatenbank aufgenommen werden sollten. Laden Sie eine Mischung von Personen aus Ihrer Organisation ein, die jeweils eine einzigartige Perspektive darauf haben sollten, was zu integrieren ist.<\/p>\r\n

Obwohl alle Ideen gute Ideen sind, ist es wichtig, nicht zu \u00fcberdokumentieren. Wenn Ihre Wissensdatenbank zu komplex ist, wird es f\u00fcr Mitarbeiter schwierig sein, Informationen zu finden und Inhalte genau zu halten. Streben Sie nach Pr\u00e4gnanz und Relevanz, nicht nach Vollst\u00e4ndigkeit.<\/p>\r\n

Schritt 5 – F\u00fcgen Sie Text, relevante Bilder und Videos hinzu<\/strong><\/h3>\r\n

Der n\u00e4chste Schritt ist, Ihre Dokumentation tats\u00e4chlich zu schreiben. Nat\u00fcrlich sollten Sie einem Styleguide folgen und sicherstellen, dass Ihre Dokumentation eine gute Abbildung der Marke Ihres Unternehmens ist. Wenn Sie Anleitungen schreiben, formatieren Sie Ihren Text als Schritt-f\u00fcr-Schritt Anweisungen mit nummerierten Listen.<\/p>\r\n

Wussten Sie, dass Dokumentation nicht nur geschrieben werden muss? Wenn Ihr Unternehmen \u00fcber die Ressourcen verf\u00fcgt, finden Sie relevante Bilder und Videos zu Ihrem Text. Dadurch bleiben Ihre Mitarbeiter st\u00e4rker engagiert und erleichtern verschiedene Lernstile.<\/p>\r\n

Schritt 6 – Besondere Callouts\/Legenden einbeziehen<\/strong><\/h3>\r\n

Die meisten wissensbasierten Software sollten es Ihnen erm\u00f6glichen, spezielle Legenden f\u00fcr wichtige Informationen wie Warnungen oder zu beachtende Punkte aufzunehmen. Diese erscheinen in der Regel mit einem anderen farbigen Hintergrund, um die Aufmerksamkeit auf den Inhalt zu lenken und ihn vom Rest des Artikels zu unterscheiden.<\/p>\r\n

Besonders wichtig ist es, Callouts oder Legenden in Ihre technische Dokumentation aufzunehmen, in der Mitarbeiter kritische Warnungen zur Kenntnis nehmen sollten, bevor sie fortfahren. Dies soll verhindern, dass sie auf Fehler mit der Technologie laufen oder m\u00f6glicherweise das System abst\u00fcrzen.<\/p>\r\n

Schritt 7 – Links zu relevanten Artikeln hinzuf\u00fcgen<\/strong><\/h3>\r\n

Die Benutzung der Suchfunktion ist nicht der einzige Weg, um Mitarbeiter in Ihrer Wissensdatenbank zu finden. Das Hinzuf\u00fcgen von Links zu relevanten Artikeln in Ihren Inhalten wird die Mitarbeiter auf weitere Informationen lenken, die m\u00f6glicherweise n\u00e4her an dem liegen, was sie suchen.<\/p>\r\n

Die Vernetzung Ihrer Inhalte ist ein wichtiger Weg, um Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, Wissen zu entdecken und Ihre Wissensdatenbank voll zu nutzen. Dies ermutigt die Mitarbeiter dazu, mehr Zeit auf der Website zu verbringen, und verbessert ihren Nutzen.<\/p>\r\n

Schritt 8 – \u00dcberpr\u00fcfen Sie Inhalte mit Peers<\/strong><\/h3>\r\n

Wenn Ihre Inhalte fertig sind, ist es unerl\u00e4sslich, eine Peer-Review durchzuf\u00fchren, um Ihre Dokumentation auf Genauigkeit zu \u00fcberpr\u00fcfen. Sie sollten verschiedene Mitarbeitertypen haben, um Ihre Inhalte zu \u00fcberpr\u00fcfen, wie zum Beispiel Endbenutzer der Dokumentation und Fachleute.<\/p>\r\n

Egal wie lange Sie Ihre Inhalte perfektionieren, kann es\u00a0 immer von einem zweiten Augenpaar profitieren, um den letzten Schliff zu erhalten. Peer-Reviewer k\u00f6nnen Ihnen sagen, ob Ihre Dokumentation sinnvoll ist und Sie darauf hinweisen, wo Sie Verbesserungen vornehmen k\u00f6nnen. Vergessen Sie nicht diesen entscheidenden Schritt des Dokumentationsprozesses.<\/p>\r\n

Schritt 9 – Auf einer zentralen Wissensdatenbank ver\u00f6ffentlichen<\/strong><\/h3>\r\n

Schlie\u00dflich sind Sie bereit, Ihre Inhalte tats\u00e4chlich auf einer zentralen Wissensdatenbank zu ver\u00f6ffentlichen. Sie sollten bereits die richtige Knowledge Base-Software gew\u00e4hlt haben, die Ihre Dokumentation hosten und f\u00fcr den Verbrauch des Endbenutzers anzeigen kann.<\/p>\r\n

Wenn Ihre Inhalte live sind, \u00fcberpr\u00fcfen Sie die Wissensdatenbank, um sicherzustellen, dass sie korrekt angezeigt wird und auf allen Ger\u00e4ten gut aussieht. Stellen Sie sicher, dass Bilder und Videos geladen werden. Sie werden wahrscheinlich in letzter Minute Fehler an Ihrer Dokumentation feststellen, also gehen Sie zur\u00fcck und beheben Sie diese so schnell wie m\u00f6glich.<\/p>\r\n

Sehen Sie sich an, wie Sie eine interne Wissensdatenbank mit Document360 erstellen k\u00f6nnen<\/strong><\/em><\/p>\r\n