Über EasySend

EasySend hilft bei der Erstellung digitaler Prozesse auf einer einzigen Plattform, was den Kunden die digitale Transformation erleichtert. Die Plattform erarbeitet Kunden-Journeys aus pdf-Formularen. EasySend konzentriert sich hauptsächlich auf die Bank- und Versicherungsbranche.

Business-Anforderung

EasySend erforderte ein einheitliches zentrales Wissensarchiv für die Bedürfnisse ihrer Kunden und Mitarbeiter. Diese öffentliche Wissensdatenbank musste die einzige Quelle der Wahrheit für ihre Produktdokumentation sein. Die Wissensdatenbank besteht aus Produktfunktionen, Handbüchern zur Fehlerbehebung, Anleitungen und Videos.

Herausforderungen und Lösung

Bevor Sie nach Document360 migrierten, pflegte EasySend ihre Wissensdatenbank auf Confluence zu hosten. Dennoch stellte Confluence viele Herausforderungen dar, wie zum Beispiel

• Die Governance bei der Erstellung und Verwaltung von Artikeln durchzusetzen.
• Veraltete Inhalte zu verfolgen und zu aktualisieren, was dazu führt, dass Confluence-Seiten das Vertrauen verlieren, da Informationen nicht immer auf dem neuesten Stand waren.

EasySend evaluierte Zoho, Freshdesk, Document360 und Paligo.

EasySend hat Document360 gewählt, weil die Plattform sich als sehr benutzerfreundlich erwiesen hat und alle ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Einige der Hauptmerkmale, die hervorstechen sind

• Importierung von Inhalten aus gängigen Word-Apps.
• Die Möglichkeit Erinnerungen zur Überprüfung so zu setzen, dass der Inhalt veraltet ist.
• Möglichkeit Kunden zu benachrichtigen, wenn ein Artikel kürzlich aktualisiert oder neu veröffentlicht wurde.
• Reichhaltige Analysen.
• Intuitive Markdown und WYSIWYG Editor.

Ronny, technischer Autor bei EasySend hat einen Dokumentations-Workflow eingerichtet, der sicherstellt, dass die Qualität der Inhalte den Erwartungen ihrer Kunden entspricht. Der Prozess beginnt mit einem technischen Redakteur und dem Produkt-Team, der ihn überprüft. Danach prüft das technische Team den Inhalt, und die letzte Phase vor der Veröffentlichung ist die Grammatik und Rechtschreibprüfung.

Das Workflow-Feature von Document360 garantiert eine Qualitätssicherung im Dokumentationsprozess. EasySend hat alle seine technischen Dokumente von Google Docs mit der Document360 „Import from word“ Funktion migriert.

Ihre öffentliche Wissensdatenbank machte das EasySend Produkt zugänglicher. EasySend-Kunden nutzen ihre Wissensdatenbank, um ihre internen Mitarbeiter auf der Nutzung der EasySend-Plattform auszubilden. So wird der Einsteig in die Plattform erleichtert. Dieses öffentliche Wissen hat auch ihren Kunden geholfen, selbst Lösungen zu finden.

Business Impact

Kundenfeedback wird von Kunden-Erfolgsmanagern, Marketing- und Vertriebsteams gesammelt. Dieses Feedback wird verwendet, um beliebte Artikel zu aktualisieren, die den Erwartungen der Kunden ständig entsprechen.

EasySend nutzt die Document360-Analytics-Funktion, um seine Kundengeographie zu verstehen und so Inhalte in der lokalisierten Sprache anzupassen. Die Analysedaten werden dem Marketing-Team mitgeteilt, um zu zeigen, woher neue Perspektiven/Verkaufszahlen kommen.

Ronny sagt,

Das Document360 Team hat nicht gestoppt, bis alles perfekt war und unseren Erwartungen entsprach

Unter Strich:

Ronny, technischer Autor bei EasySend.io sagt

Document360 erleichtert das Erstellen und Verwalten von Inhalten als jedes andere Produkt, das ich verwendet habe

EasySend hat ein ausgezeichnetes Video zur Förderung ihrer Wissensdatenbank erstellt