Aber letztendlich l\u00f6sen alle das gleiche Problem – Ihre Mitarbeiter oder Kunden \u00fcber einen bestimmten Prozess zu informieren.<\/p>\r\n
Die Standardbetriebsverfahren sind \u00fcberall in Ihrem Unternehmen vorhanden, egal ob Sie ein kleines oder gro\u00dfes Unternehmen sind. Je gr\u00f6\u00dfer die Organisation, desto gr\u00f6\u00dfer wird die Anzahl der SOPs. Es ist eine gute Praxis, die SOP-Kultur in die Organisation einzuf\u00fchren, um Ihre Routineaufgaben zu dokumentieren, so dass das Wissen nicht nur einem Menschen, sondern jedem in der Organsiation zur Verf\u00fcgung steht, der sie dann ausf\u00fchren kann.<\/p>\r\n
Typen von Standardprozeduren<\/h2>\r\n
Standardbetriebliche Verfahren k\u00f6nnen in mehreren Formen erfolgen, es kommt auf den gesunden Menschenverstand und darauf an, wie diese Prozess dargestellt werden k\u00f6nnen. Bestimmte SOPs k\u00f6nnen in einem einfachen Dokumentationsformat vorliegen (online, Word, PDF), Einige k\u00f6nnten in Form von Checklisten sein, andere in Form von Diagrammen und Datenflusspl\u00e4nen.<\/p>\r\n
Das Ziel ist, wie wir Benutzer in k\u00fcrzester Zeit ausbilden k\u00f6nnen, damit sie diese Aktivit\u00e4t zuverl\u00e4ssig und konsequent durchf\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\r\n
Wie der Autor Michael Gerber in seinem ber\u00fchmten Buch E-Myth schrieb<\/em><\/p>\r\n „Sie m\u00fcssen an Ihrem Gesch\u00e4ft arbeiten, nicht in Ihrem Gesch\u00e4ft.“<\/em><\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n<\/div>\r\n Der Zeitaufwand f\u00fcr die Produktion von SOPs mag auf Anhieb \u00fcberw\u00e4ltigend erscheinen, aber auf jeden Fall werden Sie im Laufe der Zeit die Vorteile sehen.<\/p>\r\n Es ist immer leicht, die Aktivit\u00e4ten einfach weiterzuf\u00fchren, ohne sie zu dokumentieren oder jemanden darin auszubilden. Insbesondere die Denkprozesse von Gr\u00fcndern und leitenden Managern w\u00e4ren etwas wie folgend:<\/p>\r\n Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren und zu einer prozessorientierten Organisation machen wollen, m\u00fcssen Sie aus dem oben genannten Denkprozess herauskommen.<\/p>\r\n Alle komplizierten Aufgaben m\u00fcssen in kleinere Aufgaben aufgeteilt werden, sodass sie von jedem ausgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen, ohne allzu viele abh\u00e4ngige Systeme kennen zu m\u00fcssen. Die Aufgaben, die in 10-15 Minuten klein erscheinen, werden alle schnell zusammenf\u00fcgen und ihren Tag aufzehren.<\/p>\r\n Beispiel:<\/strong> die tats\u00e4chlichen Kosten einer 15-min\u00fctigen Aufgabe werden \u00fcber 45 Minuten betragen, wenn man die Zeitaufteilung auf beiden Seiten der Aufgabe, und die Kosten des Kontextwechsels betrachtet. Bald werden Sie mit zu vielen solchen 10-15-min\u00fctigen Aufgaben bombardiert.<\/p>\r\n Es ist immer besser, das SOP zu erstellen, auszubilden und Ihr Team zu st\u00e4rken und dann zur\u00fcckzutreten.<\/p>\r\n<\/blockquote>\r\n Zun\u00e4chst identifizieren und fassen die SOPs eine Aufgabe zusammen, beschreiben ihren Zweck, und bestimmen, wann und von wem sie durchgef\u00fchrt werden soll, wobei gleichzeitig ungew\u00f6hnliche oder spezialisierte Begriffe definiert und potenzielle Bedenken angesprochen werden sollen (z. B. ben\u00f6tigte Ausstattung, Gesundheit, Sicherheit usw.).<\/p>\r\n Sie beschreiben dann die zu folgenden Prozeduren, die h\u00e4ufig unter Verwendung von Aktivit\u00e4tspr\u00fcflisten und Grafiken (z.B Schaubilder, Tabellen, Fotoaufnahmen, Diagramme usw., um sicherzustellen, dass die Verfahren korrekt durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\r\n Lesen Sie auch:<\/strong> 10 Top Standard Operating Procedure Software (SOP) <\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n Jedes Unternehmen sollte trotz der Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens eine systematischere und prozessorientiertere Unternehmenskultur aufbauen. Je fr\u00fcher Sie diese Kultur in Ihre Organisation einbringen, desto besser k\u00f6nnen Sie Ihr Unternehmen straffen und skalieren.<\/p>\r\n Das ist leichter gesagt als getan, aber Sie k\u00f6nnen Babyschritte machen und die Kultur der kontinuierlichen Umwandlung der Aktivit\u00e4ten in Prozesse allm\u00e4hlich verbessern.<\/p>\r\n Stellen Sie sich vor, Sie nehmen jedes Quartal eine Reihe von wiederholten Aktivit\u00e4ten auf, die Sie dokumentieren und in Standard Operating Procedures umwandeln wollen. Bringen Sie diese Kultur in alle Ihre Abteilungen ein: Verwaltung, Rekrutierung, Marketing, Vertrieb, Kundenerfolg und Technik.<\/p>\r\n Stellen wir uns vor, Sie haben keine SOPs, dies k\u00f6nnte Ihre erste Initiative in einem Quartal sein Beginnen Sie einfach mit 2-3 SOPs f\u00fcr jede Abteilung und bringen Sie es als Kultur in die Organisation ein, um st\u00e4ndig zu \u00fcberprufen, was Menschen in jeder Abteilung tun und dokumentieren.<\/p>\r\n Verwaltung<\/strong><\/p>\r\n Rekrutierung<\/strong><\/p>\r\n Marketing<\/strong><\/p>\r\n Vertrieb<\/strong><\/p>\r\n Technik<\/strong><\/p>\r\n Kundenerfolg <\/strong><\/p>\r\n Konten \/ Lizenzierung<\/strong><\/p>\r\n Die meisten dieser SOP-Dokumente sollten nicht l\u00e4nger als ein paar Stunden bis ein oder zwei Tage dauern. Aber wenn sie einmal erledigt sind, k\u00f6nnen Sie sich vorstellen, welche Struktur und Macht diese langfristig bieten k\u00f6nnen.<\/p>\r\n Sie k\u00f6nnen ein Tool wie Document360<\/a> (oder sogar Google Docs) verwenden, um einfach loszulegen. Hier ist ein Screenshot von Document360<\/p>\r\n <\/p>\r\n Es gibt keinen offiziellen Standard, der Ihnen beibringen wird, wie Sie eine SOP schreiben. Aber es gibt einige Schritte, denen Sie folgen k\u00f6nnen, die Ihnen helfen werden, Ihre Gedanken zu organisieren und den effektivsten Weg zur Standardisierung Ihrer Prozesse zu planen.<\/p>\r\n Bevor Sie ein SOP-Dokument anfangen, m\u00fcssen Sie den Umfang des Dokuments klar definieren, Ihre SOP muss ein spezielles Problem l\u00f6sen und leicht verst\u00e4ndlich sein. Beispiel: \u201cMitarbeiter Onboarding<\/strong>\u201c, der Umfang dieses Dokuments ist sehr klar, sobald Sie sich den Titel ansehen. Das Dokument soll nur die wesentlichen Details \u00fcber diesen Titel abdecken.<\/p>\r\n Sobald der Anwendungsbereich definiert ist, sammeln Sie so viele Informationen wie m\u00f6glich. Meistens wird ein Standarddokument zur Vereinfachung bestehender Arbeit erstellt. So wissen Sie genau, wie das l\u00e4uft, wenn Sie alle Daten in einem strukturierten Format haben.<\/p>\r\n Entscheiden Sie das bestm\u00f6gliche Format f\u00fcr das Thema. Zum gro\u00dfen Teil werden die Prozesse entweder im Dokument dokumentiert (Document360, Google Docs, Microsoft Word) oder in Form einer Checkliste.<\/p>\r\n Zu diesem Zeitpunkt sind Sie schon gut darin, den ersten Entwurf der SOP abzuschlie\u00dfen.<\/p>\r\n Es ist wichtig, das Buy-In von allen beteiligten Stakeholdern f\u00fcr diese spezifische SOP zu erhalten. Wenn wir das gleiche Beispiel betrachten: \u201cMitarbeiter Onboarding<\/strong>\u201c, k\u00f6nnen ein paar Abteilungen und Personen an diesem Prozess beteiligt sein – Ihr Rekrutierungsteam, Ihr Personal\/HR-Team, Ihr IT-Asset-Team und Ihr Einrichtungs-Team.<\/p>\r\n Jeder sollte also das Dokument klar verstehen und sein Feedback geben. Sie k\u00f6nnen die Funktion \u201eDiskussion<\/a>\u201c in Document360 verwenden, um Bewertungen zu erhalten und auf Bewertungen des Standardbetriebs zu antworten.<\/p>\r\n Sobald Sie die Zustimmung aller Stakeholder erhalten, die mit dem spezifischen SOP-Dokument verbunden sind, k\u00f6nnen Sie das Dokument in einer zentralen internen Wissensdatenbank<\/a> ver\u00f6ffentlichen, die f\u00fcr alle zug\u00e4nglich ist. Wenn Sie Document360 verwenden, befindet sich die SOP bereits in einer zentralen Wissendatenbank, (wenn in Microsoft Word geschrieben) k\u00f6nnen Sie auch Microsoft SharePoint oder Google Docs<\/a> verwenden.<\/p>\r\n Manchmal reicht es nicht aus, das SOP-Dokument einfach in einem zentralen Repository zu erstellen und zu speichern, Sie m\u00fcssen diese Inhalte aktiv an alle Stakeholder weitergeben. Eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen bei SOP ist oft, dass die SOP-Dokumente unbemerkt bleiben und ihren urspr\u00fcnglichen Zweck zunichtemachen.<\/p>\r\n Sie ben\u00f6tigen also einen Mechanismus, um st\u00e4ndig sicherzustellen, dass er aktiv verwendet wird. Die \u201cBenachrichtigung<\/a>\u201d Funktion von Document360 kann zu diesem Zweck verwendet werden, sowohl f\u00fcr die Erstver\u00f6ffentlichung als auch f\u00fcr die st\u00e4ndige Benachrichtigung der Nutzer, wenn es \u00c4nderungen und neue Versionen gibt.<\/p>\r\n Das ist ziemlich Standard. Die meisten Organisationen blicken nicht zur\u00fcck auf ihre Prozesse, nachdem sie sie definiert hatten, und haben eine \u201eNicht reparieren, was nicht kaputt ist\u201c-Einstellung. H\u00e4ufig gibt es jedoch viele Vorteile durch eine Verbesserung des Prozesses. Document360 verf\u00fcgt \u00fcber ein paar eingebaute Funktionen, um diese \u201cArtikel-Versionierung<\/a>\u201c, \u201cErinnerungen<\/a> \u201c zu beheben.<\/p>\r\n Zuerst m\u00fcssen Sie die richtigen Metriken definieren. Sie k\u00f6nnen etwas nicht verbessern, wenn Sie es nicht messen k\u00f6nnen. Sie m\u00fcssen die Anpassung der ver\u00f6ffentlichten SOP-Dokumente st\u00e4ndig \u00fcberpr\u00fcfen. Stellen Sie sich vor – Sie geben sich so viel M\u00fche und erstellen ein SOP-Dokument. Aber dann bemerken Sie nach 3 oder 6 Monaten, dass niemand es nutzt. Das ist ja eine echte Verschwendung Ihrer Anstrengungen.<\/p>\r\n Document360 Analytics verf\u00fcgt \u00fcber<\/a> Hilfestellungen, um Schl\u00fcsselmetriken zu sehen, wie zum Beispiel die Besucherzahl, f\u00fchrende SOP-Artikel, Suchbegriffe, die verwendet werden, um SOPs zu finden, Feedback Kommentare<\/a>, usw.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Sind Sie daran interessiert herauszufinden, wie Document360 Ihr SOP-Management rationalisieren kann? Planen Sie noch heute eine Demo mit unseren Experten ein!<\/p>\r\nDemo buchen<\/a><\/div>\r\n Alle SOPs haben gemeinsam die Systematisierung der einzelnen Schritte, die bei der Umsetzung einer sich wiederholenden Aufgabe zur Schaffung eines allgemeinen Qualit\u00e4tssystems durchgef\u00fchrt werden. So wie es keine Einheitsgr\u00f6\u00dfe f\u00fcr alle gibt, gibt es auch kein einziges Instrument, das zu allen passen w\u00fcrde,<\/p>\r\n Das Endziel der Standardbetriebsverfahren ist sicherzustellen, dass die Endbenutzer die Prozeduren gut verstehen, um ihre Aktivit\u00e4t auszuf\u00fchren. Versuchen Sie, die Werkzeuge zu verwenden, die Sie bereits verwenden, und erg\u00e4nzen Sie sie mit Tools, die das Ziel erreichen.<\/p>\r\n Werfen wir einen Blick auf einige Formate der Standardbetriebsverfahren<\/p>\r\n Standardbetriebsverfahren werden in den meisten F\u00e4llen als Standarddokumente dargestellt. Dies wird den Mitarbeitern und Nutzern helfen, einen Prozess systematisch und nachhaltig zu verstehen.<\/p>\r\n Beispiele:<\/strong> Wie man Code-\u00dcberpr\u00fcfung durchf\u00fchrt, wie man einen neuen Anbieter im Bankensystem einstellt, Mitarbeiter Onboarding<\/a>, und Ausstiegsprozesse. F\u00fcr dieses Szenario k\u00f6nnen Sie entweder Document360, Google Docs oder Microsoft Word (zusammen mit SharePoint, Microsoft Teams, Confluence usw.) verwenden. Ich werde sp\u00e4ter erl\u00e4utern, warum Document360<\/a> in diesem Fall eine bessere Option ist.<\/p>\r\n Dies ist eine der \u00fcblichen Formen von SOPs. In der Mehrheit der F\u00e4lle wird eine Prozedur eine vordefinierte Gruppe von Aktivit\u00e4ten haben, die jemand in einer bestimmten Reihenfolge ausf\u00fchren muss.<\/p>\r\n Beispiele<\/strong>: Blog-Ver\u00f6ffentlichung, Einsetizung einer neuen Version in die Produktion, QA-Abmeldeprozess usw. F\u00fcr dieses Szenario m\u00fcssen Sie einige Business Process Automation (BPA) Tools wie Kissflow, Tallyfy, Process.st, etc. verwenden<\/p>\r\n Dies ist \u00e4hnlich wie Benutzerdokumente, aber einige Prozesse werden besser mit leistungsstarken Grafiken erkl\u00e4rt, damit Benutzer verstehen k\u00f6nnen. Hier ist ein gro\u00dfartiges Beispiel: \u201cWie man auf einer Webcam nicht h\u00e4sslich aussieh<\/a>\u201d – diese Schritte k\u00f6nnen Sie entweder auf ein Dokumentformular oder auf ein Checklisten-Formular gesetzt haben aber die Erstellung von Infografiken macht es wirkungsvoll und reizend f\u00fcr die Benutzer. Es gibt verschiedene Infografiken wie Canva, Piktochart, Venngage.<\/p>\r\n In einigen F\u00e4llen sind die Standardbetriebsverfahren eine Reihe logischer Schritte, die besser durch Datenflusspl\u00e4ne oder Diagrammen dargestellt werden k\u00f6nnen. Beispiel: Wie man ein Problem eskaliert, Lead Flow von der Anmeldung bis zum Verkauf. Werkzeuge zum Erstellen von Flussdiagrammen \/Diagrammen – Lucidchart, Kreatly, Whimsical<\/p>\r\n In bestimmten F\u00e4llen, in denen viele Personen an der regelm\u00e4\u00dfigen Aktualisierung der Standardbetriebsverfahren beteiligt sind, ist ein internes Wiki<\/a> oder ein Kollaborationswerkzeug ideal.<\/p>\r\n Beispiel<\/strong>: T\u00e4gliche\/w\u00f6chentlich agile Stand-up-Meetings, Team-Meetings etc. In unserem Fall verwenden wir Microsoft OneNote f\u00fcr unsere t\u00e4glichen\/w\u00f6chentlichen technischen Team-Meetings, bei denen alle Entwickler und Tester ihren Fortschritt aktualisieren. Und f\u00fcr eine eins-zu-eins Sitzung folgen wir dem Level 10-Format von Traction mit einer Standardstruktur in der gesamten Firma, das als Wiki in Microsoft Teams gepflegt wird. Sie k\u00f6nnen auch moderne Tools wie Notion.so oder Coda verwenden<\/p>\r\n <\/p>\r\n Die \u00fcblichen Betriebsabl\u00e4ufe selbst sollten ein einheitliches Betriebsverfahren f\u00fcr die Strukturierung jedes Dokuments haben.<\/p>\r\n Mit einer klar definierten Struktur (SOP Template) f\u00fcr Ihre \u00fcblichen Standardbetriebsverfahren werden alle Ihre Dokumente einheitlich behandelt. Die oben genannten Punkte bieten Ihnen nur Richtlinien – Sie k\u00f6nnen diese entsprechend Ihrer Firmenanforderung anpassen. Hier ist ein Beispiel.<\/p>\r\n Document360 Single Sourcing Feature kann verwendet werden, um diese standardm\u00e4\u00dfig wiederholbare Funktion in jedem SOP-Dokument zu definieren.<\/p>\r\n Im Laufe der Zeit, wenn Ihr Unternehmen bald mit Prozessen und vielen SOPs reift, werden Sie einem neuem Problem begegnen – die Gruppierung\/Strukturierung\/Organisierung von diesen SOPs auf eine genau definierte Weise, so dass die Menschen sie einfach finden und bedienen.<\/p>\r\n Welchen Nutzten hat es, ein SOP-Dokument zu schreiben, wenn niemand es finden oder benutzen kann? Legen Sie einen Plan fest, wie Sie eine Kategorisierungsstruktur auf der Organisations- oder Abteilungsebene (wenn Sie gro\u00df sind) erstellen wollen, um Ihre SOPs zu organisieren<\/p>\r\n Document360 kann Ihnen helfen, dies durch ein paar Funktionen zu erreichen, die mit mehreren Projekten<\/a> organisiert werden oder mithilfe des Kategorie-Managers<\/a> eine klare Ordnerstruktur und Hierarchie haben.<\/p>\r\n<\/div>\r\n SOPs k\u00f6nnen auch viele Vorteile bieten, wie etwa die Minderung der Wahrscheinlichkeit von Fehlkommunikation, die Gew\u00e4hrleistung von Vergleichbarkeit und Einhaltung der Vorschriften. Hier ist die Liste der greifbaren Vorteile einer gut strukturierten SOP<\/p>\r\n Wenn Sie als Gesch\u00e4ftsinhaber auf eine langfristige Sicht setzen, k\u00f6nnten Sie irgendwannmal Ihr Unternehmen verkaufen. Genau wie Ihre Kundenliste und Produkte k\u00f6nnen Ihre Standard Operating Procedures Ihrem Unternehmen einen Mehrwert verleihen. Gut dokumentierte Routinen senden eine positive Botschaft an den zuk\u00fcnftigen Besitzern, dass Ihr Unternehmen organisiert ist und ohne Sie laufen kann.<\/p>\r\n Auch Lesen:<\/strong> 10 Vorteile beim Erstellen von SOP f\u00fcr Ihr Call-Center<\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n Um besser zu verstehen, warum SOPs in einer Organisation ben\u00f6tigt werden, nehmen wir ein paar Beispiele aus der realen Welt, aus unserer eigenen Erfahrung.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Als wir kleiner waren, verf\u00fcgten wir nicht \u00fcber ein engagiertes Personaldienst, ein Onboarding-Team, eine Personalabteilung und eine IT-Abteilung. Fast alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung und Onboarding wurden entweder vom Gr\u00fcnder (mir) oder einem oder zwei Dienst\u00e4ltesten in der Organisation.<\/p>\r\n Heute haben wir fast 130 Mitarbeiter und sind mit allen oben genannten Abteilungen ausgestattet. Es sind etwa 8 Personen daran beteiligt, einen neuen Mitarbeiter in die Organisation einzuleiten.<\/p>\r\n Dies ist der Fall, wo Standardbetriebsverfahren (SOP) entscheidend sind, um den Prozess nahtlos zu gestalten, klare Leitlinien f\u00fcr die Verantwortlichkeiten jedem Einzelnen zuzuweisen, diese wiederholbar zu machen und die Abh\u00e4ngigkeiten von jedem Einzelnen zu reduzieren.<\/p>\r\n Wie wir es bei Kovai.co<\/a> (Muttergesellschaft von Document360) machen, definieren wir die SOPs. Wie ich bereits geschrieben habe, k\u00f6nnen die Standardbetriebsverfahren in verschiedenen Formaten vertreten sein.<\/p>\r\n In unserem Fall handelt es sich um eine Kombination von Microsoft Teams mit verschiedenen Kan\u00e4len, Richtlinien und Prozesshandbuch-Dokumente<\/a> in Document360 zusammen mit Flussdiagrammen (von LucidCharts).<\/p>\r\n Wie Sie aus dem obigen Bild sehen k\u00f6nnen ist es f\u00fcr jeden Schritt des Rekrutierungsprozesses, vom Talent bis zum Ausstieg des Mitarbeiters, gut strukturiert. Es gibt einen anderen Microsoft Channel, um die Rollen (repr\u00e4sentiert mit dem D Pr\u00e4fix) der Abteilung aufzulisten.<\/p>\r\n Nach der Einstellung haben wir Standardverfahren wie Zulassungsverfahren, Onboarding-Verfahren (E-Mail-Erstellung, Laptop-Zuordnung, usw.) eingef\u00fchrt. R\u00fcckmeldung der Leistung nach 3-6 Monaten, Besch\u00e4ftigungsbest\u00e4tigung, und wenn jemand zur\u00fccktritt, den Ausstiegsprozess (repr\u00e4sentiert mit T-Pr\u00e4fix).<\/p>\r\n Die einzige M\u00f6glichkeit, ein Unternehmen zu skalieren, besteht darin, dass Sie Ihre Standardbetriebsverfahren klar definieren, kontinuierlich optimieren und verbessern, wenn Ihre Organisation w\u00e4chst.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Bei Kovai.co haben wir f\u00fcr jedes unserer Produkte engagierte Kundenerfolgsteams. Ihre Hauptaufgabe ist es, Termine bei unseren bestehenden Kunden zu buchen und regelm\u00e4\u00dfige Gespr\u00e4che alle 3-6 Monate zu f\u00fchren, um die Nutzung der Produkte zu verstehen. Feedback zu holen und diese an das Engineering-Team weiterzugeben.<\/p>\r\n Wir haben f\u00fcr diese T\u00e4tigkeit einen genau definierten Prozess und ein standardisiertes Operationsverfahren. Hier ist eine ech Probe aus unserem bestehenden Document360-internen SOP-Projekt.<\/p>\r\n Wie Sie sehen k\u00f6nnen, sind die Anweisungen klar auf den Einzelheiten definiert: „Versuchen Sie, den Inhalt in einer einzigen Zeile zu halten“ und „UK Time“, Also, wenn wir jemanden neu in das Team bringen, wird es ein paar Stunden oder maximal 1 oder 2 Tage dauern, um sie auf den Laufenden zu bringen.<\/p>\r\n Ohne diese SOP wird das Team nicht koordiniert sein, und alle werden Informationen so aufnehmen, wie sie es f\u00fcr angemessen halten. Dieser Prozess hat sich im Laufe der Zeit im Unternehmen weiterentwickelt.<\/p>\r\n<\/div>\r\n Wie ich bereits in dem Dokument erw\u00e4hnt habe, ist die Einbeziehung von SOPs in die Organisation eine gro\u00dfe Investition und ein kultureller Wandel. Dies muss systematisch angegangen werden, um den Erfolg der Umsetzung zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\r\n Einige der \u00fcblichen Herausforderungen, die Sie bei der Anpassung von SOPs erleben<\/p>\r\n In den meisten F\u00e4llen liegen Ihre SOP-Dokumente in der Regel nicht in trockenen T\u00fcchern. Sie sind lebendige Dokumente. Daher ist es notwendig, sie st\u00e4ndig zu aktualisieren, damit sie nicht veraltet ist. Ein veraltetes Dokument ist ein nutzloses Dokument.<\/p>\r\n Wenn SOPs den aktuellen Arbeitsprozess nicht reflektieren (selbst eine leichte Abweichung), dann wird sie nutzlos. Sie k\u00f6nnen dieses Problem leicht l\u00f6sen, indem Sie die Document360 Review-Erinnerungsfunktion verwenden und eine Erinnerung festlegen, sobald der Artikel ver\u00f6ffentlicht wurde, um ihn nach einem bestimmten Zeitraum veraltet zu machen. Beispiel 3 Monate, 6 Monate, etc. Sie k\u00f6nnen es dann \u00fcberpr\u00fcfen, \u00e4ndern und erneut ver\u00f6ffentlichen.<\/p>\r\n Dies ist eine weitere gro\u00dfe Herausforderung. Wenn niemand die ver\u00f6ffentlichte SOP nutzt, dann ist das ziemlich nutzlos. Sie m\u00fcssen einen Prozess haben, um die Metriken st\u00e4ndig zu \u00fcberpr\u00fcfen, und die Verwendung von SOPs. Dann sollten Sie die Organisation leicht anschubsen (z.B.: in Meetings hervorheben, sich an das Senior Management wenden, um einen Impuls zu geben, usw.).<\/p>\r\n Document360 Analytics kann Ihnen helfen, die Metriken hervorzuheben, die Dinge wie Ansichten, Leserzahl, popul\u00e4re Artikel, Likes, Dislikes, etc. hervorheben.<\/p>\r\n <\/p>\r\n Sie m\u00fcssen die Mitarbeiter (Mitarbeiter) dazu bringen, Ihre SOPs zu entwickeln. Wenn man im Silo bleibt, dann kann man die wirklichen Herausforderungen des Prozesses nicht erkennen.<\/p>\r\n Document360 kann Ihnen helfen, dieses Problem zu l\u00f6sen, indem Sie den Lesern (keine Stakeholder\/Reviewer) Optionen geben, um Feedback zu SOPs zu geben, ob sie sie m\u00f6gen oder nicht, oder sogar explizit Kommentare zu bestimmten Abschnitten des Artikels hinterlassen.<\/p>\r\n Je einfacher Sie es halten, desto realer werden die Chancen, angepasst zu werden.<\/p>\r\n Document360 bietet zwei verschiedene Schnittstellen: ein Knowledgebase Management-Portal f\u00fcr Personen, die Standard-Betriebsverfahren schreiben\/verwalten und eine einfache Wissensdatenbank-Webseite, die sich auf Leser mit gro\u00dfer Suche, Kategorie-Visualisierung und Feedback-Optionen konzentriert.<\/p>\r\n Verwandeln Sie Ihre SOPs in eine gestraffte, zug\u00e4ngliche Wissensbasis. Probieren Sie Document360 aus!<\/p>\r\n ERSTELLEN<\/a><\/p>\r\n<\/div>\r\n Auch wenn Sie Standardwerkzeuge wie Google Docs oder eine Reihe von Microsoft Word-Dokumenten verwenden k\u00f6nnen, die an einem zentralen gemeinsamen Ort gespeichert sind. Die Verwendung von Document360 erleichtert Ihnen das Leben und beseitigt viele Schmerzpunkte, die ich w\u00e4hrend des gesamten Dokuments angesprochen habe.<\/p>\r\n Lassen Sie mich einige Herausforderungen mit Beispielen hervorheben<\/p>\r\n M\u00f6glicherweise m\u00f6chten Sie eine bestimmte SOP-Kategorie auf nur ausgew\u00e4hlte Personen beschr\u00e4nken (z.B.: HR-Team hat sensible SOP-Dokumente), Sie k\u00f6nnen ganz einfach mit Document360s Kategorieebene-Zugriff Sicherheitsgruppen<\/a> und Leserkonten<\/a> die entsprechenden Rechte zuweisen. Auch wenn man dies mit Google Docs und Microsoft SharePoint tun kann, ist es dort ein bisschen m\u00fchseliger zu verwalten.<\/p>\r\n Separate Schnittstellen f\u00fcr Redakteure und Leser: Redakteure ben\u00f6tigen ein wenig Gewandtheit beim Erstellen von SOP’s wie Rich-Editor, Analytik, Kategorie-Manager, etc, w\u00e4hrend Leser nur eine gute Schnittstelle ben\u00f6tigen, um den Inhalt auf jedem Ger\u00e4t mit einer guten Echtzeit-Suche zu lesen.<\/p>\r\n Document360 ist eine bessere Wahl zum Erstellen von Standardbetriebsverfahren oder Standard Operating Procedures.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n <\/p>\r\n Ziel einer SOP ist es, die korrekte und konsequente Durchf\u00fchrung der Operationen sicherzustellen. Es gibt genaue Anweisungen, wie man eine Aufgabe erledigt, so dass jedes Teammitglied sie jedes Mal richtig ausf\u00fchren kann.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/li>\r\n\t Es gibt Informationen zur korrekten und konsequenten Durchf\u00fchrung eines Projekts, um existierenden Vorgaben gerecht zu werden und ein qualitativ hochwertiges Endergebnis zu erzielen.<\/p>\r\n SOPs definieren Arbeitsabschnitte, die zur Standardisierung von Produkten und damit zur Qualit\u00e4t beitragen. Um sicherzustellen, dass die Prozesse ununterbrochen bleiben und p\u00fcnktlich abgeschlossen werden. Durch das Festhalten an SOPs k\u00f6nnen Sie dabei helfen, Abschaltung von Prozessen durch Ger\u00e4teausfall oder andere Anlagensch\u00e4den zu vermeiden.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n\r\n
Standardbetriebsverfahren sind Investitionen<\/h2>\r\n
\r\n\t
\r\n
F\u00fchren Sie SOPs als Organisationskultur ein<\/h2>\r\n
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
\r\n\t
![\"standard-operativ-prozedur-Vorlage\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-2.png\" "\\"standard-operativ-prozedur-Vorlage\\"")
<\/a><\/p>\r\nWie man ein effektives Standardbetriebsverfahren (SOP) schreibt<\/h2>\r\n
1. Den Geltungsbereich definieren<\/h3>\r\n
2. Informationen sammeln<\/h3>\r\n
3. Das Format w\u00e4hlen<\/h3>\r\n
4. Den Entwurf vervollst\u00e4ndigen<\/h3>\r\n
5. Mit Stakeholdern \u00fcberpr\u00fcfen<\/h3>\r\n
6. Ver\u00f6ffentlichen<\/h3>\r\n
7. Werben<\/h3>\r\n
8. \u00dcberpr\u00fcfung und \u00c4nderung<\/h3>\r\n
9. Nutzungs-Metriken analysieren<\/h3>\r\n
![\"Dokument360\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/themes\/document360\/images\/blog-call-to-action.png\")
<\/div>\r\n<\/div>\r\nFormate der Standardverfahren<\/h2>\r\n
Benutzerdokumente<\/h3>\r\n
Checklisten (Business Process Automation)<\/h3>\r\n
Infografik<\/h3>\r\n
Diagramme \/ Flussdiagramme<\/h3>\r\n
Wiki\/Zusammenarbeit<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-Beispiel\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-3.png\" "\\"kovai.co-SOP-Beispiel\\"")
<\/a><\/p>\r\n![\"kovai.co-SOP-Team-Meetings-Vorlage\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-4.png\" "\\"kovai.co-SOP-Team-Meetings-Vorlage\\"")
<\/a><\/p>\r\nStruktur, Vorlage und Kategorisierung eines SOP-Dokuments<\/h2>\r\n
SOP-Struktur:<\/h3>\r\n
\r\n\t
SOP-Vorlage:<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-Struktur-Template\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-5.png\" "\\"kovai.co-SOP-Struktur-Template\\"")
<\/a><\/p>\r\nKategorisierung<\/h3>\r\n
Vorteile von Standardbetriebsverfahren (SOP)<\/h2>\r\n
\r\n\t
Beispielszenarien<\/h2>\r\n
Beispiel 1: Rekrutierung und Einstellung (Organisationsebene)<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-Beispiel\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb.png\" "\\"kovai.co-SOP-Beispiel\\"")
<\/a><\/p>\r\nBeispiel 2: Kundenerfolgsroutinen<\/h3>\r\n
![\"kovai.co-SOP-Kunden-Erfolg\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-1.png\" "\\"kovai.co-SOP-Kunden-Erfolg\\"")
<\/a><\/p>\r\nHerausforderungen bei der Annahme des Standardbetriebsverfahren (SOP)<\/h2>\r\n
\r\n\t
Veraltete SOPs:<\/h3>\r\n
Nichtbeteiligung der Arbeitnehmer:<\/h3>\r\n
![\"document360-Analyse\"](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/image_thumb-6.png\" "\\"document360-Analyse\\"")
<\/a><\/p>\r\nFehlendes Feedback:<\/h3>\r\n
Einfach zu verbrauchen:<\/h3>\r\n
<\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\nWarum Document360 f\u00fcr Standard Operating Procedures?<\/h2>\r\n
![\"Ebook](\"https:\/\/document360.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Ebook-CTA.png\")
<\/a><\/div>\r\nH\u00e4ufig gestellte Fragen<\/h2>\r\n
\r\n\t
Was sollte noch in einem Standardbetriebsverfahren enthalten sein? <\/a><\/h3>\r\n
\r\n
Was ist der Zweck des SOP-Standardbetriebverfahrens? <\/a><\/h3>\r\n
Warum ist es wichtig, den SOPs zu folgen? <\/a><\/h3>\r\n